أدوار ومسؤوليات إدارة التغيير الفعالة

الهدف الأساسي من أي عملية لإدارة التغيير هو الحد من الحوادث مع شحن الترقيات التي ترضي المستهلكين وتضعك في المقدمة. والعملية مهمة. فالعملاء الآن لديهم تطلعات كبيرة لخدمات عالية الأداء ودائمة التشغيل. من الضروري إدارة الخدمات بشكل صحيح وشحن ترقيات متكررة في بيئة ديناميكية بشكل متزايد. وقد اعتمدت الفرق الحديثة أساليب تخفيف المخاطر التي تسمح لها بتقديم قيمة للعملاء بأكثر الطرق فعالية ومرونة ممكنة.
وقد أسندت الشركات مجموعة من الأدوار والمسؤوليات في إدارة التغيير لتحقيق هذه الأهداف. ويمكن توزيعها على عدة فئات وظيفية وفرق عمل في مؤسسة كبيرة.
مهام إدارة التغيير داخل المؤسسة
في الشركات الأصغر حجماً، قد يكون أحد الأفراد مسؤولاً عن إدارة التغيير بالإضافة إلى جوانب أخرى من عمله. يمكن أن يكون الشخص المسؤول عن إدارة التغيير أيضاً مبرمجاً أو قائد فريق. في ظروف أخرى، قد تندمج الفرق القائمة تدريجياً وتتشارك الإجراءات.
لا يوجد نهج واحد يناسب الجميع لتفويض مهام إدارة التغيير. يجب على المؤسسات وضع الهيكل الذي يلبي متطلباتها على أفضل وجه. ومع ذلك، يمكن أن تستفيد جميع الفرق من إعادة النظر في نموذج تفويض مهام التغيير إلى أشخاص يحملون ألقاباً خاصة وكثيراً ما يكونون بعيدين عن المشاريع التي يراجعونها.
من خلال الترحيب بالإمكانيات الجديدة لتبسيط وتبسيط الممارسة في سير العمل الحالي، يمكننا توفير الوقت للموظفين المشاركين في إدارة التغيير لتولي المزيد من المسؤوليات الاستراتيجية، مما يسمح للفرق بالتركيز على أهدافها الأكثر أهمية.
أدوار ومسؤوليات إدارة التغيير
هناك العديد من الأدوار والمسؤوليات في إدارة التغيير، إلا أن دور مدير التغيير هو أحد أهم هذه الأدوار. يُعرف الموظفون الذين يقودون مبادرات إدارة التغيير باسم مديري التغيير. دور مدير التغيير هو المسؤول عن تخطيط وتطوير وتقديم وتتبع مخرجات إدارة التغيير مثل الاتصالات والتدريب ومشاركة أصحاب المصلحة وتحليل أثر التغيير وتحليل الجاهزية التنظيمية والتوجيه وإدارة المقاومة وتعزيز التغيير. وهو أحد الأدوار الرئيسية في إدارة التغيير. يتمتع هؤلاء المدراء التنفيذيون بخبرة في قيادة جهود التحول المنهجي في الشركات. يجب أن يضطلعوا بالعديد من مسؤوليات مدير التغيير لتعزيز مصالح الشركة. تتضمن بعض مسؤوليات مدير التغيير ما يلي: إدارة أنشطة التغيير ضمن إطار عمل عملية محددة. وضع نهج منهجي لإدارة التغيير والإجراءات الداعمة التي تندرج ضمن اختصاص إدارة التغيير. تقييم تأثير التغيير ومدى استعداد المؤسسة للحد من المخاطر المحتملة. توفير التدريب والتواصل كجزء من إدارة التغيير. قد تتضمن الأنشطة تطوير أو توزيع مواد تدريبية مصممة خصيصاً لجمهور المستخدمين المعنيين. تقييم مخاطر التغيير وتقديم توصيات فعالة للتخفيف من آثاره. تقييم مقاومة التغيير على مستوى المستخدم والعمليات والمستويات التكنولوجية. التعامل مع محفظة التغيير حتى تتمكن الشركة من الاستعداد للتغيير وتنفيذه بنجاح. الموافقة على طلبات التغيير المتواضعة والعمل مع المجلس الاستشاري للتغيير على طلبات التغيير الأكثر خطورة. إجراء تقييمات ما بعد التنفيذ لتقييم فعالية طلب التغيير وإجراءاته.
يتم تقسيم مهام إدارة التغيير بين الأقسام ووظائف تكنولوجيا المعلومات في فرق عمل. يمكن للأفراد في هذه الفرق إدارة التغيير داخل وحدة تنظيمية معينة بناءً على معرفتهم ومواهبهم وتاريخهم.
3 المسؤوليات المحددة في فرق إدارة التغيير هي:
طالب التغيير- الشخص المسؤول عن إنشاء طلب التغيير وصياغته وتقديمه. قبل تقديم طلب التغيير إلى مختبر التغيير، قد يساعد هذا الشخص في جمع معلومات العمل المناسبة والتواصل مع أصحاب المصلحة المعنيين. علاوة على ذلك، يتعاون طالب التغيير مع فريق إدارة التغيير لتسهيل تقييم الأثر من خلال جمع البيانات والتفاعل مع أصحاب المصلحة الآخرين.
مالك التغيير- هو الشخص المعين كمسؤول عن طلب التغيير طوال فترة تنفيذ الطلب. قد يعمل مختبر التغيير أيضًا كطالب التغيير، حيث يساعد في إنشاء طلب التغيير وتقديمه. يضمن مالك التغيير إجراء جميع الاختبارات ذات الصلة بحيث تتم متابعة طلب التغيير بالسرعة المناسبة. بالإضافة إلى ذلك، يقوم مالك التغيير بتوثيق العملية طوال فترة حياة الطلب.
معتمد التغيير- هو الشخص المسؤول عن الموافقة على طلب التغيير قبل إحالته إلى مدير التغيير ومجلس اعتماد التغيير لإصدار حكم نهائي. قبل إرسال الطلب إلى مدير التغيير، يتصل مسؤول الموافقة على التغيير بأصحاب المصلحة الآخرين ويدعم الأعمال الورقية. هذه الوظيفة عامة بالمثل، وقد يشغلها أشخاص مختلفون في مستويات هرمية مختلفة في إطار إدارة التغيير. يتحقق معتمد التغيير من أن طلب التغيير قد بلغ درجة الجاهزية المطلوبة لاستحقاق القرار من قبل مدير التغيير والمجلس الاستشاري للتغيير في كل مستوى.
المجلس الاستشاري للتغيير (CAB)
هذا هو الفريق المسؤول عن إدارة عمر التغيير في جميع العمليات. ويشكل ممثلون رفيعو المستوى من عدة مجالات، بما في ذلك أمن المعلومات والعمليات والتطوير والشبكات ومكتب الخدمة وعلاقات العمل، جزءًا من المجلس الاستشاري للتغيير (CAB). وعادةً ما يجتمع المجلس الاستشاري للتغيير (CAB) بانتظام لمناقشة جميع التغييرات الوشيكة المقترحة ويستدعي متخصصين حسب الحاجة لشرح التغيير أو الدفاع عنه أو تقييمه. يُطلق على مجلس CAB التقليدي اسم “حراس البوابة”، حيث يتحكمون في إصدار التحديثات.
ويُنظر إلى مجالس مراجعة الحسابات بشكل عام بازدراء بسبب ذلك وبسبب الاجتماعات المتعبة، وتراكم طلبات التغيير المتراكمة على نطاق واسع، والانفصال عن العمل. لحسن الحظ، تتغير العديد من الهيئات الاستشارية لمراجعة الحسابات لتيسير تسليم البرمجيات الرشيقة بشكل أفضل، حيث تقوم بدور استشاري استراتيجي أكبر. تتطور المجالس الاستشارية للمرشدين الاستشاريين إلى مستشارين يراقبون أنماط التغيير، ويقدمون استراتيجيات لمعالجتها، ويبحثون عن طرق لتمكين الفرق بشكل أفضل لتقديم قيمة للعملاء مع تقليل المخاطر.
ويتولى المجلس الاستشاري للتغيير المسؤولية المشتركة عن الأنشطة التالية: مساعدة مدير التغيير في خيارات التغيير المهمة. تقييم طلبات التغيير (RFCs)، والموارد المتاحة، وتأثير التغيير، والاستعداد التنظيمي. التحقق من إجراء الاختبارات والتقييمات المناسبة قبل الموافقة على التعديلات عالية المخاطر. إنشاء سجل للإجراءات والإجراءات المهمة. المساعدة في إنشاء الجداول الزمنية لتنفيذ التغيير. فحص عملية تنفيذ التغيير. المساعدة في إنشاء نماذج عملية التغيير الجديدة والموافقة عليها. استخدام القاعدة المعرفية الواسعة لكل عضو من أعضاء المجلس الاستشاري للتغيير في حالات الطوارئ ومهاراته وقدرته على تقديم وجهة نظر متميزة قبل اتخاذ القرار.
المجلس الاستشاري للتغيير الطارئ (ECAB)
المجلس الاستشاري للتغييرات الطارئة (ECAB) هو هيئة فرعية داخل المجلس الاستشاري للتغييرات الطارئة يعمل مع التعديلات الطارئة فقط (التغييرات الطارئة هي أحد أنواع التعديلات الثلاثة). عندما يتم تقديم طلب تغيير طارئ، يجب على مدير التغيير إجراء تحقيق ومراجعة شاملة قبل الوصول إلى نتيجة مع المجلس الاستشاري للتغييرات الطارئة.
تضمن هيئة المجلس الاستشاري للتغييرات الطارئة الملتزمة أن يكون لدى المجلس الاستشاري للتغييرات الطارئة المهارات والموارد اللازمة لإصدار القرار الصحيح في الوقت المناسب. تتولى الهيئة الاستشارية الاستشارية الاستشارية التنفيذية مسؤولية استكمال الإجراءات المماثلة للمجلس الاستشاري للشؤون الإدارية والمالية ولكنها تركز حصرياً على التعديلات الطارئة. هذه بعض الأمثلة: النظر في مدى إلحاح طلب التغيير الطارئ. مساعدة مدير التغيير في تقييم التأثير والمخاطر. قبل اتخاذ القرار، مراجعة طلب التعديل وتحليل المخاطر وتقييم الأثر. قبول أو رفض التعديل في اللحظة الأخيرة. تقييم فعالية إجراء تنفيذ التغيير الطارئ للتغيير الطارئ.
مالك عملية التغيير
قد تتداخل التزامات مالك عملية التغيير، لا سيما ضمن دور إدارة التغيير. (ونتيجة لذلك، قد لا يكون وجود مالك عملية تغيير متميز ضرورياً للشركات الصغيرة والمتوسطة الحجم).
مالك عملية التغيير هو المسؤول عن وضع وتنسيق عملية إدارة التغيير الشاملة. ومن بين الأنشطة ما يلي: تنفيذ العملية بمساعدة مدير التغيير والهيئة الاستشارية لإدارة التغيير. إرسال الإرشادات إلى الأطراف اللازمة. تمكين التنسيق الأساسي بين الإدارات لإدارة التغيير. تقييم وتحسين عملية إدارة التغيير وتعزيزها. تحديث فعالية العملية إلى المجلس الاستشاري للتغيير ومدير التغيير. تنفيذ تحسينات العملية.
تعيين أدوار ومسؤوليات فريق إدارة التغيير في إدارة التغيير
تذكّر أنه لا يوجد حل واحد يناسب الجميع عند تحديد الأدوار والواجبات في ممارسة إدارة التغيير. يجب عليك مراعاة ثقافة شركتك، وهياكل الفريق، والمواهب المتاحة، والاحتياجات التنظيمية، وما إلى ذلك.
يقترح الباحثون تشغيل أدوارنا ومسؤولياتنا للحصول على التأييد الكامل للأدوار والمسؤوليات التي تحتاجها شركتك مهما كانت الأدوار والمسؤوليات. يستلزم ذلك جمع الجميع معًا لفهم تأثير كل عضو في الفريق وما يحتاجه الجميع لتحقيق النجاح.
ولتحديد الأدوار والواجبات في سياق إدارة التغيير، يقترح الباحثون جمع فريقك ومناقشة الأسئلة التالية ماذا تعني الأطر المختلفة لفريقنا؟ DevOps و CI/CD و ITIL وما إلى ذلك. هل قبلنا أطر العمل بالكامل؟ هل يقتصر فهمنا على المسائل التكتيكية مثل الأتمتة؟ ما تأثير أطر العمل هذه، لا سيما DevOps وITIL، على أساليب التغيير والإصدار لدينا، وكيف تتفاعل هذه الأطر؟ ما هي حالة عملية التحول الحالية لدينا؟ من هم الأشخاص المشاركون؟ أين يمكننا إجراء تحسينات؟ كيف يمكننا نقل التعديلات الروتينية إلى الحالة القياسية أو المعتمدة مسبقاً؟ ما هي التعديلات الأكثر انتشاراً؟ ما هي “التغييرات القياسية”؟ ما هي الخدمات التي تؤثر عليها؟ ما هي التعديلات التي كانت ناجحة؟
إدارة التغيير هي تقنية بالغة الأهمية لن تختفي في أي وقت قريب. وبغض النظر عن وضعها الحالي، هناك دائماً مجال للتحسين في استراتيجيات إدارة التغيير لديك. من الضروري الانتباه إلى تغيير الأدوار والمسؤوليات الإدارية المتغيرة. أحد الأدوار الرئيسية في إدارة التغيير هو دور مدير التغيير. وبالتالي، يجب عليهم صياغة الاستراتيجيات وفقًا لذلك، سواء كان ذلك من خلال البدء في تتبع التغيير أو وضع أدوات تحليل المخاطر والأتمتة.
راجع أيضًا:فوائد إدارة التغيير