أفضل ممارسات إدارة المشاريع الأساسية للنجاح

عندما يتعلق الأمر بنجاح المؤسسة بشكل عام، تلعب المشاريع دورًا حيويًا. في واقع الأمر، تتوقع المؤسسات أن تؤدي فرق تطوير المشاريع بوتيرة سريعة ومتسقة مع زيادة المنافسة في الصناعات الحديثة. إذا كنت ترغب في جعل أدائك أسرع وأفضل وأكثر كفاءة من النتائج السابقة، فلا يمكن تحقيق ذلك إلا من خلال أفضل ممارسات إدارة المشاريع. يقوم مديرو المشاريع بالفعل بتخطيط وإدارة وتنظيم الموارد لتحسين كفاءة وإنتاجية الفريق في إدارة المشاريع. وفقًا لوجهة نظر معهد إدارة المشاريع، يجب ألا يمتلك مدير المشروع المهارات الفنية ذات الصلة فحسب، بل يجب أن يمتلك أيضًا مزيجًا من مهارات القيادة وإدارة الأعمال لضمان نجاح المشروع.
ما الذي يشير إلى إدارة المشاريع؟
إدارة المشروع ما هي إلا أداة عالمية مصممة لتقديم تقنية فعالة لإنجاز مشروع ما مع الالتزام بإطار زمني وميزانية محددين مسبقاً وفي نفس الوقت تقديم خدمة أو منتج معين بمستوى جودة مناسب. علاوةً على ذلك، فهو يوفر لك هيكلاً عالي الفعالية والقيمة في العمل يساعدك على التركيز والتعرف على الأولويات وقياس وتتبع الأداء ومعالجة المخاطر غير المتوقعة عند ظهورها والتغلب على المشكلات والتحديات وتحقيق احتمالية النجاح والأداء الأعلى.
كيف يفيد مديرو المشاريع الشركات؟
عادةً ما تقوم الشركات بتوظيف مديري المشاريع لتحقيق الأهداف التي حددها أصحاب المصلحة والعملاء ضمن إطار زمني محدد. وبما أن الأعمال تنطوي على عائد على الاستثمار، فإن مديري المشاريع يساعدون في الحفاظ على تكلفة المشروع في حدود معينة، وتسليمه في الوقت المحدد لتأمين العائد على الاستثمار. من الواضح أن هناك فرقاً كبيراً بين مجرد إكمال المشروع وإتمامه بنجاح. لإكمال المشروع بنجاح، يجب إدارته بفعالية. لذلك، يلعب مديرو المشاريع وخبراتهم دورًا حاسمًا عندما يتعلق الأمر بضمان عدم خروج المشروع عن مساره الصحيح. عادةً ما يختلط الأمر على الناس حول دور مديري المشاريع، وتحديداً في مشاريع أجايل. بغض النظر عما إذا كان الأمر يتعلق باتباع منهجية أجايل أو نموذج الشلال في المشروع، فإن وجود مديري المشاريع أمر لا مفر منه للأسباب المذكورة أدناه:
يجب مواءمة المشاريع وإدارتها وفقًا لأهداف المشروع. بالإضافة إلى ذلك، يمكن أن تواجه المشاريع تغييرات غير متوقعة وتحتاج إلى إدارتها والتحكم فيها أيضًا. يجب سد ثغرات التواصل. يجب مراقبة الانحرافات والتحكم فيها لاتخاذ الإجراءات اللازمة وإعادة المشروع إلى مساره الصحيح. كما يجب تحسين عمليات المشروع عند الحاجة. ولإنجاز المشروع الرشيق في الوقت المحدد، يجب تخطيط سباقات السرعة وتحديد المهام في إطار زمني محدد.
وبالتالي، تؤدي تقنيات إدارة المشاريع الفعالة إلى نجاح الأعمال من خلال تقليل التكاليف، وتقليل المخاطر، والأهم من ذلك، زيادة رضا العملاء.
ما هي أفضل الممارسات لإدارة المشاريع؟
ألقِ نظرة على أفضل الممارسات لنجاح إدارة المشاريع، وهي كالتالي:
تخطيط المشروع
التخطيط هو جزء مهم من إدارة المشروع حيث يقوم مدير المشروع بتحديد الموارد والأشخاص والميزانية اللازمة لإنهاء المشروع. وبصفتك مدير مشروع، عليك تحديد المهام اللازمة لإنشاء المخرجات باستخدام تقنيات معينة. بالإضافة إلى ذلك، يجب عليك قياس الجهد والوقت اللازمين لكل مهمة لإكمال المشروع بأكمله. علاوة على ذلك، يجب عليك إشراك فريق المشروع لتقدير الوقت الذي تستغرقه الأنشطة الطويلة ومن ثم تحديد المعالم الرئيسية للمشروع. لاحظ كل هذه الأمور في خطة المشروع ثم اسمح لأصحاب المصلحة الرئيسيين بمراجعة الخطة والموافقة عليها.
راجع أيضًا: خطوات تخطيط المشروع
حافظ على التواصل المستمر
إذا كانت خطة المشروع ستكون فعالة، فيجب أن يكون هناك تواصل فعال ومتسق بين فريقك. لا يؤثر التواصل الضعيف على الخطة بشكل سيء فحسب، بل يؤدي أيضًا إلى إبطاء تنفيذ المشروع عندما لا يتم تسليط الضوء على المخاوف والمشكلات. لذلك، من المهم إنشاء خطوط اتصال مستمرة بينك وبين فريقك وأصحاب المصلحة في المشروع والحفاظ عليها حتى يكون الجميع على نفس المسار.
توضيح جميع الأدوار والمسؤوليات
لا يمكنك تنفيذ مشروع بمفردك في معظم الحالات. لذلك، ستحتاج إلى الاعتماد على فريق عمل للحصول على المساعدة في جميع خطوات التخطيط والتنفيذ والتسليم لإدارة المشروع. في الواقع، يجب على كل عضو في الفريق أداء واجب مثل أي عملية معقدة. ومع ذلك، إذا لم تكن الواجبات والمسؤوليات واضحة، فسيؤدي ذلك إلى حدوث مشاكل وخطوات ضائعة وتضارب في العملية بأكملها.
انتبه إلى عبء عمل فريقك
بصفتك مدير مشروع جيد، يجب أن تضع في اعتبارك حجم العمل الذي يقبله فريقك الرشيق عند إعداد خطة إدارة المشروع. من الواضح أن الإرهاق هو نتيجة تخصيص الكثير من المهام لعضو واحد من أعضاء الفريق. وبالتالي، من الضروري أن تحدد فريقك وتحتاج إلى مراقبة المدة التي ستستغرقها لإعادة تخصيص هذا العمل.
تتبع تقدم المشروع والإبلاغ عنه
من الضروري مقارنة ومراقبة التقدم الفعلي مع التقدم المخطط له بمجرد بدء مشروعك. في الواقع، عليك جمع التقارير المرحلية من أعضاء فريق المشروع وتسجيل الاختلافات بين الجدول الزمني والنطاق والتكلفة الفعلية والمخطط لها. إذا كنت بحاجة إلى أي اختلافات في التقرير المرحلي، يمكنك تعديل الخطة بطرق مختلفة لإعادة المشروع إلى المسار الصحيح.
تنفيذ إدارة المخاطر
يمكن أن تؤثر المخاطر سلباً على نجاح المشروع. ومع ذلك، لا يمكن تجنبها. لذلك، يجب عليك الاستعداد للأسوأ من خلال القيام بإدارة المخاطر المناسبة. علاوة على ذلك، يجب ألا تدع هذه المخاطر تسيطر على نجاح مشروعك حيث يجب عليك تحديد المخاطر الرئيسية في أقرب وقت ممكن وإيجاد الحلول لها. للتقليل من تدخل المخاطر في تطوير مشروعك، يمكنك وضع خطط للتخفيف من المخاطر في حال حدوثها. بالإضافة إلى ذلك، يجب عليك مراجعة المخاطر باستمرار والتحقق من المخاطر الجديدة إن وجدت لأنها يمكن أن تحدث في أي وقت. يمكن أن يكون سوء إدارة المخاطر سببًا كبيرًا لفشل مشروعك.
التخلص من زحف النطاق
يمكن للمرء أن يطبق هذه الممارسة لأنها الرفيق المثالي لإدارة المخاطر لأن زحف النطاق هو أحد أكثر مخاطر المشروع شيوعًا التي يمكن أن تواجهها. في الواقع، إن النطاق هو الذي يحدد حدود مشروعك وخطوطه العريضة. يجب أن يكون أقصى درجات العناية والاهتمام فيما يتعلق بمسألة الحدود والخطوط العريضة. إذا لم يكن الأمر كذلك، فسوف ترى أن حجم نطاق مشروعك يتزايد حتى بعد التواريخ الأخيرة لتسليماتك.
اطلب ملاحظات قيّمة
لا أحد مثالي ويمكن للمرء أن يكون لديه الجيد والسيئ في كل خطوة على الطريق عندما يتعلق الأمر بأداء إدارة المشروع. كل شخص لديه مجال شخصي للتحسين خاصة إذا كنت ترغب في الحصول على التقييم من فريقك. كونك مدير مشروع مسؤول، فمن واجبك ضمان نجاح المشروع. لذلك، من الجيد أن تطلب ملاحظاتك لتعزيز فرص تحسين مهاراتك الإدارية وتحقيق النجاح. اقبل الملاحظات القيّمة من كل عضو من أعضاء الفريق لتحسين مشروعك القادم.
عقد اجتماع ختامي
بمجرد الانتهاء من مشروعك، حان الوقت للتفكير ومعرفة كيف يمكنك تحسين عمليات إدارة المشروع لتحقيق النجاح. لذلك، يمكنك إجراء اجتماع ختامي وهو طريقة جيدة لجمع جميع أعضاء فريق المشروع معًا للمناقشة. هنا يمكنك العودة إلى الدروس المستفادة من الملاحظات القيمة وطرق تحسين المشروع في المرة القادمة. إنها فكرة سيئة أن تتبع نفس العملية المعيبة بالضبط، مرارًا وتكرارًا، والتي لن تساعدك على النجاح على الإطلاق. إذا قمت بتحسين إدارة عملك باستمرار، يمكنك أن تقطع شوطًا طويلاً في توفير أموالك ووقتك.
كلمات أخيرة
إذا قمت بتطبيق كل هذه الخطط والتقنيات المثلى لإدارة المشاريع، فستبدأ في تحسين وبناء عملك بشكل صحيح. علاوة على ذلك، ستبدأ في تنفيذ مشاريعك بشكل كامل وبالتأكيد إلى حد كبير. بالإضافة إلى ذلك، يمكنك التأكد من أن الجميع يعملون ويتحركون على نفس المسار من البداية حتى النهاية. لا داعي للقلق بشأن كيفية إنجاز عملية ما أو من المطلوب منه القيام بماذا. في هذه المرحلة، يمكنك الاستفادة من أفضل الممارسات المذكورة أعلاه في كل جانب من جوانب عملك. أيضًا، يمكنك إعداد أفضل الممارسات الخاصة بك لدورات إدارة المشاريع وفقًا لنطاق مشروعك ومن ثم لمس آفاق النجاح. علاوة على ذلك، يمكنك تنفيذ طرق أخرى لتدوين الرسائل والاتصال بالعملاء والرد على المكالمات الهاتفية وما إلى ذلك لمساعدة جميع أعضاء الفريق في شركتك على إدراك كل شيء يحدث من وقت لآخر. وقبل كل شيء، سيساعد ذلك الجميع على البقاء في العملية وإنجاز أعمالهم بشكل صحيح لأنه الجزء الأكثر أهمية في العملية.