أدوات المشروع: أيهما تختار؟

هناك العديد من الأدوات لمساعدة فرق المشاريع على إدارة عملها والتعاون وتتبع الأداء. إن عدد الخيارات هائل – فقد نشر كابيترا أكثر من 900 مراجعة لأدوات إدارة المشاريع.
أقوم بتدريس دروس إدارة المشاريع وغالبًا ما أُسأل: “ما الأداة التي يجب أن نستخدمها؟ نصيحتي الأساسية هي التركيز على احتياجاتك واختيار الأداة التي تناسبك. وبالقياس، لديك العديد من السكاكين في مطبخك لأنك لا تستطيع تقطيع رغيف خبز بسكين زبدة.
الخطوة الأولى لتحسين نتائج المشروع هي فهم السياق – الثقافة، ونضج العملية، ومجموعات المهارات، وما إلى ذلك. بعد ذلك، قم بإنشاء مجموعة من ممارسات إدارة المشروع التي تناسب السياق. ثم اختر الأدوات التي تدعم الأشخاص والعملية.
يجب أن تدعم الأدوات ممارسات إدارة المشروع الخاص بك، وليس إنشاء واحدة. إن تطبيق أداة بدون عملية جيدة سيؤدي فقط إلى تضخيم المشاكل الموجودة وليس حلها. غالبًا ما أتذكر تعليق غاري بوش “الأحمق الذي يمتلك أداة يظل أحمق”.
في هذه المقالة، أصف فئات مختلفة من الأدوات واستخدامها. تهدف الإشارات إلى منتجات محددة إلى أن تكون توضيحية ولا ينبغي اعتبارها مصادقة.
قوائم المهام
يقوم مديرو المشاريع عادةً بتتبع العشرات من المخرجات والأنشطة ذات الصلة. وتتمثل إحدى الكفاءات الأساسية لمديري المشاريع في ضمان جدولة هذه العناصر وإنجازها. قوائم المهام هي طريقة مثبتة زمنيًا للتنظيم. إعداد القوائم يحرر أدمغتنا لتكون أكثر إبداعًا ويقلل من مستويات التوتر لدينا.
تُعد قائمة المهام في Microsoft Outlook أو قائمة المهام في Microsoft Outlook أو تذكيرات Apple من تطبيقات إدارة المهام القياسية وغالبًا ما تكون مدمجة مع أجهزة الكمبيوتر والهواتف الذكية الخاصة بنا. ولديهم القدرات الأساسية لتصنيف الأنشطة، وتعيين أصحابها، وتحديد تواريخ الاستحقاق.
في كتاب “إنجاز المهام” (GTD)، يحدد ديفيد ألين نظاماً بسيطاً وفعالاً في الوقت نفسه لتسجيل العمل وتحديد أولوياته وجدولته وتتبعه. يمكن تهيئة مايكروسوفت Outlook أو OneNote لدعم GTD. أستخدم OmniFocus لإدارة عملي لأنه يسمح لي بتنظيم المهام في مجلدات ومشاريع. أستخدم هذا التسلسل الهرمي لتنظيم دوراتي التدريبية ومشاركاتي في التحدث، وإنشاء قوالب حتى لا أنسى أي تفاصيل.
أدوات كانبان
كانبان هي ممارسة تسمح لنا بإدارة تدفق العمل. كانبان تعني لوحة الإشارات باللغة اليابانية، والتصوير المرئي للعمل يخلق الشفافية والمساءلة.
يمكن استخدام كانبان لإدارة كل شيء من المهام الشخصية إلى العمليات على مستوى المؤسسة. تحتوي لوحة الكانبان على عمود يمثل كل خطوة في العملية مع عرض أبسطها: ما يجب القيام به، وما تم إنجازه، وما تم إنجازه. تمثل البطاقات كل عنصر عمل ثم تتدفق عبر اللوحة أثناء تقدمها عبر النظام. تتضمن الممارسات الأكثر تقدمًا إنشاء أنظمة سحب والحد من العمل قيد التنفيذ لتقليل الاختناقات.
يعد كل من Microsoft Planner وTrickllo من Atlassian من تطبيقات Kanban الأساسية. تتيح هذه الأدوات والأدوات المماثلة المستندة إلى السحابة للمستخدمين:
إنشاء لوحات مهام بسيطة ومخصصة بتنسيق موجه نحو الأعمدة. يمكن أن تمثل الأعمدة سير العمل أو الفترات الزمنية أو أعضاء الفريق;
تحديد عناصر العمل (البطاقات) وتتبعها مع معلومات مثل المالكين وتواريخ الاستحقاق وقائمة مراجعة المهام؛ و
مشاركة المعلومات والتعاون بكفاءة.
LeanKit وAlassian’s Jira هما مثالان على لوحات كانبان الأكثر قوة وتطوراً. تُستخدم هذه الأدوات بشكل عام في بيئات المؤسسات لإدارة العمليات التشغيلية أو فرق المشاريع الرشيقة. وهي تتضمن ميزات سير العمل الآلي، والقدرة على تعيين حدود العمل قيد التنفيذ، وإعداد التقارير. هذه الأدوات غنية بالميزات، وتتطلب بعض التهيئة، وهي مناسبة للفرق الأكثر خبرة.
جدولة المشاريع
يستخدم مديرو المشاريع أدوات جدولة المشروع لإنشاء مخططات جانت التي تحسب المسار الحرج للمشروع. Microsoft Project وOracle’s Primavera من أوراكل هما أداتان قياسيتان على مستوى المؤسسات. وتعود جذور Primera إلى مجال الإنشاءات، في حين أن MS Project غالباً ما يستخدم في مشاريع التكنولوجيا.
أدوات الجدولة لا غنى عنها في المشاريع التي تحتوي على مئات الأنشطة المترابطة. تخيل أنك تقوم بتشييد مبنى مكتبي كبير. ستساعدك هذه الأدوات على فهم تبعيات الجدولة بين النجارين والسباكين والكهربائيين وعمال الحوائط الجافة وما إلى ذلك، وكيف سيتعاقب التأخير في جميع أنحاء المشروع.
كل من MS Project و Primavera موجودان منذ عقود وهما غنيان بالإمكانيات. وعلى العكس من ذلك، من الصعب إتقانها ونادراً ما يتم استخدام العديد من الميزات. وتتطلب جداول المشروع التي تم إنشاؤها في هذه الأدوات جهدًا كبيرًا لإنشائها وصيانتها بانتظام. في بيئة المؤسسة، سيوفر إنشاء المعايير والقوالب في بيئة المؤسسة الاتساق وقابلية النقل.
أدوات التعاون في المشروع
ظهرت فئة جديدة من أدوات التعاون في المشاريع عبر الإنترنت على مدى السنوات العديدة الماضية. تقدم هذه الأدوات ميزات أساسية لإدارة المشاريع، مثل إنشاء مخططات جانت وقوائم المهام ولوحات كانبان. بشكل عام، هذه الأدوات أقل قوة من أدوات جدولة المشاريع ذات الغرض الواحد وأداة كانبان. لكنها توفر وظائف كافية للعديد من المؤسسات.
توفر هذه الأدوات واجهات بديهية وسهلة الاستخدام تسمح لفرق المشروع بما يلي:
إنشاء جداول ومهام وقوائم مهام بسيطة للمشروع,
عرض معلومات المشروع في طرق عرض متعددة (جانت، وكانبان، والتقويم)، و
تتبع تقدم المشروع والسماح لأعضاء الفريق بتحديث الحالة والتعاون في المهام.
الأدوات الشائعة في هذه الفئة تشمل الاثنين و Smartsheet. تقدم هذه الأدوات ميزات متشابهة وأسعارًا تنافسية، مع كون تجربة المستخدم هي العامل الأساسي الذي يميزها. يوفر الاثنين التكامل مع مجموعة من أدوات إدارة موارد المؤسسة (ERM). يستخدم Smartsheet طريقة عرض جدول البيانات كواجهة أساسية له، مما يخلق طريقة بديهية لإنشاء نماذج لإدارة المخاطر والمشكلات وعناصر الإجراءات وطلبات التغيير وما إلى ذلك.
يمكن لهذه الأدوات أيضًا تجميع معلومات المشروع في طريقة عرض المحفظة. وباستخدام طرق العرض هذه، يمكن للإدارة العليا مراقبة أداء العديد من المشاريع من خلال لوحات المعلومات والتقارير.
في ملاحظة تحذيرية، من السهل البدء في استخدام هذه الأدوات لإدارة المشاريع الفردية. يتطلب توسيع نطاق هذه الأدوات لتشمل المؤسسة التخطيط والخبرة. إما العمل مع البائع أو المتخصصين لتهيئة الأدوات وإنشاء النماذج التي تحتاجها مؤسستك.
إدارة المحافظ المؤسسية
أدوات إدارة المحافظ مخصصة للمؤسسات الكبيرة التي تنفذ مئات المشاريع سنوياً. وتستخدم الشركات التي لديها منظمة رسمية لإدارة المشاريع (PMO) هذه الأدوات ذات القوة الصناعية مثل Microsoft Project Server وMicroFocus Portfolio Management وPlanView.
تعمل هذه الأدوات على إنشاء بيئة منظمة على مستوى المؤسسة لتسهيل اختيار المشاريع وحوكمتها وإعداد التقارير عبر محفظة واسعة النطاق. كما أنها توفر القدرة على تقدير القدرة التنظيمية وتتبع الموارد. على مستوى المشروع، تتيح هذه الأدوات مجموعة قياسية من الممارسات التي تعزز الاتساق والتكرار.
بالنسبة للمؤسسات الكبيرة، يمكن أن يتيح التوحيد القياسي تحسين التنسيق والتخطيط والاستخدام عبر المؤسسة. الوعد هو أن:
سيتمكن المديرون التنفيذيون من اتخاذ قرارات أفضل بشأن الاستثمار في المشاريع,
يمكن للبرامج إدارة أوجه الترابط بشكل أفضل,
سيتم تخصيص الموارد بشكل أكثر كفاءة عبر المحفظة الاستثمارية، و
الرؤية والشفافية في أداء المشروع والمحفظة والمؤسسة.
© 2021، آلان زوكر، أساسيات إدارة المشاريع، ذ.م.م.
لمعرفة المزيد حول خدماتنا التدريبية والاستشارية، أو للاشتراك في نشرتنا الإخبارية، تفضل بزيارة موقعنا الإلكتروني: http://www.pmessentials.co/.
انظر المقالات ذات الصلة:
كانبان 101: تحسين كيفية عملنا
رحلة التغيير التنظيمي على الطريق: البداية
رحلة التغيير التنظيمي على الطريق: الرحلة