تم تصميم أدوات التعاون لإدارة المشاريع لمساعدة الفرق على العمل معًا بشكل أكثر فعالية وكفاءة. يمكن لهذه الأدوات مساعدة مديري المشاريع على توفير الوقت وتحسين نتائج المشروع من خلال توفير موقع مركزي للتواصل والتعاون. تتوفر أدوات تعاون مختلفة، وستعتمد أفضل أداة لمشروع معين على احتياجات الفريق المحددة.
تتضمن بعض أدوات التعاون الشائعة لمديري المشاريع أدوات التعاون عبر الإنترنت لإدارة المشاريع وأدوات الدردشة الجماعية. تقدم SPOTO بعضًا من أفضل برامج شهادة إدارة المشاريع التي يجب عليك استكشافها لمعرفة المزيد عن إدارة المشاريع بالتفصيل.
ما هي أدوات التعاون لإدارة المشاريع؟
تُسهِّل برامج البرمجيات التي تُسمى أدوات التعاون في المشروع على الفرق ومديري المشروعات إكمال عملهم والحصول على نتائج أفضل. توفر هذه الأدوات مجموعة متنوعة من الإمكانات للمساعدة في الأنشطة المهمة، بما في ذلك:
إرسال رسالة نصية على الفور
المؤتمرات المرئية
التعاون في الوقت الحقيقي
إدارة المشاريع
تبادل الملفات
الإشراف على المشروع
تتيح هذه الأدوات لأعضاء الفريق التواصل والتعاون في المشاريع في الوقت الفعلي، مما قد يساعد في إبقاء المشاريع على المسار الصحيح وضمان أن الجميع على نفس الصفحة.
لماذا تستخدم أدوات إدارة المشاريع التعاونية؟
هناك عدة أسباب تجعل أدوات التعاون في المشروع ضرورية:
أولاً، يمكنهم المساعدة في ضمان أن يكون جميع أعضاء فريق المشروع على نفس المستوى. وهذا مهم بشكل خاص عندما يكون أعضاء الفريق في أجزاء مختلفة من العالم وقد لا يتمكنون من الاجتماع شخصيًا بانتظام.
ثانيًا، يمكن أن تساعد هذه الأدوات في تحسين التواصل والتعاون بين أعضاء الفريق. كما يمكنها أيضًا المساعدة في تقليل مقدار الوقت المستغرق في المهام غير المرتبطة بالمشروع قيد التنفيذ.
وأخيرًا، يمكن أن تساعد هذه الأدوات في زيادة الكفاءة الإجمالية لفريق المشروع.
كيفية اختيار أفضل أدوات التعاون لإدارة المشاريع عبر الإنترنت؟
هناك بعض العوامل الرئيسية التي يجب مراعاتها عند اختيار أفضل أداة لإدارة المشاريع عبر الإنترنت لتلبية احتياجاتك. أولاً، ضع في اعتبارك حجم ونطاق مشروعك. إذا كان لديك مشروع كبير به العديد من أصحاب المصلحة، فستحتاج إلى أداة تسمح بالتواصل والتعاون بسهولة بين جميع الأطراف.
إذا كان نطاق مشروعك أصغر، فقد لا تحتاج إلى العديد من الميزات وقد تتمكن من الاستغناء عن أداة أبسط. ستتمكن من فهم الأدوات التي تحتاجها والأدوات التي لا تحتاجها فقط بعد اجتياز أفضل دورة تدريبية في إدارة المشاريع.
قابلية التطبيق
الأول هو تحديد الاحتياجات المحددة لفريقك فيما يتعلق بالتعاون في إدارة المشروع. ما المهام التي يتعين على فريقك إكمالها لتحقيق النجاح؟ بمجرد فهم احتياجات فريقك بوضوح، يمكنك البدء في البحث ومقارنة الأدوات المختلفة عبر الإنترنت.
سهولة الاستخدام
عند اختيار أدوات التعاون لإدارة المشاريع عبر الإنترنت، فهي سهلة الاستخدام. لا تريد قضاء ساعات في محاولة معرفة كيفية استخدام الأدوات، لذا ابحث عن شيء بديهي وسهل الاستخدام.
حماية
يجب أن تكون الأداة آمنة، مع تشفير البيانات ومصادقة المستخدم لحماية معلومات فريقك. يعد ضمان أمان برنامجك أمرًا بالغ الأهمية لتجنب المشكلات القانونية غير المرغوب فيها. لا يجب أن تقلق بشأن بياناتك فقط؛ بل يجب أن تقلق أيضًا بشأن بيانات عملائك.
يكلف
تتوفر مجموعة متنوعة من أدوات التعاون لإدارة المشاريع عبر الإنترنت، وقد تختلف تكلفة هذه الأدوات بشكل كبير. عند اختيار أفضل أداة لتلبية احتياجاتك، من المهم مراعاة التكلفة فيما يتعلق بالميزات والفوائد المقدمة. تتوفر العديد من الخيارات المجانية والمنخفضة التكلفة، لذا من المهم مقارنة الميزات والفوائد قبل اتخاذ القرار.
20 أداة مجانية ومدفوعة لإدارة المشاريع
Trello- يمكن لمديري المشاريع الاستفادة من Trello، وهي منصة إدارة مهام قابلة للتخصيص بدرجة كبيرة، لتعزيز التواصل بين أعضاء الفريق. ورغم أن نظام البطاقات والقوائم واللوحات المريح الذي توفره هذه الأداة يخفي قدرًا كبيرًا من التعقيد، إلا أنه لا يزال بسيطًا نسبيًا.
Asana- يتيح Asana للمستخدمين التعاون بشكل أفضل في المشاريع من خلال الاحتفاظ بجميع المهام والمحادثات في مكان واحد. يوفر Asana ميزات مثل قوائم المهام وعروض التقويم ومرفقات الملفات والمراسلة في الوقت الفعلي. يتكامل Asana مع مجموعة متنوعة من أدوات الإنتاجية والتعاون الأخرى لإدارة المشاريع، مما يجعله أداة متعددة الاستخدامات لإدارة المشاريع بجميع أحجامها.
Zoom- يعد Zoom أحد الخيارات الأكثر شيوعًا وسهولة في الاستخدام. باستخدام Zoom، يمكنك بسهولة إعداد مؤتمرات الفيديو والصوت، بالإضافة إلى الدردشة ومشاركة الملفات، كل ذلك في منصة واحدة. يمكنك أيضًا استخدام Zoom لتسجيل الاجتماعات.
Slack- يساعد Slack الفرق على البقاء منظمين ومتصلين. من خلال Slack، يمكن لأعضاء الفريق التواصل بسهولة مع بعضهم البعض ومشاركة الملفات والبقاء على اطلاع دائم بتقدم المشروع.
Zapier- يعد Zapier أحد الخيارات الأكثر شعبية ومعروفة، وذلك لسبب وجيه. فهو خيار ميسور التكلفة وسهل الاستخدام ويتكامل مع مجموعة كبيرة ومتنوعة من البرامج الأخرى، مما يجعله خيارًا ممتازًا للشركات الصغيرة والمستخدمين الأفراد على حد سواء.
Microsoft Whiteboard- Microsoft Whiteboard عبارة عن لوحة رقمية تتيح للمستخدمين التعاون في الوقت الفعلي. يتيح التطبيق للمستخدمين إنشاء وتحرير ومشاركة اللوحات البيضاء وإضافة الصور ومقاطع الفيديو والملاحظات.
Notion- Notion هي أداة متعددة الاستخدامات يمكن استخدامها في كل شيء بدءًا من تتبع المهام والمواعيد النهائية وحتى إنشاء المستندات ومشاركتها. يمكنك أيضًا استخدام Notion للتواصل مع أعضاء فريقك في الوقت الفعلي، مما يجعلها أداة مثالية للفرق البعيدة.
Jira- يساعد برنامج Jira الفرق على التعاون وتتبع أعمالهم. تستخدمه المؤسسات من جميع الأحجام لإدارة المشاريع وتتبع المشكلات وإصدار البرامج.
Hive- Collaboration يساعد Hive الفرق على التعاون والعمل معًا بشكل أكثر فعالية. فهو يمكّن أعضاء الفريق من مشاركة الملفات والمهام والأفكار بسهولة وكفاءة.
Prezi- Prezi هو برنامج عرض تقديمي قائم على السحابة يتيح للمستخدمين إنشاء العروض التقديمية وتحريرها ومشاركتها. يتضمن البرنامج مجموعة متنوعة من الميزات التي تسمح للمستخدمين بالتعاون في المشاريع، بما في ذلك القدرة على إضافة المحتوى وتحريره والتعليق على الشرائح وعرض سجل المراجعة.
الاثنين – الاثنين هو مجتمع عبر الإنترنت لمديري المشاريع لمشاركة الموارد والنصائح وأفضل الممارسات. يتم إدارة المجتمع من قبل فريق من مديري المشاريع المتطوعين من جميع أنحاء العالم.
ClickUp- ClickUp هي أداة مرنة يمكن استخدامها في مجموعة متنوعة من المشاريع، من المهام الصغيرة إلى المشاريع واسعة النطاق. إنها سهلة الاستخدام وتوفر مجموعة متنوعة من الميزات التي تجعلها أداة قيمة لمديري المشاريع.
Smartsheet- Smartsheet هي أداة رائعة للمساعدة في إدارة المشاريع وإبقاء الجميع على المسار الصحيح. باستخدام Smartsheet، يمكن لمديري المشاريع متابعة المهام والمواعيد النهائية والتقدم.
Basecamp- Basecamp هي أداة رائعة لإدارة المشاريع. فهي سهلة الاستخدام وتحتوي على العديد من الميزات التي تجعلها مفيدة للغاية لمديري المشاريع. كما أنها ميسورة التكلفة للغاية، مما يجعلها خيارًا رائعًا للشركات الصغيرة.
Teamwork – Teamwork هي أداة تعاون لإدارة المشاريع تتيح للمستخدمين إدارة المشاريع والمهام والتواصل مع أعضاء الفريق في مكان واحد. إنها أداة تعتمد على السحابة وتقدم نسخة تجريبية مجانية وخطط اشتراك مدفوعة.
Yammer- يتيح للمستخدمين إنشاء المجموعات والانضمام إليها ونشر التحديثات والرسائل ومشاركة الملفات. كما يوفر ميزات مثل استطلاعات الرأي والأحداث والويكيات.
Wrike- أداة بسيطة وسهلة الاستخدام تسهل على الفرق البقاء منظمين وعلى المسار الصحيح. باستخدام Wrike، يمكن للفرق بسهولة إنشاء المهام وإدارتها وتتبع التقدم والتعاون في المشاريع.
Podio- يتيح Podio للمستخدمين إنشاء وإدارة المشاريع والمهام والأهداف. فهو يوفر مجموعة متنوعة من الميزات والتكاملات التي تجعله أداة قوية لإدارة المشاريع بجميع أحجامها.
Scoro- يوفر منصة لأعضاء الفريق لمشاركة الملفات والتواصل والتعاون في المهام وتتبع التقدم. كما يوفر Scoro مجموعة متنوعة من الميزات لمساعدة الفرق على البقاء منظمة وعلى المسار الصحيح، بما في ذلك قوالب المشروع ومخططات جانت وإعداد التقارير.
مدير المشروع – يوفر مجموعة متنوعة من الميزات، بما في ذلك إدارة المهام والتعاون الجماعي ومشاركة الملفات والمراسلة في الوقت الفعلي. إنها أداة تعتمد على السحابة.
أفضل المدن التي تقدم فيها SPOTO دورة تدريبية للحصول على شهادة إدارة المشاريع عبر الإنترنت
كيف تساعد الأدوات التعاونية في إدارة المشاريع؟
تساعد الأدوات التعاونية في إدارة المشاريع من خلال السماح لأعضاء الفريق بمشاركة المعلومات والعمل معًا على المهام. يمكن أن تساعد هذه الأدوات في تحسين الاتصال والتنسيق بين أعضاء الفريق، مما يجعل تتبع التقدم والمواعيد النهائية أمرًا سهلاً. كما يمكنها مساعدة أعضاء الفريق على التواصل مع بعضهم البعض ومشاركة الملفات.
تسهل هذه الأداة الاحتفاظ بسجل للتقدم وتضمن أن يكون الجميع على نفس الصفحة. بالإضافة إلى ذلك، يمكن لهذه الأدوات مساعدة المديرين على تحديد المشكلات والعقبات المحتملة قبل أن تتحول إلى مشاكل. اختر أفضل دورة تدريبية في PRINCE2 Foundation and Practitioner لتصبح مدير مشروع من الدرجة الأولى.
أطلق العنان لإمكاناتك كخبير في سكرم من خلال فصولنا التدريبية الجذابة للحصول على شهادة خبير سكرم. انضم الآن لاكتساب المهارات والمعرفة الأساسية للنجاح في هذه الصناعة سريعة النمو. سجل اليوم واغتنم هذه الفرصة!
خاتمة
تتوفر أدوات تعاون متنوعة لمديري المشاريع، مجانية ومدفوعة. تعتمد أفضل أداة لمدير المشروع على احتياجات المشروع المحددة. يمكن أن تكون أدوات التعاون المجانية خيارًا رائعًا لمديري المشاريع الذين لديهم ميزانية محدودة. ومع ذلك، غالبًا ما تقدم أدوات التعاون المدفوعة المزيد من الميزات والدعم.
يمكن أن تكون أدوات التعاون المدفوعة أيضًا خيارًا جيدًا لمديري المشاريع الذين يحتاجون إلى المزيد من خيارات التخصيص أو الذين يحتاجون إلى التعاون مع أعضاء الفريق في مناطق زمنية مختلفة. عليك الاختيار وفقًا لاحتياجاتك وراحتك. تحقق من دورات إدارة المشاريع SPOTO.
الأسئلة الشائعة
- أين يتم استخدام أدوات التعاون في المشروع؟
تُستخدم أدوات التعاون في المشروع لتسهيل التواصل والتعاون بين أعضاء الفريق العاملين في مشروع ما. ويمكن استخدام هذه الأدوات لمشاركة الملفات وتتبع المهام والتواصل مع أعضاء الفريق. - كيف تساعد أدوات التعاون عبر الإنترنت في إدارة المشاريع؟
من بين أدوات التعاون عبر الإنترنت التي يمكن أن تساعد في إدارة المشروعات Google Drive وDropbox وMicrosoft OneDrive. يمكن أن تساعد هذه الأدوات من خلال السماح بسهولة الوصول إلى الملفات من أي مكان والسماح بسهولة المشاركة والتعاون بين أعضاء الفريق. - كيف تستخدم الشركات أدوات التعاون؟
تمنح أدوات التعاون العاملين المرونة اللازمة للعمل من أي مكان، مما يؤدي إلى توسيع مجموعة الموظفين المحتملين للشركات. والعمل مع الآخرين هو أساس التعاون. - هل يمكن لأدوات التعاون أن تساعد الشركات على النمو؟
نعم، يمكن لأدوات التعاون أن تساعد الشركات على النمو لأنها تسمح للموظفين بالتواصل والعمل معًا في المشاريع بسهولة أكبر. وهذا من شأنه أن يؤدي إلى زيادة الإنتاجية والإبداع، الأمر الذي من شأنه أن يساعد الشركة على النجاح.
كيفن دي ديفيس
مؤلف المدونة
كيفن دي ديفيس هو محترف متمرس في إدارة البرامج/المشاريع ويسعى إلى تحقيق النتائج، وحاصل على شهادة الماجستير في إدارة المشاريع المتقدمة. وبفضل خبرته في قيادة مشاريع بملايين الدولارات والتخطيط الاستراتيجي وعمليات المبيعات، يتفوق كيفن في تعظيم الحلول وبناء حالات العمل. وهو يتمتع بفهم عميق لمنهجيات مثل PMBOK وLean Six Sigma وTQM لتحقيق التوافق بين الأعمال والتكنولوجيا. وبفضل أكثر من 100 جلسة تدريبية تعليمية وخبرة واسعة كمدرب تحضيري لامتحان PMP في SPOTO، يتمتع كيفن بسجل حافل في تدريب واستشارات إدارة المشاريع. وقد ساعدت خبرته في دفع نتائج المشاريع الناجحة وتعزيز النمو التنظيمي.
شارك هذه المقالة
هل أنت مستعد لإتقان المهارات التي ستقود حياتك المهنية؟
استفد من جلسة الإرشاد الفردية المجانية الخاصة بك
الدفعات وتواريخ إدارة المشاريع القادمة
