ما هي العلاقة بين تحليل الاحتياطي وإدارة المخاطر؟

في إدارة المشاريع، هناك دائماً مخاطر. وفقًا لتدريب شهادة معهد إدارة المشاريع (PMI)، حتى لو تم تطبيق إدارة مخاطر قوية، فقد تظل هناك تكاليف إضافية أو احتياجات زمنية إضافية، خلال المشروع. يساعد تحليل الاحتياطي على تحليل احتياطيات المشروع. كيف يساعد تحليل الاحتياطي في الوصول إلى أهداف المشروع؟ ما هما نوعا الاحتياطيات التي يجب أخذها بعين الاعتبار؟
احضر تدريبنا المجاني المجاني 100٪ عبر الإنترنت وبوتيرة ذاتية لمدة ساعة واحدة في PMP.
سنقوم في هذه المقالة بوصف العلاقة بين تحليل الاحتياطي والتقدير وإدارة المخاطر. كما سنعطي بعض الأمثلة على تحليل الاحتياطي لكيفية تقليل تأثير المخاطر.
لماذا يرتبط التقدير بإدارة المخاطر؟
على الرغم من أن مدير المشروع يهدف إلى القضاء على مخاطر المشروع عن طريق التخفيف أو التحويل، إلا أن بعض المخاطر قد تظل موجودة. يجب إدارة هذه المخاطر بشكل مناسب للوصول إلى أهداف المشروع وغاياته في النهاية. ومع ذلك، يجب التخطيط للتكاليف الإضافية والوقت الإضافي الذي يجب أن يرتبط بالتغلب على المخاطر في حالة حدوثها أثناء تقدير المشروع. وتسمى هذه التكاليف الإضافية والوقت الإضافي بالاحتياطيات لذلك يتم تحليلها أثناء تحليل الاحتياطي. لذلك يجب ربط التقدير بإدارة المخاطر وتحليل الاحتياطي.
لنفترض أن هناك نشاطًا يستغرق عادةً 5 أيام. ولكن إذا كان هناك خطر قد يحدث أثناء هذا النشاط ويمكن أن يتسبب في تأخير النشاط لمدة يومين، فيجب أخذ ذلك في الاعتبار أثناء التقدير. لأن الجدول الزمني النهائي للمشروع سيتم تحديده بناءً على التقديرات.
ما أهمية التقدير في المشروع؟
كما هو موضح في دورة PMP، سيساعد التقدير على تحديد المخاطر، وإكمال إدارة المخاطر التي ستقلل من نطاق تقديرات الوقت والتكلفة. لأنه أثناء التقدير، سيتم أخذ المخاطر المحتملة التي يمكن أن تتسبب في استغراق النشاط وقتًا أطول في الاعتبار. بينما يقدم المقدرون تقديرات مدة النشاط باستخدام تقنيات تقدير مختلفة، فإنهم سيفكرون في المخاطر المحتملة التي يمكن أن تسبب تأخيرات في إنجاز النشاط. وهذا سيساعد على تحديد المخاطر على التوالي.
لماذا تعتبر إدارة المخاطر مهمة؟
إدارة المخاطر توفر الوقت والمال! وهذا أمر مهم للغاية. لأنك من خلال إدارة المخاطر، تقوم بتقييم أي أشياء غير متوقعة يمكن أن تحدث أثناء المشروع وتتخذ الإجراءات المناسبة مسبقًا. وفي حالة حدوث أي خطر، بما أنك مستعد ولديك خطة مناسبة للاستجابة للمخاطر، فإن المخاطر ستؤثر على مشروعك بشكل أقل، مقارنةً إذا كنت غير مستعد.
لنفترض أن هناك خطرًا يتمثل في احتمال استقالة أحد موارد مشروعك في المستقبل القريب. وبما أنك تعلم ذلك، فقد طلبت من موارد المشروع إعداد وثيقة تسليم وتسليم تتضمن قائمة بالأنشطة التي قاموا بها وكيفية أدائهم لها وتحديثها باستمرار. في حالة حدوث هذا الخطر، أي استقالة المورد، سيتمكن عضو جديد في فريق المشروع من تسليم أنشطته بسهولة. ولكن إذا لم تقم بإجراء هذا النوع من التخطيط للمخاطر، فقد يضيع مورد المشروع الجديد ما يجب القيام به وكيفية القيام به بمجرد أن يبدأ في المشروع.
ما هو تحليل الاحتياطي؟
يجب أن يكون لدى إدارة المشروع احتياطي لاستيعاب المخاطر إذا كانت هناك أي مخاطر متبقية بعد الانتهاء من أنشطة إدارة المخاطر. كما وصفنا سابقًا، لا يمكنك نقل أو تخفيف جميع مخاطر المشروع. إذا كانت هناك مخاطر، فقد يكون لديك احتياطيات لاستيعاب تلك المخاطر لتقليل آثار المخاطر عند حدوثها.
تحليل الاحتياطي هو أسلوب يستخدمه مدير المشروع وفريق المشروع. الهدف من تحليل الاحتياطي هو الحفاظ على المشاريع وإدارتها بشكل أفضل. فكيف يساعد تحليل الاحتياطي؟ بعد عمليات تقدير موارد النشاط والمدة الزمنية، قد تظل التكلفة المقدرة و/أو الجدول الزمني معرضة لمخاطر التغيير. يساعد تحليل الاحتياطي مدير المشروع على استيعاب هذه المخاطر لتقليل آثارها.
نوعان من الاحتياطيات في تحليل الاحتياطي
هناك نوعان من الاحتياطيات التي يجب أخذها في الاعتبار أثناء تحليل الاحتياطي: النوع الأول من الاحتياطي في تحليل الاحتياطي هو احتياطي الطوارئ. احتياطيات الطوارئ هي احتياطيات زمنية أو احتياطيات مؤقتة. على سبيل المثال، في مشروع برمجيات، إذا كان مطور البرمجيات يقدر نشاط تطوير الشاشة بـ 5 أيام، لكنه يذكر أنه قد يستغرق ما يصل إلى 8 أيام بسبب المخاطر، فإن 3 أيام إضافية هنا هي احتياطي طوارئ. لأن المخاطر ستتسبب في تأخير إنجاز النشاط على التوالي. ولهذا السبب فإن هذا النوع من الاحتياطي مهم في تحليل الاحتياطي. النوع الثاني من الاحتياطي في تحليل الاحتياطي هو احتياطي الإدارة. احتياطيات الإدارة هي أموال إضافية للمخاطر غير المرئية. لنفترض أنه في مشروع بناء، تُظهر التقديرات أن تكلفة وضع حجر الأساس تبلغ حوالي 200,000 دولار. ولكن بسبب المنطقة الجيولوجية للمشروع، قد تصطدم بصخور كبيرة مما قد يتسبب في تكلفة تصل إلى 240,000 دولار. وسيكون مبلغ الـ 40,000 دولار الإضافي هو احتياطي الإدارة الخاص بك لاستيعاب مخاطر الاصطدام بالصخور الكبيرة أثناء عملية وضع حجر الأساس. احتياطي الإدارة هو مصطلح مهم لتحليل الاحتياطي لأنه صندوق إضافي للمخاطر غير المرئية.
مراجعة من قبل: جودي تيري