أساسيات ميثاق المشروع: تحديد أهداف المشروع والمعالم الرئيسية لنجاحه

يمكن للمرء الإجابة عن ماهية ميثاق المشروع ببساطة من خلال تعريفه على أنه مخطط رسمي لمشروع ما يتم تقديمه في شكل ميثاق مشروع داخل المنظمة. ويناقش الجوانب المختلفة للمشروع، بما في ذلك نطاقه والأفراد الذين يعملون فيه ومعالمه وموارده المالية وأي مخاطر محتملة. على الرغم من أنه ليس مثل خطة المشروع من حيث أنه لا يتعمق في الأنشطة الفردية المدرجة في المشروع، إلا أن العديد من المنظمات تعتبر هذه الوثيقة جانبًا حيويًا من جوانب عملية تخطيط المشروع.
يوفر ميثاق المشروع الناجح لمحة عامة عن أهداف المشروع ونطاقه ويضمن أن يكون جميع رعاة المشروع والأطراف المعنية الأخرى على نفس الصفحة. وهو نقطة اتصال مركزية يسهل الوصول إليها لجميع المشاركين في المشروع. عندما لا يزال من الضروري تأمين موافقة أصحاب المصلحة، يجب مساعدة رعاة المشروع.
يتضمن مكون ميثاق المشروع بشكل عام خلفية المشروع، وأصحاب المصلحة المعنيين، والميزانية، والمخاطر، والمعالم، والمخرجات؛ ومع ذلك، يمكن أن يختلف ميثاق المشروع بشكل كبير ويعتمد على أنواع المشاريع والمنظمات.
تشير هذه القائمة المعيارية إلى ما “ينبغي” تضمينه في الميثاق. حتى لو كان هناك عنصر أو أكثر من عناصر المعلومات الواردة في القائمة مفقودًا من المستند، يمكن اعتبار هذا المستند ميثاقًا. يستمر المتخصصون في هذا المجال في مناقشة ما إذا كانت حسابات العائد على الاستثمار ذات مغزى بالنسبة للمشاريع التنظيمية أو التي تم تكليفها أم لا، كما أن العديد من مشاريع تكنولوجيا المعلومات لا تتضمن تحليل العائد على الاستثمار. وهناك عدد قليل من المشاريع التي يمكن اعتبارها مواثيق إذا كان حساب العائد على الاستثمار مطلوبًا حقًا لميثاق المشروع.
كيف يمكن تحديد ميثاق المشروع في إدارة المشاريع؟
المسألة الحاسمة إلى جانب السؤال عن ماهية ميثاق المشروع هي “هل للمشروع ميثاق؟ يتم الإجابة على هذا من خلال المفهوم نفسه. فيما يلي الاستفسارات التالية:
هل يدرك الراعي أن المشروع موجود بالفعل، وإذا كان الأمر كذلك، فهل يعتقد الراعي أنه يجب أن يستمر في الوجود؟ هل يعرف الراعي من هو مدير المشروع، وهل يوافق على قدرة هذا الشخص على الإشراف على المشروع؟ هل قام راعي المشروع بمنح مدير المشروع سلطة اتخاذ القرارات المتعلقة بالمال والأشخاص والموارد التنظيمية الأخرى لإنجاز المشروع بنجاح؟
هل سبق للراعي أن أشار، ولو بشكل غير مباشر، إلى ضرورة الإجابة على الأسئلة التالية بـ “نعم” من خلال إرسال بريد إلكتروني أو كتابة مذكرة أو التحدث في اجتماع؟
إذا تمت الإجابة على أي من هذه الأسئلة بـ “نعم”، فهذا يعني أن المشروع لديه ميثاق بالفعل. عند طرحها بهذه الطريقة، يصبح من الواضح أن جميع المشاريع المكتملة بنجاح يجب أن تكون قد استؤجرت في وقت ما. لنفترض أن المشروع ليس لديه ميثاق، وينفق مدير المشروع الوقت أو المال أو الموارد الأخرى عليه على أي حال. في هذه الحالة، من المرجح أن يتم طرد مدير المشروع بسبب العصيان. بدون مباركة شخص واحد على الأقل، فإن الحركة إلى الأمام مستحيلة في الغالبية العظمى من المنظمات.
الغرض من ميثاق المشروع
هناك ثلاثة أغراض أساسية لميثاق المشروع، وهي كالتالي: الاستفادة من هيكل قابل للمقارنة لتصنيف المشاريع بناءً على العائد على الاستثمار، مما يسمح لك بالموافقة على المشروع حتى يتمكن من المضي قدمًا. يعمل كوثيقة البيع الرئيسية للمشروع، حيث يتلقى أصحاب المصلحة المصنفين ملخصًا من صفحة إلى صفحتين لتوزيعه وعرضه وإتاحته لغرض مواجهة المشاريع أو العمليات الأخرى التي تدار بموارد المشروع. وهو بمثابة إحدى النقاط المركزية لكامل المشروع. على سبيل المثال، هو خط أساس يمكن استخدامه للمساعدة في إدارة نطاق المشروع أثناء اجتماعات الفريق أو الاجتماعات التي تتحكم في التغيير.
في بداية المرحلة أو المشروع الجديد، تقوم المجموعة المسؤولة عن بدء العملية بوضع ميثاق المشروع. إن وضع ميثاق المشروع في إدارة المشروع وتحديد من هم أصحاب المصلحة هما المسؤوليتان الأساسيتان اللتان تقعان على عاتق مجموعة عملية البداية. في كثير من الحالات، سيكون مدير المشروع هو من يقوم بكتابة الميثاق. سيتم إنشاء الميثاق بمساعدة المعلومات والخبرة التي يمتلكها مدير المشروع. سيتعاون مدير المشروع مع أصحاب المصلحة الرئيسيين (العملاء ورعاة الأعمال)، ومكتب إدارة المشروع، والخبراء المتخصصين داخل المنظمة وخارجها، والوحدات الأخرى، وربما مجموعات الصناعة أو الهيئات المهنية لوضع الميثاق. سيستخدم مدير المشروع أساليب التيسير مثل العصف الذهني وحل المشكلات وحل النزاعات والاجتماعات وإدارة التوقعات وغيرها من الأساليب من أجل وضع الميثاق.
فيما يلي أمثلة لمكونات ميثاق المشروع المحتملة بيانات العمل الخاصة بالمشروع والاتفاقيات الخاصة بحالة العمل الافتراضية اللوائح والمعايير والمبادئ التوجيهية للمؤسسات، بالإضافة إلى المبادئ التوجيهية والمتطلبات الخاصة بالصناعة الإجراءات التنظيمية والموارد وعينات من الوثائق
بعد التوقيع عليه، يمنح الميثاق مدير المشروع سلطة تنفيذ المشروع رسمياً واستخدام الأموال والموارد التي توفرها المؤسسة لضمان نجاحه.
يمكن صياغة ميثاق لكل مرحلة على حدة من مراحل المشروع الضخم الذي يتم تقسيمه إلى مراحل متعددة. ومن الأمثلة على ذلك أن يتم إنشاء ميثاق أولي في مرحلة النطاق والسعي للمشروع، ثم يتبعه ميثاق التخطيط وميثاق التنفيذ خلال مراحل بناء المشروع.
لإنشاء ميثاق مشروع في إدارة المشاريع، يجب عليك أولاً تحديد ما إذا كان المشروع مجديًا أم لا في ضوء القيود المقدمة، ثم تصميم المشروع على مستوى عالٍ. نظرًا لأن إنشاء خطة مشروع رسمية غالبًا ما يتم بعد إعطاء راعي المشروع موافقته الرسمية، فإننا لا نقوم بإنشاء خطة مشروع مفصلة أثناء العمل على وضع ميثاق المشروع. وبالإضافة إلى وضع خطة مشروع شاملة، يسمح التوقيع الرسمي بتوزيع الأموال والموارد. يتم تحديد الأهداف رفيعة المستوى والنطاق والمخاطر والافتراضات والقيود والمتطلبات في بداية المشروع. ويتم ذلك لتقييم جدوى المشروع من خلال اجتماعات مع أصحاب المصلحة الرئيسيين.
مكونات ميثاق المشروع
في هذا المثال لميثاق المشروع، قدمنا معلومات محددة تتعلق بعنوان المشروع ووصفه، ومدير المشروع المعين، ومستوى السلطة، وحالة العمل.
كما تم ذكر مكونات ميثاق المشروع التالية في ميثاق المشروع: خطة العمل اختيار المشروع المراد القيام به الغرض من المشروع أو مبرراته أهداف المشروع التي يمكن تقييمها، بالإضافة إلى معايير النجاح المتطلبات الأساسية على مستوى عالٍ الافتراضات والقيود شرح رفيع المستوى للمشروع بالإضافة إلى حدوده التهديدات عالية المستوى نسخة مختصرة من المعالم الرئيسية ملخص الميزانية جرد أصحاب المصلحة متطلبات الموافقة على المشروع تم تفويض دور مدير المشروع وكذلك المسؤوليات ومستويات السلطة. اسم الشخص الذي يرعى ميثاق المشروع بالإضافة إلى مستوى (مستويات) السلطة (السلطات) الخاصة به.
ما هو ميثاق المشروع بالتفصيل؟
قام أحد المشاركين في مجموعة نقاش نظمتها مجموعة الاهتمامات الخاصة بالخدمات المالية التابعة لمعهد إدارة المشاريع بتوزيع نموذج لميثاق مشروع يحتوي على 32 عنوانًا وعنوانًا فرعيًا ويمكن أن يصل طوله إلى 25 صفحة. يمكن اعتبار هذه الوثيقة خطة مشروع مفصلة في العديد من المنظمات المختلفة، وستكون كافية للالتزام الكامل والتام بكل من الميزانية والجدول الزمني للمشروع. قد تكون هناك حاجة إلى وثيقة من هذا النوع، لكنها لا يمكن أن تكون بمثابة الميثاق الأول للمبادرة. قد يكون هذا الميثاق للجزء الثاني من المشروع، ولكن ليس للمرحلة الأولى. إن مقدار الوقت والجهد المطلوبين لإعداد مثل هذه الخطة مبالغ فيه. فوفقًا لسير العمل التقليدي المتمثل في “البدء-التخطيط-التنفيذ-التحكم-الإغلاق”، فإن الوثيقة كانت ستتطلب الكثير من التخطيط وربما حتى التنفيذ المبكر.
خلال مرحلة البدء، تتم صياغة الميثاق قبل تخصيص الموارد الرئيسية. يجب أن يكون الميثاق الأولي للمشروع مكثفًا، بحيث لا يزيد عن بضع صفحات على الأكثر. وطالما يتم توصيل الصلاحيات إلى المشروع ومدير المشروع بطريقة مفهومة، يمكن أن يكون موجزًا كصفحة واحدة.
في كثير من الحالات، يعتمد نجاح المنظمة أو المشروع على تقديم وثائق أطول وأكثر تنظيماً. وستكون هذه الوثائق بمثابة الوثيقة الحاكمة، لتحل محل الميثاق المختصر الذي تم إعداده أولاً لفريق المشروع. وهذه عملية طبيعية يجب تعزيزها لتحقيق النجاح. ومع ذلك، فإن الميثاق يُفهم بشكل أفضل في شكله الأساسي، وهو عندما يحول فكرة كان شخص ما يدرسها إلى مشروع معتمد. يجب أن تكون على دراية بالنسختين الموسعة والمختصرة من هذا النص المهم.
ما هو ميثاق المشروع ذو المواثيق المتعددة
سيتألف المشروع العادي من عدة مواثيق مختلفة على أقل تقدير. يجب على مدير المشروع الذكي أن يستوعب اتساع نطاق الميثاق الحالي والاستعداد لوضع ميثاق جديد ينطبق على المراحل اللاحقة للمشروع. وفقًا لدليل PMBOK® Guide، يتم تنفيذ عمليات البدء في كل مرحلة من مراحل المشروع، ولكل مرحلة أيضًا ميثاق. كما ذكرنا سابقًا، يواجه العديد من مديري المشاريع مشكلة في معرفة ما يجب أن يكون عليه الميثاق الأصلي. نظرًا لأن ميثاق كل خطوة من خطوات المشروع عادةً ما يكون أكثر دقة، فإن تحديد ميثاق كل جزء من أجزاء المشروع يكون أكثر صعوبة إلى حد كبير.
التسلسل الهرمي للميثاق
في بعض الحالات، يتم الانتقال من مرحلة مشروع إلى المرحلة التالية بأقل قدر من الضجة أو الاحتفال. إذا كان العميل أو الراعي لديه فهم محدود للمراحل، فمن الصعب تخيل كيف يمكن أن يوافق على كتابة الميثاق لكل مرحلة. لا يبدو أن الحصول على ميثاق لمرحلة معينة سيكون ممكناً ما لم يمنح الراعي موافقته.
وقد أعطى الراعي لمدير المشروع سلطة الإشراف على جميع الأنشطة الداخلية للمشروع، بما في ذلك عمليات الانتقال بين المراحل. فوّض الراعي كل السلطة العامة للمشروع إلى مدير المشروع، مما يعني أن مدير المشروع يمكنه القيام بدور الوكيل المفوض لكل مرحلة من مراحل المشروع.
يتم تحديد تنظيم العمل ومراحله عندما يقوم مدير المشروع ببناء هيكل تقسيم العمل (المعروف أيضًا باسم WBS). في معظم الحالات، ستتضمن مواصفات كل مرحلة وكذلك كل ناتج من النواتج متطلبات العمل. هناك احتمال أن تكون بعض المخرجات ذات طابع تقني، مع وجود صلة ضعيفة أو غير موجودة بمتطلبات العمل المحددة في ميثاق المشروع الأولي. ويضع مدير المشروع متطلبات العمل لكل مرحلة أو مخرجات في هيكل تقسيم العمل في المشروع (WBS) وفي أوراق المشروع الأخرى. عندما يوافق مدير المشروع على المهمة الأولى في مرحلة أو ناتج ما، فإنه في الواقع يسلم ميثاقًا لتلك المرحلة أو الناتج. يصرح الشخص ببدء المرحلة من خلال إرفاق أمر العمل بها. يتم توفير سبب العمل والجوانب الأخرى للميثاق من خلال هيكل تقسيم العمل (WBS) ووثائق المشروع المصاحبة.
يتم تنظيم مستويات السلطة داخل المشروع في تسلسل هرمي. في معظم الحالات، يتم منح سلطة إدارة المشروع لمدير المشروع من قبل الراعي. بعد ذلك، يمكن لمدير المشروع إصدار تفويض العمل الذي يقع ضمن معايير السلطة الممنوحة له من قبل الراعي. في بعض المشاريع، قد يقوم مدير المشروع بتفويض السلطة لأشخاص مثل قادة الفرق ومدراء المشاريع الفرعية وغيرهم من الأفراد من أجل تسهيل إنجاز العمل. يقوم هؤلاء القادة والمدراء في بعض الأحيان بوضع مواثيق خاصة بهم في ظروف معينة.
في أي الحالات يصبح من الضروري للجهة الراعية إعادة وضع المواثيق
في بعض المشاريع، يمكن للجهة الراعية إعادة تفويض المشروع في بداية مرحلة قائمة أو في ختام مرحلة قائمة. وقد يتضمن الميثاق الأولي بعض القيود على نطاقه أو تعريفه. ففي حالة المسعى الذي ينطوي على البحث والتطوير، على سبيل المثال، قد يمنح الميثاق الأول تفويضاً للدراسة والبحث في حدود مبلغ مالي محدد مسبقاً فقط. ويتعين على الجهة الراعية تزويد مدير المشروع بميثاق جديد قبل أن يتم تجاوز الحد المالي للمشروع وقبل أن تبدأ أعمال التطوير في المسعى. وبدون ميثاق جديد، فإن المشروع سينتهك القانون.
هناك احتمال أن تكون مواثيق المشروع المنقحة مختلفة تمامًا عن ميثاق المشروع الأصلي. وقد تتألف من خطط عمل مفصلة وميزانيات وقوائم بالنواتج وأشياء أخرى. وقد تتألف هذه المواثيق المنقحة من عدة صفحات وتتضمن جميع المكونات المطلوبة لخطة مشروع شاملة. ليس من غير المألوف أن يكون وضع خطة للمرحلة اللاحقة للمشروع أحد المخرجات النهائية لمرحلة المشروع. قد تتضمن هذه المواثيق المعاد كتابتها جميع العناصر التي تشكل خطة مشروع شاملة.
من المحتمل أن تؤدي الأحداث غير المتوقعة إلى جعل ميثاق المشروع عديم الفائدة. سيسعى فريق المشروع في كثير من الأحيان إلى الحصول على تصريح لإجراء تعديلات متواضعة لضمان أن العمل لا يزال ذا صلة بالموضوع؛ ومع ذلك، قد يؤدي ذلك إلى تقادم الميثاق بشكل متزايد. قد يتم تضمين طلبات التغيير في هذه المشاريع، مثل ميثاق المشروع الجديد. قد يجد مدير المشروع أنه من المفيد أن يطلب من الجهة الراعية منح الميثاق المحدّث موافقتها الرسمية. الميثاق الجديد لديه القدرة على المساعدة في: ضمان تركيز جميع جهود الفريق على رؤية واحدة موثقة بشكل جيد. رفع روح الفريق من خلال الاعتراف الرسمي بالتغييرات التي طرأت على المشروع. تأكيد دعم الفريق التنفيذي للمشروع من أجل زيادة إمكانية الوصول إلى موارد المنظمة.
ستقرر الظروف الخاصة للمنظمة، إلى جانب لوائحها الداخلية، متى وإذا كان من الضروري التقدم بطلب ميثاق جديد. يتم تقديم كل من الاستراتيجية التنظيمية والميثاق هنا.
يتوق العديد من مديري المشاريع إلى المساهمة في صياغة الاستراتيجية التنظيمية، لكن قلة قليلة منهم فقط هي التي لها صوت مسموع. مديرو المشاريع حريصون على المشاركة في المداولات الأولية التي تتعلق بالمشاريع التي يشرفون عليها. هناك اهتمام كبير بصياغة استراتيجية لتوجيه عمليات إطلاق المشاريع المستقبلية داخل المنظمة. ومن خلال صياغة الميثاق والتفاوض بشأنه، يمكن لمدير المشروع المساهمة في المنظمة بشكل أكثر استراتيجية. يمكن للأفراد المسؤولين عن التخطيط الاستراتيجي في المنظمة أن ينظروا إليه أو إليها. يتم الجمع بين الاستراتيجية والعمل معًا من خلال ميثاق فعال. يمكن أن يضمن الميثاق وجود صلة واضحة بين المشروع والاستراتيجية التنظيمية.
عند التطلع إلى معرفة ما إذا كان المشروع سيخدم بالفعل استراتيجية المنظمة أم لا، فإن الميثاق هو أفضل أداة يمكن استخدامها. لا تكون النفقات الأولية عالية جدًا لأن المشروع جديد. لنفترض أنه اتضح أن المشروع غير مرتبط فعليًا بالاستراتيجية العامة للمنظمة. في هذه الحالة، يوفر الميثاق أفضل فرصة لإلغائه قبل التخلص من أي موارد. إذا كان مديرو المشاريع أكثر يقظة في منع المشاريع غير المتوائمة من الانطلاق، فسيكون هناك انخفاض كبير في عدد المشاريع الفاشلة.
يجب أن يتضمن الميثاق متطلبات أو أهداف الشركة على الرغم من كونه موجزًا. تفاصيل التنفيذ غير معروفة في الوقت الحالي. هذا هو المستوى الذي تعمل فيه الاستراتيجية التنظيمية، مع التركيز على احتياجات وأهداف الشركة مع تجاهل تفاصيل التنفيذ. يمكن إجراء مقارنة بسيطة بين ميثاق المشروع وبيان الرؤية أو خطة العمل أو وثيقة الاستراتيجية لتحديد ما إذا كان الاثنان متوافقين أم لا. يتم التعبير عن أهداف الشركة بشكل محدد تمامًا في الميثاق. وتمثل صياغة الميثاق فرصة فريدة من نوعها لربط المشروع بأهداف الشركة الأوسع نطاقًا بدقة.
راجع أيضًا:ما أهمية ميثاق المشروع في إدارة المشاريع؟
الخاتمة
في المدونة المذكورة أعلاه، ناقشنا جميع الأشياء التي قد تحتاج إلى فهمها حول ميثاق المشروع. إذا تم تنفيذه بشكل صحيح، يمكن أن يساعد حقًا في تحسين الكفاءة وهو جزء مهم من أي مشروع. يحدد ميثاق المشروع بوضوح أهداف المشروع ونطاقه وأصحاب المصلحة، مما يضمن توافق الجميع واطلاعهم على كل ما يتعلق بالمشروع. وهو بمثابة أساس لتخطيط المشروع وتنفيذه، مما يساعد على منع سوء الفهم وسوء التواصل. تقدم SPOTO دورات تدريبية في إدارة المشاريع التي يمكن أن تعزز فهمك ومهاراتك في إنشاء واستخدام مواثيق مشاريع فعالة، مما يؤدي في النهاية إلى نتائج أكثر نجاحًا للمشروع.