أفضل 5 حيل يستخدمها مديرو المشاريع للوفاء بالمواعيد النهائية

أفضل 5 حيل يستخدمها مديرو المشاريع للوفاء بالمواعيد النهائية
زحف النطاق، وفشل الموردين، وسوء تقدير الجداول الزمنية، والأمراض غير المتوقعة للموظفين، والإدارة غير المنتظمة للوقت، ليست سوى بعض من الأشياء العديدة التي يمكن (وفي جميع الاحتمالات ستجعل) المواعيد النهائية الخاصة بك تنحرف عن مسارها. يمكن بسهولة حساب الوقت والجداول الزمنية – معظم المقاييس الشائعة لقياس الكفاءة – وأي عدم التزام بها قد يؤدي إلى خسارة السمعة والمال على حد سواء. بصفتك مدير مشروع في نفس القارب، قد ترغب في الاستفادة من المزايا العديدة لهذه النصائح الخمس التي تضمن تسليم المشروع في الوقت المحدد، ونتائج عالية الجودة، وأداءً في حدود الميزانية.
1. سكرومز اليومية مفيدة للغاية
هناك أشياء قليلة أسوأ من أن تجد أن عضوًا معينًا في الفريق ليس فقط متأخرًا عن الوقت المحدد، ولكنه لم يبدأ بعد المهمة الموكلة إليه – وذلك أيضًا عندما تكون على عتبة الموعد النهائي لمشروعك. لتجنب ذلك، من المهم إجراء عمليات تحقق منتظمة من جميع إجراءات المشروع، مع وجود مساحة واسعة لاستكشاف الأخطاء وإصلاحها. ولكن بعد ذلك، قد تكون جهودك المبذولة أقل من ذلك أيضًا. لذا، امضِ قدمًا وقم بجدولة اجتماع سكروم لمدة 15-20 دقيقة، لنقل مثلاً في الساعة 3:20 مساءً، للفريق بأكمله. وهذا يساعد المشروع على البقاء ضمن نطاق المواعيد النهائية المحددة ويسمح لك باستكشاف أي انتكاسات مع الاستفادة من مجموعة مهارات كل عضو إلى المستويات المثلى.
2. وضع جميع الحقائق ومتطلبات المشروع في مكانها الصحيح
في البداية، قم بتحليل جميع متطلبات المشروع بالكامل وبالتفصيل. يجب أن تكون على دراية بجميع المجالات التي قد تكون غامضة، وضمان الوضوح التام. قم بتوثيق متطلبات عملك من قبل متخصصين واحصل على معرفة كاملة بجميع متطلبات التصميم والمواصفات الوظيفية. أي تأخير في نطاق العمل قد يؤدي إلى إفساد الموعد النهائي لمشروعك. مع وضع ذلك في الاعتبار، من الضروري التعامل مع مثل هذه المواقف ببراعة. إذا كنت تجد صعوبة في التعامل مع الأطر الزمنية المحددة، امتنع عن إضافة أي ميزات جديدة غير مخطط لها تتطلب وقتًا غير مسبوق للتكامل.
3. تخصيص المهام دون تداخل في المسؤوليات
يجب تخصيص كل مهمة أو مسؤولية أو دور لمالكين واضحين. هنا، تأتي مخططات جانت وأدوات إدارة المشاريع المختلفة في متناول يديك وتسمح لك بتسجيل الأطر الزمنية الصحيحة لكل نشاط، إلى جانب معرفة من يقوم بماذا. من الضروري تحديد المسؤوليات بشكل واضح لأن أي تداخلات قد تؤدي إلى ازدواجية الجهود وتدني جودة المنتج وإهدار الوقت.
4. مراحل تطوير المشروع بالقلم
كل مشروع له أوجه القصور وعوامل النجاح الخاصة به ويصبح من المهم أن يكون لديك معرفة عادلة بها جميعًا. إلى جانب كونها بمثابة معلومات تاريخية للمشاريع الأخرى التي قد تتطلب أنشطة مماثلة، فإن تدوين ما يجري يساعد في قياس التقدم العام لمشروعك أيضًا. قد ترغب في استخدام لوحة معلومات المشروع للحصول على نظرة عامة مرئية عالية المستوى لجميع النجاحات والإخفاقات التي تحدث بشكل يومي. من الجيد أيضًا أن تستمر في تقييم جميع جوانب المشروع بانتظام، وتحديث لوحة معلومات المشروع عند الحاجة.
5. أصحاب الأداء الرفيع المستوى المقترن بالمماطلين
إلى جانب نشر ثقافة الالتزام بالمواعيد في فريقك، من المهم أيضًا أن تمزج بين أصحاب الأداء الاستباقي مع أولئك الذين لديهم موهبة تأجيل الأمور حتى اللحظة الأخيرة. سيتأثر نجاح مشروعك بشكل إيجابي من خلال تطبيق ضغط الأقران، وستتمكن من الوفاء بجميع المواعيد النهائية مع وجود متسع من الوقت. الجانب الآخر من هذه النصيحة هو أن فريقك بأكمله قد يتحول من “شديد الالتزام بالمواعيد” إلى “كسول بشكل علني”.
الطريق إلى الأمام
أخيرًا وليس آخرًا بالتأكيد؛ ضع خريطة لجميع البنى التحتية ذات الصلة مثل الموارد البشرية والأدوات والأجهزة والبرامج والوثائق في الوقت المناسب. سيساعدك هذا على تحديد الأطر الزمنية بأفضل طريقة ممكنة، قبل بدء أي تطوير بكثير. وضع خطط طوارئ عملية للتعامل مع المخاطر المحتملة، وترتيب الأنشطة الفرعية بطرق منطقية، وتجنب الاجتماعات غير الضرورية. قد ترغب أيضًا في إجراء عصف ذهني بانتظام للوصول إلى حلول جاهزة. فكر أيضًا في استثمار مواردك في وحدات التدريب الأساسية. نعم، هذه هي الطرق التي يجب اتباعها!
انطلق، هذه النصائح الخمس التي تساعد مديري المشاريع على الوفاء بالمواعيد النهائية ستساعدك أنت أيضًا!