لكي تكون مدير مشروع ناجحًا ، يجب أن تكون متواصلاً رائعًا! التواصل في إدارة المشاريع هو مهارة لا يتم إتقانها أبدًا ، ويمكن دائمًا تحسينها ، ويمكنك دائمًا معرفة المزيد وهو مفتاح في تجربة ممارسي pmp أن تكون قادرًا على بدء مشروعك وتعبئته بشكل فعال.
لا يقتصر التواصل على التحدث إلى الأشخاص والاستماع إليهم ، بل يتعلق بفهم الرسالة الكاملة وهل تم / كيف تم تلقيها.
سيقضي مدير المشروع 80٪ من وقته في إدارة الاتصالات مع فريقه وأصحاب المصلحة. الاتصالات الجيدة أمر محوري لنجاح المشروع. يمكن لجميع مديري المشروع متابعة عمليات اتصالات إدارة المشروع:
بصفتك مدير مشروع ، فأنت أكثر اهتمامًا بأنواع الاتصال الرئيسية التي يجب أن تستخدمها في تحديد المشاريع وتنفيذها خاصةً عندما ندخل المزيد والمزيد من المشاريع ذات الموارد العالمية. سنتطرق أيضًا إلى بعض التقنيات والأدوات المستخدمة بشكل شائع للمساعدة في التواصل الفعال لإدارة المشروع.
يتكون فريق المشروع وأصحاب المصلحة بشكل عام من مجموعة متنوعة من الأشخاص. عادة ما يتم دفع فرق المشروع معًا لتقديم فائدة مخصصة وفريدة من نوعها لمنظمة ما ، شيء جديد ومختلف عن الأنشطة اليومية التي يتم القيام بها.
يعد التنوع داخل فريق المشروع أمرًا إيجابيًا ، فقد يكون ثقافيًا وجغرافيًا وتنظيميًا ووظيفيًا ومرتبطًا بالعمر ومستوى التعليم وما إلى ذلك. سيكون التواصل ضمن هذه المجموعات المتنوعة تحديًا في أفضل الأوقات.
لا عجب أن يقال أن الاتصالات تستغرق 80٪ من وقت وجهد مديري المشروع. إذن ما هي أسرار نجاح إدارة المشاريع في الاتصالات؟
أسرار النجاح
توصيل الرؤية كقائد:
مديرو المشاريع الناجحون هم قادة مشروع استثنائيون حقًا. القادة الجيدون هم أكثر من مجرد مدراء أو رئيس. نجاح المشروع وقائده هو نتيجة مباشرة لأداء الفريق وفعالية تواصل إدارة المشروع عبر الفريق بأكمله.
لكي يسير الفريق في الاتجاه المطلوب ، يحتاج الفريق إلى فهم أهدافه وكيف يمكن للفريق تقديم الفوائد المتوقعة من المشروع. لتحقيق ذلك ، يجب على مدير المشروع أن يجد بوضوح رؤية النتيجة النهائية ويصف الطريق لتحقيق الرؤية. لا يتم تحقيقه بواسطة PowerPoint ، بل يتم تحقيقه عن طريق الشغف.
تعني “الرؤية” القدرة على رؤية شيء ما – وهذا بالضبط ما يجب أن يحققه مدير المشروع في توصيل الرؤية والأهداف. يجب أن يكون الفريق والراعي قادرين على تصور النتيجة النهائية وسيقومان ببيع النتيجة لك.
الاتصال يعني التواجد وإظهار الفهم:
التواصل الجيد والقيادة يسيران جنبًا إلى جنب. التواصل لا يقتصر فقط على إخبار الفريق بما تريده وما تحتاجه من أصحاب المصلحة – بل هو أعمق من ذلك بكثير.
يتعلق الاتصال الناجح لإدارة المشروع بالتواجد من أجل الجميع ، والتواصل مع التحديات الحقيقية للمشروع ، وفهم المشكلات الحقيقية داخل الفريق الذي يجب عليه تسليم المشروع بالإضافة إلى فهم قضايا الرعاة وأصحاب المصلحة ، التي تقدمها ل.
أن تكون حاضرًا ومرئيًا ومتفاعلًا مع الجميع أمر مهم في كل من الأوقات الجيدة والأوقات الصعبة. كن دائمًا حول الفريق حتى عندما تسير الأمور على ما يرام ، سيكونون هناك لدعمك “في وقت الحاجة”.
لا يقتصر الاتصال على التحدث إلى الأشخاص والاستماع إليهم فحسب ، بل يتعلق بفهم الرسالة الكاملة.
التواصل لغة وشغف:
ما هي اللغة التي يجب استخدامها ، وكيفية نقل الرسالة فيما يتعلق بالنبرة والشعور ولغة الجسد. كن شغوفًا برسالتك ، فأنت ومشروعك تعتمدان عليها.
لغة الجسد هي المفتاح في كثير من الأحيان الكلمات المنطوقة تتعارض تمامًا مع لغة الجسد المعتمدة لإيصالها. ينتج عن هذا رسالة مشوشة وسوء فهم للقضايا. تأكد دائمًا من أن كلامك ولغة جسدك إيجابية للفوز بالدعم الكامل الذي تحتاجه.
يمكنك استخدام قوة العاطفة وأهمية “المشاعر” لتعزيز مستويات الفهم. إذا كان الأشخاص الذين تتواصل معهم يمكنهم أيضًا تخيل شعورهم ، بعد أن حققوا الفوائد والأهداف ، فهذه أشياء قوية حقًا.
تخيل أن تكون قادرًا على الرؤية لأول مرة ، وتحمل طفلك أو حدثًا رائعًا آخر في حياتك. تحدث الآن بشغف.
الاتصال هو نموذج يحتذى به على كل المستويات:
جزء كبير من هذه القيادة هو أن تكون حاضرًا ولكن يجب أن تكون مستعدًا للتواصل مع الجميع على مستوى كل منهم ، بينما تستمع بوعي إلى التعليقات.
لكي تكون فعالاً ، يجب أن تكون قادرًا على التواصل مع مديري مجلس الإدارة الرئيسيين ومسؤول النظام. أحدهما ليس أفضل من الآخر ، أو لا يتطلب احترامًا أكثر من الآخر ، فكلاهما يتمتعان بنفس المهارات في مجالاتهما ، وكلاهما لهما نفس القدر من الأهمية لنجاح تسليم المشروع.
يعتمد التواصل الناجح لإدارة المشروع على القدرة على مناقشة التحديات الاقتصادية الحالية التي تواجه الراعي من ناحية ، مع القدرة أيضًا على مناقشة نتائج كرة القدم في الأمسية السابقة ، من ناحية أخرى.
لذلك لا يمكن لمدير المشروع الناجح إلا زيادة فعالية التواصل داخل الفريق من خلال الاستعداد للقيادة بالقدوة.
التواصل بسيط:
نقترح تعظيم استخدام المخططات والرسوم البيانية والجداول وتقليل كمية النثر المكتوب المعتمد.
الصورة تساوي ألف كلمة “هي مقولة مشهورة ولا تقل صحتها عند التواصل ضمن مشروع ما. ساعد الجمهور على تصور النقطة.
من خلال الاتصال بتقدم المشروع ، يتعلق استخدام القيمة المكتسبة أو منحنيات التقدم المكتسبة بأوضح تمثيل لكيفية تقدم مناطق معينة من المشروع فيما يتعلق بخطة المشروع. إنها رائعة لقيادة المناقشة حول القضايا ذات الصلة.
عادةً ما يفسح الجانب المالي للمشروع نفسه لاستخدام البيانات المجدولة للإبلاغ عن الحالة المالية ، على الرغم من أن جداول التقارير يجب أن تحتوي فقط على المعلومات اللازمة للإبلاغ عن المشكلات الحقيقية ، وتجنب توفير رزم من البيانات في التقارير المرحلية لمجرد أنها متاحة.
يتم تقديم اتصالات إدارة المشروع الفعالة والفعالة من خلال النظر أولاً في احتياجات الجمهور الذي تنوي التواصل معه ، ووضع نفسك في مكانه وتوقع ما يحتاجون إلى فهمه ، ثم تقديم هذا الفهم فقط.
تأكد من فهمك لتوقعات الجمهور المقصود مسبقًا من خلال استشارة أحد الممثلين أولاً ثم تحقق بعد ذلك مما إذا كنت قد حققت توقعاتهم (خطط ، نفذ ، تحقق ، تصرف).
ضع في اعتبارك أيضًا تقييد إعداد تقارير مشروعك على ممارسة الإبلاغ عن طريق الاستثناء ، فأنت تجبر نفسك والجمهور الذي تتواصل معه على التركيز فقط على تلك القضايا التي تقف وراء خطة المشروع أو تسبقها. هذه هي مجالات المشروع حيث هناك حاجة إلى جهود إدارة المشروع والدعم من أجل توجيه المشروع إلى مساره المقصود.
طرق الاتصال:
نظرًا للتنوع الجغرافي والتنظيمي داخل فرق المشروع النموذجية اليوم ، يجب على مديري المشاريع الناجحين أيضًا التفكير في كيفية تواصل الفريق بشكل أفضل ، ووضع أدوات لتسهيل الاتصال الفعال والمتكرر.
يوجد اليوم ثروة من الأدوات القائمة على التكنولوجيا المتاحة لتسهيل الاتصال الفعال ، أينما كان الأفراد.
يجب وضع استراتيجية اتصال في مراحل تخطيط المشروع ، لذا فإن المفتاح هو تأثيرها على نجاح المشروع. يمكنك اعتبار طرق الاتصال إما نشطة ، على سبيل المثال وجها لوجه أو سلبي ، على سبيل المثال تدوين صوتي.
نظرًا لتعدد الخيارات المتاحة لك كمدير مشروع ، من المهم اختيار الأساليب التي ستضيف قيمة ، بدلاً من أن تكون أداة رائعة للقيام بها ، اجعلها بسيطة.
تأكد دائمًا من مزج طرق الاتصال النشطة والسلبية لتكمل بعضها البعض ، ويجب اعتبار ذلك جزءًا من استراتيجية الاتصال الشاملة لإدارة المشروع.
