أساسيات إدارة المشروع – إدارة أصحاب المصلحة

يمكن القول إن مشاركة أصحاب المصلحة وإدارة أصحاب المصلحة هي أحد أهم المكونات لتسليم المشروع بنجاح ، ومع ذلك غالبًا ما يُنظر إليها على أنها نشاط هامشي أو يمكن الاستعانة بمصادر خارجية للقيام بوظائف العمل كالمعتاد.

غالبًا ما يقال ، “80٪ من إدارة المشاريع هي اتصالات”. أظهرت دراسة أجراها معهد إدارة المشاريع PMI في عام 2015 أنه في المنظمات التي تُعتبر “جهات اتصال فعالة” ، حققت 80٪ من المشاريع أهدافها – مقابل 52٪ فقط في المنظمات التي يُنظر إليها على أنها “جهات اتصال فعالة بالحد الأدنى”.

يعتمد مديرو المشاريع على الأشخاص للاستجابة للمخرجات والفوائد التي يقدمونها. سيستجيب الناس فقط عندما يكونون مخطوبين. تشير عبارة “إدارة أصحاب المصلحة” إلى أنه يمكن جعل هؤلاء الأشخاص يستجيبون بشكل إيجابي للمشروع ، ولكن الحقيقة هي أن مدير المشروع لا يتمتع في كثير من الأحيان بسلطة رسمية ، وبالتالي يتعين عليه الاعتماد على المشاركة النشطة لتحقيق أهدافه.

إذا كنت تريد أن ينجح مشروعك ، فمن المفيد أن تتذكر مقولة قديمة ، “لا يوجد إنسان جزيرة”. لماذا ا؟ لأن كل مشروع تقريبًا تعمل عليه ، كبيرًا أو صغيرًا ، بسيطًا أو معقدًا ، يحتاج إلى مدخلات من أشخاص آخرين. من المحتمل أنك ستعتمد على بعضها للحصول على الدعم والاستثمار والموارد.

إدارة أصحاب المصلحة هي عملية التعامل مع هؤلاء الأشخاص (أصحاب المصلحة والعميل) ، والحفاظ على علاقات جيدة معهم. من المحتمل أن تعمل مع أشخاص في العديد من الأدوار المختلفة ، بمستويات مختلفة من التأثير على مشروعك.

يمكن أن يلعب التواصل معهم بالطريقة الصحيحة دورًا حيويًا في إبقائهم “على أهبة الاستعداد”.

10 مبادئ رئيسية لإشراك أصحاب المصلحة

التواصل:

قبل أن تهدف إلى إشراك أصحاب المصلحة والتأثير عليهم ، من الأهمية بمكان السعي لفهم الأشخاص الذين ستعمل معهم والاعتماد على دعمهم طوال مراحل دورة حياة المشروع ، بما في ذلك فريقك والعميل.

تعد مشاركة المعلومات مع أصحاب المصلحة أمرًا مهمًا ، ولكن من المهم بنفس القدر جمع المعلومات أولاً عن أصحاب المصلحة.

2- استشر مبكرا وفي كثير من الأحيان:

قد يكون المشروع ، لا سيما في المراحل المبكرة ، غير واضح لأصحاب المصلحة على سبيل المثال ، من حيث الغرض والنطاق والمخاطر والنهج. مطلوب استشارة مبكرة ومنتظمة لضمان الموافقة على متطلباتهم والتفاوض بشأن حل التسليم الذي يكون مقبولًا من غالبية أصحاب المصلحة.

تذكر أنهم بشر فقط:

اقبل أن البشر لا يتصرفون دائمًا بطريقة عقلانية أو معقولة أو متسقة أو يمكن التنبؤ بها ، وغالبًا ما يعملون بوعي بالمشاعر الإنسانية والأجندات الشخصية المحتملة.

من خلال فهم سبب سلوك أصحاب المصلحة ، يمكنك تقييم ما إذا كانت هناك طريقة أفضل للعمل معًا للحفاظ على علاقة مثمرة:

التخطيط لها!

يوصى باتباع نهج واعي ومدروس لإشراك أصحاب المصلحة وبالتالي تشجيعه. الاستثمار في التخطيط الدقيق قبل إشراك أصحاب المصلحة سيعود بالفائدة على:

العلاقات هي المفتاح:

تطوير العلاقات هو المفتاح وسوف يؤدي إلى زيادة الثقة. عندما تكون هناك ثقة ، يعمل الناس معًا بسهولة وفعالية أكبر.
يمكن أن يؤدي استثمار الجهود في تحديد العلاقات مع أصحاب المصلحة وبناءها إلى زيادة الثقة عبر بيئة المشروع ، وتقليل عدم اليقين ، وتسريع حل المشكلات واتخاذ القرار.

بسيطة ولكنها ليست سهلة:

يمكن أن يؤدي اتخاذ إجراءات بسيطة وفي الوقت المناسب مع أصحاب المصلحة إلى تحسين تسليم المشروع بشكل كبير. على الرغم من أن هذا المبدأ واضح ، إلا أنه نادرًا ما يتم تنفيذه بشكل جيد من الناحية العملية. اعمل مع أصحاب المصلحة لديك ، وافهم احتياجاتهم.

مجرد جزء من إدارة المخاطر

أصحاب المصلحة هم موارد مؤثرة ويجب معاملتهم كمصادر محتملة للمخاطر والفرص داخل المشروع. سيساعدك أصحاب المصلحة إذا تمت إدارتهم بشكل جيد على إدارة المخاطر وتوفير فرص جديدة لك.

حل وسط:

ضع خط أساس مقبول عبر مجموعة من التوقعات والأولويات المتباينة لأصحاب المصلحة. قم بتقييم الأهمية النسبية لجميع أصحاب المصلحة لإنشاء تسلسل هرمي مرجح مقابل متطلبات المشروع والاتفاق مع راعي المشروع:

9 ، فهم ما هو النجاح:

يعني نجاح المشروع أشياء مختلفة لأشخاص مختلفين وتحتاج إلى تحديد ما يراه مجتمع أصحاب المصلحة أن النجاح بالنسبة لهم في سياق تسليم المشروع “

إذن ما هو المهم بالنسبة لهم؟

تحمل المسؤولية:

إن مشاركة أصحاب المصلحة ليست مهمة أحد أعضاء فريق المشروع ، ولا يمكن منحها لمدير اتصالات فقط ، وتقع على عاتق كل فرد في الفريق (بما في ذلك أصحاب المصلحة) مسؤولية فهم دورهم واتباع النهج الصحيح للتواصل والمشاركة.

توفر الإدارة الجيدة للمشروع الوضوح حول أدوار ومسؤوليات مشاركة أصحاب المصلحة وما هو متوقع من الأشخاص المشاركين في المشروع.