أدوار ومسؤوليات مسؤول إدارة المشروع (PMO) -SPOTO

مكتب إدارة المشاريع، الذي يُعرف غالبًا باسم مكتب إدارة المشاريع، هو مجموعة أو قسم مسؤول عن إنشاء معايير إدارة المشاريع والحفاظ عليها في الشركة.
ومع ذلك، هناك عدة أنواع من مكاتب إدارة المشاريع، بما في ذلك
مكتب إدارة المشاريع:
يتم منح فرق إدارة المشاريع المساعدة الإدارية وتوحيد جميع ممارسات إدارة المشاريع القائمة على المشاريع. وتحت إدارته المقتدرة، كما يقوم المكتب بتخزين أوراق المشروع وتقديم المؤشرات والتوجيهات الحيوية في تنفيذ المشروع.
مكتب إدارة المحافظ:
يدير جميع برامج الشركة ومشاريعها مع مساعدة أقسام إدارة البرامج والمشاريع.
مكتب إدارة البرامج:
يشرف على عملية الحوكمة بل وينسق جهود فرق إدارة البرامج.
كما يساعد مكتب إدارة البرامج الشركات في تحقيق أفضل العوائد على الاستثمار مع توفير قيمة مضافة لأصحاب المصلحة من خلال البرامج والمحافظ والمبادرات المختلفة. ومع ذلك، لا يمكن تحقيق ذلك إلا في الاتجاه الصحيح. ونتيجة لذلك، أنت تعرف الآن ما يرمز إليه مكتب إدارة المشاريع.
يحتفظ مكتب إدارة المشاريع بالأعمال الورقية للمشاريع ويوفر التوجيه والمؤشرات المهمة للمشاريع التي يشرف عليها. يساعد مكتب إدارة المشاريع الشركات على تحقيق عائد على استثماراتها وتقديم قيمة لأصحاب المصلحة من خلال المشاريع والبرامج والمحافظ من خلال توفير التوجيه. وتُستخدم حلول إدارة محفظة المشاريع، التي تقدم البيانات والرؤى حول المشاريع والبرامج في جميع أنحاء الشركة، للقيام بذلك.
لا يهتم مكتب إدارة المشاريع بالضرورة في المقام الأول بمعايير وإجراءات إدارة المشاريع. بل يمكنها أيضًا أن تلعب دورًا في إدارة المشاريع الاستراتيجية من خلال دعم أو حتى امتلاك عملية إدارة محفظة المشاريع. ويمكنهم في هذا الدور مراقبة المشاريع والمحافظ الجارية وتقديم تقارير عنها إلى الإدارة العليا في هذا الدور، مما يسهل عملية اتخاذ القرارات الاستراتيجية.
يهدف مكتب إدارة المشاريع إلى أن يكون بمثابة مركز إدارة مركزي ومنسق لجميع المشاريع، لزيادة كفاءة المشروع بالإضافة إلى وضع معايير إدارة المشاريع.
لا ينصب التركيز الأساسي لمكتب إدارة المشاريع على معايير وإجراءات إدارة المشاريع Prince2. قد تلعب مكاتب إدارة المشاريع أيضًا دورًا مهمًا في تخطيط المشاريع. ويمكنها مراقبة المحافظ والمشاريع الحالية المختارة وتقديم التقارير إلى الإدارة العليا لمساعدتها على اتخاذ قرارات أفضل.
تعمل مكاتب إدارة المشاريع كمراكز إدارة موحدة ومنسقة للعديد من المشاريع، مما يسمح بمزيد من الكفاءة بين المهام. مكاتب إدارة المشاريع غير ضرورية للشركات الصغيرة. ومع ذلك، يجب على الشركات التي تعمل على عدد كبير من المشاريع متعددة الوظائف في نفس الوقت أن يكون لديها مكتب إدارة المشاريع. تجدر الإشارة إلى أن الشركات التي تحتاج إلى مكاتب إدارة المشاريع يجب أن تختار الأفراد الذين أكملوا تدريب PMP لأن هذا يؤهل مكتب إدارة المشاريع للالتزامات التي سيتعاملون معها.
إن مكاتب إدارة المشاريع الناجحة في الشركات هي المزيج المناسب من الخبرات والعمليات والأدوات المختلفة، اعتمادًا على نطاق وحجم المشاريع.
فيما يلي الوظائف العديدة التي يؤديها مكتب إدارة المشاريع الحاصل على شهادة PMP صالحة:
يتولى مكتب إدارة المشاريع مسؤولية تحديد أفضل مزيج من المشاريع للشركة. يتأكد أعضاء قسم مكتب إدارة المشاريع من أن المشاريع التي يختارونها تتماشى تمامًا مع الأهداف الرئيسية للشركة، مثل إنشاء العمليات والإجراءات والاستراتيجيات.
2. الإدارة الكاملة للمشروع:
يتواصل مكتب إدارة المشاريع أيضًا مع الموظفين يوميًا ويخطرهم بفرص التدريب القادمة. كما أنهم يحافظون على ثقافة إيجابية للمشروع، ويتبعون ممارسات العمل الصحيحة، ويحددون مؤشرات الأداء الرئيسية للمشروع وقياساته.
3. الإدارة الفعالة للموارد:
يجب على مكتب إدارة المشاريع تحديد الأدوار والمسؤوليات بشكل مناسب، بالإضافة إلى إدارة الأولويات المختلفة حسب الميزانيات والجداول الزمنية. كما تقوم مكاتب إدارة المشاريع أيضًا بتدريب وتعليم الموظفين لضمان إدارة المشروع المطروح وإنجازه بطريقة متسقة عبر العديد من الأعمال.
4. تعبئة أدوات المشروع المختلفة:
تتمثل مهمة مكتب إدارة المشاريع في إنشاء برامج وقوالب وأدوات أخرى لإدارة المشاريع لإنشاء مستودع بيانات موثوق به يمكن من خلاله اتخاذ خيارات مستنيرة.
يجب على أعضاء قسم مكتب إدارة المشاريع في أي شركة أن يلتحقوا بدورات تدريبية في برنامج إدارة المشاريع أو الحصول على شهادة PMP عبر الإنترنت لإدارة المشاريع بفعالية والقيام بالمهام والمسؤوليات المذكورة أعلاه.
مكتب إدارة المشاريع هو قسم في الشركات والمؤسسات الكبيرة يعمل على تحسين إدارة المشاريع من خلال توحيد العمليات وزيادة الكفاءة. لا تقتصر مسؤولية مكاتب إدارة المشاريع على الاحتفاظ بوثائق المشروع فحسب، بل أيضًا تتبع المؤشرات الهامة وتوفير التدريب المناسب للأفراد المعنيين. تلعب مكاتب إدارة المشاريع دورًا مهمًا في إدارة المشاريع.
وفيما يلي التفاصيل:
توفر مكاتب إدارة المشاريع التوجيه المناسب:
أولًا وقبل كل شيء، تتشابه مكاتب إدارة المشاريع مع الوكالات من حيث أنها تنسق المشاريع والمحافظ والبرامج بناءً على خططها الاستراتيجية. ونتيجة لذلك، تتمتع الشركات بحرية العمل ضمن معايير أهدافها طويلة الأجل. ونتيجة لذلك، تكون عملية اتخاذ القرار لديهم أكثر كفاءة.
يساعد مكتب إدارة المشاريع (PMO) في إبقاء المشاريع على المسار الصحيح:
يمكن أيضًا استخدام مكتب إدارة المشاريع (PMO) كأداة خارجية لضمان نجاح المشروع. تُعد مكاتب إدارة المشاريع مفيدة في إبقاء مشاريع المؤسسة على المسار الصحيح لأنها توفر تقييمات قائمة على المقاييس.
كما يقوم مكتب إدارة المشاريع بتحذير الشركة عندما تهدد المشاكل المالية والجدول الزمني وأنواع أخرى من مشاكل النطاق بعرقلة مشاريعها. ومن خلال هذا النهج، يساعد مكتب إدارة المشاريع الشركات في التصرف على الفور عندما تتطور المشاكل.
وعلى الرغم من أنه لا يوجد مكتبان من مكاتب إدارة المشاريع يعملان بنفس الطريقة، إلا أنه يمكن تصنيفها إلى ثلاثة أنواع:
داعم:
مكتب إدارة المشاريع الداعم: يجمع مكتب إدارة المشاريع الداعم جميع مشاريع المؤسسة ويوفر أفضل الممارسات والنماذج والتدريب، ولكن مع القليل من التحكم.
التحكم:
يتم مراقبة استخدام أدوات إدارة المشاريع والعمليات والمعايير في المشاريع من قبل مكتب إدارة المشاريع المشرف لضمان اتباعها حرفياً.
التوجيه:
داخل المنظمة، يحافظ مكتب إدارة المشاريع التوجيهي على مستوى عالٍ من التحكم في عملية إدارة المشروع.
يشرف مدير مكتب إدارة المشاريع الفعال على أعضاء الفريق ويكون مسؤولاً عن جودة وقيمة كل مشروع يديره. ويعتبر العمل مع مديري المشاريع ورفع التقارير إلى الفريق الأعلى في المؤسسة جزءًا من الوظيفة.
يكون مديرو مكاتب إدارة المشاريع فعالين في المساعدة في تخطيط المشاريع، والتقييمات المالية، وتعديل العمليات، والتأكد من أن المشاريع التي يشرفون عليها موثقة بشكل صحيح. ويتم تحقيق ذلك من خلال التركيز على شيء فريد من نوعه مع وضع الصورة العامة في الاعتبار.
وبطبيعة الحال، يجب أن يكون مدير مكتب إدارة المشاريع قادرًا على العمل تحت الضغط، وأن يتمتع بمهارات شخصية رائعة، وأن يوفق بين عدة مشاريع.
عندما يتعلق الأمر بأدوات مكتب إدارة المشاريع، هناك الكثير من الأمور التي يجب تغطيتها: فالتوقعات من برامج مكتب إدارة المشاريع واسعة ومعقدة. القدرات الأساسية لإدارة المشاريع بما في ذلك إدارة الموارد، وإدارة المهام، وإدارة سير العمل، وأدوات التخطيط، بالإضافة إلى عناصر محفظة المشاريع الأكثر تعقيدًا، مطلوبة لمكاتب إدارة المشاريع.
علاوة على ذلك، نظرًا لأن جميع المبادرات تؤثر على بعضها البعض، يجب أن تكون الفرق قادرة على التعاون وتحمل المسؤولية عن مشاريعها الجارية. وهذا يضمن توحيد إجراءات المشروع وتحقيق أهداف الشركة وغاياتها.
مكتب إدارة المشاريع هو أسلوب تواصل آخر مربح للجانبين بالنسبة للشركات. تتمتع مكاتب إدارة المشاريع بفهم شامل لاحتياجات أصحاب المصلحة وبالتالي يمكنها تسهيل التواصل الجيد معهم.
ويوفر ذلك للموظفين وقتًا ثمينًا لإنجاز شيء آخر مع ضمان أن رسالتهم لا يتم توصيلها فحسب، بل يتم فهمها أيضًا.
نحن في “سبوتو” نعلم أن نجاح مكتب إدارة المشاريع يتوقف على اختيار الشخص الأفضل تأهيلاً لقيادته. يجب أن يكون الهدف الأساسي للشركة هو تحديد مكتب إدارة المشاريع بشكل صحيح، وعندها فقط يمكن أن تبدأ في مساعدة مشاريعها. عندما تنشئ الشركة مكتب إدارة المشاريع بشكل صحيح، فإنه يصبح تدريجيًا جزءًا حيويًا من المؤسسة ككل.
إن شركة SPOTO هي شركة معترف بها عالميًا في تقديم مجموعة واسعة من الخدمات الاحترافية المصممة لتلبية الاحتياجات المتنوعة للمؤسسات في جميع أنحاء العالم. نحن متخصصون في التدريب التقني والتدريب على الأعمال، وتطوير تكنولوجيا المعلومات وحلول البرمجيات، وخدمات اللغات الأجنبية، والتعلم الرقمي، وتوفير الموارد والتوظيف، والاستشارات. يتجلى التزامنا الثابت بالتميز من خلال شهادات الأيزو 9001 و27001 وCMMIDEV/3، التي تؤكد على معاييرنا الاستثنائية. وبفضل سجلنا الحافل بالنجاحات الذي يمتد لأكثر من عقدين من الزمن، فقد قدمنا خدماتنا بفعالية لأكثر من 4000 مؤسسة في جميع أنحاء العالم.