أسرار إدارة المشروع – الشروع في العمل كيف يمكنك “إعداد مشروعك لتحقيق النجاح”؟

يعرف مديرو المشاريع المتمرسون أن الإعداد المناسب هو المفتاح لأي مشروع ناجح.

إنهم يدركون أنه يجب إكمال الخطوات الأولية المهمة من أجل إعطاء مشاريعهم أفضل أساس للبناء عليها ، وهو أمر أساسي في مجموعة pmp-Practiceers ، http://shorturl.at/eilK0 ، لتكون قادرًا على بدء مشروعك وتعبئته على نحو فعال.

يعد إعداد المشاريع لتحقيق النجاح من وجهة نظر العميل / راعي المشروع / أصحاب المصلحة جزءًا مهمًا من دور مدير المشروع. جميع مديري المشاريع على دراية بالعمليات القياسية داخل PMBoK أو PRINCE 2 ، بدء / بدء مشروع:

يجمع بدء المشروع بين الوثائق الأساسية والتأسيسية لتحديد:

• المشروع نفسه
• حاجة العمل للمشروع ، وكيف يتماشى مع “مهمة المنظمة ورؤيتها”
• رعاية المشروع
• حوكمة المشروع الجارية.

يضمن بدء المشروع ، من خلال تنفيذ العديد من الخطوات الحاسمة ، بدء مشروع ناجح ويمنحك أساسًا راسخًا لتحقيق أهداف مشروعك. عدم تنفيذ هذه الخطوات الحاسمة يضمن فعليًا فشل المشروع. لذا ، ابدأ بقوة لتنتهي بقوة….

أسرار النجاح
1 ، افهم القيمة التي يجلبها مشروعك:

ربما تكون قد شاركت أو لم تشارك في صياغة دراسة الجدوى للمشروع ولكن احصل على نسخة ومراجعة:

• ما هي الفوائد المتوقعة لمشروعك (ضع في اعتبارك كيف سيتم قياسها)
• كيف يتوافق مشروعك مع إستراتيجية المنظمة ، هل يتناسب مع الخطة الإستراتيجية؟
• فهم العوائد المتوقعة على الاستثمار والفوائد المنشودة والتقديرات المالية الأولية.

أثناء البدء ، يجب أن تسعى إلى فهم ما هي توقعات راعي المشروع وأصحاب المصلحة الرئيسيين؟ هل تتناسب مع حالة الأعمال؟ إذا لم يكن كذلك ، فلماذا لا وحل أي خلافات مقدمًا.

راجع وثائق حالة العمل الخاصة بـ PMP: https://pmp-practitioners.com/product/business-case/

في PMI ، قد لا يقوم مدير المشروع بإعداد دراسة حالة العمل ولكن بدون فهم عميق لها ، فإنك “تطير في الظلام”.

قد يكون راعي المشروع مسؤولاً عن تقديم الفوائد ولكن لديك أنت وفريق المشروع دور كبير لتلعبه.

قم بإعداد ميثاق المشروع أو تفويض المشروع / وثيقة بدء المشروع (PID)

راجع وثائق بدء PMP: https://pmp-practitioners.com/product-category/initiating_phase/

مهما كانت الطريقة التي تستخدمها مؤسستك لبدء مشروع – في بعض الأحيان تكون رسمية للغاية ، وأحيانًا لا تكون كذلك. حتى عندما تكون مؤسستك غير رسمية ، فمن المستحسن أن تقوم بإنشاء هذه الوثائق ، وسوف تشكل نقطة مرجعية واضحة في جميع أنحاء المشروع.

هل ستشرع في عبور أمريكا بدون خريطة ، مع العلم بالبداية والنهاية؟

هاتان طريقتان رسميتان لبدء المشروع وتوثيق الموافقة على المشروع والترخيص.

ميثاق المشروع – يوصي PMBOK من PMI باستخدام ميثاق المشروع كوثيقة بدء المشروع. ميثاق المشروع ، كما هو محدد في PMBOK® هو:

“مستند صادر عن بادئ المشروع أو الراعي الذي يصرح رسميًا بوجود المشروع ، ويمنح مدير المشروع السلطة لتطبيق الموارد التنظيمية على أنشطة المشروع.” – دليل الهيئة المعرفية لإدارة المشاريع (دليل PMBOK) الإصدار الخامس

“بادئ المشروع” أو راعي المشروع خارج منظمة المشروع وعلى مستوى يمكنه من تمويل المشروع (صاحب أسرار دراسة الجدوى التي فهمتها الآن).

يربط تطوير مدير المشروع لميثاق المشروع وإصداره من قبل راعي المشروع المشروع بالعمل الجاري للمنظمة ومكاسب القبول.

ميثاق المشروع أو وثائق PID:

احتياجات العمل (بمستوى أعلى من متطلبات العمل التفصيلية)
تبرير المشروع (الذي قد يشير إلى مستندات أخرى ، مثل دراسة الجدوى أو دراسة الجدوى أو تحليل احتياجات العمل الأخرى)
الفهم الحالي لمتطلبات العميل ، المنتج القابل للتسليم أو العمل الذي يهدف إلى تلبية متطلبات العميل
وفقًا لدليل PMBOK® ، يجب أن يتضمن محتوى ميثاق المشروع ، إما داخل المستند أو كمرجع إلى مستندات أخرى ، ما يلي:
احتياجات العمل أو وصف المشروع عالي المستوى أو متطلبات المنتج التي هي محور المشروع
احتياجات أو توقعات محددة للعملاء وأصحاب المصلحة الآخرين في المشروع (البدء في تطوير النطاق)
الغرض من المشروع أو المبرر
مدير المشروع المعين ومستوى السلطة
ملخص الجدول الزمني
تأثيرات أصحاب المصلحة
المنظمات الوظيفية المشاركة ومشاركتها
الافتراضات والقيود التنظيمية والبيئية والخارجية
دراسة الجدوى التي تبرر المشروع ، بما في ذلك العائد على الاستثمار (ROI) وملخص الميزانية الأولي.

وثيقة التفويض أو بدء المشروع (PID) – يصف دليل PRINCE2® استخدام وثيقة تفويض المشروع كوثيقة بدء المشروع. يحدد PRINCE2® ما يجب أن يكون في تفويض المشروع ، ولكنه ليس صارمًا بشأن كل المحتوى. يسمح PRINCE2® لـ “بدء عملية المشروع (SU)” لفرز المعلومات الأولية المطلوبة والوصول إلى الحد الأدنى من التنظيم والفهم قبل بدء المشروع.

تفويض المشروع هو في الأساس تعليمات من إدارة الشركة أو إدارة البرنامج للبدء في استخدام منهجية PRINCE2® ، في شكل مشروع ، لتحقيق أهداف العمل المرغوبة. على الرغم من أن محتوى وتعقيد تفويض المشروع يعتمد على احتياجات المشروع ؛ قد تشمل الموضوعات:

السلطة المسؤولة
خلفية المشروع أو الغرض منه
أهداف المشروع (تأكد من أنها ذكية: محددة ، وقابلة للقياس ، ويمكن تحقيقها ، وموجهة للنتائج ، وفي الوقت المناسب ، وتتعلق مرة أخرى برؤية المنظمة الاستراتيجية وحالة العمل)
النطاق (وصف أو مخطط تفصيلي ، ولكن تأكد من أنه واضح)
القيود (التقط من جميع اجتماعاتك الأولية وقم بتعبئة المخاطر والافتراضات والقضايا ،
سجل التبعية والقرارات {سجل RAIDD}
توقعات الجودة
مخطط حالة العمل (والوصف)
الوثائق المرجعية أو مصادر المعلومات
بيان المدير التنفيذي للمشروع (أو راعي المشروع ، في شروط PMBOK®) والتوصية لمدير المشروع
من هم العملاء
من هم المستخدمون
أصحاب المصلحة الآخرين.
كحد أدنى ، يجب أن تتوفر معلومات كافية لتحديد المسؤول التنفيذي للمشروع (الراعي) وموضوع المشروع (وصف النطاق).

نصيحة: لا يهم حقًا المنهجية أو إطار العمل أو العملية التي تستخدمها ، فأنت تحتاج فقط إلى أساس مشترك وفهم لإدارته!

راجع وثائق بدء PMP: https://pmp-practitioners.com/product-category/initiating_phase/

تستخدم معظم منهجيات إدارة المشاريع الأخرى (أو شبه المنهجيات) ، مثل RUP و TenStep و IPMA “IPMA” (IPMA ، الإصدار 3 ، 2006) ، وغيرها ، شكلاً من أشكال دراسة الجدوى و / أو وثيقة ميثاق المشروع للبدء مشروع.

3 ، هيكل بدء المشروع والحوكمة

الاختلافات الرئيسية بين الطرق المختلفة في:

“من” يحضر وثائق البدء؟
“متى” يتم إعداد الوثيقة (الوثائق) في عملية بدء المشروع ؛ و
“ما هي” هيئة الحوكمة أو الشخص الذي يوافق على وثيقة بدء المشروع؟
الشيء المهم هو أن الوثيقة ستحدد هيكل المشروع وحوكمته (اللجنة التوجيهية / مجلس إدارة المشروع) وأصحاب المصلحة الرئيسيين (ابدأ في تطوير سجل أصحاب المصلحة في المشروع من اليوم الأول في المشروع).

راجع سجل وتحليل أصحاب المصلحة في PMP: https://pmp-practitioners.com/product/stakeholder-register-and-analysis/

الشيء المهم في الحوكمة هو جعلها تعمل من أجلك أنت والبرنامج ، وليس العكس ، على سبيل المثال

المالكين / الرعاة يمتلكون البرنامج وهم مسؤولون في النهاية
حمل أصحاب المصلحة / المستخدمين على تحمل المسؤولية عن الفوائد
التأكد من أن اللجنة التوجيهية تمثل البرنامج وتخدمه وتلتزم بالموارد.
تتمثل إحدى نقاط القوة في PRINCE2® في إنشاء مجلس إدارة مشروع مسؤول لتوفير الإشراف والدعم – لامتلاك المشروع والتأكد من اكتماله بنجاح. مجلس إدارة المشروع مسؤول عن جميع أنشطة بدء المشروع. عادة ، سيتم الموافقة على المشروع مبدئيًا من قبل الإدارة العليا – أحد كبار المسؤولين التنفيذيين في المنظمة الراعية.

ثم يقوم راعي المشروع بإعداد وثيقة ميثاق المشروع بتفاصيل كافية لتقديمها إلى الإدارة العليا ، والحصول على الإذن بالمضي قدمًا ، والحصول على الالتزام بالتمويل والموارد. هذه الموافقة والتفويض والالتزام بالتمويل يبدأ المشروع ويؤدي إلى اختيار / تعيين مدير المشروع.

يحدد تخطيط مدير المشروع الموارد والمهارات المطلوبة. من خلال العمل تحت سلطة راعي المشروع ، يتواصل رئيس الوزراء من خلال المنظمة للحصول على الموارد المطلوبة. خلال مرحلة البدء هذه ، سينتج مدير المشروع أيضًا نطاقًا أوليًا للمشروع ، والذي عند الموافقة سيبدأ مرحلة تخطيط المشروع. ميثاق المشروع المعتمد والنطاق الأولي للمشروع هما المدخلان الأوليان لبدء مرحلة التخطيط.

وفقًا لـ PMBOK® ، فإن راعي المشروع هو كيان الحوكمة الأساسي خلال مرحلة بدء المشروع. يصف PMBOK® أيضًا التفاعلات مع الإدارة العليا للموافقات ، وتراخيص الموارد ، وموافقات التمويل / الميزانية. ومع ذلك ، ينص دليل PMBOK® على وجه التحديد على أن “الموافقة على [ميثاق المشروع] وتمويله يتم التعامل معها خارج حدود المشروع.”

فقط من هذه الأوصاف الموجزة ، يجب أن ترى الفرق في هيكل الحوكمة بين PRINCE2® و PMBOK®. إذا كنت تبدأ مشروعًا ، فستحتاج إلى هيكل إداري قوي ودعم.

نوصيك بالحصول على تفويض لمجلس إدارة المشروع / اللجنة التوجيهية / أصحاب المصلحة لميثاق المشروع أو تفويض المشروع / وثيقة بدء المشروع (PID). إنها تحصل على دعم وتؤسس قاعدة لدعمهم وأنت تمضي قدمًا.

4 ، تعرف على أصحاب المصلحة الخاص بك

إشراك واستشارة أصحاب المصلحة في وقت مبكر ، وخاصة المالك / الراعي وأصحاب المصلحة المسؤولين عن الموارد والفوائد. ابدأ في فهم دوافعهم واحتياجاتهم وفهم كيف يمكنهم مساعدتك في تحقيق أهداف مشروعك وأهدافه. ابحث عن المكاسب المربحة ، خاصة “الفاكهة المتدلية” والمكاسب السريعة والتركيز على المؤثرين الرئيسيين – لكن لا تتجاهل الآخرين.

5: البحث

البحث هو السر النهائي لنجاح إدارة المشاريع. قم بواجبك المنزلى.

عوامل المؤسسة البيئية (EEF) – تؤثر على المنظمة والمشروع ونتائجه.

يجب على كل منظمة أن تعيش وتعمل داخل EEF. يمكن أن يكون عامل بيئة المؤسسة داخليًا أو خارجيًا:

فيما يلي أمثلة على العوامل البيئية الخارجية للمؤسسة:

التنظيم الحكومي
ظروف السوق
بنية تحتية
الظروف السياسية الخارجية.
وفيما يلي بعض الأمثلة على العوامل البيئية الداخلية للمؤسسة:

الثقافة التنظيمية
نوع الهيكل التنظيمي
الظروف السياسية الداخلية
الموارد المتاحة.