أفضل 29 مؤشر أداء رئيسي لإدارة المشاريع (كيف يمكن تتبعها؟)

قد تبدو إدارة المشروع في بعض الأحيان مثل محاولة التنقل في متاهة معصوب العينين. من الوفاء بالمواعيد النهائية إلى البقاء ضمن الميزانية، هناك عدد لا يحصى من العوامل التي يجب التوفيق بينها وتتبعها.
ومن دون وجود مؤشرات واضحة للتقدم والأداء، من السهل أن يغيب عن ذهنك سلامة المشروع واتجاهه.
وهنا يأتي دور مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) – فهي تعمل كمؤشرات إرشادية تساعد مديري المشاريع على تقييم وتتبع مختلف جوانب مشاريعهم.
ستستكشف هذه المدونة أهم 20 مؤشر أداء رئيسي لإدارة المشاريع وكيف يمكن تتبعها واستخدامها لضمان نجاح المشروع.
ما هي مؤشرات الأداء الرئيسية لإدارة المشاريع؟
مؤشرات الأداء الرئيسية لإدارة المشاريع، أو مؤشرات الأداء الرئيسية، هي مؤشرات توضح مدى جودة أداء المشروع.
إنها قيم قابلة للقياس تساعد مديري المشاريع على فهم ما إذا كان المشروع يسير على المسار الصحيح.
تساعد هذه المؤشرات في مراقبة الوقت والمال والجودة ورضا العملاء. من خلال تتبع مؤشرات الأداء الرئيسية، يمكن لمديري المشاريع اتخاذ قرارات أفضل وضمان بقاء المشروع على المسار الصحيح نحو أهدافه.
هناك أربع فئات رئيسية لمؤشرات الأداء الرئيسية لإدارة المشاريع:
مؤشرات الأداء الرئيسية المتعلقة بالوقت: تساعدنا مؤشرات الأداء الرئيسية هذه على معرفة ما إذا كنا نلتزم بالجدول الزمني للمشروع. على سبيل المثال، يمكننا تتبع مدى سرعة إنجاز المهام أو ما إذا كنا نلتزم بالمواعيد النهائية.
مؤشرات الأداء الرئيسية المتعلقة بالتكلفة: توضح لنا مؤشرات الأداء الرئيسية هذه ما إذا كنا نلتزم بميزانية المشروع. يمكننا مقارنة المبلغ الذي أنفقناه حتى الآن بالمبلغ الذي خططنا لإنفاقه.
مؤشرات الأداء الرئيسية المتعلقة بالجودة: تساعدنا مؤشرات الأداء الرئيسية هذه على قياس جودة عملنا. على سبيل المثال، يمكننا التحقق مما إذا كنا نفي بمعايير معينة أو ما إذا كان عملاؤنا راضين عن النتائج.
الفعالية: تقيس مؤشرات الأداء الرئيسية هذه مدى نجاح مشروعنا في تحقيق أهدافه. على سبيل المثال، قد نتتبع عدد العملاء الجدد الذين اكتسبناهم أو مقدار الأموال التي وفرناها.
ومن خلال مراقبة مؤشرات الأداء الرئيسية هذه، يمكن لمديري المشاريع التأكد من أن المشروع يسير على المسار الصحيح ويحقق أهدافه.
التوقيت
1وقت الدورة الزمنية: يقيس مؤشر الأداء الرئيسي هذا الوقت اللازم لإكمال مهمة أو نشاط معين داخل المشروع. وهو مفيد بشكل خاص للمهام التي تتكرر بانتظام خلال المشروع. من خلال تتبع وقت الدورة، يمكن لمديري المشاريع تحديد المجالات التي يمكن فيها تبسيط العمليات أو تحسينها لتحقيق كفاءة أكبر.
2نسبة الإنجاز في الوقت المحدد: يشير مؤشر الأداء الرئيسي هذا إلى النسبة المئوية للمهام أو المهام التي تم إنجازها في المواعيد النهائية المحددة لها. ويوفر نظرة ثاقبة على قدرة المشروع على الالتزام بالجداول الزمنية والوفاء بمعالم المشروع. يعد الحفاظ على نسبة إنجاز عالية في الوقت المحدد أمرًا بالغ الأهمية لضمان نجاح المشروع ورضا العميل.
3الوقت المستغرق: يقيس مؤشر الأداء الرئيسي هذا إجمالي الوقت المستثمر من قبل جميع أعضاء الفريق في المشروع أو من قبل أعضاء الفريق الفرديين. وهو يساعد مديري المشاريع على فهم تخصيص الموارد وتحديد المجالات التي قد تحتاج إلى وقت أكثر أو أقل. يمكن لمديري المشاريع تحسين تخصيص الموارد وتحسين كفاءة المشروع من خلال تتبع الوقت المستغرق.
4عدد التعديلات على الجدول الزمني: يتتبع مؤشر الأداء الرئيسي هذا وتيرة التعديلات التي يتم إجراؤها على الجدول الزمني للمشروع. ويسلط الضوء على مستوى المرونة أو عدم الاستقرار في الجدول الزمني للمشروع ويمكن أن يشير إلى التحديات المحتملة في تخطيط المشروع أو تنفيذه. يعد تقليل عدد تعديلات الجدول الزمني أمرًا مهمًا للحفاظ على زخم المشروع وتقليل الاضطرابات.
5 أيام عمل بدوام كامل مقابل أيام التقويم: يقارن مؤشر الأداء الرئيسي هذا الوقت المستغرق في المشروع بأيام العمل المكافئة بدوام كامل (FTE) مقابل أيام التقويم. وهو يساعد مديري المشاريع على فهم الجهد المستثمر في المشروع مقارنة بالوقت المتاح. من خلال مقارنة أيام مكافئ الدوام الكامل بالأيام التقويمية، يمكن لمديري المشاريع تحديد التناقضات وتعديل تخصيص الموارد أو الجداول الزمنية للمشروع.
6الساعات المخططة مقابل الوقت المستغرق: يقارن مؤشر الأداء الرئيسي هذا الوقت المقدر المطلوب للمشروع مقابل الساعات الفعلية المستثمرة. وهو يساعد مديري المشاريع على تقييم دقة التخطيط الأولي للمشروع وتخصيص الموارد. قد تشير التفاوتات الكبيرة بين الساعات المخططة والوقت المستغرق إلى الحاجة إلى إجراء تعديلات على نطاق المشروع أو الجدول الزمني أو تخصيص الموارد.
7القدرة الاستيعابية للموارد: يقيّم مؤشر الأداء الرئيسي هذا الموارد المتاحة للمشروع، مع الأخذ بعين الاعتبار عدد الأفراد المخصصين للمشروع ومدى توافرهم. وهو يساعد مديري المشاريع على ضمان تخصيص الموارد بكفاءة وفعالية. من خلال مراقبة سعة الموارد، يمكن لمديري المشاريع تحديد الاختناقات المحتملة أو قيود الموارد ومعالجتها بشكل استباقي.
8معدل التعارض في الموارد على أساس سنوي: يقارن مؤشر الأداء الرئيسي هذا حدوث التعارض في الموارد عبر فترات مختلفة، عادةً على أساس سنوي. وهو يساعد مديري المشاريع على تحديد الاتجاهات والأنماط في تخصيص الموارد والمشكلات المستمرة التي قد تؤثر على فعالية المشروع. من خلال معالجة تعارضات الموارد، يمكن لمديري المشاريع تحسين استخدام الموارد وتحسين نتائج المشروع بمرور الوقت.
جدّد حياتك المهنية مع شهادة PMP وافتح الأبواب أمام فرص عمل مثيرة.
1تباين الميزانية: يقيس مؤشر الأداء الرئيسي هذا الفرق بين الميزانية المخططة والمصروفات أو الإيرادات الفعلية. وهو يساعد في تقييم مدى توافق الميزانية مع القيم المتوقعة
2زمن دورة إنشاء الميزانية (أو مراجعتها): يتتبع مؤشر الأداء الرئيسي هذا الوقت اللازم لإنشاء ميزانية المؤسسة أو مراجعتها. ويتضمن مدة البحث والتخطيط والتوصل إلى اتفاق نهائي على الميزانية.
3البنود الخطية في الميزانية: البنود الخطية هي نفقات فردية مدرجة في الميزانية، وتوفر تفصيلاً مفصلاً للنفقات. وهي تساعد المالكين والمديرين على مراقبة الإنفاق وفهم كيفية تخصيص الميزانية.
4عدد مرات تكرار الميزانية: يقيس مؤشر الأداء الرئيسي هذا عدد المرات التي يتم فيها مراجعة الميزانية أو تحديثها قبل الموافقة النهائية. يشير الرقم الأعلى إلى قضاء المزيد من الوقت في تنقيح الميزانية ووضع اللمسات الأخيرة عليها.
5القيمة المخططة: تمثل القيمة المخططة التكلفة المتوقعة لإكمال العمل المتبقي في المشروع. وهي تساعد في تقييم مقدار الميزانية المخصصة للمهام غير المنجزة وتوفر رؤى لتعديل الميزانية إذا لزم الأمر.
6مؤشر أداء التكلفة (CPI): يقارن مؤشر أداء التكلفة (CPI) التكلفة المدرجة في الميزانية للأعمال المنجزة بالمصروفات الفعلية المتكبدة. ويشير إلى كفاءة الإنفاق على المشروع، مع نسبة القيمة المكتسبة إلى التكاليف الفعلية.
مؤشرات الأداء الرئيسية للجودة
1رضا/رضا العملاء: يقيس مؤشر الأداء الرئيسي هذا ما إذا كان العملاء سعداء بنتائج المشروع وما إذا كانوا سيختارون العمل مع الشركة مرة أخرى. وهو أمر بالغ الأهمية للمشاريع التي تنطوي على تفاعل مباشر مع العميل. تساعد الاستطلاعات والتعليقات على قياس مستويات الرضا، مما يضمن ولاء العملاء على المدى الطويل.
2رضا أصحاب المصلحة: على عكس رضا العملاء، يركز مؤشر الأداء الرئيسي هذا على جميع أصحاب المصلحة في المشروع، بما في ذلك أعضاء الفريق والجهات الراعية والموردين. وتقيّم جلسات واجتماعات التغذية الراجعة المنتظمة مستويات رضاهم. يشير الرضا المرتفع إلى نجاح المشروع، بينما يشير الرضا المنخفض إلى وجود مشاكل محتملة تحتاج إلى معالجة.
3نتيجة المروّج الصافي (NPS): تقيس NPS رضا العملاء وولاءهم بناءً على سؤال استبياني واحد. وهو يقيس مدى احتمالية أن يوصي العملاء بالشركة للآخرين، مما يوفر رؤى حول ولاء العلامة التجارية وتأييد العملاء.
4عدد الأخطاء: يتتبع مؤشر الأداء الرئيسي هذا تواتر الأخطاء أو إعادة العمل المطلوب خلال المشروع. تؤثر كل حالة من حالات إعادة العمل على الميزانيات والجداول الزمنية. يؤدي تقليل الأخطاء إلى تحسين كفاءة المشروع وتقليل التكاليف.
5شكاوى العملاء: قد يرفع العملاء الداخليون أو الخارجيون شكاوى أثناء المشروع. يعد الرصد الفوري لهذه الشكاوى ومعالجتها أمرًا بالغ الأهمية للحفاظ على جودة المشروع ورضا العملاء.
6معدل تذبذب الموظفين: يقيس مؤشر الأداء الرئيسي هذا معدل دوران أعضاء فريق المشروع في الشركة. تشير معدلات الدوران المرتفعة إلى وجود مشاكل إدارية أو مشاكل محتملة في مكان العمل تحتاج إلى معالجة. بينما يؤدي انخفاض معدلات دوران الموظفين إلى تحسين استمرارية المشروع وكفاءته.
مؤشرات الأداء الرئيسية للفعالية
1متوسط التكلفة لكل ساعة: يحسب مؤشر الأداء الرئيسي هذا متوسط تكلفة كل ساعة يتم إنفاقها على المشروع، بما في ذلك رواتب الموظفين والمزايا والمعدات ونفقات مساحة العمل. وتساعد مقارنة هذه التكلفة بنتائج المشروع على تقييم ما إذا كانت الموارد مستخدمة بكفاءة.
2ربحية الموارد: يقوم مؤشر الأداء الرئيسي هذا بتقييم ربحية الموارد من خلال مقارنة متوسط تكلفتها في الساعة بمعدلات الفوترة. وهو يضمن أن الموارد تحقق إيرادات تتماشى مع تكلفتها، مما يساعد على تحديد ما إذا كانت الموارد مستخدمة بفعالية.
3عدد مراحل المشروع التي تم إنجازها في الوقت المحدد مع التوقيع: يتتبع مؤشر الأداء الرئيسي هذا إنجاز مراحل المشروع في الوقت المحدد، مما يضمن الانتهاء من كل مرحلة وفقًا للجدول الزمني والموافقة عليها من قبل أصحاب المصلحة المعنيين. ويشير إلى تقدم المشروع والالتزام بالجداول الزمنية.
4عدد المرتجعات: يقيس مؤشر الأداء الرئيسي هذا معدل إرجاع مكونات المشروع، مثل الأجزاء أو المواد. قد يشير ارتفاع معدل المرتجعات إلى سوء التخطيط أو تعديلات التنفيذ، مما يؤثر على كفاءة المشروع.
5التدريب/الأبحاث اللازمة للمشروع: يتتبع مؤشر الأداء الرئيسي هذا التدريب أو البحث المطلوب قبل بدء المشروع. وهو يقيّم مدى جاهزية الموارد ويحدد التأخيرات المحتملة في بدء المشروع بسبب تطوير المهارات اللازمة.
6عدد المشاريع الملغاة: يرصد مؤشر الأداء الرئيسي هذا تواتر إلغاء المشاريع، مما يشير إلى وجود مشكلات محتملة في التخطيط أو مواءمة الأهداف أو توافر الموارد. قد تشير معدلات الإلغاء المرتفعة إلى وجود أوجه قصور في اختيار المشروع أو تنفيذه.
7عدد طلبات التغيير: يقيس مؤشر الأداء الرئيسي هذا عدد وتكرار التغييرات التي يطلبها العميل على نطاق المشروع. وهو يسلط الضوء على التأثيرات المحتملة على الميزانيات والجداول الزمنية والجودة بسبب تعديلات النطاق.
8الاستخدام القابل للفوترة: يقيّم مؤشر الأداء الرئيسي هذا النسبة المئوية لساعات المشروع التي يمكن فوترتها للعملاء، مع التمييز بين المهام القابلة للفوترة والمهام الإدارية. وهو يضمن كفاءة تخصيص الموارد وتوليد الإيرادات.
9فعالية إدارة المخاطر: يقيّم مؤشر الأداء الرئيسي هذا مدى فعالية تحديد المخاطر وتقييمها وإدارتها خلال المشروع. ويقيّم قدرة الفريق على معالجة المخاطر بشكل استباقي وتقليل تأثيرها على نتائج المشروع، مما يساعد على منع التأخير أو تجاوز الميزانية.
الخاتمة
في الختام، يعد تتبع مؤشرات الأداء الرئيسية لإدارة المشاريع أمرًا ضروريًا لضمان نجاح وكفاءة المشاريع.
يوفر كل مؤشر من مؤشرات الأداء الرئيسية رؤى قيّمة حول الجوانب المختلفة لأداء المشروع، بدءًا من التكلفة واستخدام الموارد إلى حسن التوقيت وفعالية إدارة المخاطر.
من خلال مراقبة مؤشرات الأداء الرئيسية هذه وتحليلها، يمكن لمديري المشاريع اتخاذ قرارات مستنيرة وتحديد مجالات التحسين وتحسين نتائج المشروع في نهاية المطاف.
ويساعد الاستخدام الفعال لمؤشرات الأداء الرئيسية المؤسسات على تحسين تخصيص الموارد وتقليل المخاطر وتسليم المشاريع في الوقت المحدد وفي حدود الميزانية، وبالتالي تحقيق النجاح الشامل للأعمال.
ابدأ بقياس مؤشرات الأداء الرئيسية لإدارة المشاريع اليوم!
حفز فريقك على وضع أهداف طموحة واتخاذ قرارات مستنيرة وتحقيق النجاح.
إن أفضل طريقة لعرض مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) هي من خلال لوحات معلومات واضحة وجذابة بصريًا. يساعد استخدام المخططات والرسوم البيانية والمقاييس المرمزة بالألوان أصحاب المصلحة على تفسير البيانات بسرعة. كما أن تكييف العرض حسب احتياجات الجمهور وضمان التحديثات في الوقت الفعلي يعزز الفهم ويسهل عملية اتخاذ القرارات المستنيرة.
في أجايل، مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) هي قيم قابلة للقياس توضح مدى فعالية الفريق أو المؤسسة في تحقيق أهدافها. وهي تساعد في تقييم التقدم المحرز، وتحديد مجالات التحسين، واتخاذ القرارات المستندة إلى البيانات لتعزيز الأداء وتقديم القيمة لأصحاب المصلحة في دورات التطوير التكرارية.
تتمثل أفضل طريقة لتتبع مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) في استخدام أدوات تحليل البيانات المتخصصة وأدوات التصور. توفر هذه المنصات مراقبة في الوقت الحقيقي، ولوحات معلومات قابلة للتخصيص، وميزات شاملة لإعداد التقارير، مما يتيح للشركات قياس مقاييس الأداء وتحليلها وتحسينها بفعالية.
يعتمد أفضل مخطط لمؤشرات الأداء الرئيسية على مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) على مؤشرات الأداء الرئيسية المحددة التي يتم قياسها وتفضيلات الجمهور. تشمل المخططات الشائعة الاستخدام الرسوم البيانية الخطية للاتجاهات بمرور الوقت، والرسوم البيانية الشريطية لمقارنة القيم، والمخططات الدائرية لإظهار النسب، والمخططات المبعثرة لتحليل الارتباط.
اشترك في النشرة الإخبارية لسبوتو
ابق على اطلاع على أحدث اتجاهات Agile & Scrum.