أفضل الممارسات لإعداد وثيقة الدروس المستفادة

أفضل الممارسات لإعداد وثيقة الدروس المستفادة
ماذا تفعل عندما ينتهي المشروع أخيراً؟ تحتفل. ولكن ليس بهذه السرعة، فقد تنتهي من مشروعك إذا لم تقم بإعداد وثيقة الدروس المستفادة.
إذا كنت تحضر برنامج تدريب PMP أو تتعلم للحصول على شهادة PMP، فستفهم لماذا يعد إعداد وثيقة الدروس المستفادة أمرًا إلزاميًا.
من خلال جمع ونشر الدروس التي تعلمها الفريق أثناء إنهاء المشاريع السابقة، تستفيد شركتك ككل. يمكنك المساعدة في تقليل احتمالات ارتكاب المجموعات الأخرى لنفس الأخطاء وتقديم رؤى حول كيفية تحسين العديد من الإجراءات وسير العمل.
سنستعرض هنا بعضًا من أفضل الممارسات في إعداد وثيقة الدروس المستفادة وكيف يمكن أن تساعد الشركة في تحسين أداء مشروعها.
أفضل الممارسات ستدرس في برنامج شهادة PMP، ويجب عليك إعادة استخدام الدروس المستفادة من المشاريع السابقة لإدارة مشاريعك الحالية بشكل أفضل. ويمكنك توفير الوقت من خلال جمع الدروس أثناء تقدمك في المشروع، ويمكنك الانتهاء منها في خضم إغلاق المشروع عند اكتماله. هذه إحدى أفضل الطرق لضمان تسجيل الدروس بدقة. ضع في اعتبارك إجراء عمليات عصف ذهني منتظمة مع الفريق لاستخراج الدروس المستفادة من المشروع. يساعد ذلك في تعزيز نجاح المشاريع المستقبلية. من الأفضل عدم ترك المشروع حتى انتهاء المشروع عندما تصبح الذكريات غامضة. تأكد من تضمين التجارب الإيجابية والسلبية في وثيقة الدروس المستفادة لإضافة أعلى قيمة لمشاريع الشركة القادمة. احرص على إشراك الجميع، حتى أصحاب المصلحة المعنيين، أثناء إعداد الوثيقة، حيث تقوم بإعداد القائمة أثناء المشروع أو بعده. سيساعد ذلك في جمع كل الدروس في الوثائق. ضع في اعتبارك إجراء استبيان بعد المشروع للحصول على تعليقات على المشروع من الفريق وأصحاب المصلحة والعملاء المطلعين على إدارة المشروع. يساعد ذلك في الحصول على الدروس المستفادة ما زالت حاضرة في أذهان الناس. قم بتخزين وثيقة الدروس المستفادة في مستودع مركزي في شركتك. هذا يجعله سلسًا وسهل الوصول إليه للفرق الأخرى للوصول إليه عند الحاجة. تمتلك العديد من الشركات بوابة إلكترونية لمشاركة المستندات، مثل OneDrive أو SharePoint أو مواقع الشبكة المركزية المختلفة. يجب أرشفة مستندات الدروس المستفادة كبيانات تاريخية ودمجها في الدروس المستفادة المؤسسية. الهدف الأساسي من توثيق الدروس المستفادة هو تزويد فرق المشاريع الأخرى بالبيانات التي تزيد من فعاليتها وتخلق خبرة مكتسبة بعد الانتهاء من كل مشروع. تساعد مشاركة الدروس المستفادة مع الآخرين على تعزيز الأداء العام للشركة.
الخلاصة
إذا كنت تعمل من أجل الحصول على اعتماد إدارة المشاريع، أو تفكر في القيام بذلك، فإن لدى سبوتو برامج إدارة المشاريع، بما في ذلك دورة شهادة PMP التي تم إنشاؤها لمساعدتك على اجتياز الاختبار في محاولتك الأولى.