وثيقة ، أثناء وصف الغرض من المشروع ونطاقه ، يتم إنتاجها في بداية المشروع.
إن وجود ميثاق مشروع جيد وكامل هو الخطوة الأولى في إدارة المشروع ، فهو بمثابة وثيقة اتصالات رئيسية للمشروع.
يعتبر ميثاق المشروع من أكثر الوثائق أهمية وأهمية لكل مشروع. يضع الأساس للمشروع.
ميثاق المشروع هو وثيقة تشرح عن المشروع على مستوى عالٍ للغاية وتسلط الضوء على أصحاب المصلحة والنهج المتبع تجاه المشروع. يقدم مدير المشروع للمشروع.
يمتلك راعي المشروع ميثاق المشروع. يصرح راعي المشروع بميثاق المشروع ، ولكن عادة ما يقوم مدير المشروع بإنشائه. يجب أن يوافق أصحاب المصلحة في المشروع على كل ميثاق مشروع. بمجرد الموافقة على ميثاق المشروع ، لا ينبغي تغييره طوال دورة حياة المشروع.
كما كتبت ريتا مولكاهي في أحد كتبها الإعدادية للحصول على شهادة PMP® ،
“لا تقلل من قيمة ميثاق المشروع. إنها وثيقة مهمة لا ينبغي أن يبدأ المشروع بدونها. إذا كان ميثاق المشروع بمثابة تعريف لكيفية قياس النجاح ، فبدون ميثاق المشروع ، لا يمكن لمدير المشروع والمشروع أن يكونا ناجحين “.
ميثاق المشروع هو بيان النطاق والأهداف والأشخاص الذين يشاركون في المشروع. تبدأ عملية تحديد أدوار ومسؤوليات هؤلاء المشاركين ، المسؤولين ، والمسؤولين ، والتشاور ، والمطلعين (RACI).
مصفوفة RACI هي مخطط تعيين المسؤولية الذي يرسم كل مهمة أو معلم رئيسي أو قرار رئيسي متضمن في إكمال المشروع ويحدد الأدوار المسؤولة عن كل عنصر عمل ، والموظفين المسؤولين ، وعند الاقتضاء ، من يحتاج إلى استشارته أو علم على سبيل المثال ؛
يمضي الميثاق في تحديد أهداف وغايات المشروع. يحدد الميثاق أيضًا أصحاب المصلحة الرئيسيين ويحدد سلطة مدير المشروع.
تتطلب العديد من الشركات في الوقت الحاضر ، قبل بدء مشروع جديد تطوير ميثاق مشروع موقّع ، لا يوجد تنسيق قياسي ولكن الميثاق الجيد سيحتوي عادة على ما يلي:
ملخص المشروع:
يتكون من اسم المشروع ، ومؤلف الميثاق (يمكن أن يكون راعي المشروع أو مدير المشروع ، الذي يمكنه مسودته نيابة عن الراعي) ، وتاريخ الإنشاء ، ومدير المشروع ، والغرض من ميثاق المشروع ، وإصدار الميثاق.
تفاصيل المشروع:
وصف تفصيلي للمشروع يتضمن مهمة المشروع والنطاق العام للمشروع وراعي المشروع وتفاصيل أصحاب المصلحة الرئيسيين والعميل.
نطاق المشروع:
نطاق المشروع هذا يساعدنا على تصور المشروع بشكل أفضل. يمكنك أيضًا تضمين نقاط مثل الأهداف / الأهداف. فشل غالبية المشروع لأن نطاق مشروع معين غير محدد بوضوح. لكي ينجح أي مشروع ، يجب أن يكون نطاق المشروع واضحًا لجميع أصحاب المصلحة دون أي افتراض.
ضع قائمة من ثلاثة إلى خمسة أهداف للمشروع ، يجب أن تكون SMART: محددة وقابلة للقياس وقابلة للتحقيق وواقعية ومحددة زمنياً.
قم بتفصيل أي مخرجات رئيسية وعناصر خارج النطاق.
قم بالتفصيل بفوائد القيام بالمشروع أو قم بالإشارة إلى دراسة الجدوى (المالية وغير المالية) وقم أيضًا بالتقاط الافتراضات والمخاطر الرئيسية والقيود الخاصة بك.
توضح دراسة الجدوى سبب تنفيذ المشروع ، والمشكلة التي سيحلها ، بالإضافة إلى تحليل التكلفة والمزايا.
تحديد النطاق مشكلة كبيرة في العديد من المشاريع. يمكن أن يؤدي خطأ في نطاق المشروع إلى كارثة المشروع.
ما لم يتم تحديد النطاق بشكل صحيح ، لا يمكن أن يكون المشروع تحت السيطرة وسيستمر النطاق في الازدياد.
الادوار والمسؤوليات:
دور مهم آخر لميثاق المشروع هو توضيح الأدوار والمسؤوليات ، RACI. هذا أمر بالغ الأهمية!
يحدد ميثاق المشروع من هم اللاعبون المختلفون في المشروع بما في ذلك البائعين وأعضاء فريق المشروع ومستخدمي الأعمال وكذلك الإدارة.
احرص دائمًا على إبراز الأدوار والمسؤوليات في المشروع. أجد أن العديد من المشاريع لا تحب مناقشة هذا – معتقدًا أنه مضيعة للوقت. ومع ذلك ، عندما تكون هناك أزمة ، فإن معرفة من يفعل بالضبط ما هو مهم للغاية.
إدارة التغيير والقضايا:
يوضح ميثاق المشروع أيضًا بشكل مهم جدًا عملية التحكم في التغيير.
ماذا يجب أن تفعل إذا شعر المستخدم أنه يجب تضمين تحسين النظام في المنتج النهائي ، عندما لم يكن في النطاق في الأصل؟
ربما يتطلب التغيير 20 يومًا آخر من الجهد من جانب البائع. يُعرف هذا باسم طلب تغيير النظام.
في ميثاق المشروع ، عادةً ما يتم رسم مخطط انسيابي لإظهار كيفية توجيه هذا النوع من طلب التغيير بين مختلف أصحاب المصلحة للموافقة عليه.
الشيء التالي الذي يوثقه ميثاق المشروع هو عملية إدارة المشكلة. إلى جانب طلبات التغيير ، هناك الكثير من المشكلات الأخرى التي يحتاج مدير المشروع إلى إدارتها.
نهج المشروع:
كيف سيتم تشغيل المشروع؟
تقليدي؛ مع إدارة المشروع التقليدية ، ينظر النهج الإداري إلى مشروع غير معقد نسبيًا قد يكون متكررًا وتتبع أنشطته تسلسلًا. يمكن تعريف التسلسلات بشكل فعال باستخدام أدوات إدارة المشروع مثل Gantt-flow الذي يوفره ، إلى جانب بعض الفوائد الإضافية.
منهجية العمل الرشيقة أو “الحركة” ؛
يسمح لمديري المشروع وأصحاب المصلحة الآخرين بتقييم ودراسة اتجاه المشروع خلال دورة حياته.
تعد السباقات أو التكرارات من أعمال المشروع المنتظمة والمتسقة والتي تسمح بنموذج نمو مستمر يتبعه أعضاء الفريق.
في نهاية كل سباق أو تكرار ، يلزم أن يقدم فريق المشروع نتائج في تحريك المشروع.
نهج الشلال
يشير إلى إدارة المشروع إلى نهج العملية التقليدية لإدارة نهج إدارة المشروع.
بشكل فعال ، لا يمكن مقارنتها بتحسين طريقة رشيقة ، خاصة للمشاريع الحديثة والمعقدة والمتطلبة.
نهج النظم ؛
تعني إدارة المشروع أن مدير المشروع يمكنه باستمرار تقييم احتياجات العميل الذي يتم تنفيذ المشروع من أجله وبالتالي تحقيق النتائج النهائية المطلوبة بشكل أفضل.
نهج إدارة البرنامج ؛
يشير إلى إدارة العديد من المشاريع التي تشكل مشروعًا رئيسيًا في وقت واحد.
بنفس الطريقة التي تتطلب بها إدارة المشروع نهجًا محددًا ، فإن إدارة البرنامج تتطلب ذلك أيضًا.
الجدول الزمني للمشروع:
من المهم أن يكون لديك فكرة عن ماهية الجدول الزمني رفيع المستوى لمشروعك. يجب أن يتضمن عرضًا عالي المستوى للمعالم الرئيسية لجدول المشروع.
إنها وثيقة عالية المستوى لا تتضمن تفاصيل المشروع. سيتم تطوير تفاصيل أنشطة المشروع لاحقًا.
أنت الراعي / الإدارة أو ربما العميل ، سوف ترغب في معرفة موعد تسليم المشروع وما إذا كان المشروع في الموعد المحدد ، والجدول الزمني هو وسيلة جيدة لتقدير ذلك.
خطة الاتصال بالمشروع:
إنها لفكرة جيدة أن تضع خطة اتصال لمراجعة التغييرات باستمرار وضمان توافق الأهداف والغايات.
نادرا ما يسير المشروع بالطريقة المقصودة ؛ غالبًا ما يتعين عليك إجراء بعض التغييرات على ميثاق المشروع على طول الطريق. هذا يعني أنه يجب عليك وضع خطة اتصال ، واجتماعات نصف شهرية / أسبوعية مع الراعي وأصحاب المصلحة الرئيسيين ، على سبيل المثال ، للتحقق مما إذا كان المشروع يسير وفقًا للميثاق أم لا.
الموقعون:
قائمة الموقعين على المشروع ، واكتساب أصحاب المصلحة الرئيسيين والموقع مدير المشروع يلزم الالتزام. المشاركة في “اللجنة التوجيهية” الأولى.
إنه بمثابة الأساس للتواصل الفعال مع أصحاب المصلحة ولتخصيص العمل بكفاءة بين الموارد التي ستشارك في المشروع.
يصدر الراعي أو البادئ ميثاق المشروع ، وليس العميل أو مدير المشروع أو أي صاحب مصلحة آخر.
إذا كنت مستثمرًا أو مساهمًا في مشروع ما ، فأنت تريد الحصول على فهم واضح لما سيحققه هذا المشروع ، وميزة القيام بالعمل / الاستثمار من ميثاق المشروع.
يوفر ميثاق المشروع أساسًا متينًا لمشروع (صغير أو كبير). يتم إبلاغ جميع أصحاب المصلحة في المشروع بأدوارهم ومستوى الجهود المطلوبة من نهايتهم.
يتم استخدام ميثاق المشروع خلال المرحلة الأولية ومرحلة التخطيط ؛ وبالتالي ، يمكن لميثاق مشروع جيد أن يساعد في نجاح المشروع. يحتاج مدير المشروع إلى ميثاق مشروع قبل أن يتولى / تتولى مشروع جديد.
إذا كان ميثاق المشروع غير متاح ، فمن الأفضل إنشاء ميثاق المشروع والحصول على الموافقة عليه من أصحاب المصلحة قبل أن يبدأ المرء في المشروع ، إذا لم يكن الأمر كذلك ، كيف ستتمكن من قياس ما إذا كان المشروع ناجحًا؟
حظا سعيدا ونتمنى لك كل التوفيق في مشروعك!
