أساسيات الخطة الجيدة لإدارة المشاريع |إدارة المشاريع

أساسيات الخطة الجيدة لإدارة المشروع
خطة إدارة المشروع هي وثيقة مهمة تتضمن معلومات حول كيفية التحكم في المشروع ومراقبته وتنفيذه. تتكون خطة إدارة المشروع من معلومات موجزة أو مفصلة عن المشروع. وقد تتضمن أيضًا خطط إدارة المشروع الفرعية ووثائق تخطيط المشروع ذات الصلة. والهدف الأساسي من خطة إدارة المشروع هو تحديد أدوار الأعضاء في فريق المشروع، مثل المهام التي سيقوم بها كل عضو من أعضاء الفريق، كما أنها تحدد الفترة الزمنية المحددة التي يتعين على عضو الفريق إكمال المهمة الموكلة إليه. تتضمن خطة المشروع أيضًا نطاق المشروع. ويقومون بتطوير هذه الوثيقة بعد أخذ المدخلات ذات الصلة من أصحاب المصلحة في المشروع. يمكن الرجوع إلى خطة المشروع من قبل فريق المشروع وأصحاب المصلحة لاتخاذ القرارات وكذلك لتوضيح المجالات الغامضة، ويمكن استخدام وثيقة خطة المشروع كمرجع من قبل مدير المشروع وأعضاء فريقه لضمان تنفيذ المشروع وفقًا للسياسة والإجراءات المذكورة في خطة المشروع. يجب تحديث خطة المشروع كلما حدثت تغييرات في متطلبات المشروع. من المستحسن دائمًا ومن الممارسات الجيدة أن يأخذ مدير المشروع موافقة رسمية من أصحاب المصلحة على خطة المشروع المقترحة، في مرحلة مبكرة جدًا من المشروع. فيما يلي قائمة بالمواضيع التي يجب تضمينها في خطة إدارة المشروع:
الملخص التنفيذي
يقدم وصفًا موجزًا للعناصر الهامة للمشروع يمكن أن يكون في بضع جمل أو فقرات، ويمكن أن يكون هذا الوصف في بضعة أسطر أو فقرات مفصلة
نطاق المشروع
يحدد نطاق المشروع أهداف المشروع وغاياته. تتضمن هذه المرحلة معلومات حول مخرجات المشروع. تركز هذه المرحلة على المشروع وهيكل تقسيم العمل. تحدد هذه المرحلة أيضًا متطلبات الجودة، مثل ما يجب أن يكون معيار الجودة للنتيجة النهائية. يجب على مدير المشروع أيضاً تحديد المناطق الرمادية في المشروع.
تقدير الجدوى
في هذا القسم، يقوم مدير المشروع بتقييم الجوانب المختلفة للمشروع مثل الجدوى النقدية والتقنية والتنظيمية والتشغيلية. كما يتعين عليه أيضاً تحديد وتقييم مخاطر المشروع ووضع استراتيجيات لتجنب هذه المخاطر.
حدود المشروع
يجب أن تتضمن خطة المشروع أيضًا قائمة بالقيود مثل الميزانية والبيئة والثقافة وتوافر الموارد.
متطلبات التدريب والبنية التحتية
يجب أن تذكر خطة المشروع أيضًا عدد الأعضاء الذين سيتم ضمهم إلى فريق المشروع لإكمال المشروع بنجاح. يجب أن تتضمن خطة إدارة المشروع أيضاً متطلبات التدريب لأعضاء الفريق. كما يجب أن تتضمن تفاصيل حول المتطلبات مثل البنية التحتية والمعدات (البرمجيات والأجهزة) والموارد الأخرى لإكمال المشروع بنجاح.
الجدول الزمني للمشروع
يعتبر هذا المحتوى بالغ الأهمية لأنه يوفر معلومات مهمة حول الجدول الزمني لأنشطة العمل وكذلك معالم المشروع. تركز هذه المرحلة على ثلاثة عناصر حاسمة للمشروع، وهي النواتج والمدة والتبعيات الحرجة.
تقدير الميزانية
تعتبر تقديرات التكلفة بالغة الأهمية، ففي هذه المرحلة يتم تقسيم التكاليف إلى ثلاثة أنواع، وهي البنود الرأسمالية وبنود النفقات والعمالة.
إدارة المخاطر والمشكلات
يتناول هذا القسم المخاطر المرتبطة بالمشروع ويتناول أيضًا مشاكل المشروع التي قد تنشأ أثناء عملية تطوير المشروع. ويمكن أن تكون هذه المشاكل داخلية وخارجية.
إدارة التغيير والاتصالات
يجب أن تذكر خطة المشروع أيضًا بوضوح آلية التواصل التي سيستخدمها مدير المشروع للتواصل بين أصحاب المصلحة وأعضاء الفريق. ستضمن آلية التواصل الفعالة إطلاع جميع أعضاء فريق المشروع وأصحاب المصلحة في الوقت المناسب على عملية تطوير المشروع. يجب أن تكون رسائل البريد الإلكتروني ورسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالتواصل بسيطة وواضحة للغاية بحيث يسهل فهمها من قبل أصحاب المصلحة. يجب أيضًا ذكر عملية إدارة التغيير في خطة إدارة المشروع.
المنتجات والتسليمات المرتبطة بالمشروع
يجب أن تتضمن خطة إدارة المشروع أيضاً معلومات حول التبعيات المعروفة للمشروع.
الموافقات والمرفقات
سيتضمن قسم الموافقات توقيعات أصحاب المصلحة وستتضمن المرفقات حالة العمل والملاحظات والوثائق ذات الصلة.
الخاتمة
يمكن أن يختلف محتوى خطة المشروع من مؤسسة إلى أخرى. قد يختلف المحتوى لأسباب عديدة مثل حجم المشروع ومدى تعقيده والعديد من العوامل الخارجية الأخرى. تقع على عاتق مدير المشروع مسؤولية وضع خطة مشروع فعالة لتنفيذ المشروع بسلاسة.