بصفتنا أصحاب أعمال و / أو مشغلين و / أو مديرين مسؤولين عن تنفيذ المبادرات ، فإننا نتجاهل أحيانًا قيمة تعلم شيء من مشاريعنا السابقة. من المفهوم جدًا طلب تشريح لمشروع فاشل. ومع ذلك ، اطلب من أي محترف في إدارة المشاريع تقريبًا إجراء فحص ما بعد الوفاة لمشروع ناجح ، ومن المحتمل أن تحصل على نظرة غريبة منهم. غالبًا ما نركز على الاحتفال بمشاريعنا الناجحة (كما ينبغي) ونتحدث بشكل ضئيل عن سبب نجاحها. على الرغم من عدم وجود خطأ في الاحتفال بنجاح المشروع ، إلا أن قضاء الوقت في معرفة سبب نجاحه سيكشف عن رؤى قيمة يمكن توظيفها في المشاريع المستقبلية. لا يعد اجتماع ما بعد الوفاة الخاص بالمشروع اجتماعًا بسيطًا للدروس المستفادة. إنه اجتماع خاص بجدول الأعمال حيث يتم طرح أسئلة صعبة حول المشروع: “ما الذي سار بشكل جيد؟ وما الذي لم يتم؟” إن إلقاء نظرة جادة وصادقة ومباشرة مع الاتصالات المفتوحة سيصبح استثمارًا مفيدًا في الوقت والطاقة والمال.
ما الذي يشكل نجاح المشروع؟
يختلف كل مشروع عن الآخر ، لذا فإن تحديد عامل واحد فقط يحدد النجاح أمر صعب للغاية ، إن لم يكن مستحيلاً. يمكن أن يكون هناك عامل واحد ، ولكن في أغلب الأحيان ، يتم استخدام عوامل متعددة. يبدأ تحديد النجاح في بداية المشروع باختيار من يتخذ القرار ، مثل الراعي أو العميل أو المستخدمين النهائيين أو مدير المشروع أو أعضاء الفريق. إلى جانب هذا القرار ، يتم أيضًا تحديد العوامل المستخدمة في التمييز بين ما إذا كان المشروع ناجحًا والبت فيها. يجب كتابة هذه العوامل لتلبية هيكل S-M-A-R-T.
نجاح المشروع الذكي S-M-A-R-T تعني محدد ، وقابل للقياس ، وقابل للتحقيق (أو يمكن تحقيقه) ، وملائم ، وفي الوقت المناسب (أو محدد بوقت). لذلك ، لكل عامل يستخدم لتحديد نجاح المشروع ، يجب كتابة هذه العوامل لتلبية جميع هذه المعايير الخمسة. على سبيل المثال ، لنفترض أننا نقوم بمشروع منفعة للموظفين وقمنا بتطوير عامل نجاح مكتوب على النحو التالي: “سيعتبر هذا المشروع ناجحًا إذا كان لدينا موظفون أكثر سعادة بحلول نهاية العام.” ليس فقط هذا العامل غير محدد (أسعد كيف؟) ، إنه غير قابل للقياس (جميع الموظفين ، 20٪ من الموظفين؟) وكيف تقيس “السعادة”؟ قد يكون النهج الأفضل هو تضمين جميع العوامل الخمسة ، مثل “سيعتبر هذا المشروع ناجحًا إذا تم تخفيض معدل تأخر الموظف إلى أقل من 5٪ شهريًا وكان معدل الدوران أقل من 1٪ سنويًا”. (تم تحديد معدلات التأخير والدوران على أنها عوامل تتعلق برضا الفرد عن وظيفته).
التخطيط لنجاح المشروع
بمجرد تحديد عوامل نجاح المشروع ، يخطط فريق المشروع للمشروع حول تلك العوامل ، مع مراعاة جميع العوامل الأخرى التي يجب أن تكون متوازنة في المشروع. تشمل هذه الاعتبارات النطاق والجدول الزمني والميزانية والموارد والجودة والمخاطر والعوامل والقيود الفنية ، فضلاً عن قدرات فريق المشروع وتوافره. سيساعد التخطيط للمعالم الرئيسية واستخدامها ، سواء لمنتج المشروع (يشار إليه أحيانًا بالمراحل الفنية) ولإدارة المشروع (يُشار إلى بعضها باسم معالم PM) ، مدير المشروع والفريق على تحديد المناطق التي يكون فيها المشروع معرضًا للخطر الخروج عن المسار الصحيح.
نموذج بعد الوفاة للمشروع
لقد سمع كل مدير مشروع تقريبًا القول المأثور ، “فشل في التخطيط وأنت تخطط للفشل”. ومع ذلك ، دعونا ننظر إليها من زاوية مختلفة ؛ “الفشل في تنفيذ الخطة سيؤدي إلى عمليات الإعدام المخطط لها!” بالتأكيد ، تتغير جميع المشاريع ، ولكن عدم تنفيذ ما تم التخطيط له بطريقة مناسبة سيؤدي إلى فشل المشروع أيضًا. يجب دائمًا مراجعة ومناقشة المعالم المخطط لها مسبقًا في اجتماعات الحالة. إن اتخاذ إجراءات لضمان بقاء المشروع على المسار الصحيح مع هذه المعالم سيزيد بشكل كبير من فرصة نجاح المشروع.
مشروع Post-Mortems
إن إجراء تشريح ما بعد الوفاة في مشروع ناجح لا يقل أهمية عن إجراء مشروع في مشروع فاشل. سوف تطرح أسئلة مماثلة ، باستثناء أنها ستُطلب منك التأكد مما هو مطلوب لتكرار النجاح. على سبيل المثال ، بدلاً من طرح السؤال ، “أين يمكننا التحسين؟” ، يجب أن يكون السؤال ، “ما هي العوامل التي تم تضمينها والتي جعلت هذا العمل جيدًا؟” سؤال آخر قد يكون ، “ما هي العوامل التي سمحت للفريق بالعمل بفعالية؟” يساعد اكتشاف التأثيرات الإيجابية على المشروع على تكرار هذا الجهد في المستقبل ويعني تكرار نجاح المشروع.
فيما يلي بعض العوامل التي يجب مراعاتها عند تخطيط وإجراء تشريح ما بعد الوفاة:
خطط للاجتماع في أقرب وقت ممكن عمليًا بعد انتهاء المشروع. غالبًا ما ينتقل أعضاء فريق المشروع إلى مشروع آخر بسرعة بعد انتهاء العمل في مشروع سابق. ذكريات تتلاشى. قد تبدو المشكلات التي كانت مهمة قبل بضعة أسابيع تافهة بالنسبة للفرد لاحقًا ، في حين أنها في الواقع شيء يحتاج إلى الإصلاح.
احصل على جدول أعمال مطبوع. استخدام جدول أعمال في اجتماع ما يقرب من 101 مادة ، ولكن وجود واحد لتشريح ما بعد الوفاة أمر حتمي. خلاف ذلك ، قد يتدهور الاجتماع إلى لعبة إلقاء اللوم (لمشروع فاشل) أو جلسة صفع خلفي (لمشروع ناجح).
كن إيجابيا ومركزا وبناءا. ينبغي مناقشة القواعد الأساسية للاجتماع. أشياء مثل: التمسك بالحقائق ، ولا هجمات شخصية أو هواتف محمولة أو أجهزة كمبيوتر محمولة. عند مناقشة شيء يحتاج إلى تحسين ، كن بناء.
ضع قائمة بالإجراءات التي يمكن / ينبغي للآخرين اتخاذها. تمنح العناصر القابلة للتنفيذ أولئك الذين كانوا جزءًا من المشروع شيئًا ملموسًا يمكنهم القيام به بشكل مختلف في المرة القادمة. يجب أن تكون هذه العناصر محددة أيضًا. مجرد قول “افعل ذلك بشكل مختلف في المرة القادمة” ليس محددًا مثل “افعل (هذا العنصر القابل للتنفيذ) في المرة القادمة”.
شارك المعلومات من الاجتماع. قدر الإمكان ، شارك النتائج من الاجتماع مع الآخرين في المنظمة الذين سيستفيدون من هذه المعلومات.
تعتبر عمليات ما بعد الوفاة جزءًا من عملية إدارة المشروع ويجب أن يتم تنفيذ مشروع ما بعد الوفاة بغض النظر عن النتيجة.
