كل برنامج أو تطبيق أو حدث مشهور نراه لا يحدث بين عشية وضحاها، بل إن ما يحدث وراءه هو المبادئ القوية لإدارة المشاريع. إدارة المشاريع هي فن إدارة الفرق والإشراف على مهامها لتقديم مشروع ناجح. التطبيقات الشهيرة مثل Google Earth وGoogle Maps وGoogle Drive وما إلى ذلك لم تكن لتحظى بهذا النجاح الهائل بدون أساسيات إدارة المشاريع الفعّالة، والمعروفة أيضًا باسم أساسيات PMP.
إدارة المشاريع – نظرة عامة
إدارة المشاريع هي عملية إدارة وتوجيه الأشخاص الذين لديهم مساهمة مباشرة أو غير مباشرة في المشروع. يجب على مديري المشاريع تحقيق الهدف وجعله ناجحًا في ظل القيود المعطاة. القيود في كل مشروع مختلفة، لكن الوقت والنطاق والميزانية هي القيود الأساسية في كل مشروع. يمكن تنفيذ مشروع في ظل القيود المعطاة إذا كان لدينا معرفة واعدة بأساسيات المشروع. إدارة المشاريع هي مهنة مزدهرة في الوقت الحاضر.
إذا كنت مهتمًا بإدارة المشاريع، فيجب عليك متابعة الدورات المتعلقة بإدارة المشاريع التي تقدمها SPOTO. فهي توفر أفضل الدورات التدريبية عبر الإنترنت. ستحتوي دورة أساسيات إدارة المشاريع التالية على ملف PDF لأساسيات إدارة المشاريع، والذي يمكنك مراجعته في أي وقت تريده.
7 أساسيات إدارة المشاريع
هناك سبعة أساسيات لتخطيط وإدارة المشاريع. هذه الأساسيات السبعة لأدوات وتقنيات إدارة المشاريع تعدك وتجهزك لكل ما تحتاجه لكي تصبح مدير مشروع ناجحًا. الأساسيات السبعة لإدارة المشاريع هي كما يلي:
- مجموعات العمليات
مجموعات العمليات هي المراحل المتضمنة في دورة حياة إدارة المشروع. في كل دورة حياة إدارة مشروع، هناك خمس مجموعات عمليات. مجموعات العمليات الخمس هي كما يلي:-
البدء
في مرحلة البدء في دورة حياة إدارة المشروع، نقوم بتحديد المشروع من حيث طوله. وتُعرف أيضًا باسم المرحلة التمهيدية. في مرحلة البدء، يحول مديرو المشروع رؤية العميل أو أصحاب المصلحة إلى هدف قابل للتحقيق. يناقش مديرو المشروع والعميل التوقعات والمنتجات النهائية والوقت والنطاق والميزانية والأهداف والقيود الثانوية الأخرى. بعد مناقشة كل شيء، يتم إعداد وثيقة بدء المشروع.
تخطيط
في مرحلة التخطيط، يقوم مدير المشروع بتقسيم المهمة أمام الفريق. ويناقشون المنهجيات والموارد والاستراتيجيات التي سيتم استخدامها أثناء التنفيذ. عناصر مثل النتائج النهائية وأهداف المشروع وخطط الاتصال وجداول المشروع وتحليل المخاطر وإدارة المخاطر. في مرحلة التخطيط، يتم استخدام أساسيات إدارة المشاريع الرشيقة على نطاق واسع.
تنفيذ
في مرحلة التنفيذ، يتم إنجاز كل العمل، وتتجسد رؤية أصحاب المصلحة. يشرف مديرو المشروع على كل مهمة عن كثب ويساعدون الفريق على البقاء على المسار الصحيح. كما يتحمل مديرو المشروع مسؤولية الحفاظ على التواصل ثنائي الاتجاه بين أصحاب المصلحة وأعضاء الفريق.
يراقب
في مرحلة المراقبة، يراقب مديرو المشروع مؤشرات الأداء الرئيسية (KPI). تتضمن مؤشرات الأداء الرئيسية تتبع التكلفة والجهد، والمنتجات والأهداف، والأداء والتقدم. من الضروري متابعة مؤشرات الأداء الرئيسية أثناء مرحلة المراقبة.
إنهاء
في مرحلة الإغلاق، يقوم مديرو المشروع وأعضاء الفريق بإغلاق المشروع رسميًا وإنهاء العقود مع الأطراف الثالثة المعنية. يتم إنشاء مراجعة نهائية للمشروع وفحص الميزانية وتقرير مفصل وتقديمها إلى أصحاب المصلحة. - إدارة التكاليف
في إدارة التكاليف، يتعامل مديرو المشاريع مع الميزانية. تعد ميزانية أي مشروع أحد القيود الأساسية. بدون إدارة التكاليف، لا يمكن لأي مشروع أن يظل ضمن الميزانية. تتضمن إدارة التكاليف تخطيط التكاليف وتقدير التكاليف ووضع ميزانية التكاليف والتحكم في التكاليف. - إدارة المخاطر
تعتبر إدارة المخاطر من أهم أساسيات إدارة المشاريع. وتتضمن خطوات إدارة المخاطر ما يلي:
- تحديد المخاطر
- تحليل المخاطر
- توزيع مسؤولية المخاطر على أعضاء الفريق
- تحديد أولويات مخاطر المشروع
- التخطيط للاستجابة لمخاطر المشروع
- مراقبة المخاطر
- إعداد استراتيجيات إدارة المخاطر
- إدارة المهام
إدارة المهام هي جوهر إدارة المشاريع. يحتاج مديرو المشاريع إلى التأكد من إكمال جميع المهام في غضون وقت وميزانية محددين. تتضمن إدارة المهام تحديد المهمة ومراقبة تنفيذها وتنظيم المهام. - قيود المشروع
تعتبر القيود جزءًا لا مفر منه من إدارة المشاريع. لا يوجد مشروع بدون أي قيود. كل مشروع لديه ثلاثة قيود أساسية، وهي الوقت والنطاق والتكلفة. هذه القيود الثلاثة تشكل مثلث إدارة المشاريع، وهي لا مفر منها. يفرض عليك قيد التكلفة إدارة ميزانية المشروع والحفاظ عليها بين القيود المالية المحددة مسبقًا. يتضمن قيد الوقت التخطيط ومراقبة وتنفيذ جدول المشروع. وأخيرًا، يتطلب قيد النطاق من مديري المشروع تحديد النطاق في بداية المشروع. - إدارة اتصالات المشروع
في إدارة المشاريع، هناك اتصال متزامن ثنائي الاتجاه بين أصحاب المصلحة ومديري المشاريع. يتواصل مديرو المشاريع نيابة عن أعضاء فريقهم. العلاقة بين أصحاب المصلحة ومديري المشاريع رسمية في الغالب، لذلك هناك خطوات مناسبة في إدارة اتصالات المشروع. تشمل الخطوات القياسية لإدارة اتصالات المشروع ما يلي:-
- الغرض: في الغرض نحدد نية الاتصال، ونخبر أصحاب المصلحة عن سبب الاتصال.
- الجمهور: في الجمهور، نحدد من نريد التحدث إليه. يحدد مديرو المشاريع ما إذا كانوا يريدون التحدث مباشرة إلى أصحاب المصلحة أو إلى شخص من فريقهم.
- الرسالة: في الرسالة نحدد محتويات مكونات الرسالة لأصحاب المصلحة.
- القناة: في القناة، يحدد مديرو المشروع قناة الاتصال. ويحدد مديرو المشروع ما إذا كانوا يريدون التواصل شخصيًا أو افتراضيًا عبر البريد أو الرسائل.
- الجدول الزمني: في الجدول الزمني، يحدد مديرو المشروع الإطار الزمني الذي سيتواصلون خلاله.
- إدارة التغيير
كما يقول المثل الشهير، التغيير هو الشيء الوحيد الثابت. وإدارة التغيير هي نعمة مقنعة لإدارة المشاريع. تدخل إدارة التغيير حيز التنفيذ عندما يكون هناك تغيير في العوامل المحددة مسبقًا. إنها جانب حاسم من أساسيات إدارة مشاريع البرمجيات.
تعتبر أساسيات إدارة المشاريع مهمة بشكل لا يصدق. إذا كانت الأساسيات المذكورة أعلاه تثير اهتمامك، فعليك تجربة دورة إدارة المشاريع الاحترافية التي تقدمها SPOTO. ستعزز هذه الدورة من مؤهلك في أساسيات المشاريع. ستحتوي دورة تدريب أساسيات إدارة المشاريع على ملف PDF تفصيلي لأساسيات أدوات وتقنيات إدارة المشاريع، مما سيساعدك على اكتساب معرفة واسعة حول هذا الموضوع.
كيفية إتقان أساسيات إدارة المشاريع؟
فيما يلي بعض الطرق التي يمكنك من خلالها إتقان أساسيات إدارة المشاريع:
- فهم أدوار ومسؤوليات مدير المشروع.
- تطبيق أساسيات إدارة المشاريع في المشاريع الصغيرة وزيادة حجمها وتعقيدها تدريجيا.
- تطوير أسلوب مرن لإدارة المشاريع قادر على المساعدة في تلبية احتياجات العملاء المتغيرة.
- تقييم أدائك في إدارة المشروع، والتعلم من الأفكار، وتنفيذها في المشاريع المستقبلية.
- التواصل مع مديري المشاريع الآخرين للتعرف على مناهجهم وأساليبهم وأدواتهم.
- اختر برنامجًا معتمدًا لتطوير مهاراتك في إدارة المشاريع.
أفضل المدن التي تقدم فيها SPOTO دورة تدريبية للحصول على شهادة إدارة المشاريع عبر الإنترنت
تعرف على دورات إدارة المشاريع الأكثر شهرة في SPOTO
المراحل الخمس لإدارة المشاريع
الآن بعد أن أصبحنا على دراية بأساسيات إدارة المشاريع، يجدر بنا أن نلاحظ أهمية الحصول على أفضل شهادات معهد إدارة المشاريع (PMI) للتحقق من خبرتنا في هذا المجال. سنناقش الآن المراحل الخمس لإدارة المشاريع. يمكن تفكيك إدارة المشاريع إلى خمس مراحل مختلفة. يتم اتباع هذه المراحل الخمس في كل نوع من أنواع المشاريع. المراحل الخمس لإدارة المشاريع هي كما يلي –
التصور والبدء
تشكل مرحلة الربط والبدء أساس إدارة المشروع. في مرحلة البدء، يجلس مديرو المشروع مع أصحاب المصلحة ويفحصون المشروع. ويحددون ما إذا كانت الفكرة تستحق العمل عليها. كما يناقشون تكلفة المشروع. في مرحلة التصميم، يتم تحليل الفوائد المالية للمشروع. تتضمن مرحلة التصميم والبدء أبحاثًا مكثفة عن السوق.
التعريف والتخطيط
مرحلة التعريف والتخطيط هي مرحلة انتقالية، حيث تتحول الأحداث من أشكال افتراضية إلى أشكال قابلة للتنفيذ. في مرحلة التخطيط، نقوم بإنشاء خطة مشروع تتضمن النطاق والتكلفة والوقت وعوامل ثانوية أخرى. في مرحلة التعريف، نقوم بتحديد الفريق المناسب لأي حدث معين. وهذا يتضمن توظيف واستعانة بأشخاص من الخارج. وهذا يقلل من تكلفة التطوير ويسرع من معدل التنفيذ.
الإطلاق والتنفيذ
تبدأ مرحلة الإطلاق والتنفيذ حيث يبدأ العمل الفعلي. ويعتمد التنفيذ الفعال لهذه المرحلة على المرحلتين السابقتين. ويتلخص عمل مدير المشروع في مراقبة التطورات والعيوب التي واجهتها هذه المرحلة عن كثب. وإلى جانب مديري المشروع، يتم أيضًا إبلاغ أصحاب المصلحة بالتقدم المحرز.
الأداء والتحكم
تعتبر مرحلة الأداء والتحكم مرحلة بالغة الأهمية. فكلما كان حجم المشروع أكبر، كلما زادت أهمية هذه المرحلة. في مرحلة الأداء والتحكم، يتأكد مديرو المشروع من أن تقدم فريقهم يتماشى مع الأهداف التي حددوها في البداية ويقارنونها بالمواعيد النهائية. في هذه المرحلة، يقوم مديرو المشروع أحيانًا بإجراء تعديلات على الوقت والميزانية لتسريع العملية.
إغلاق المشروع
إن إغلاق المشروع هو المرحلة الأخيرة من دورة حياة إدارة المشروع. وتنتقل الأهداف من إكمال المشروع إلى مراقبة الجودة. وفي نهاية مرحلة المشروع، يقدم مدير المشروع الوثائق النهائية إلى أصحاب المصلحة.
قم بتطوير قدراتك في إدارة المشاريع من خلال دورة إدارة المشاريع الرشيقة عبر الإنترنت. اكتشف كيفية التكيف والتعاون وتحقيق النتائج بشكل لم يسبق له مثيل!
المبادئ التوجيهية لإدارة المشاريع
الآن، لتطبيق أساسيات إدارة المشاريع بشكل فعال، هناك بعض الإرشادات التي يجب أن تضعها في اعتبارك. وهي كما يلي:
إشراك أصحاب المصلحة
يجب عليك دائمًا محاولة إشراك أصحاب المصلحة منذ بداية دورة حياة المشروع وإبقائهم مشاركين حتى اكتمال المشروع. يساعد هذا في تسهيل التواصل المنتظم، والحصول على رؤى قيمة، وتوفير موارد أفضل، ودعم، إلى جانب تحسين التعاون مع أعضاء الفريق، مما يؤدي في النهاية إلى نجاح المشروع.
إدارة المخاطر الاستباقية
تتضمن إدارة المخاطر الاستباقية تحديد المخاطر الحالية والمحتملة المرتبطة بالمشروع، وتقييم تأثيرها، وتطوير استراتيجيات التخفيف. كما يساعد هذا المؤسسات على التكيف بسرعة مع المواقف غير المرغوبة والتعامل معها قبل أن تؤدي إلى نتائج سلبية للمشروع.
أهداف وغايات واضحة
عند تنظيم المشاريع، يعد تحديد الأهداف والغايات الواضحة أمرًا ضروريًا. وهذا يوفر لأعضاء الفريق مزيدًا من الوضوح بشأن توقعات المشروع، ويعزز عملية اتخاذ القرار، ويبسط مراقبة المشروع.
التحسين المستمر
يتيح التحسين المستمر للشركات إيجاد طرق جديدة لتحسين عمليات الإنتاج الخاصة بها. وهذا يعزز جودة منتجاتها/خدماتها ويساعدها على اكتساب ميزة على المنافسين. يمكنك تعليم ثقافة التحسين المستمر بين أعضاء الفريق من خلال تحديد الدروس المستفادة بعد إكمال المشروع وتشجيعهم على تنفيذ نفس الشيء في المستقبل.
نهج مرن ونشط
يجب عليك استخدام نهج إدارة المشاريع القابل للتكيف والمرن لتلبية احتياجات العملاء المتطورة. وهذا أمر ضروري بشكل خاص إذا كنت تتعامل مع مشاريع تعمل في بيئات معقدة وديناميكية.
قد يكون استخدام منهجيات Agile في مثل هذه الحالات خيارًا مثاليًا. فهي تقسم المشاريع المعقدة إلى مراحل أصغر، وبالتالي تقلل المخاطر بشكل فعال وتمكن الفريق من تحقيق نتائج أفضل.
التواصل الفعال
يعد التواصل الفعال أمرًا ضروريًا لضمان توافق أصحاب المصلحة وأعضاء الفريق ووجود التعاون اللازم لإبقاء المشروع على المسار الصحيح. للقيام بذلك، يمكن أن يكون عقد اجتماعات منتظمة وإنشاء قنوات اتصال واضحة وإعداد تقارير حالة المشروع من الحلول القابلة للتطبيق.
استخدم التكنولوجيا
يمكن أن يكون استخدام أدوات إدارة المشاريع وسيلة فعّالة لتسهيل التواصل بشكل أفضل وأتمتة المهام وتبسيط سير العمل. فهي تعمل كموقع مركزي لأعضاء الفريق لتتبع التقدم والمهام والمواعيد النهائية والتعاون في قضايا ومهام محددة.
أفضل ممارسات إدارة المشاريع
مديرو المشاريع هم العمود الفقري لأي صناعة. فهم يلعبون دورًا حاسمًا في نجاح أي منظمة. من خلال ممارسات إدارة المشاريع العملية والإنتاجية، يمكن لمدير المشروع أن يأخذ منظمته إلى آفاق جديدة. ممارسات إدارة المشاريع ليست تقنية للغاية. فيما يلي أفضل الممارسات التي يمكن لإدارة المشاريع اتباعها:
- عقد اجتماعات متكررة للفريق
إن عقد اجتماعات الفريق بشكل متكرر يمكن أن يعزز النتائج التي يحققها أعضاء الفريق. وتضمن اجتماعات الفريق إبلاغ أعضاء الفريق بأي متطلبات جديدة من جانب العميل. وتضمن اجتماعات الفريق أيضًا وجود تواصل سلس بين مدير المشروع وأصحاب المصلحة وأعضاء الفريق. وغالبًا ما تتوافق مصالح جميع الأطراف بسبب اجتماعات الفريق. - تحديد نطاق المشروع
بالنسبة لإدارة المشروع، من المهم تحديد نطاق المشروع. فهو يضع قائمة واضحة بالأهداف لأعضاء الفريق وأصحاب المصلحة. - تحديد أهداف المشروع
عندما نضع أهداف المشروع، يتعين علينا توضيح هدف المشروع، ومنتجات المشروع، وقيود المشروع ومعايير الأداء. - التواصل الفعال
يعد التواصل الفعال حجر الأساس لنجاح أي مشروع، حيث يعد التواصل الفعال شرطًا أساسيًا للتواصل الفعال في كلا الاتجاهين بين جميع الأطراف. - احصل على ردود فعل نشطة
تعكس الملاحظات الصادقة ما تفعله. إن تلقي الملاحظات النشطة يساعد في التغلب على أي قيود في المسار. كما تساعد الملاحظات أيضًا في تجنب تكرار الأخطاء المماثلة في المستقبل. - قم بتطوير خطة الموارد
يعد تطوير خطة الموارد أمرًا بالغ الأهمية. لا يمكن لأي شركة أن تمتلك موارد غير محدودة، واستخدام الموارد بحكمة هو فن يجب تطبيقه أثناء دورة حياة إدارة المشروع. - إنشاء فريق لتحليل المخاطر
تشكل المخاطر جزءًا لا مفر منه من أي نشاط لإدارة المشاريع. لا يمكننا تجنب المخاطر تمامًا، ولكن من خلال التخطيط الاستراتيجي، يمكننا تجنبها إلى حد ما وتعلم كيفية التعامل معها. - ضمان الشفافية
إن ضمان الشفافية أمر مهم. ويتلخص دور مدير المشروع في الإشراف على المهام والأنشطة. ويحتاج مديرو المشاريع إلى اكتساب ثقة فريقهم وأصحاب المصلحة لإنجاز الأمور. لذا فإن الشفافية في كل جانب أمر مهم. - استيعاب التغييرات
لقد ناقشنا سابقًا أن التغيير هو الثابت الوحيد. إن التكيف مع التغييرات بسلاسة هو مؤشر على مصداقية مدير المشروع. إن التكيف مع التغييرات مهم للغاية لدرجة أنه يشكل عنصرًا أساسيًا في مهارات إدارة المشاريع. - تأكد من التوثيق الرسمي
إن وجود وثائق رسمية ومناسبة أمر ضروري، فهي توضح الأمور للسجلات. - حدد معالم واقعية
إن تحديد معالم واقعية أمر مهم لكل من أعضاء الفريق وأصحاب المصلحة. ومن واجب مدير المشروع التأكد من عدم إرهاق فريقه. - مراجعة الأداء والتأمل فيه
إن مراجعة الأداء والتفكير فيه أمر مهم. ويستخدم العديد من مديري المشاريع هذه التقنية بنشاط. فهي تساعد في إنشاء استراتيجيات أكثر كفاءة وتقديم نتائج مثالية للعملاء.
تحظى مهنة مدير المشروع باحترام كبير. إن الدور الوظيفي وممارسات العمل تثير اهتمام العديد من الأشخاص. إذا كنت واحدًا منهم، فيجب أن تجرب دورات SPOTO المتعلقة بإدارة المشاريع. تحتوي الدورة على ملاحظات تفصيلية حول أساسيات إدارة المشاريع وستحصل على شهادة في أساسيات إدارة المشاريع بعد إكمال الدورة.
خاتمة
الآن بعد أن أصبحت لديك فكرة شاملة عن أساسيات إدارة المشاريع، فأنت مستعد لتولي أي مهمة تأتي في طريقك. ومع ذلك، فإن امتلاك المهارات المطلوبة أمر ضروري لضمان تنفيذ هذه المهام بكفاءة.
في هذا الصدد، قد يكون اختيار دورات إدارة المشاريع التي تقدمها KnoweldgeHut خيارًا مثاليًا. يمكنك العثور على العديد من الشهادات التي يمكن أن تساعدك في الاستعداد لمختلف جوانب إدارة المشاريع ورفع آفاق حياتك المهنية إلى المستوى التالي.
قم بالتسجيل في دورات إدارة المشاريع المقدمة من KnoweldgeHut اليوم واستعد لمهنة عالية المستوى!
الأسئلة الشائعة - ما هي أساسيات إدارة المشاريع الخمسة الكبرى؟
المبادئ الأساسية الخمسة لإدارة المشاريع هي:
- التصور والبدء
- تخطيط
- تنفيذ
- يراقب
- المشروع قريب
- ما هي الركائز الثلاث لإدارة المشاريع؟
تُسمى الركائز الثلاث لإدارة المشاريع أيضًا بالمثلث الحديدي أو مثلث المشروع. والركائز الثلاث هي كما يلي:
- وقت
- يكلف
- نِطَاق
- ما هي المهارات الأساسية لإدارة المشاريع؟
المهارات الأساسية لإدارة المشاريع هي كما يلي:
- التواصل الفعال
- التفاوض
- إدارة المخاطر
- قيادة
- التفكير النقدي
- حل المشاكل
- إدارة الوقت
- الجدولة
- ما هي أساسيات إدارة المشاريع الرئيسية التي يجب على المحلل التعامل معها؟
يجب أن يتمتع كل محلل إدارة مشاريع بالمهارات الرئيسية التالية:
- قيادة
- الخبرة الفنية
- إدارة المخاطر
- حل المشاكل
- التفكير النقدي
- إدارة الوقت
- ما هي العناصر الثلاثة الأكثر أهمية لإدارة المشاريع الفعالة؟
العناصر الثلاثة الأكثر فعالية لإدارة المشاريع الفعالة هي:
- أن تكون منظمًا
- أن تكون موجهة نحو العمل
- وأن يكون مجتهدا واستراتيجيا
