أفضل ممارسات مكتب إدارة البيئة والموارد البشرية للإدارة والعمليات

سيدرك أولئك الذين هم على دراية بالفعل بمكتب إدارة المشاريع (PMO) أن مكتب إدارة المشاريع يمكن أن يعمل تحت واحد من ثلاثة مستويات من النطاق التنظيمي: الفردي والإداري والمؤسسي.
وفي حين أن مكاتب إدارة المشاريع الفردية والإدارية تدعم فرق إدارة المشاريع على مستوى المشروع أو على مستوى وحدة الأعمال على التوالي، فإن مكاتب إدارة المشاريع المؤسسية تعمل بشكل مختلف. في الواقع، تكون مكاتب إدارة المشاريع المؤسسية مؤثرة جدًا وبعيدة المدى في نطاقها لدرجة أنها تشكل وحدات عمل خاصة بها.
ولكن على الرغم من أن مكتب إدارة المشاريع المؤسسية الذي يُدار بشكل جيد يمكن أن يساعد مؤسستك على تحقيق أهداف أعمالها بسرعة وكفاءة أكبر، إلا أنه لا يمكنه القيام بذلك إلا إذا تم إعداده للنجاح.
تشرح هذه المقالة الأساسيات وأفضل الممارسات لمكاتب إدارة المشاريع المؤسسية، بما في ذلك ماهية مكتب إدارة المشاريع المؤسسية، وسبب أهميته للمؤسسات، وبعض أفضل الممارسات لتطوير وإدارة مكتب إدارة المشاريع المؤسسية.
في هذه الصفحة:
ما هو مكتب إدارة المشاريع المؤسسية؟
مكتب إدارة المشاريع المؤسسية هو وحدة أعمال استراتيجية توفر التوجيه والعمليات القياسية وأفضل الممارسات والأدوات والحوكمة لفرق إدارة المشاريع في المؤسسة بأكملها. وعلى عكس مكتب إدارة المشاريع التقليدي، يعمل مكتب إدارة المشاريع المؤسسية على مستوى استراتيجي وبالتعاون مع الإدارة العليا والمديرين التنفيذيين في المؤسسة.
وتتضمن الوظائف النموذجية لمكتب إدارة المشاريع الإلكترونية ما يلي:
إنشاء استراتيجية تعمل على مواءمة محفظة مشاريع المؤسسة مع أهدافها التجارية قصيرة وطويلة الأجل
تطوير تدفقات عمل وسياسات وقوالب موحدة لسير العمل.
تحديد الرؤية والمساءلة لفرق إدارة المشاريع في جميع أنحاء المؤسسة
إدارة التغيير التنظيمي
وضع مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) لقياس أداء المشروع
أهمية مكتب إدارة المشاريع وإدارة المشاريع
تم تصميم مكتب إدارة المشاريع الإلكترونية الراسخة للنظر إلى ما هو أبعد من نطاق أي فريق لإدارة المشاريع أو حتى مكتب إدارة المشاريع التقليدي. في حين أن مكتب إدارة المشاريع التقليدي قد يعمل على ربط المشاريع باستراتيجية العمل، فإن مكتب إدارة المشاريع الإلكترونية لإدارة المشاريع يشارك في تطوير تلك الاستراتيجية بالإضافة إلى ضمان استخدام المنظمة لمواردها بشكل صحيح لتحقيق أهداف المشروع وأهداف العمل على حد سواء.
يعتبر مكتب إدارة المشاريع ومكاتب إدارة المشاريع الإلكترونية مفيدًا لأي مؤسسة تستخدم أساليب وممارسات إدارة المشاريع، بما في ذلك المؤسسات الرشيقة. يمكن أن يساعد مكتب إدارة المشاريع الإلكترونية لإدارة المشاريع في كسر الانعزال، وزيادة الرؤية الشاملة، وتحسين تخصيص موارد المؤسسة.
بشكل عام، إنها وظيفة تجارية قيّمة للمؤسسات العالمية التي تسعى إلى الحفاظ على توحيد العمليات والتكنولوجيا عبر المناطق. كما أن مكتب إدارة عمليات إدارة المشاريع ذو قيمة للمؤسسات التي تواجه تحديات مثل
عدم وضوح الرؤية بشأن الأداء المالي
المعايير والسياسات التي تعمل بشكل جيد لبعض المشاريع فقط
عدم القدرة على تطوير نموذج قوي لتحليل الطوارئ التنظيمية/تحليل ماذا لو
عدم المواءمة بين المشاريع والاستراتيجية التنظيمية
في الواقع، وجد تقرير صادر عن معهد إدارة المشاريع (PMI) في عام 2017 أن 50% من المؤسسات التي لديها مكتب لإدارة المشاريع لديها مكتب لإدارة المشاريع، وكذلك مكتب لإدارة المشاريع الإلكترونية. وتفيد تلك المؤسسات التي تقوم بمواءمة استراتيجية مكتب إدارة المشاريع وإدارة المشاريع الإلكترونية بأن 38% من المشاريع تحقق أهدافها الأولية وأهداف العمل الخاصة بها، بينما يقل عدد المشاريع الفاشلة بنسبة 33%.
هل تدرس لاختبار PMP؟
أفضل ممارسات مكتب إدارة المشاريع الإلكترونية
يمكن لمكتب إدارة المشاريع في المؤسسة أن يساعد المؤسسة على تحقيق أهداف أعمالها مع تقليل المشاريع الفاشلة، ولكن فقط إذا تم إعداد مكتب إدارة المشاريع الإلكترونية لتحقيق النجاح. فيما يلي[AB2] بعض أفضل الممارسات لإدارة وعمليات مكتب إدارة المشاريع ومراجعة المشاريع.
وضع مكتب إدارة المشاريع وإدارة المشاريع داخل المؤسسة
من الناحية المثالية، يجب أن يتم إنشاء مكتب إدارة عمليات إدارة عمليات إدارة المخاطر والأداء على المستوى الاستراتيجي للمؤسسة، بحيث يكون رئيس مكتب إدارة عمليات إدارة المخاطر والأداء مسؤولاً مباشرة أمام مدير العمليات أو الرئيس التنفيذي. وبهذه الطريقة، يكون مكتب إدارة المشاريع وإدارة المشاريع قادراً على التعاون مع الفريق التنفيذي والتأثير عليه، في حين يمكن للقيادة التنفيذية الحفاظ على خط اتصال مباشر مع فريق مكتب إدارة المشاريع وإدارة المشاريع.
التعاون الفعّال مع مكاتب إدارة المشاريع الأخرى
تتمثل إحدى الوظائف الأساسية لمكتب إدارة المشاريع في تسهيل التواصل بين مكاتب إدارة المشاريع الأخرى داخل المؤسسة. عندما يواجه أحد فرق إدارة المشاريع مشكلة ما، فغالباً ما تكون فرق إدارة المشاريع الأخرى قد واجهت نفس المشكلة من قبل. يعمل المكتب المركزي لإدارة المشاريع بمثابة العقدة التي تجتمع فيها فرق إدارة المشاريع المختلفة معًا.
موافقة الإدارة العليا
من المهم لكل وحدة أعمال تنظيمية أن تحظى بموافقة الإدارة العليا. وينطبق هذا الأمر بشكل خاص على مكتب إدارة المشاريع الإلكترونية. من خلال إنشاء وظيفة جديدة للأعمال على مستوى المؤسسة، لا يحتاج مكتب إدارة المشاريع وإدارة المشاريع الإلكترونية بالضرورة إلى موافقة القيادة العليا والإدارة التنفيذية فحسب، بل يحتاج أيضًا إلى استعداد الإدارة العليا للمشاركة بنشاط مع مكتب إدارة المشاريع وإدارة المشاريع.
ونظراً لأن مكتب إدارة عمليات إدارة المخاطر والأداء داخل الهيكل التنظيمي، يجب أن يكون رئيس مكتب إدارة المخاطر والأداء في حوار مستمر مع الإدارة العليا، ومعالجة المخاوف والإجابة على الأسئلة وتحديد التوقعات لكل من الإدارة وفريق مكتب إدارة المخاطر والأداء.
والأهم من ذلك، يجب على الإدارة العليا والمديرين التنفيذيين أن يدركوا أن تعاونهم النشط مطلوب إذا كان مكتب إدارة المشاريع وإدارة المشاريع الإلكترونية سيحقق النجاح في مواءمة محفظة مشاريع المؤسسة مع أهداف أعمال المؤسسة.
وكما هو الحال مع إنشاء مكتب إدارة المشاريع التقليدي، من المفيد أن تأتي إلى الإدارة العليا بخطة محكمة حول ما سينجزه مكتب إدارة المشاريع وإدارة المشاريع الإلكترونية وكيف سيعزز قدرات إدارة المشاريع الحالية في المؤسسة.
إنشاء مكتب إدارة المشاريع وإدارة المشاريع الإلكترونية كوظيفة عمل منفصلة
إن إنشاء مكتب إدارة المشاريع وإدارة المشاريع الإلكترونية كوظيفة عمل منفصلة هو أكثر من مجرد التحكم. فمن ناحية، يجب أن يوفر الإشراف على جميع فرق إدارة المشاريع في المؤسسة، بدءاً من فرق التطوير التي تواجه العميل إلى مديري المشاريع الداخلية. ومن ناحية أخرى، يجب على الإدارة التنفيذية أن توجه وتتعاون مع شخص واحد هو رئيس مكتب إدارة المشاريع، الذي يمكنه المساعدة في توجيه استراتيجية العمل من منظور قدرات إدارة المشاريع في المؤسسة.
فقط كوحدة أعمال منفصلة يمكن لمكتب إدارة المشاريع وإدارة المشاريع أن يحقق كلا هذين الهدفين على مستوى المؤسسة.
هيكل تنظيمي واضح يدعم مكتب إدارة المشاريع وإدارة المشاريع الإلكترونية
هناك قدر من المرونة عندما يتعلق الأمر بإعداد مكتب إدارة المشاريع وإدارة المشاريع ضمن الهيكل التنظيمي والتسلسل الهرمي الحالي للمؤسسة. ومع ذلك، بمجرد إنشاء مكتب إدارة المشاريع، يجب توضيح الهيكل التنظيمي الجديد وإبلاغ الجميع به، بما في ذلك الجهة التي يتبع لها رئيس مكتب إدارة المشاريع، ووحدات الأعمال التي تقع تحت إشراف مكتب إدارة المشاريع.
يجب أن يحدد الهيكل التنظيمي الجديد أيضاً التسلسل الهرمي الداخلي داخل مكتب إدارة المشاريع. واعتماداً على خطة وميثاق مكتب إدارة المشاريع، قد يكون رئيس مكتب إدارة المشاريع مسؤولاً عن الإشراف المباشر على عمليات إدارة الأعمال أو التدريب أو فريق إدارة المشاريع أو محفظة المشاريع أو مزيج من هذه الأمور. إن وجود هيكل تنظيمي داخلي واضح سيساعد رئيس مكتب إدارة المشاريع على فهم أفضل لكيفية بناء فريق ناجح.
الخاتمة
يمثل تنسيق ممارسات إدارة المشاريع عبر المؤسسات الكبيرة تحديًا كبيرًا. قد يكون ضمان دعم أهداف جميع المشاريع للاستراتيجية التنظيمية أمراً معقداً بسبب المشاريع التي تنشأ من وحدات أو أقسام عمل مختلفة. إن تطوير الممارسات والمعايير المتعلقة بالمشاريع التي تعمل لجميع المشاريع في هذه الأنواع من المؤسسات والحصول على رؤية واضحة لأدائها ليست مهام سهلة. عندما يجب مواءمة جهود المشاريع في المؤسسة بأكملها لتحقيق أهداف العمل المشتركة، يمكن أن يكون مكتب إدارة المشاريع المؤسسية أفضل حل للمساعدة في سد الفجوة بين الإدارة التنفيذية وقدرات إدارة المشاريع في المؤسسة.
لمعرفة المزيد عن مكاتب إدارة المشاريع المؤسسية وأفضل ممارسات إدارة المشاريع، تواصل معنا اليوم!
التدريب القادم على شهادة PMP – دروس مباشرة وعبر الإنترنت