أفضل 12 ممارسة من أفضل ممارسات إدارة التغيير

دعونا نواجه الأمر، نادرًا ما يُقابل التغيير بالترحيب في مكان العمل. فالعمليات الجديدة أو التقنيات أو حتى التحولات الثقافية الجديدة يمكن أن تؤدي إلى المقاومة والارتباك وانخفاض الروح المعنوية. بصفتك مديراً أو قائد مشروع أو متخصصاً في الموارد البشرية، من المحتمل أن تكون قد عانيت من الإحباط الناجم عن سوء تنفيذ مبادرة التغيير.
الخبر السار؟ أنت لست وحدك. فالعديد من المؤسسات تكافح من أجل الإبحار في بحار التغيير العاصفة. لكن كن مطمئنًا! فمن خلال اعتماد بعض أفضل الممارسات الرئيسية، يمكنك أن تصبح قبطانًا ماهرًا تقود فريقك خلال التغيير وتعزز ثقافة القبول وحتى الحماس. في سلسلة المدونات هذه، سنتناول في هذه السلسلة من المدونات نقاط الألم الشائعة المرتبطة بإدارة التغيير ونزودك بالأدوات اللازمة لضمان رحلة سلسة وناجحة.
أتقن برنامج Scrum واكتسب الخبرة في تنفيذ المشاريع الرشيقة مع شهادة مالك المنتج المعترف بها عالمياً. عندما تسجل في تدريب مالك المنتج PSPO، كن مطمئنًا أنك ستتلقى تدريبًا من الدرجة الأولى.
التغيير أمر لا مفر منه، ولكن اجتيازه بنجاح يتطلب خارطة طريق واضحة المعالم. فيما يلي بعض أفضل الممارسات الرئيسية لضمان الانتقال السلس، مع تفاصيل موسعة حول كل نقطة:
فهم ثقافة شركتك وبيئتها التنظيمية ومدى تقبلها للمخاطر قبل تنفيذ التغييرات. سيساعدك ذلك على تكييف نهجك – قد تكون هناك حاجة إلى عمليات أكثر صرامة في الصناعات التي تتجنب المخاطر أو شديدة التنظيم.
كيفية القيام بذلك:
إجراء تقييم جاهزية شامل لتقييم الثقافة والقدرات والمواقف تجاه التغيير
تحليل ملف المخاطر الخاصة بالمؤسسة – المتطلبات التنظيمية، واحتياجات الامتثال، ومدى تقبل المخاطر
فهم المجالات التي تحتاج إلى مزيد من التحكم مقابل المجالات التي يمكن أن تستوعب تغييرات أسرع
تكييف استراتيجية التغيير وعمليات التغيير وفقًا لذلك – المزيد من الموافقات للمخاطر العالية مقابل الأتمتة للمخاطر المنخفضة
قم باستمرار بتقييم التغييرات السابقة ومعدلات النجاح والتأثيرات وتحديد أولويات التغييرات “القياسية” منخفضة المخاطر للتبسيط والأتمتة. تتيح لك رؤى البيانات تحسين مستويات الصرامة ومطابقة الرقابة مع المخاطر.
كيفية القيام بذلك:
تنفيذ التتبع لالتقاط المقاييس المتعلقة بالتغييرات السابقة – الجداول الزمنية، ومعدلات النجاح/الفشل، والمناطق المتأثرة
قم بتحليل الاتجاهات لتحديد التغييرات “القياسية” منخفضة المخاطر التي يمكن الموافقة عليها مسبقاً أو أتمتتها
مراجعة أي الفرق أو الخدمات أو أنواع التغييرات التي تميل إلى وقوع المزيد من الحوادث لتطبيق المزيد من الصرامة
استخدام بيانات الأداء لإعداد دراسة جدوى لتبسيط التغييرات المتكررة
اجعل عملية إدارة التغيير سهلة للفرق من خلال تقليل الموافقات غير الضرورية، واستخدام أدوات متكاملة لتقليل الجهود المكررة، وأتمتة الأنشطة الروتينية. عمليات بسيطة وخالية من الاحتكاك تشجع على التبني.
كيفية القيام بذلك:
ضع خريطة لعمليات التغيير الحالية وحدد نقاط الصعوبة والاختناقات والتكرار
تقليل عمليات التسليم اليدوية والموافقات والوثائق غير المرتبطة بالمخاطر أو الامتثال
تفضيل الخدمة الذاتية وسير العمل الآلي للتغييرات منخفضة المخاطر من خلال أدوات متكاملة
توفير وصول سهل إلى القوالب وقواعد المعرفة ومنصات التعاون
تحويل مجالس مراجعة الحسابات الاستشارية من معوقات إلى عوامل تمكين استراتيجية. الحد من إشرافهم على التغييرات ذات المخاطر العالية، واجعلهم يركزون على تطوير ممارسات الحد من المخاطر وفرص الأتمتة.
كيفية القيام بذلك
إعادة تأطير المجالس الاستشارية لمراجعة الحسابات من حراس البوابة إلى مستشارين استراتيجيين لتمكين التغيير المستمر
قصر إشرافهم فقط على التغييرات ذات المخاطر العالية أو التغييرات الحرجة للأعمال أو التغييرات ذات التأثير الكبير
تركيز جهودهم على تحسين العمليات، والحد من المخاطر من خلال الأتمتة والتحسينات
اجعل مجالس مراجعة الحسابات الافتراضية متعاونين افتراضيين في الوقت الفعلي بدلاً من أن يكونوا عوائق تعيق التغييرات الروتينية
اعتمد نموذجاً منظماً لإدارة التغيير مثل نموذج لوين أو كوتر أو أدكار أو نموذج بريدجز لتوجيه نهجك خلال المراحل الرئيسية للتغيير مثل الإعداد والإدارة والتعزيز.
كيفية القيام بذلك:
اعتمد نهجًا منظمًا مثل نموذج Kotter’s 8 خطوات أو إدارة التغيير الرشيق.
استخدم النموذج لتوجيه الأنشطة الخاصة بإعداد المؤسسة وإدارة التغييرات وتعزيز السلوكيات الجديدة
لا تتبع أطر العمل بشكل أعمى – قم بتخصيصها حسب احتياجات مؤسستك وثقافتها
ابتعد عن عمليات النشر الكبيرة والمحفوفة بالمخاطر. استخدم تقنيات مثل إصدارات الكناري وعلامات الميزات وعمليات الإطلاق المظلمة لاختبار التغييرات مع مجموعة فرعية من المستخدمين قبل عمليات النشر الأوسع نطاقاً.
كيفية القيام بذلك:
تقسيم الإصدارات المتجانسة إلى مكونات أصغر قابلة للنشر بشكل مستقل
استخدم إشارات الميزات وعمليات الإطلاق المظلمة والإصدارات الكاناري لاختبارها مع عدد محدود من المستخدمين أولاً
طرح التغييرات التي تم التحقق من صحتها تدريجياً على جمهور أوسع أثناء مراقبة المقاييس
تحديد التأثيرات غير المرغوب فيها بشكل أسرع والتراجع عنها إذا لزم الأمر قبل نشرها على نطاق أوسع
لا تتعامل مع الأطر كقواعد جامدة. قم بتخصيصها بناءً على ثقافتك واحتياجاتك. الالتزام العبودي يغفل الفروق الدقيقة في المواقف الحقيقية.
كيف تفعل ذلك:
لا تتعامل مع أي إطار عمل على أنه مجموعة جامدة من القواعد أو المتطلبات
فهي توفر إرشادات مفيدة، لكن المواقف الحقيقية تتطلب التعديل بناءً على السياق
قم بتحليل ثقافتك وهيكلك ودوافع التغيير لديك لتحديد ما هو الأكثر ملاءمة
كن على استعداد للجمع بين مبادئ من أطر عمل متعددة في نهج مخصص
تؤثر التغييرات على فرق متعددة. استخدم الأدوات والعمليات التي تجمع أصحاب المصلحة معاً، وتتيح التواصل في الوقت الفعلي، وتعزز الشفافية.
كيفية القيام بذلك:
الانتقال من الملكية المنعزلة إلى الملكية الجماعية للتغييرات باستخدام منصات متكاملة
توفير تصور موحد لخط سير التغيير والتعارضات المحتملة والحالة
تمكين التواصل السلس والحل السريع للمشكلات عبر فرق العمل
تسهيل المدخلات من جميع أصحاب المصلحة طوال دورة الحياة، وليس فقط هيئات الحوكمة
استخدام هندسة الفوضى، واختبار الضغط وغيرها من التقنيات الاستباقية لتحديد نقاط الضعف وإجراء التحسينات قبل وقوع الحوادث.
كيفية القيام بذلك
استخدم هندسة الفوضى لاختبار أوضاع الفشل والمرونة بشكل استباقي قبل وقوع الحوادث
محاكاة طفرات حركة المرور، وفشل التبعيات، وغيرها من الضغوط الواقعية
تحديد نقاط الضعف وتحسين الأنظمة والعمليات واستجابات الفريق
ترسيخ ثقافة التعلّم المستمر والتحسين من تجارب المرونة
الحفاظ على تحفيز الفرق من خلال التواصل الواضح، والتمكين، وتقدير المكاسب، واستخدام الأدوات/العمليات التي يرتاحون لها بالفعل.
كيفية القيام بذلك
تطبيق أدوات وعمليات تتماشى مع كيفية عمل الفرق بالفعل
توفير التدريب الشامل والتوثيق والأدلة المرئية
الاحتفاء بالمكاسب وتقدير الأبطال وإنشاء حلقات تحفيزية للتغذية الراجعة
تشجيع التنظيم الذاتي وتمكين الفرق من أجل التكيف بشكل أسرع
إن تحديد الأدوار وعمليات اتخاذ القرار وخطط التواصل وحلقات التغذية الراجعة على جميع المستويات أمر بالغ الأهمية للتنفيذ الفعال والمنسق.
كيفية القيام بذلك
تحديد ملكية واضحة وأدوار ومسؤوليات واضحة على جميع المستويات
تنفيذ خطط تواصل قوية وآليات تغذية راجعة
تحديد نماذج القرارات وعمليات الموافقة وسير عمل طلبات التغيير.
توثيق السياسات والمعايير والمقاييس لتقييم الأداء
يجب أن تتكيف إدارة التغيير نفسها. تقييم المقاييس باستمرار، والحصول على التغذية الراجعة، وتصحيح المسار، وتحسين العمليات والتقنيات مع مرور الوقت.
كيفية القيام بذلك:
مراجعة العمليات وتطويرها بشكل منتظم بناءً على الملاحظات والمتطلبات الجديدة
مراقبة مقاييس أداء التغيير وتحسين الممارسات وفقًا لذلك
استمر في استكشاف أدوات وتقنيات وأساليب إدارية جديدة
بناء ثقافة المخاطرة المحسوبة لقيادة التحول المستدام
من خلال الجمع بين استراتيجيات أفضل الممارسات والسياق التنظيمي والتزام القيادة ومشاركة الموظفين، يمكن للشركات زيادة احتمالات نجاح إدارة التغيير.
من خلال تنفيذ أفضل 12 ممارسة من أفضل الممارسات هذه، يمكنك تحويل إدارة التغيير من عقبة مخيفة إلى نقطة انطلاق استراتيجية للنمو. تذكر أن التغيير أمر حتمي، ولكن من خلال التخطيط الدقيق والتواصل الفعال والالتزام بالتعاون، يمكنك اجتياز أكثر التحولات تعقيدًا بنجاح. اغتنم التغيير كفرصة للتعلم والتكيف ودفع مؤسستك إلى الأمام.
مفتاح إدارة التغيير الناجحة هو التخصيص. بينما توفر هذه الممارسات الفضلى أساسًا قويًا، ضع في اعتبارك حجم مؤسستك وثقافتها ومدى تحملها للمخاطر وطبيعة التغيير نفسه. على سبيل المثال، قد تتبنى شركة ناشئة صغيرة نهجًا أكثر مرونة وقد تتبنى مؤسسة كبيرة منظمة نهجًا رشيقًا متدرجًا.
يعد بناء حالة قوية للتغيير والتواصل الواضح أمرًا بالغ الأهمية للتغلب على المقاومة. تحديد “السبب” وراء التغيير وتوضيح الفوائد التي تعود على الموظفين. معالجة المخاوف بصراحة وصدق. تركز أجايل على المكاسب الصغيرة، لذا احتفل بالنجاحات المبكرة لبناء الزخم وإظهار قيمة التغيير.
هناك العديد من حلول برمجيات إدارة التغيير المتاحة. ابحث عن الأدوات التي تعمل على تبسيط عملية الموافقة على التغيير، وتسهيل التواصل، ومركزية التوثيق.
نافين هو مدرب رشيق محترف ويعمل بشكل مستقل منذ فترة طويلة في منطقة آسيا والمحيط الهادئ. وهو يعمل مع فريق تطوير البرمجيات وفريق المنتج لتطوير منتجات رائعة بناءً على عمليات تجريبية.