تضمن حوكمة المشروع الفعالة في المؤسسة استمرار سير المشاريع بسلاسة فيما يتعلق بالركائز الثلاث لحوكمة المشروع ، أي الهيكل والأفراد والمعلومات في المؤسسة. في هذه المقالة سوف نتعرف على ما هي حوكمة المشروع بالضبط جنبًا إلى جنب مع مختلف مكونات حوكمة المشروع ، ومدى أهميتها لأي مشروع معين.
إدارة المشروع هي وظيفة إشرافية تتماشى مع نموذج حوكمة المنظمة ، والتي تشمل دورة حياة المشروع. يزود مدير المشروع والفريق بالهيكل والعمليات ونماذج صنع القرار وأدوات لإدارة المشروع والتحكم فيه مع ضمان التسليم الناجح للمشروع أيضًا. تعد إدارة المشروع عنصرًا حاسمًا ، خاصة بالنسبة للمشاريع المعقدة والمحفوفة بالمخاطر.
يحدد ويوثق وينقل ممارسات المشروع المتسقة لتوفير طريقة شاملة للتحكم في المشروع وضمان نجاحه. يحتوي على إطار عمل لاتخاذ القرارات حول المشروع ، ويحدد الأدوار والمسؤوليات والالتزامات لإنجاز المشروع ، ويحكم فعالية مدير المشروع.
مكونات حوكمة المشروع
وفقًا لـ PMI ، تضيف ثمانية مكونات لحوكمة المشروع قيمة إلى العالم الحقيقي:
نماذج الحوكمة
بناءً على نطاق المشروع ، والجدول الزمني ، والتعقيد ، والمخاطر ، وأصحاب المصلحة ، والأهمية بالنسبة للمؤسسة ، يجب على المنظمة صياغة خط أساس للعناصر الحاسمة اللازمة لإدارة المشروع. يجب أن تكون هناك أداة أساسية تستند إلى بعض المؤشرات المذكورة أعلاه لتقرر التغييرات التي يحتاجها إطار عمل الحوكمة الخاص بك والمكونات الإجبارية.
المساءلة والمسؤوليات
تحديد المساءلة والمسؤوليات هو جوهر مهام مدير المشروع. سيكون للتوزيع غير السليم للمساءلة والمسؤوليات تأثير سلبي على فعالية عمليات المنظمة. أثناء تحديد كلا العاملين ، لا يحتاج مدير المشروع فقط إلى تحديد من هو المسؤول ، ولكن أيضًا من هو المسؤول والاستشارة والإخطار لكل من مخرجات المشروع.
إشراك أصحاب المصلحة
أثناء وضع الأساس لخطة الحوكمة الخاصة بك ، من الضروري فهم النظام البيئي للمشروع بالكامل. الخطوة الأولى هي تحديد جميع أصحاب المصلحة. إذا تم استبعاد أحد أصحاب المصلحة ، فقد يؤدي ذلك إلى تعطيل المشروع بأكمله ويمكن أن يكون له تأثير سلبي. تحتاج إلى تحديد أصحاب المصلحة من مجموعة واسعة من الرعاة والموردين وفريق المشروع والمجالس الحكومية وأصحاب الأعمال وما إلى ذلك. يجب أن يحدد مدير المشروع من هم أصحاب المصلحة ، وما هي اهتماماتهم وآفاقهم ، والأهم من ذلك ، كيفية التواصل معهم.
التواصل مع أصحاب المصلحة
بمجرد التعرف على جميع أصحاب المصلحة ووصف اهتماماتهم وتوقعاتهم ، يحتاج مدير المشروع إلى وضع خطة اتصال. توفر خطة الاتصال المصممة جيدًا معلومات موجزة وفعالة وحسنة التوقيت لجميع أصحاب المصلحة.
الاجتماع والتقرير
بمجرد تحديد خطة الاتصال بشكل مناسب ، يضمن مدير المشروع أن توازن الاجتماعات وإعداد التقارير صحيح. من الضروري تحديد خطة الاتصال للتأكد من أن كل صاحب مصلحة يفهم وضع ومحتوى الاتصال ، والمالك ، والمتلقي ، ومعالم الاتصال ، وبوابات القرار. بالإضافة إلى ذلك ، يجب أن يكون الاتصال موجزًا ودقيقًا ومباشرًا.
إدارة المخاطر والقضايا
بسبب عدم اليقين وعدم القدرة على التنبؤ المرتبطة بالمشاريع أو البرامج ، فهي محملة بالمخاطر والقضايا. من الصعب التنبؤ بما سيحدث ، لكن من الضروري أن يؤدي الافتقار إلى التحضير إلى تأخر فريق المشروع كثيرًا. عند بدء أي مشروع أو برنامج ، يجب أن يكون هناك اتفاق حول كيفية تحديد وتصنيف وترتيب أولويات المخاطر والقضايا. يعتبر أسلوب التعامل مع المخاطرة أو القضية أكثر أهمية من القضية نفسها.
توكيد
يرى ضمان المشروع أن المخاطر والقضايا تدار بكفاءة ويحدد المقاييس التي تجلب الثقة في تسليم المشروع. أحد أهم مكونات الضمان هو إنشاء المقاييس التي من شأنها أن تعطي رؤية لأداء المشروع.
عملية التحكم في إدارة المشروع
يبدو أنه أبسط مكون ولكنه في الواقع هو الأكثر صعوبة في التنفيذ. عمليات المراقبة والمراقبة والتحكم في المهام والمقاييس المتعلقة بالمشروع والتدابير. أيضًا ، هذا ليس تقييمًا لمرة واحدة ؛ يحتاج المدير إلى قياس الأداء بانتظام واتخاذ إجراءات بشأن أي انحرافات في الوقت المحدد.
أدوار حكومة المشروع
جميع المشاريع والبرامج لها ميزات وتفويضات مختلفة. وهي تتكون من عدة أدوار ، ولكن أربعة أدوار رئيسية تؤسس ، وتحافظ ، وتطبق حوكمة المشروع. لكل من هذه الأدوار منظور مختلف للمشروع.
الأدوار الأربعة الحاسمة هي:
كفيل
اللجنة التوجيهية
مكتب ادارة المشروع
مدير المشروع
إن إنشاء حوكمة المشروع ليس سهلاً كما يبدو. يجب القيام باستثمارات كبيرة أثناء الحصول على مشروع جديد. الأمر الأكثر صعوبة هو تحديد الفوائد المرتبطة به. فيما يلي أربع فوائد رئيسية لحوكمة المشروع:
نقطة واحدة للمساءلة
إدارة وحل المشكلات
توزيع المعلومات والتواصل الواضح
يحدد الأدوار والعلاقات والمسؤولية بين أصحاب المصلحة في المشروع
يمكن أن يؤدي عدم وجود أساس سليم لإدارة المشروع إلى عرقلة حتى مشروع جيد التصميم. في حين أنه من الضروري دمج الرؤى التقنية الممتازة والأفكار المبتكرة في المشروع ، لا يمكن للمرء أن يقوض أهمية الإدارة الجيدة للمشروع والحوكمة. يساعدك على طرح الأسئلة والقضايا التي لم تكن مرئية حتى قبل تنفيذها. إنها أداة متعددة في واحد لإدارة المشاريع تعطي بعدًا جديدًا ولمسة من الجودة المتميزة لمشروع عادي. امنح نفسك فرصة لتعزيز مهاراتك في إدارة المشاريع من خلال التدريب على شهادة PMP والتفوق في حياتك المهنية.
