أدوار ومسؤوليات مدير المشروع – سبوتو

منذ البداية، لا بد أنك سمعت كلمة “مشروع” الرنانة في كل مكان في مكان عملك.
هل تعرف ما هو المشروع؟
المشروع هو مهمة أو مجموعة من المهام المتعددة التي يجب إكمالها في فترة معينة من أجل تحقيق أهداف محددة. لا يمكنك إكمال هذه المهمة بمفردك. أنت بحاجة إلى شخص ما لمساعدتك. يحتاج مشروع معين إلى مدير مشروع متخصص. نحتاج إلى بعض الأشخاص لتنفيذ المهمة. وهنا، نحتاج إلى مدير مشروع وفريق عمل لإكمال المهمة. توجد مشاريع في كل المجالات بما في ذلك التصميم، والتطوير، وتكنولوجيا المعلومات، والاتصالات، وما إلى ذلك، وجميعها تأتي بهدف واحد متشابه وهو تسليم المشروع في الوقت المحدد.
ومع ذلك، ما الذي تفهمه من مدير المشروع ومسؤوليات مدير المشروع؟ الخطوات المختلفة المطلوبة لتصبح مدير مشروع تكنولوجيا المعلومات. دعنا نتعرف على ما يقوم به مدير المشروع.
مدير المشروع هو قائد المشروع. يجب على مديري المشاريع التأكد من وضع المشروع في الوقت الحالي ومتى يجب عليهم تقديم ذلك في موعد نهائي معين. إنهم ينظرون إلى تقديم مشروع بدون عيوب. فهم يتعاملون مع جميع المشاريع من البداية وحتى التسليم. هنا سوف تفهم ما يفعله مدير المشروع وخاصةً مدير مشروع تكنولوجيا المعلومات.
أدوار ومسؤوليات مدير المشروع
تعتمد مهام وواجبات مدير المشروع من شركة إلى أخرى. يخضع مدير المشروع للتغيير حسب متطلبات المشروع. ومع ذلك، هناك مسؤوليات أساسية قد يتولاها مدير المشروع. فيما يلي وظائف محددة لمدير المشروع في إدارة المشاريع:
قبل البدء في المشروع، يجب على مدير المشروع أن يخطط لماهية المشروع. إن إنشاء خارطة طريق هو الواجب الأول والأهم لمدير المشروع. لأن خطة المشروع ستكون قيد النظر لاختيار المشروع من عدمه. في هذه المرحلة، يتعين على المدير أن ينظر في عوامل معينة، بما في ذلك المهمة التي سيتم إنجازها، ومن سيقوم بهذه المهمة، وما هو الموعد النهائي للعمل.
الآن إذا تم اختيار المشروع المخطط له، فإن الخطوة التالية للوصف الوظيفي لمدير المشروع هي كيف سيقوم هو وفريقه بتنفيذ المهمة. سيقوم بالتخطيط لما يجب القيام به في المرحلة التالية. المهمة التالية هي البدء في تنفيذ فكرة المشروع. سيقوم مدير المشروع بتوزيع المهام على أعضاء الفريق حول خطة معينة. وسيقدم وصفاً موجزاً للأدوات التي يمكن للمرء استخدامها. فكر في مشروع تكنولوجيا المعلومات. سيبحث المدير أولاً عن الموارد المطلوبة في المشروع. سيستخدم مهاراته في إدارة المشروع وسيقوم بدوره القيادي. بعد ذلك سيقوم المدير بتوزيع الأدوات على المتعاونين والالتقاء بهم بانتظام وسؤالهم عن المشاكل التي يواجهونها واقتراح حل معين.
القيادة هي الدور الأكثر أهمية لمدير المشروع. وهي تتكون من واجبات أخرى لمدير المشروع. يجب على مدير المشروع أن يعرف كيفية التنسيق مع العديد من الأشخاص لضمان سير المشروع بشكل مناسب. يعرف مدير المشروع كيفية إدارة الوقت لمهمة معينة. سيطلب من أعضاء فريقه إكمال المهمة. يجب أن يجعل أعضاء الفريق يتبعون بعض الإجراءات ويعقدون اجتماعات منتظمة. تعني القيادة أيضًا اتخاذ القرارات ومراقبتها بانتظام. يجب أن يفكر المدير في المشكلات التي يمكن أن تنشأ في مهمة ما. سيجري مدير مشروع تكنولوجيا المعلومات معرفة المشاكل التقنية المرتبطة بالمشروع.
يجب أن يكون مدير المشروع على دراية بكل شيء على أصابع قدميه. يجب عليه أن يتأكد من أن المهمة التي يقودها تسير على مسار مثالي. يجب عليه أيضًا أن يفكر في الأدوات التي يتم استخدامها بشكل صحيح أم لا. سيساعده ذلك على التفكير في أنه يمكنه إكمال المهمة في إطار زمني معين. حتى أن العديد من مديري مشاريع تكنولوجيا المعلومات يستخدمون الخطوات التالية:
لا تعني المراقبة فرض قرارك على شخص ما. اليوم، يتم اليوم إنجاز المشروع بالتعاون بين المدير وأعضاء فريقه. ومن ثم فمن الأفضل دفع مساهمة في المشروع بدلاً من إملاء ما يجب القيام به.
لا يمكن للمرء أن ينسى التواصل كعامل أساسي لنجاح المشروع. إنه أمر بالغ الأهمية لأن مديري المشاريع يقضون 90% من وقتهم في التواصل مع أعضاء الفريق. كما أنه سيزيد من الدور الذي يلعبه مدير المشروع في قدرته على التواصل مع الآخرين. التواصل ليس فقط مع أعضاء الفريق ولكن أيضًا للتفاعل مع الآخرين. يتعين على مدير المشروع اتخاذ العديد من القرارات ولمناقشتها عليه التواصل مع الآخرين.
ليس من المحدد جداً أن يسير المشروع بسلاسة كبيرة. ومع ذلك، فإن المخاطر هي الجزء الأكثر أهمية في المشروع. وسوف تأتي بالتأكيد عندما يكون هناك شيء ما قيد المعالجة. وبالتالي، من الضروري إدارة هذه الظروف التي قد تجلب شيئًا سلبيًا في المشروع. إلى جانب مراقبة أعضاء الفريق ووضع المشروع، يجب على مدير المشروع أيضًا أن يأخذ بعين الاعتبار المخاطر التي قد يواجهها مشروعه في المستقبل. من المهم للغاية إدارة المخاطر ضمن مهلة زمنية محددة.
ما هي وظيفة مدير المشروع في التعامل مع المخاطر؟
في إدارة المخاطر، تتمثل الموضوعات ذات الصلة في تحديد التهديدات وبالتالي يكون لها مناسبًاالتنمية. المخاطر المحددة التي يتعين على مدير مشروع تكنولوجيا المعلومات التعامل معها هي مثل مغادرة أحد أعضاء فريق العمل للشركة مما قد يؤدي إلى سحب المشروع. الوصف الوظيفي التالي لمدير المشروع هو تطوير واتخاذ إجراءات في مثل هذه الحالات. يجب أن يكون لديه حلول بديلة للمشاكل.
أفضل طريقة للتغلب على المخاطر هي التواصل بشكل مناسب. يجب على مدير المشروع إبلاغ الآخرين بالمخاطر التي يواجهها. في كثير من الحالات، يتضمن ذلك أيضًا التعامل معالمهمة وكذلك تحسين المخاطر. أخيرًا، يجب على مدير المشروع التأكد من تنفيذ المخاطر بشكل مناسب كما هو متصور.
لقد ناقشنا حتى الآن أدوار مدير المشروع. والآن سنلقي نظرة على مسؤوليات فريق إدارة المشروع. الأولوية الرئيسية التي يجب على المدير أن يعطيها هي إسناد المهمة إلى أعضاء الفريق. والآن، يجب على أعضاء الفريق التأكد من إكمال تلك المهمة في وقت محدد. إذا واجه أي عضو تغيير أو مشكلة ما، فيجب عليه إبلاغ قائده على الفور.
إذا كان أحد أعضاء الفريق يقوم بدور الخبير أيضًا، فيجب عليه عدم الانتظار لإجراء التغييرات وسؤال قائد الفريق أولاً. يمكنه اتخاذ قرارات صغيرة من تلقاء نفسه. ولكن إذا لم يتفق أعضاء الفريق على خيار معين، فقد يتسبب ذلك في تأخير المشروع أو فشل المشروع. ومن ثم يجب أن يعمل مع أعضاء الفريق ويعامل الجميع باحترام.
إذا كان المشروع مهمًا، فيمكن لبعض أعضاء الفريق أن يلعبوا دور قادة الفريق. فهذا يساعدهم في التنسيق بشكل أفضل بين أعضاء الفريق. يساعد في تسليم المشروع في الوقت المحدد.
يتأكد مدير المشروع من إنجاز عمله في الوقت المحدد وتلبية احتياجات العملاء. يجب أن يعرف كيفية التواصل مع أعضاء الفريق والعملاء وأصحاب المصلحة عند بدء المشروع. يجب أن يعرف كيفية تلبية احتياجات العمل. يجب أن يكون مدير المشروع الناجح قادرًا على أخذ تفاصيل المشروع ورؤية صورته الكبيرة. يجب أن يكون قادرًا على التعامل مع المخاطر، ومهارات تواصل ممتازة، وسلوكيات الأداء والقدرة على تحفيز وإلهام أعضاء الفريق، والعديد من مهارات مدير المشروع الأخرى.
الأوصاف الوظيفية لمدير المشروع
هناك أنواع عديدة من الأوصاف الوظيفية لمدير المشروع، بما في ذلك مدير مشروع تكنولوجيا المعلومات، ومدير المشروع العام، والأوصاف الوظيفية لمدير المشروع من المستوى الأعلى.
يعرف مدير مشروع تكنولوجيا المعلومات كيفية تطوير وإدارة المشاريع من حيث الوقت والتكلفة والنطاق. تشمل مسؤوليات مدير مشروع تكنولوجيا المعلومات خطة التواصل، وخطة المشروع، وتحديد المعالم الرئيسية، وتخصيص المهام.
إنها عملية تخطيط وتنظيم وإكمال مسؤولية مشروع معين يلبي أهداف تكنولوجيا المعلومات. ويشمل الإشراف على مشاريع تطوير البرمجيات، وتحديثات الشبكات، وعمليات طرح المحاكاة الافتراضية، وتركيبات الأجهزة وإدارة البيانات وتحليلات الأعمال، وبالتالي تنفيذ خدمات تكنولوجيا المعلومات.
قد تتسبب المشاكل الشائعة والمخاطر الأخرى للمشروع في فشله. لذلك، فإنه يؤدي إلى الإضرار بنجاح مشروع تكنولوجيا المعلومات. سيكون هناك تقدم في التكنولوجيا عند تنفيذ الخطة. إذا لم يتم استخدام التكنولوجيا من قبل، فسيكون من الصعب على شركتك تنفيذها، وبالتالي يؤثر ذلك علىنجاح المشروع.
إدارة المشروع
هناك عدة خطوات في إدارة المشروع، كما نوقش أعلاه. وتتبع الخطوات نفسها لأدوار ومسؤوليات مدير مشروع تكنولوجيا المعلومات، ومع ذلك، فإن الموارد والخطة والتنفيذ والتنفيذ والرقابة والمراقبة وتخفيف المخاطر تختلف باختلاف المشاريع.
إدارة مجالات معرفة المشروع
هناك حوالي عشرة مجالات معرفية لإدارة المشاريع. ستعطي هذه المجالات تفاصيل الإجراءات التي يتعين على مدير المشروع إكمالها في المشروع بأكمله. مجالات إدارة المشروع هي:
إدارة نطاق المشروع: يكون نطاق المشروع مفصلاً وموثقاً وموافقاً عليه بشكل جيد. نطاق المشروع كله آمن كما تم تعديله بالموافقة عليه، وحمايته من التغييرات غير المصرح بها، والتحقق من صحة المشروع من قبل أصحاب المصلحة لقبوله.
إدارة الجدول الزمني للمشروع: يكون الجدول الزمني للمشروع وفقًا لساعات عمل المشروع. يتم توثيق أعضاء الفريق وتوافرهم جميعًا في الإجراء بأكمله وبالتالي يتم التخطيط له. يعمل المدير مع الفريق بأكمله لتحديد مهامه وإجراء تقديرات المدة الزمنية لإنشاء الجدول الزمني.
إدارة تكلفة المشروع: التكلفة هي العامل الأساسي الذي يجب النظر إليه. يتم تقدير التكلفة وفقًا لميزانية المشروع. ويشمل ذلك تسعير الخدمات والمواد وترخيص البرامج والمرافق والمواد والعديد من النفقات الأخرى.
إدارة جودة المشروع: تكون جودة المشروع وفقًا لمقاييس محددة واتفاق أصحاب المصلحة لتقديم المشروع في الوقت المناسب. ستوجه سياسات وبرامج ضمان الجودة المشروع. ستجد مراقبة الجودة أنه يتم الحفاظ على الجودة في العمل.
المشروعإدارة الموارد البشرية للمشروع: سيعمل المدير مع أعضاء الفريق للتحقق مما إذا كانوا يعملون بشكل صحيح لتقديم المشروع في الوقت المناسب أم لا. يجب عليهم تقديم تقرير عن عمل أعضاء الفريق إلى المدير.
إدارة مخاطر المشروع: الخطر هو الموقف الذي قد يهددك أو قد يفيدك في نفس الوقت. يمكنك تحديد وتحليل وإنشاء استجابة للتهديدات. وسوف تحدد التكلفة المطلوبة للتخفيف من المخاطر أو إدارتها.
إدارة اتصالات المشروع: سيطلب أصحاب المصلحة المعلومات من المدير وبالتالي توفير المعلومات له طوال فترة المشروع. سيقوم مجال المعرفة بإنشاء التواصل بين أعضاء الفريق ومدير المشروع وأصحاب المصلحة الآخرين. وسوف يناقشون ما هي المعلومات التي يجب تقديمها لمن. كما سيناقشون أيضًا متى يجب تقديم تفاصيل محددة.
إدارة مشتريات المشروع: سيبحث المدير ما إذا كان يحتاج إلى بعض الخدمات أو السلع للمشروع أم لا. ثم سيناقش عملية الشراء تلك. وهي عملية واسعة النطاق ورسمية لتنفيذها في أي مشروع. ويتعلق التخطيط كله باختيار نوع العقد، وشراء عمليات التدقيق، وإدارة العقد، وإغلاق المشروع. لا يقوم العديد من المديرين بإدارة ذلك، لكنهم يتحكمون في عملية الشراء المركزية.
إدارة أصحاب المصلحة في المشروع: أصحاب المصلحة هم أولئك الذين لديهم مصلحة جيدة في بعض المشاريع. وتقوم الإدارة بإدراج وتحديد أصحاب المصلحة والتواصل معهم في مجموعات أصحاب المصلحة. كما أنها تهتم بالقلق والمخاوف التي قد تكون لدى أصحاب المصلحة في أي مشروع.
إدارة تكامل المشروع: وهي مجال تنسيق بعض الأحداث. إذا كان مدير المشروع يعمل بشكل مناسب في مشروع معين، فإنه سيؤثر حتماً على سمعة الشركة وأداء المشروع. وإلا فإنه سيترك أثراً سلبياً على الأشخاص. سيقوم المدير بفحص الحالات الطارئة والتكامل في مجالات المعرفة التي من شأنها أن تضمن ما إذا كان مشروع معين تحت التخطيط والتنفيذ والرقابة ثم الإغلاق أو لا.
هذه هي العوامل العشرة الرئيسية التي يحتاج المدير إلى النظر إليها خلال مشروعه الجاري. ومع ذلك، ليس هناك مجال محدد بشكل واضح وصريح يقوم المدير بإدارته أولاً وأخيراً. كل ذلك وفقًا للمعرفة المناسبة والعمليات التي ستحدث في عملية إدارة المشروع.
يمكن أن يكون هناك العديد من الأساليب لإدارة المشروع. يمكن أن تؤثر هذه على دورة حياة المشروع. يمكن للمؤسسة اختيار مسار واحد من هذه المسارات التي قد تقلل من مخاطر العمل العالية. تنتقل دورة حياة مشروع تكنولوجيا المعلومات عبر جميع المراحل من التخطيط والتنفيذ والتحكم. ومع ذلك، قد تجد أيضًا ثلاث دورات حياة مشروع تكنولوجيا المعلومات.
ومع ذلك، فإن عمليات دورة الحياة الأساسية الثلاث هذه هي الحصول على مفهوم جيد لعمل المشروع. ستحدد المرحلة العمل الذي سيحدث في مشروع معين. ومع ذلك، فإن متطلبات العملاء والمنظمة ستساعد مدير المشروع على التفكير فيما يجب أن يتبعه في المشروع.
لا يهم إذا كان المشروع صغيرًا أو كبيرًا، فنحن بحاجة إلى كفاءة موثوقة ومتسقة في العمل. 89٪ من المنظمة تعمل على مشروع مع مدير المشروع. من الضروري أن يكون لديك عمل ناجح. يحتاج أصحاب الأعمال إلى قائد واحد لديه الرؤية الصحيحة للتعامل مع بعض المشاريع. يجب أن يكون قادرًا على مواجهة المخاطر وهو التحدي الأكبر لمدير المشروع. فهو يتأكد من أن المشروع في الوقت المحدد ووفقًا للجدول الزمني. لذلك، إذا كنت تريد أن يكون لديك مؤسسة ناجحة، فمن الأفضل أن يكون لديك مدير مشروع.
إذا كنت تعمل للحصول على شهادة PMP، فأنت تعلم أن هناك الكثير لتتعلمه. إذا كنت تريد مشروعًا ناجحًا، فلا يعتمد الأمر كله على قائد المشروع. إنه جهد جماعي كامل لدعمك. ومع ذلك، قد تكون المسؤوليات والأدوار الموكلة إليك كبيرة أو صغيرة، فهذا لا يهم. ولكن يجب أن يكون الأشخاص الذين يعملون فيه مصممين على النجاح فيه. إنه جهد من جانبهم لتحقيق النجاح في المشروع. فريق المشروع ومدير المشروع مثل وجهين لعملة واحدة يسيران جنبًا إلى جنب. وبالتالي، للحصول على مشروع ناجح، فإن العمل الجماعي الكامل مع مدير المشروع هو عمل جماعي كامل مع مدير المشروع لإظهار الكفاءة فيه.
سبوتو هي مزود معترف به عالميًا لمجموعة واسعة من الخدمات الاحترافية المصممة لتلبية الاحتياجات المتنوعة للمؤسسات في جميع أنحاء العالم. نحن متخصصون في التدريب التقني والتدريب على الأعمال، وتطوير تكنولوجيا المعلومات وحلول البرمجيات، وخدمات اللغات الأجنبية، والتعلم الرقمي، وتوفير الموارد والتوظيف، والاستشارات. يتجلى التزامنا الثابت بالتميز من خلال شهادات الأيزو 9001 و27001 وCMMIDEV/3، التي تؤكد على معاييرنا الاستثنائية. وبفضل سجلنا الحافل بالنجاحات الذي يمتد لأكثر من عقدين من الزمن، فقد قدمنا خدماتنا بفعالية لأكثر من 4000 مؤسسة في جميع أنحاء العالم.