تعتمد جدولة الموارد، أو تخطيط المهام الضرورية والموارد اللازمة لإكمالها، بشكل أساسي على تخصيص الموارد. يتضمن تخصيص الموارد معرفة مدى توفر الموارد وجدولتها لتناسب الجدول الزمني للمشروع.
تخصيص الموارد هو عملية توزيع أفضل الموارد على المشاريع والأنشطة. لمنع الاستخدام الناقص أو المفرط للموارد، تتم إدارة عبء العمل من خلال الإدارة الفعالة للموارد. واستنادًا إلى الجداول الزمنية للمشروع والحالة الحالية لتوافر الموارد، يتيح ذلك إعادة تعيين الموظفين حسب الضرورة.
يعد الاستخدام الفعال للموارد جانبًا حاسمًا في إدارة المشروع، ويعد تخصيص الموارد أسلوبًا حاسمًا يساعدك على تحقيق أقصى استفادة من الموارد المتاحة للمشروع. وهو جزء أساسي من تخطيط الموارد ويتم تنفيذه كاستراتيجية قصيرة الأجل لتحقيق الأهداف طويلة الأجل في إدارة المشروع.
حدد أهداف المشروع ومهامه ونطاقه قبل أي شيء آخر. بمجرد تحديد نطاق المشروع، يمكنك تقدير الموارد التي ستحتاجها وعدد الموارد المطلوبة لإكمال المشروع. سيكون تحديد كيفية تقسيم الموارد أكثر بساطة من خلال نطاق مشروع أكثر تحديدًا.
يجب عليك الآن تجميع المستلزمات الخاصة بك. حدد الأشخاص المتاحين والأدوات المطلوبة والموقع الذي ستنفذ فيه مهام المشروع. بالإضافة إلى ذلك، تأكد من أن الموقع متاح.
قبل تعيين الموارد، قم أولاً بالحصول عليها. قم بإعداد قائمة باستخدام المعايير المذكورة أعلاه، وتأكد من أنها في حدود حد الإنفاق المصرح به.
ابذل بعض الجهد أثناء مرحلة التخطيط لتحديد ما إذا كان هناك أعضاء فريق محجوبون أو تبعيات مهام، ومتى يمكن أن يكون هناك أعضاء فريق محجوبون أو تبعيات مهام.
ضع خطة موارد وانتبه إلى هذه الإشارات الحمراء. خطط لاستجابتك لها بحيث تكون مستعدًا للتعامل معها عند ظهورها.
تذكر أن تراقب تطور المشروع، ولكن الأهم من ذلك أن تكون على علم بحالة مواردك. على سبيل المثال، ما هو الجدول الزمني للفريق، هل يحصل أي منهم على إجازات، ما هي مدة إيجار المعدات أو موقع المشروع، إلخ؟ هذه عوامل مهمة يجب أخذها في الاعتبار أثناء تخصيص الموارد.
عندما يتم تنفيذ مشروع ما، يمكن أن تمنعك اختناقات الموارد من استخدامها عندما تكون في أمس الحاجة إليها. علاوة على ذلك، يمنع ذلك مواردك من النفاد. حافظ على خططك من الاعتماد المفرط على مورد واحد من خلال إعداد خطة احتياطية لمنع حدوث تعقيدات في المستقبل.
راقب جدولك الزمني ومدى جودة أداء فريقك ومدى إنتاجيتهم. لتجنب التأخير، تقع على عاتقك كمدير للمشروع مسؤولية متابعة عبء العمل على فريقك. وهذا يستدعي استخدام الأدوات المناسبة لتقديم بيانات في الوقت الفعلي يتم التقاطها في صفحة واحدة ويمكنك عرضها وجدولتها مسبقًا حسب الضرورة.
لإدارة مواردك بكفاءة أكبر، استخدم برنامج إدارة المشاريع. باستخدام تطبيق عبر الإنترنت، يمكنك تغيير بيانات المشروع بسرعة. يتيح لك التقويم الذي يمكن أن يُظهر ما إذا كانت مواردك في مهمة أو خارج المهمة أو مريضة أو في إجازة مراقبة كيفية توزيعها على مدار اليوم. يمكن إعادة ترتيب الجدول الزمني بسهولة تامة لمساعدة زملائك في الفريق الذين يعملون فوق طاقتهم.
كثيرًا ما يفرط المديرون في تخصيص الموارد، مما يزيد من خطر إرهاق الفريق بدلاً من إكمال المشاريع في الموعد المحدد وفي حدود الميزانية. من غير العدل أن تضع مواردك تحت ضغط كبير لدرجة أنها تفشل. راجع خطة الموارد مرة أخرى، ثم قم بتطبيقها على توزيع موارد مشروعك.
على الرغم من أنه من الجيد أن تكون مستعدًا للمشاكل المحتملة، حاول تجنب تشويه تقدير المشروع بإضافة مبالغ زائدة عن الحد من الوقت أو الموارد إلى الخطة. فقد يؤدي ذلك إلى تقويض مدى نجاح التخطيط طويل الأجل. لا تنس المقارنة بين الاستخدام المقدر والحقيقي. فهذا يساعدك على إبقاء التعيين بشكل صحيح، وهو أمر مفيد. من أجل إجراء تقييم دقيق لتقدم المشروع، لا بد من وجود أداة.
قم بإنشاء عمليات مراجعة متكررة لتقييم مواردك، وتأكد من برنامج إدارة المشروع، وتأكد من عدم إرهاق أي شخص في الأسبوع التالي. تحدث إلى زملائك في العمل للتعرف على ما يجري في خنادق المشروع ومعرفة ما إذا كان لديهم أي مخاوف.
يجب أن يتمتع كل مورد عهدت إليه أو خصصته للمساعدة في المشروع بالخبرة والقدرات والشخصية التي تحتاجها. يمكن أن تساعدك معرفة الموارد في تنظيمهم في المشاريع المستقبلية وتعيين المهام التي يمكنهم إكمالها بشكل أكثر فعالية.
إن تخصيص الموارد يحافظ على التزام المشاريع بالجدول الزمني المحدد، ويمنع إرهاق الموارد، ويحافظ على ضمان الجودة. المزايا الرئيسية لتخصيص الموارد مذكورة أدناه.
توزيع الموارد يعزز العمل الجماعي والتواصل. تسهّل استراتيجية تخصيص الموارد إبقاء أصحاب المصلحة على اطلاع دائم بحالة الأهداف الاستراتيجية.
تكون الفرق التي لديها إمكانية الوصول إلى الموارد أكثر قدرة على إنهاء المهام في الموعد المحدد وتخصيص الموارد اللازمة لكل هدف فقط. تساعد الخطة السليمة فرق المشروع على تجنب الأخطاء الناجمة عن التبعيات غير المتوافقة.
يزيد توزيع الموارد من معنويات الفريق ومشاركة الموظفين. فهو يتيح تقسيمًا أكثر إنصافًا للمهام، مما يمنع العمل الزائد بين زملاء العمل. عندما تتحسن رفاهية أعضاء الفريق، تتحسن قدرتهم وسلطتهم على القيام بأعمال إضافية، مما قد يرفع الإنتاجية.
يمكن أن يؤدي التخصيص الفعال للموارد إلى تحقيق وفورات كبيرة في التكاليف لأنه يشجع على الكفاءة ويقلل من الهدر ويمنع الأخطاء الباهظة والنكسات والتأخيرات.
فيما يلي بعض الصعوبات التي قد يمثلها تخصيص الموارد.
في كثير من الأحيان، هناك حاجة إلى المزيد من الموارد لإنهاء مهام خطة المشروع. قد تكون بعض الموارد متاحة جزئياً فقط طوال مدة المشروع. قد تكون موارد المشروع متاحة في البداية ولكنها قد تصبح غير متاحة مع تقدم المشروع في ظروف معينة.
يمكن أن يعاني المشروع إذا كان هناك نقص في قدرات معينة. قد تكون هناك حاجة إلى توظيف أو تدريب إضافي لم يتم التخطيط له في الإطار الزمني للمشروع.
بالإضافة إلى ذلك، قد يؤدي التخصيص المفرط إلى خفض الإنتاج والفعالية. إذا تم تخصيص موارد لمهمة ما أكثر مما هو ضروري، فقد يتعرض الموظفون لخطر التحميل الزائد.
قد يفشل مديرو المشاريع في توزيع الموارد اللازمة حيثما تكون هناك حاجة إليها نتيجة لضعف الرؤية في تطوير المشروع. كما يمكن أن يجعل من الصعب على الشركة التنبؤ باحتياجات المشاريع التالية، مما يؤدي إلى تخصيص الموارد بشكل غير صحيح في المستقبل.
يمكن أن يؤدي ضعف التواصل بين أعضاء الفريق أو بين الفرق إلى عدة مشاكل. قد لا يكون العميل على دراية بجميع متطلبات المشروع نتيجة لضعف التواصل بين فرق المبيعات وفرق التسليم، مما قد يؤدي إلى عمليات تسليم لا ترقى إلى مستوى توقعات العميل.
قد لا توفر التقنيات التقليدية بيانات كافية في الوقت الحقيقي للمراقبة، مثل برامج جداول البيانات. قد يكون هناك تخصيص كلي للموارد أو فرص ضائعة مع تغير متطلبات المشروع.
فيما يلي بعض الصعوبات النموذجية التي يواجهها مديرو المشاريع، إلى جانب الحلول.
حتى مع وجود أفضل خطة لتخصيص الموارد، لا يزال زحف النطاق أمراً محتملاً. تأكد من تحديد نطاقات وأهداف المشروع بشكل جيد لمنع ذلك. تأكد من وجود نظام يمكّن الموظفين من الموافقة على التغييرات.
لقياس مدى التحسن، راقب أداء الفريق. للتقدم بسرعة أكبر، استفد من جميع مواردك. امتلاك آلية لتغيير النطاق لتمكين التكيف السريع وإعادة التوجيه.
قد لا يمكن الوصول إلى الموارد بسبب حالات غير متوقعة. في أقرب وقت ممكن، ابحث عن بديل من مجموعة الموارد الخاصة بك. إذا لم يتوفر أحد يتمتع بالمهارات المطلوبة، فقد يكون الخيار الأفضل هو توظيف موظف مستقل أو متعاقد. لتجنب هذه المشكلة، ابحث في التبعيات الوظيفية وضع خطة احتياطية.
كثيرًا ما تستخدم الشركات الصغيرة نفس الموارد عبر المشاريع، مما قد يتسبب في حدوث اختناقات. استخدم برنامج تخصيص الموارد للتنبؤ بالنواقص. راقب مسؤوليات زملائك في العمل أثناء تنقلهم بين الأقسام. هذه هي أفضل طريقة لتجنب الإرهاق والإفراط في استخدام الموارد.
منع التأخيرات غير المتوقعة هو أفضل مسار للعمل. يمكنك القيام بذلك من خلال تخصيص الوظائف على أساس المهارة. لا ترهق الطاقم بالكثير من الأولويات الإضافية. امنح الموظفين ساعات عمل مرنة. حدد مواعيد نهائية للمشروع، وقم بتقسيمها إلى مراحل، وراقب التطور. ضع خطة للتوزيع المنظم والواضح للموارد.
يتم إهمال تخصيص الموارد في بعض الأحيان من قبل مديري المشاريع. وستحدد قدرة المدير على تحديد مجموعة المهارات الفريدة لكل عضو من أعضاء الفريق والاستفادة منها وإدارة مدى فعالية توزيع الموارد، سواء كان لديك فريق مكون من شخصين أو 200 شخص. من خلال الإدارة الفعالة للموارد والأدوات المناسبة، يكون من الأسهل الحفاظ على كفاءة الفريق وإكمال المشاريع بنجاح.
يعمل تخصيص الموارد على ترتيب الموارد مسبقًا وإعطاء معلومات عن تطور فريق المشروع.
غالبًا ما تكون إدارة الموارد مسؤولية مديري المشاريع. وبناءً على مهاراتهم، يقومون بإيجاد الموارد وتخصيصها للمهام.
أفضل الممارسات للحفاظ على تخصيص الموارد وتعديلها طوال دورة حياة المشروع
About the Author
