أدوار ومسؤوليات مدير المشروع وفريق إدارة المشروع

أدوار ومسؤوليات مدير المشروع وفريق إدارة المشروع
منذ أيام الدراسة، ونحن نسمع عن المشاريع (مشاريع العلوم، ومشاريع الرياضيات، والمشاريع الجماعية – هل تتذكر؟) ثم لديك شيء كبير مثل بعثة InSight التابعة لوكالة ناسا (لدراسة باطن المريخ). يسمى هذا أيضًا مشروعًا.
إذن، كيف يمكن تعريف المشروع بالضبط؟
على الرغم من وجود اختلافات لا حصر لها، إلا أن المشروع هو مهمة يجب إنجازها. إذا أطلقت ناسا على مهمتها اسم مشروع، فذلك لأنها تريد تحقيق هدف معين. إذا أعطى المعلم مشروعًا لطالب ما، فهو يريد من الطالب أن يكمل مهمة ما. وعندما نسمع عن المشاريع في سياق الشركات، فإن لها نفس المعنى. فهو يعني إنجاز هدف محدد.
وبالطبع، لا يتم إنجاز المشاريع من تلقاء نفسها. فنحن بحاجة إلى أشخاص لتنفيذها. وهنا يأتي دور مديري المشاريع وفريق إدارة المشاريع. عندما ننظر إلى دورة حياة إدارة المشاريع، نجد أن هناك العديد من الأشخاص والمجموعات المشاركة. فهم يساعدون في تصميم وتطوير وتنفيذ الأهداف المحددة في المشروع. الهدف من هذه المقالة هو تحديد أدوار ومسؤوليات مدير المشروع وكذلك فريق إدارة المشروع.
من هو مدير المشروع؟
مدير المشروع هو الشخص المسؤول عن قيادة المشروع. وبعبارة أخرى، فإن مديري المشاريع هم رأس حربة المشروع. فهم يضمنون اكتمال المشروع في الموعد النهائي المحدد وتسليمه إلى العميل دون أي عيوب. وهو يتولى جميع جوانب المشروع من بدء المشروع إلى تسليم المشروع.
وببساطة، هو بطل المشروع. فهو يقدم الرؤية الخاصة بالمشروع لأعضاء فريقه ويحافظ على تركيزهم على نفس الشيء. هو/هي ذلك الشخص الذي يتم الإشادة به في نهاية المطاف لنجاح المشروع أو تشويه سمعته لفشله. مدير المشروع هو المسؤول عن مصير المشروع.
ما هو فريق المشروع؟
فريق المشروع هو مجموعة من الأفراد المتعاونين معًا. والغرض منها هو تحقيق مهمة أو هدف عمل محدد. يمكن إنشاء فرق المشروع على أساس مؤقت أو لمدة طويلة جدًا. يمكن أن تتراوح المدة من أسبوع إلى بضع سنوات. ويمكن أن يكون هؤلاء الأفراد المهرة إما من مجالات وظيفية مختلفة أو من مجالات وظيفية متشابهة. وعلاوة على ذلك، يمكن للشركة إنشاء فريق من الموظفين الحاليين أو يمكن توظيف أشخاص جدد لإدارة المشروع. يعد مدير المشروع أيضًا جزءًا لا يتجزأ من فريق المشروع. يساهم الفريق والمدير معًا بشكل جماعي في نجاح المشروع.
دعونا الآن نلقي نظرة على مسؤوليات مدير المشروع تليها مسؤوليات أعضاء الفريق.
قد يعجبك أيضًا: 10 استراتيجيات أساسية لإدارة الوقت
مسؤوليات مدير المشروع
يمكن أن تختلف مسؤوليات مدير المشروع من منظمة إلى أخرى. في بعض الأحيان، قد تتغير هذه المسؤوليات حسب حاجة المشروع. ولكن في جميع الشركات، هناك بعض المسؤوليات الأساسية التي يتولاها معظم مديري المشاريع. ما هي تلك المسؤوليات؟ اقرأ أدناه:
التخطيط
“خطط لعملك واعمل على تنفيذ خطتك” – نابليون هيل
كما ذكرنا، فإن الغرض الأساسي من إدارة المشروع هو تحقيق هدف معين. وبالتالي، فإن إنشاء خارطة طريق أو التخطيط المسبق هو دور أساسي لمديري المشاريع. علاوة على ذلك، فإن خطتك هي التي تحدد ما إذا كنت ستحصل على الموافقة على المشروع أم لا.
إذن، ما الذي يتضمنه التخطيط بالضبط؟ يتناول التخطيط كل من الأسئلة التالية:
ما هي المهام التي يجب إكمالها؟
من سيقوم بإكمال هذه المهام؟
متى يجب إكمال هذه المهام؟
في هذه المرحلة، يقوم مدير المشروع بتحديد نطاق المشروع وبناءً على ذلك يضع خطة المشروع وجدوله الزمني. يقوم بوضع إجراءات وسياسات فعالة بحيث يتم تسليم المشروع إلى العميل. ويتم ذلك مع مراعاة الوقت المحدد والميزانية المحددة. بالإضافة إلى ذلك، يتضمن التخطيط تحديد الموارد (البشرية والمالية وغيرها) المتاحة. كما أنه يأخذ في الاعتبار الوقت اللازم لإكمال المشروع.
لا تسئ الفهم بأن التخطيط يحدث فقط في بداية المشروع. التخطيط هو شيء يستمر طوال فترة المشروع. في الواقع، مدير المشروع الجيد هو شخص ديناميكي بما يكفي لتعديل الخطة وفقًا للظروف المتغيرة.
التنظيم
بمجرد أن يكون لدى مدير المشروع مخطط حول كيفية تنفيذ المشروع، ماذا يفعل بعد ذلك؟ تنفيذ الخطة، بالطبع. تأتي أولاً المسؤولية الرئيسية المتمثلة في التنظيم. ببساطة، يتعلق الأمر بإعطاء هيكل لفريق المشروع. أثناء القيام بذلك، يأخذ مدير المشروع في الاعتبار الهيكل الحالي الذي تتبعه المنظمة.
يتعلق التنظيم بتعيين الأدوار لأعضاء الفريق وتحديد المواعيد النهائية لتحقيق الأهداف. تتضمن هذه الخطوة أيضًا إطلاع الأعضاء على الأدوات التي يمكنهم استخدامها. لنفترض أن المشروع يتضمن الاستعانة بمصادر خارجية لبعض المتطلبات. بعد ذلك، يقوم مدير المشروع بتحديد الخدمات التي سيتم تقديمها والشركة التي تقدم هذه الخدمات وما إلى ذلك.
قد يعجبك أيضًا: أفضل 30 سؤالاً وإجابات عن مقابلات إدارة المشاريع
القيادة
القيادة هي ذلك الدور الواسع الذي يمكن أن يستوعب جميع الأدوار الأخرى لمدير المشروع. وبالتالي، يمكن اعتبارها أهم مسؤولية لمديري المشاريع.
يجب على مدير المشروع أن يأخذ زمام المبادرة منذ البداية. يجب عليه/عليها التنسيق مع مختلف الأشخاص لضمان سير المشروع بطريقة سلسة. كما يجب عليه/عليها مراقبة تطورات المشروع بانتظام. يتأكد المديرون من أن أعضاء فريق المشروع يلتزمون بالمواعيد النهائية ويتبعون الإرشادات. فهو/هي يعقد الاجتماعات بانتظام ويتأكد من أن أعضاء الفريق يقومون بإجراءات المتابعة.
القيادة هي أيضًا اتخاذ القرارات في كل مرحلة من مراحل تقدم المشروع. ما المهام التي يجب أن تُسند إلى أي عضو من أعضاء الفريق؟ هل يجب إنهاء المشروع لأنه يتجاوز عتبات موارد معينة؟ مدير المشروع مسؤول عن التفكير في مثل هذه القضايا واسعة النطاق واتخاذ القرارات. كما يتعين على مدير المشروع بناء معرفته حول المسائل التقنية المرتبطة بالمشروع.
وبصرف النظر عن الجوانب التقنية، تشمل القيادة أيضًا المهارات الشخصية. يحتاج مديرو المشاريع إلى طلب التميز من أعضاء فريقهم ومساعدتهم في تطويرهم الشخصي. كما أن السقطات شائعة جدًا في المشاريع. ومن المتوقع أن يقوم مدير المشروع بتحفيز أعضاء الفريق خلال مرحلة التعثر والحفاظ على معنوياتهم عالية. بشكل أساسي، مدير المشروع هو القائد الذي يتطلع إليه أعضاء الفريق. لذلك، تصبح إدارة الأشخاص العنصر الأساسي في إدارة المشروع.
المراقبة
يحتاج مديرو المشاريع إلى أن يكونوا على أهبة الاستعداد باستمرار وعليهم التأكد من أن المشروع يسير على المسار الصحيح. وهذا يعني أنه سيتعين عليهم التأكد من استخدام الموارد بكفاءة. كما يتعين عليهم التأكد من أن المشروع سيكتمل ضمن الإطار الزمني المحدد. للمساعدة في هذه الخطوة، يستخدم العديد من مديري المشاريع عملية التحكم التالية المكونة من ثلاث خطوات
القياس: الحفاظ على يقظة صارمة على تقدم المشروع
التقييم: تحديد الأسباب الجذرية للانحرافات
التصحيح: إجراء التصحيحات المناسبة لمعالجة مشكلة الانحراف
المراقبة بهذا المعنى ليس لها المعنى التقليدي لفرض القرارات من أعلى. فالمشاريع الآن تتم من خلال التعاون بين مدير المشروع وأعضاء الفريق. لذلك، بدلاً من إملاء ما يجب القيام به، تتم المراقبة من خلال مساهمة أعضاء فريق المشروع.
التواصل
لا يمكن التأكيد بما فيه الكفاية على أهمية التواصل في نجاح المشروع. إنه أمر مهم للغاية لدرجة أن العديد من الاستطلاعات تظهر أن مديري المشاريع يقضون 90% من وقتهم في التواصل. يعتمد مدى نجاح مدير المشروع في أداء جميع الأدوار المذكورة على قدرته على التواصل. وهو ما يميز مدير المشروع الناجح عن المدير العادي.
عندما نتحدث عن التواصل، فإنه لا يشمل فقط أعضاء الفريق. يتعين على مدير المشروع أيضًا التفاعل مع مختلف الأشخاص. ويشمل ذلك رعاة المشروع والعملاء والبائعين الخارجيين وأصحاب المصلحة المهمين الآخرين. يتم اتخاذ الكثير من القرارات أثناء سير المشروع. وكل هذا يتطلب من عضو المشروع التواصل مع الأشخاص الرئيسيين الأعلى في التسلسل القيادي.
ولكن، يحدث الجزء الأكبر من التواصل عادةً بين مدير المشروع وأعضاء الفريق. فهو يشارك رؤية المشروع وأهدافه مع أعضاء الفريق. كما يقدم مديرو المشاريع أيضًا تحديثات منتظمة من أعضاء الفريق ويعقدون اجتماعات الحالة وما إلى ذلك. ولكن، لا ينتهي الأمر بتواصله أو تواصلها. فهو / هي بحاجة أيضًا إلى القيام بدور تمكين أعضاء فريقه من مشاركة المعلومات أو تبادلها.
إدارة المخاطر
نادرًا ما تسير المشاريع بسلاسة. وعلى هذا النحو، فإن المخاطر جزء لا مفر منه في المشروع. لذا، فإن إدارة هذه الظروف غير المؤكدة التي يمكن أن يكون لها تأثير سلبي على المشروع هو دور حاسم لمدير المشروع. ومن الأهمية بمكان أن يشير معهد إدارة المشاريع PMBOK التابع لمعهد إدارة المشاريع إلى إدارة المخاطر كأحد مجالات المعرفة الرئيسية. وهذا يعني أنه يجب على مدير المشروع إظهار الكفاءة في هذا المجال للحصول على شهادة.
قد يعجبك أيضًا: أهم 10 أسباب تدفعك للدخول في إدارة المشاريع
كيف يتعامل مدير المشروع مع المخاطر؟
تتضمن إدارة المخاطر تحديد التهديدات المحتملة أو التطورات الإيجابية. يمكن أن تكون المخاطر في شكل احتمال استقالة أحد أعضاء الفريق الرئيسيين من العمل أو انسحاب أحد الرعاة فجأة من المشروع. ثم تأتي بعد ذلك مهمة تطوير مسار العمل في حالة حدوث الخطر. وتتضمن استجابات مختلفة مثل البحث عن بدائل وتقدير تكلفة الحلول الأخرى وما إلى ذلك.
تتضمن إدارة المخاطر أيضًا التواصل. يحتاج مدير المشروع إلى إبلاغ أعضاء الفريق وأصحاب المصلحة الآخرين بالمخاطر. ويتضمن أيضًا، في بعض الحالات، إسناد مهمة التعامل مع خطر معين إلى عضو معين في الفريق. إذا لم يقم بتحسين المخاطر، فإن مهمة مدير المشروع هي تحميل الشخص المسؤول عن ذلك. أخيرًا، يتمثل دور مدير المشروع في التأكد من تنفيذ الاستجابة للمخاطر كما هو متصور.
مسؤوليات فريق إدارة المشروع
يتحمل أعضاء فريق إدارة المشروع أيضًا مسؤوليات معينة. الأولوية هي تنفيذ المهام الموكلة إليهم من قبل مدير المشروع. وعلاوة على ذلك، يتعين على الأعضاء إبلاغ مدير المشروع بتقدم المهام إلى مدير المشروع. وفي حال وجود أي تغييرات/مشاكل، من المتوقع أن يقوموا بإبلاغ قائدهم على الفور.
في حال تم تعيين عضو الفريق كـ “خبير” في بعض المجالات. عندها، يُتوقع منه أو منها إظهار المبادرة وعدم انتظار مدير المشروع لإرشادهم حتى في المهام الصغيرة. ماذا لو لم ينسجم أعضاء الفريق مع بعضهم البعض؟ يمكن أن يؤدي ذلك إلى التأخير، وفي أسوأ السيناريوهات، إلى فشل المشروع بأكمله. وبالتالي، يجب عليهم العمل مع أعضاء الفريق الآخرين ومعاملتهم باحترام ودي.
إذا كان المشروع ضخمًا، فيمكن لبعض الأعضاء العمل كقادة للفريق وتقديم المساعدة لأعضاء الفريق. وبهذه الطريقة، سيكون هناك تنسيق أفضل بين أعضاء الفريق. كما يمكن تسليم المشروع إلى العميل في الوقت المحدد دون أي تأخير.
الخاتمة
لكي يكون المشروع ناجحًا، فإنه يتطلب جهدًا جماعيًا كاملاً. قد تكون الأدوار والمسؤوليات الموكلة لأعضاء الفريق صغيرة أو كبيرة. ولكن، في نهاية المطاف، كل دور ومسؤولية مهمة لأنها جهد جماعي للفريق. هذا الجهد هو الذي يدفع المشروع على طريق النجاح. فمدير المشروع وفريق إدارة المشروع يشبهان وجهين لعملة واحدة. وبالتالي، لكي ينجح المشروع، يحتاج كل من مدير المشروع وفريق العمل إلى العمل كفريق عمل فعال.