أساسيات إدارة المشاريع

إدارة المشروع هي عملية تنظيم وإدارة الموارد لتحقيق الإنجاز الناجح لأهداف وغايات محددة للمشروع.
إنها عملية معقدة تتطلب الكثير من المهارة والمعرفة والخبرة.
ولكن لا تقلق، سنقوم بتفصيلها لك في هذه المقالة ونزودك ببعض الأساسيات للبدء، وللحصول على
فهم شامل لإدارة المشاريع سجل في معسكرنا التدريبي PMP.
أولاً، لنبدأ بأساسيات ماهية المشروع. المشروع هو مسعى مؤقت يتم القيام به لإنشاء منتج أو خدمة أو نتيجة فريدة من نوعها,
أو خدمة أو نتيجة فريدة من نوعها. يتم تعريف المشاريع عادةً من خلال أهدافها، والتي يجب أن تكون محددة وقابلة للقياس وقابلة للتحقيق وذات صلة بالموضوع,
ومحددة زمنياً (SMART).
إدارة المشروع هي عملية تخطيط وتنفيذ ومراقبة عمل الفريق لتحقيق أهداف وغايات محددة ضمن إطار زمني محدد.
أهداف وغايات محددة ضمن إطار زمني محدد. وتتضمن تحديد وتنظيم الموارد اللازمة لإكمال المشروع,
بالإضافة إلى تحديد الجداول الزمنية والمعالم الرئيسية والمخرجات.
تتضمن إدارة المشروع أيضًا تتبع التقدم المحرز والتواصل مع أصحاب المصلحة لإبقائهم على اطلاع دائم بحالة المشروع.
وإذا لزم الأمر، إجراء تغييرات على خطة المشروع لضمان إكمال المشروع بنجاح.
لماذا إدارة المشروع؟
أظهر بحث KPMG لعام 2020 أن 70% من المؤسسات عانت من فشل مشروع واحد على الأقل في الأشهر الـ 12 السابقة,
و50% منهم أشاروا إلى أن مشاريعهم حققت باستمرار أقل مما خططوا لتحقيقه.
تعتبر إدارة المشروع مهمة لأنها تساعد على ضمان إنجاز المشروع بنجاح ضمن إطار زمني وميزانية محددة.
من خلال تخطيط وتنظيم الموارد اللازمة للمشروع وتحديد الجداول الزمنية والمعالم الرئيسية، يمكن لمديري المشاريع المساعدة في إبقاء المشروع على المسار الصحيح.
بالإضافة إلى ذلك، يعد التواصل الفعال مع أصحاب المصلحة أمرًا بالغ الأهمية لإبقائهم على علم بحالة المشروع
وضمان فهم أي تغييرات على الخطة والموافقة عليها. وإذا لزم الأمر، إجراء تغييرات على خطة المشروع
لضمان إكمال المشروع بنجاح.
كيف ظهرت إدارة المشاريع إلى حيز الوجود؟
كانت إدارة المشاريع موجودة منذ قرون. ربما كان مديرو المشاريع الأوائل هم الأشخاص الذين نظموا بناء
الأهرامات وغيرها من المشاريع الكبيرة. ومع مرور الوقت، تطور مجال إدارة المشاريع وأصبح أكثر تعقيداً.
واليوم، هناك مديرو مشاريع محترفون حاصلون على تدريب متخصص وخبرة في إدارة المشاريع.
إدارة المشاريع والبرامج والمحافظ
هناك ثلاثة أنواع رئيسية لإدارة المشاريع: المحفظة والبرنامج والمشروع. إدارة المحفظة هي الإدارة الشاملة
لمشاريع المنظمة ومواردها. إدارة البرامج هي التنسيق والإشراف على مجموعة من المشاريع ذات الصلة,
وعادةً ما يكون لها هدف أو غاية مشتركة. إدارة المشروع هي الإدارة الفردية لمشروع معين.
والفرق الرئيسي بين إدارة المحفظة والبرامج والمشاريع هو نطاق كل منها.
تتعامل إدارة المحفظة مع جميع المشاريع والموارد داخل المؤسسة، بينما تتعامل إدارة البرنامج مع
مجموعة فرعية من المشاريع داخل المحفظة، وتتعامل إدارة المشروع مع مشروع واحد.
ما هي إدارة البرامج؟
إدارة البرامج هي شكل متخصص من أشكال إدارة المشاريع التي تنطبق على التنسيق والإشراف على مشاريع متعددة ذات صلة,
وعادةً ما تكون في مراحل مختلفة من التطوير ومع فرق مختلفة مسؤولة عن كل منها. مديرو البرامج مسؤولون عن
ضمان بقاء جميع المشاريع الفردية ضمن محفظتهم على المسار الصحيح والوفاء بالمواعيد النهائية المحددة لها,
مع التأكد أيضاً من أنها تعمل معاً بسلاسة لتحقيق الهدف العام للبرنامج.
يجب أن يتمتع مدير البرنامج الناجح بفهم قوي لكل من إدارة المشاريع والعمليات التجارية,
بالإضافة إلى مهارات ممتازة في التواصل والقيادة وحل المشكلات. كما يجب أن يكون قادرًا على التوفيق بين العديد من
المهام والأولويات المتعددة في وقت واحد، وأن يكون قادراً على التكيف بسرعة مع الظروف المتغيرة.
ما هي إدارة المحافظ الاستثمارية؟
إدارة المحافظ هي عملية اتخاذ القرارات بشأن المشاريع التي يجب متابعتها والمشاريع التي يجب التخلي عنها من أجل تحقيق الهدف المنشود. يجب على مدير المحفظة أن يوازن بين المفاضلة بين الأهداف المختلفة، مثل المخاطر والعائد واستخدام الموارد.
وعادة ما يعتمد قرار متابعة مشروع ما على العائد المتوقع منه. وكلما ارتفع العائد المتوقع، كلما كان المشروع أكثر جاذبية. ومع ذلك، تنطوي المشاريع أيضًا على مخاطر. فكلما زادت مخاطر المشروع، قل احتمال الموافقة عليه.
يجب على مدير المحفظة أيضًا مراعاة استخدام الموارد عند اتخاذ القرارات بشأن المشاريع التي يجب متابعتها. فإذا كانت موارد الشركة محدودة، فقد لا تتمكن الشركة من متابعة جميع المشاريع ذات العوائد المرتفعة المتوقعة. لذلك يجب على مدير المحفظة أن يوازن بين الحاجة إلى تعظيم العائد والحاجة إلى تقليل استخدام الموارد إلى الحد الأدنى.
وعادةً ما يتم تجميع المشاريع في فئات بناءً على مدى خطورتها. وعادةً ما تكون المشاريع الأكثر خطورة هي المشاريع الجديدة وغير المختبرة. وتنطوي هذه المشاريع على أعلى مخاطر الفشل ولكنها تنطوي أيضًا على أعلى المكافآت المحتملة. أما المشاريع الأكثر تحفظًا فهي تلك المشاريع التي من المرجح أن تنجح ولكنها تقدم مكافآت محتملة أقل.
يجب على مدير المحفظة أن يراقب باستمرار التقدم المحرز في جميع المشاريع في المحفظة وإجراء التعديلات حسب الضرورة. ويشمل ذلك اتخاذ قرارات بشأن وقت إضافة مشاريع جديدة ووقت إزالة المشاريع القائمة. والهدف من ذلك هو الحفاظ على توازن المحفظة بحيث تلبي أهداف الشركة.
يمكن أن توفر المحفظة المدارة بشكل جيد فوائد كبيرة للشركة، بما في ذلك زيادة الأرباح وتحسين رضا العملاء. إنها عملية فريدة من نوعها تختلف عن الإدارة العامة أو إدارة الأعمال.
إدارة المشاريع
تتضمن إدارة المشروع مجموعة متنوعة من الأنشطة، مثل تخطيط المشروع وإدارة المخاطر وإدارة الجودة وإدارة التغيير وإدارة الموارد. ولكل نشاط من هذه الأنشطة مجموعة من أفضل الممارسات والأدوات الخاصة به.
مدير المشروع مسؤول عن ضمان تنسيق جميع جوانب المشروع وإنجازه في الوقت المحدد وفي حدود الميزانية ومعايير الجودة المطلوبة. مدير المشروع مسؤول أيضًا عن التواصل وإعداد التقارير لراعي المشروع وأصحاب المصلحة والأطراف المعنية الأخرى.
منهجيات إدارة المشروع
هناك العديد من المنهجيات المختلفة التي يمكن استخدامها لإدارة المشاريع. أكثر منهجيات إدارة المشاريع شيوعًا هي نموذج الشلال، وهو نهج خطي يبدأ بالتخطيط ويتحرك من خلال التنفيذ حتى الانتهاء.
تشمل منهجيات إدارة المشاريع الشائعة الأخرى النهج الرشيق، وهو نهج أكثر مرونة واستجابة للتغيير؛ والنهج المرن الذي يقضي على الهدر ويزيد من القيمة؛ ونهج DevOps، الذي يجمع بين تطوير البرمجيات والعمليات.
كيف تستفيد الفرق من إدارة المشاريع؟
إدارة المشاريع هي عملية تساعد الفرق على تحقيق الأهداف المشتركة من خلال تخطيط الموارد وتنظيمها وإدارتها. باستخدام إدارة المشاريع، يمكن للفرق التواصل بشكل أفضل والعمل معًا بشكل أكثر فعالية. بالإضافة إلى ذلك، يمكن لإدارة المشروع مساعدة الفرق على تتبع التقدم المحرز وتحديد المشاكل المحتملة في وقت مبكر. وهذا يسمح للفرق بإصلاح المشاكل قبل أن تصبح مشاكل أكبر. بشكل عام، يمكن لإدارة المشاريع مساعدة الفرق على العمل معًا بشكل أكثر كفاءة وتحقيق نتائج أفضل.
من خلال استخدام إدارة المشاريع وتعلم فوائد إدارة المشاريع يمكن للفرق التواصل بشكل أفضل والعمل معًا بشكل أكثر فعالية. بالإضافة إلى ذلك، يمكن لإدارة المشروع مساعدة الفرق على تتبع التقدم المحرز وتحديد المشاكل المحتملة في وقت مبكر. وهذا يسمح للفرق بإصلاح المشاكل قبل أن تصبح مشاكل أكبر. بشكل عام، يمكن لإدارة المشاريع مساعدة الفرق على العمل معًا بشكل أكثر كفاءة وتحقيق نتائج أفضل.
كيف يمكن تبسيط إدارة المشاريع بفعالية؟
تعاني العديد من الشركات في إدارة المشاريع بفعالية. من أجل تبسيط إدارة المشاريع، من المهم أولاً فهم أساسيات إدارة المشاريع.
الخطوة الأولى في تبسيط إدارة المشاريع هي إنشاء خطة مشروع. يجب أن تتضمن خطة المشروع ملخصًا للمشروع، وقائمة بالمهام التي يجب إكمالها، وجدولًا زمنيًا لإكمال كل مهمة. من المهم التأكد من أن الجدول الزمني للمهام واقعي، وأن هناك وقتًا كافيًا مخصصًا لكل مهمة.
بمجرد إنشاء خطة المشروع، من المهم تعيين المهام لأعضاء فريق محددين وتتبع التقدم المحرز فيها. يمكن أن تساعد اجتماعات الفريق المجدولة بانتظام على ضمان أن يكون الجميع على المسار الصحيح وعلى دراية بأي عقبات محتملة.
من المهم أيضًا أن يكون لديك نظام لتتبع النفقات. يمكن أن يساعد تتبع النفقات في ضمان بقاء المشروع في حدود الميزانية.
من خلال اتباع هذه الخطوات البسيطة، يمكن للشركات تبسيط عملية إدارة المشاريع وضمان إنجاز مشاريعها بنجاح.
العمل في إدارة المشاريع
تُعد إدارة المشاريع واحدة من أهم المهن المطلوبة والمطلوبة بشدة. إنه مجال مثير وصعب يوفر العديد من الفرص للنمو والتطور. إذا كنت مهتمًا بالعمل في مجال إدارة المشاريع، فإليك ما تحتاج إلى معرفته.
المهارات والصفات اللازمة لتكون مدير مشروع ناجحاً
يجب أن يتمتع مديرو المشاريع الناجحون بمجموعة متنوعة من المهارات والصفات. ومن أهم هذه المهارات والصفات ما يلي:
1. التواصل القوي ومهارات التعامل مع الآخرين: يجب أن يكون مديرو المشاريع قادرين على التواصل بفعالية مع أعضاء الفريق وأصحاب المصلحة والعملاء. يجب أن يكونوا قادرين على بناء العلاقات وإشراك الجميع في أهداف المشروع.
2. المهارات التنظيمية: يحتاج مديرو المشاريع إلى أن يكونوا قادرين على تتبع العديد من المهام والمواعيد النهائية، والبقاء منظمين على الرغم من التشتت والتغيرات في الأولويات.
3. مهارات حل المشكلات: عندما تسوء الأمور (وغالبًا ما يحدث ذلك)، يحتاج مديرو المشاريع إلى أن يكونوا قادرين على التفكير بسرعة وإيجاد الحلول.
4. مهارات القيادة القوية: يحتاج مدير المشروع الجيد إلى أن يكون قادراً على تحفيز وتوجيه فريقه، واتخاذ القرارات الصعبة، والتعامل مع النزاعات بفعالية.
5. المعرفة التقنية: على الرغم من أنه ليس من الضروري أن يكون جميع مديري المشاريع خبراء في كل مجال تقني، إلا أنه من المفيد أن يكون لديهم فهم أساسي للتكنولوجيا المستخدمة في مشاريعهم.
المراحل المختلفة للمشروع ودور مدير المشروع خلال كل مرحلة من مراحله
يحتوي المشروع على عدة مراحل متميزة، ويتغير دور مدير المشروع خلال كل مرحلة منها.
عادةً ما يمر المشروع بالمراحل التالية:
1. مرحلة البدء: في مرحلة البدء، يكون مدير المشروع مسؤولاً عن تطوير المشروع وعرضه على أصحاب المصلحة. ويجب عليه تحديد أهداف المشروع ووضع خطة لتحقيقها.
2. التخطيط: في مرحلة التخطيط، يعمل مدير المشروع مع أعضاء الفريق لوضع خطة عمل مفصلة. ويجب عليه التأكد من أن جميع المهام منظمة بشكل صحيح وأن الجميع يفهم أدوارهم ومسؤولياتهم.
3. التنفيذ: في مرحلة التنفيذ، يشرف مدير المشروع على تنفيذ الخطة ويضمن أن كل شيء يسير وفقًا للجدول الزمني المحدد. ويجب أن يكون مستعدًا لإجراء تغييرات على الخطة حسب الحاجة والتعامل مع المشاكل غير المتوقعة.
4. المراقبة والتحكم: في مرحلة المراقبة والتحكم، يقوم مدير المشروع بمراجعة تقدم المشروع باستمرار وإجراء التعديلات حسب الحاجة. ويجب أن يضمن بقاء جميع أعضاء الفريق على المسار الصحيح والوفاء بالمواعيد النهائية.
5. الإغلاق: في مرحلة الختام، يضمن مدير المشروع أن جميع المهام قد اكتملت بشكل صحيح وأن الجميع قد تم تدريبهم بشكل صحيح على كيفية استخدام النظام أو الإجراء الجديد. كما يقوم بتوثيق ما تعلمه من المشروع بحيث يمكن استخدامه في المشاريع المستقبلية.
كيف تصبح مدير مشروع معتمد
هناك عدة طرق لتصبح مدير مشروع معتمد. إحدى الطرق الأكثر شيوعاً هي الخضوع لامتحان شهادة مدير مشروع محترف (PMP) من معهد إدارة المشاريع (PMI).
فوائد العمل في مجال إدارة المشاريع
هناك العديد من الفوائد لممارسة مهنة إدارة المشاريع. ومن أبرز هذه الفوائد ما يلي:
1. الأمان الوظيفي: تعد إدارة المشاريع واحدة من أسرع المهن نموًا، ومن المتوقع أن تنمو أكثر في السنوات القادمة. وهذا يعني أن الأمن الوظيفي مرتفع في هذا المجال.
2. تنوع الفرص: هناك العديد من أنواع المشاريع المختلفة، وبالتالي العديد من أنواع الوظائف المختلفة لمديري المشاريع. ويمكنهم العمل في أي صناعة تقريباً، ولأي نوع من المؤسسات.
3. الراتب المحتمل: يحصل مديرو المشاريع عادةً على رواتب عالية، خاصةً أولئك الذين لديهم شهادات وخبرة.
4. فرص النمو والتطور: يتمتع مديرو المشاريع بالعديد من الفرص للتعلم والتطور. ويمكنهم حضور الدورات التدريبية وورش العمل والمؤتمرات، أو متابعة دورات إضافية للحصول على الشهادات.
ملاحظة حول التحضير للحصول على الشهادة
هناك بعض الأمور التي يجب وضعها في الاعتبار عند السعي للحصول على شهادة إدارة المشاريع. الأول هو أنه من المهم أن يكون لديك فهم قوي للمواد التي يغطيها امتحان الشهادة. وهذا يعني أنه يجب على الأفراد أن يأخذوا الوقت الكافي لدراسة وفهم الموضوعات المختلفة التي سيتم تغطيتها في الاختبار.
وهناك عامل مهم آخر يجب أخذه بعين الاعتبار وهو ما إذا كان الفرد لديه الخبرة اللازمة للنجاح في الحصول على الشهادة أم لا. وفي حين يعتقد الكثير من الناس أن الخبرة هي العامل الوحيد المهم، إلا أن هذا ببساطة ليس صحيحاً. فهناك عدد من المفاهيم والمبادئ المختلفة لإدارة المشاريع التي يجب أن يعرفها الفرد لكي يكون ناجحاً.
أخيرًا، من المهم أيضًا مراعاة مقدار الوقت المتاح للفرد لتخصيصه للدراسة لامتحان الشهادة. فبينما قد يكون بعض الأشخاص قادرين على تخصيص قدر كبير من الوقت للدراسة، قد يكون لدى البعض الآخر وقت محدود متاح فقط. من المهم التأكد من أن الفرد لديه الوقت الكافي لإكمال جميع الدورات الدراسية والمواد الدراسية اللازمة قبل إجراء الاختبار.