أساسيات نجاح مكتب إدارة المشاريع – قائمة مرجعية لإعداد مكتب إدارة المشاريع

أساسيات نجاح مكتب إدارة المشاريع – قائمة مراجعة لإعداد مكتب إدارة المشاريع
ما هي أساسيات مكتب إدارة المشاريع (PMO) لمكتب إدارة المشاريع (PMO)؟ ما هي؟ كيف يمكنك الحصول على دعم الإدارة العليا مع زيادة قبول مكتب إدارة المشاريع؟ ما هي العناصر الرئيسية التي ستضمن نجاح مكتب إدارة المشاريع، في النهاية؟ ستساعدك هذه المقالة إذا كنت تبحث عن حلول لهذه المشاكل.
ستحدد واجبات مكتب إدارة المشاريع الخاص بك وموارده مدى فعاليته ومعدل نجاحه. يجب أن يكون كلاهما مصممًا خصيصًا لأعمالك ومستوى نضج إدارة المشروع لديك.
والخبر السار هو أن هناك عددًا من معايير النجاح الحاسمة التي يجب أن تكون على دراية بها وتضعها في اعتبارك على الرغم من كل التناقضات. يتم تقديم عناصر النجاح هذه في شكل قائمة مرجعية في هذه المقالة. لديك مكافأة في انتظارك في ختام هذه المقالة: نظرة على نتائج استبيان مكتب إدارة المشاريع لعام 2022. (فصل واجبات مكتب إدارة المشاريع). لنبدأ بقائمة عناصر النجاح الآن. احصل على دعم الإدارة العليا اختر المنصب المناسب داخل المنظمة حدد المسؤوليات والمؤهلات بوضوح اختر فقط موظفي مكتب إدارة المشاريع المؤهلين تحقيق نجاحات سريعة توثيق التقدم بانتظام تشجيع الانفتاح داخل الشركة التأكد من وجود تواصل بين جميع الأطراف الحصول على ثقة مديري المشاريع تجنب البدء بمسؤوليات كثيرة جدًا
1. الحصول على دعم الإدارة العليا
المروّج ضروري لكل مكتب إدارة مشروع. لا يمكن أن يكون ترتيب مكتب إدارة المشاريع الخاص بك موجهًا نحو تحقيق الأهداف إلا بدعم الإدارة ودعم إدارة التغيير. يعتمد نجاح شراكتك مع الإدارة العليا على ثلاثة عوامل. يجب عليهم الاعتراف بالمشروع بشكل كامل. أن يقتنعوا بمزاياه. الترويج للترتيب بقوة.
مع هذا النوع من الدعم، ستكون قادرًا على تحمل الظروف الصعبة، حتى في الظروف الصعبة.
هدف مكتب إدارة المشاريع وفائدته: الدعم من الإدارة العليا يجعل الإعداد أسهل.
2. تحديد المنصب المناسب داخل المنظمة
إن مدى رضا أصحاب المصلحة بصفتهم عملاء سيحدد مدى نجاحه. وهذا يعني أنه يجب عليك تضمين أصحاب المصلحة وتوقعاتهم منذ البداية. لن تتمكن من تحديد الأهداف المناسبة حتى ذلك الوقت.
يتم تحديد دور مكتب إدارة المشاريع داخل الشركة من خلال هذه الأهداف والقدرات التي تتطلبها. يجب أن يكون الدور الذي يمكّن مكتب إدارة المشاريع من تنفيذ هذه الأهداف. ويعني ذلك أن مكتب إدارة المشاريع يجب أن يكون موقعه قريبًا من رئيس القسم إذا كان مكلفًا بمسؤولية تشغيلية فقط. أما إذا كان مكلفًا بمهام استراتيجية، فيجب أن يعمل كإدارة تنفيذية تابعة للإدارة العليا.
هدف مكتب إدارة المشاريع وفائدته: إن التنسيب المناسب داخل الهيكل التنظيمي يعطي المنظور المناسب الوزن المناسب.
3. تحديد المسؤوليات والمؤهلات بوضوح
كثيرًا ما يعطي أصحاب المصلحة مكتب إدارة المشاريع الكثير من المهام لمكتب إدارة المشاريع. فكيف يمكنك الوصول إلى عبء أكثر معقولية؟ قم بإنشاء تفويض محدد ومفيد بعد التشاور مع جميع الأطراف المعنية. ونتيجة لذلك تكون عمليات مكتب إدارة المشاريع عملية. لا يمكن لمكاتب إدارة المشاريع ولا تحاول إرضاء الجميع. لديهم مهمة محددة تمامًا.
وبصرف النظر عن أهداف مكتب إدارة المشاريع وواجباته، من المهم تحديد ما لا يشمله اختصاص مكتب إدارة المشاريع. يتم خلق الوضوح، ويتم تحديد اختصاصات مكتب إدارة المشاريع والوحدات التنظيمية الأخرى. لكن توقف عن إصدار أحكام متسرعة حول العمل مع مديري المشاريع. وهذا لا يشير إلى أن مكتب إدارة المشاريع سيتولى مهام إضافية تتجاوز تلك المتعلقة بالمساعدة المقدمة.
هدف مكتب إدارة المشاريع وفائدته: الأهداف والاختصاصات التي يتم تحديدها بوضوح تزيل سوء الفهم.
4. اختيار موظفي مكتب إدارة المشاريع المؤهلين فقط
إن تدريب وتشجيع أعضاء فريق مكتب إدارة المشاريع أمر بالغ الأهمية. فعلى سبيل المثال، يجب أن يتحلى فريق مكتب إدارة المشاريع بسلوك خدمي محدد. ومع ذلك، يجب أن يكون أعضاء مكتب إدارة المشاريع قادرين أيضًا على رفض الطلبات. يجب تعيين أحد كبار الموظفين لشغل منصب مدير مكتب إدارة المشاريع. يجب أن يتمتع هذا الشخص بسنوات من الخبرة في إدارة المشاريع بالإضافة إلى قدرات تنظيمية قوية.
بالإضافة إلى ذلك، يُنصح باختيار الأشخاص الذين يتمتعون بمهارات اجتماعية ممتازة لشغل الوظائف المسؤولة. يجب أن يكونوا قادرين على التفاعل على قدم المساواة مع كبار مديري المشاريع وقادة الفرق والأعضاء الآخرين في المنظمة.
هدف مكتب إدارة المشاريع وفائدته: لن يتم منح القبول المطلوب إلا لمن هم مؤهلون للوظيفة.
5. تحقيق نجاحات سريعة
كثيرًا ما يكون إنشاء مكتب إدارة المشاريع مسألة سياسية مثيرة للجدل. وبالتالي يجب عليك الإبلاغ عن التحسينات. سيكون من المفيد أن يتمكن مكتب إدارة المشاريع الخاص بك من تحقيق انتصارات سريعة على مستوى صغير السن. إن حقيقة أن هناك من يعالج أخيرًا المشاكل التي لم تتم معالجتها لفترة طويلة ستسعد أصحاب المصلحة. سيكون أصحاب المصلحة متفهمين لمكتب إدارة المشاريع. قائمة مشاريع شاملة تتضمن أيضًا: أولويات مهمة محدثة (من الناحية المثالية) وهذا من شأنه أن يوضح لجميع الأطراف المعنية ما يجري العمل عليه.
هدف مكتب إدارة المشاريع وفائدته: ستؤدي الإنجازات السريعة والقليلة إلى تعزيز القبول وبناء الثقة.
6. التوثيق المنتظم للتقدم المحرز
يجب عليك فحص إجراءات إدارة المشروع الحالية في شركتك بعناية منذ البداية. كما يجب عليك تقييم الأدوات والتقنيات المستخدمة للتأكد من فعاليتها وكفاءتها. ومن العوامل المهمة في هذا الصدد، من بين عوامل أخرى، نوع المؤسسة (خط / مصفوفة) وتدريب مدير المشروع أو مجال العمل. هذه تمكنك من التأكد من مستوى النضج الأولي لإدارة المشروع في الشركة. يجب تسجيل هذا النضج. ما تقوم بتسجيله سيمكنك من إظهار مدى التحسن الذي حققته. وسيعطيك مبررات حاسمة لإقناع أصحاب المصلحة خلال الظروف الصعبة.
هدف مكتب إدارة المشاريع وفائدته: من خلال عرض التقدم الذي تحرزه بانتظام، فإنك تثبت القيمة المضافة لمكتب إدارة المشاريع.
7. تشجيع الانفتاح داخل الشركة
يتأثر نجاح مكتب إدارة المشاريع الجديد بشكل كبير بثقافة الشركة. وتتمثل مسؤولية مكتب إدارة المشاريع في تعزيز الشفافية بقوة في بيئة المشروع. وتعتبر الشفافية عاملاً آخر يمكن استخدامه لقياس أداء مكتب إدارة المشاريع. ما مدى الشفافية التي يمارسها الجميع في المنظمة حقًا؟ إن تعزيز الانفتاح واسع الانتشار، ولكن بالنسبة للآخرين فقط.
سيكون عليك أن تكافح من أجل الشفافية، على الأقل جزئيًا. ستكتشف أن عدداً قليلاً جداً من الأشخاص متحمسون للفت الانتباه إلى العيوب داخل دائرة نفوذهم. من المؤكد أنك ستواجه مقاومة، خاصة عندما يتعلق الأمر بإدارة الموارد.
هدف مكتب إدارة المشاريع وفائدته: سيكشف الانفتاح الأكبر عن العيوب.
8. التأكد من وجود تواصل بين جميع الأطراف
إن تعزيز فعالية إدارة المشروع في الشركة هو أحد الواجبات الأساسية لمكتب إدارة المشاريع. ويمكنك تحقيق ذلك من خلال التخطيط السليم للاجتماعات المنتظمة. احرص على إخطار المجموعة المناسبة مسبقاً بأي خيارات يجب اتخاذها.
بعد الاجتماع، عليك التأكد من أن الجميع قد سمع بالقرارات التي اتخذتها. يجب أن يتم إبلاغ جميع المعنيين بالقرار بأسرع وقت ممكن، بالإضافة إلى كيفية تأثيره على عملهم. بالإضافة إلى ذلك، فإن إحدى أهم مسؤوليات مكتب إدارة المشاريع هي الانخراط في الترويج الذاتي الذكي، أو “افعل الخير وتحدث عنه.
هدف مكتب إدارة المشاريع وفائدته: يؤدي التواصل الفعال إلى فهم مشترك واستراتيجية مفهومة.
9. الحصول على ثقة مديري المشروع
من المرجح أن يكون لدى مديري المشروع في البداية بعض الشكوك تجاه مكتب إدارة المشاريع. حيث يشعرون بالقلق من وجود منظمة إشراف جديدة. فهم يعتقدون أن مكتب إدارة المشاريع سيشتت انتباههم بأعمال إدارية إضافية ويصرفهم عن الإدارة العملية للمشروع.
لذلك، من الأهمية بمكان أن يبني مكتب إدارة المشاريع الثقة ويقدم نفسه كداعم. وسرعان ما سيتضح أمر واحد. في الواقع، يعمل مكتب إدارة المشاريع على زيادة الوقت الذي قد يخصصه أصحاب المصلحة لمهامهم التشغيلية من خلال المسؤوليات الإدارية التي يمكن تحسينها أو حتى توليها. أصبح لدى مديري المشاريع الآن نقطة اتصال واحدة للمساعدة في جميع الأدوات والتدريب والمسائل المتعلقة بمكتب إدارة المشاريع.
هدف مكتب إدارة المشاريع وفائدته: سيعزز الدعم الصحيح القبول والثقة في جميع المناصب المعنية.
10. تجنب البدء بمسؤوليات كثيرة جدًا
أخيرًا وليس آخرًا، تأكد من أن موظفي مكتب إدارة المشاريع الجدد يمكنهم القيام بعملهم بشكل موثوق. لذلك، تجنب تولي الكثير من المهام في وقت واحد. سيكون من الأسهل تلبية توقعات أصحاب المصلحة، الأمر الذي سيعزز قبولهم. يجب أن تتكيف المنظمة في الوقت نفسه مع التغييرات. يجب أن تكون جميع مهام إعداد مكتب إدارة المشاريع مصحوبة بإدارة التغيير.
اتخاذ خطوات صغيرة قابلة للإدارة وناجحة وموجهة نحو الهدف في الاتجاه الصحيح. تجنب تولي الكثير من المهام في وقت واحد. في النهاية، فإن مكتب إدارة المشاريع الفعال بمرور الوقت هو فقط مكتب إدارة المشاريع الذي يكون فعالاً مع مرور الوقت سيؤدي إلى النجاح المنشود.
هدف مكتب إدارة المشاريع وفائدته: سوف يساعدك على قبول الالتزامات المتزايدة باطراد.
دراسة الأفضل أداءً
يجب أن تكون على دراية بالنتائج المهمة التي توصل إليها استبيان مكتب إدارة المشاريع لعام 2022 أثناء اختيار استراتيجيتك الخاصة. قامت شركة TPG بحساب التخصيص المتوقع لمهام مكتب إدارة المشاريع لـ 330 مؤسسة تستخدم مكتب إدارة المشاريع في سنة الاستبيان. طلبنا بعد ذلك من المشاركين إدراج توزيع المسؤوليات التي يرغبون في رؤيتها في المستقبل.
وأبدى المشاركون رغبتهم في بذل جهد أقل في الأساليب والإجراءات والأدوات، بالإضافة إلى تنفيذ المشاريع، على جميع مستويات الأداء. إن التوسع في التعليم، والتدريب، والتدريب، والتدريب، والمساعدة الاستراتيجية هي المجالات التي يعطيها أصحاب الأداء العالي الفعال الأولوية القصوى. هل يمكن أن يكون هذا مؤشرًا رئيسيًا لأولويات مكتب إدارة المشاريع لديك؟ خذ هذه الأفكار بعين الاعتبار عند إنشاء مكتب إدارة المشاريع الخاص بك أو تحسينه.
الخلاصة
يمكنك الاستعداد لإنشاء مكتب إدارة المشاريع الخاص بك بمساعدة قائمة المراجعة هذه. من خلال وضع بعض الاقتراحات المذكورة أعلاه موضع التنفيذ، يمكن أن تساعدك القائمة المرجعية أيضًا في رفع درجة نضج إدارة المشاريع لديك في مجال أو أكثر. تم تطوير خط الأساس لمكتب إدارة المشاريع باستخدام البنية السحابية القائمة على البرمجيات كخدمة. يقدم نموذج تسليم البرمجيات كخدمة (SaaS) للمطورين مشهدًا جديدًا من الاعتبارات التقنية والتشغيلية والنشر. وغالبًا ما يعني التبني الكامل لملامح المرونة في البرمجيات كخدمة إعادة التفكير في أساسيات كيفية التعامل مع أعمالك. ويزداد الأمر تعقيداً بسبب عدم وجود استراتيجية واحدة لتنفيذ حلول البرمجيات كخدمة. فالاحتياجات الفريدة للعملاء والأسواق والشركات هي التي ستحدد نكهة البرمجيات كخدمة التي تناسب بيئتك على أفضل وجه.