كيف يمكن تحقيق التوازن بين متطلبات أصحاب المصلحة المتنافسة وحلها في عام 2025؟

في إدارة النطاق، الهدف الرئيسي في إدارة النطاق هو إنشاء نطاق المشروع. سيحدد نطاق المشروع ما سيتم تسليمه خلال المشروع. أساس نطاق المشروع هو متطلبات أصحاب المصلحة. هناك العديد من الأدوات والتقنيات لجمع المتطلبات. جمع هذه المتطلبات أمر مهم ولكن هناك أيضًا دور مهم آخر لمدير المشروع وهو تحقيق التوازن بين هذه المتطلبات وحل المتطلبات المتنافسة.
احضر دورتنا التدريبية المجانية 100٪ عبر الإنترنت وذاتية التجهيز لمدة ساعة واحدة مجاناً في PMP.
في الدورة التدريبية الخاصة ببرنامج إدارة المشاريع (PMP)، يُقال أن إدارة متطلبات أصحاب المصلحة أمر بالغ الأهمية لنجاح المشروع. في هذه المقالة، سنستعرض كيفية تحقيق التوازن بين متطلبات أصحاب المصلحة وحل المتطلبات المتنافسة.
لماذا تعتبر الإدارة الجيدة لمتطلبات أصحاب المصلحة مهمة لنجاح المشروع؟
تعد إدارة متطلبات أصحاب المصلحة أمرًا بالغ الأهمية لأنه سيكون هناك العديد من المتطلبات من العديد من أصحاب المصلحة وقد يتنافس العديد منها مع بعضها البعض. كما هو محدد في التدريب على اختبار PMP، قد يكون صاحب المصلحة في المشروع هو أي شخص يمكن أن يكون له فائدة أو قد يكون مشتتاً بسبب نتائج المشروع. هناك نوعان من أصحاب المصلحة، الداخليون والخارجيون. من المهم تحديد أصحاب المصلحة وفهم درجة تأثيرهم النسبي على المشروع. لذا، خاصةً عندما تتنافس متطلبات أصحاب المصلحة مع بعضها البعض، يجب ألا يؤدي حل التعارض إلى عدم إغضاب أي من أصحاب المصلحة عند إلغاء متطلباته.
كيف يمكن تحقيق التوازن بين متطلبات أصحاب المصلحة؟
لنراجع الآن طرق تحقيق التوازن بين متطلبات أصحاب المصلحة واحدة تلو الأخرى:
تأكد من إمكانية تلبية متطلبات أصحاب المصلحة في الأهداف
عند موازنة هذه المتطلبات في المشروع تأكد من إمكانية تلبيتها في الأهداف. تحدد أهداف المشروع المكان الذي يجب أن يتجه إليه المشروع. بمجرد تحقيق الأهداف، يجب تلبية المتطلبات المرتبطة بتلك الأهداف على التوالي.
تحديد أولويات المتطلبات
سيكون هناك الكثير من المتطلبات القادمة من العديد من أصحاب المصلحة في المشروع. يجب تحديد أولويات كل هذه المتطلبات ويجب مراقبة متطلبات أصحاب المصلحة ذات الأولوية العليا بعناية. لأن عدم تلبية هذه المتطلبات ذات الأولوية العالية يمكن أن يتسبب في فشل المشروع.
حل التعارضات بين متطلبات أصحاب المصلحة
لنفترض أن التخطيط عالي المستوى لمشروع ما يُظهر أن المشروع يمكن أن يكتمل في 8 أشهر بميزانية قدرها 1,000,000 دولار. ومع ذلك، قد يطلب راعي المشروع إكمال المشروع في 6 أشهر. وهذا يجلب تكلفة إضافية للمشروع بقيمة 200,000 دولار أمريكي نظرًا لأنه سيتم الاستعانة بموارد إضافية. قد لا يقبل الراعي هذه التكلفة الإضافية ولكنه قد يضغط من أجل تقليل مدة المشروع. هذا في الواقع مثال على المتطلبات المتضاربة التي يجب حلها.
دع الأولوية لمتطلبات العميل
في حالة وجود أي تعارض مع متطلبات العميل، عادةً ما تكون الأولوية لاحتياجات العميل. لأن المستخدم النهائي للمنتج أو مخرجات المشروع هو العميل. لذلك، إذا تعارضت هذه المتطلبات مع متطلبات العميل، فعادةً ما تكون الأولوية لمتطلبات العميل على المتطلبات الأخرى.
اطلب دعم الإدارة
إذا تعذر حل التعارض، اطلب دعم الإدارة. في بعض الحالات، قد تتنافس متطلبات أصحاب المصلحة الأقوياء مع بعضها البعض. على سبيل المثال، بالنسبة لمشروع تطوير ميزة تسويقية في شركة تكنولوجيا المعلومات، يمكن أن يطلب كبير مسؤولي التسويق إكمال المشروع في 6 أشهر. ولكن يمكن أن يقول كبير المسؤولين التقنيين أنه يمكنه إكمال المشروع في 9 أشهر بسبب القيود التقنية وقيود الموارد. إذا لم تتمكن من حل هذا التعارض بين هذين صاحبي المصلحة القويين، يمكنك طلب الدعم من إدارتك.
كيف يمكن حل متطلبات أصحاب المصلحة المتنافسة؟
يجب حل متطلبات أصحاب المصلحة المتنافسة بسلاسة. إذا كان حل تعارض المتطلبات سيجعل أي طرف غير سعيد، فقد يؤدي ذلك إلى تعريض مشروعك للخطر. فقد لا يدعم صاحب المصلحة غير السعيد المشروع أو قد لا يدعم المشروع أو قد يكون أداؤه ضعيفًا عندما تحتاج إلى دعمه في المشروع. لذلك يجب على مدير المشروع أن يحل متطلبات أصحاب المصلحة المتنافسة من خلال قبول متطلبات أصحاب المصلحة الأكثر تطابقًا مع جوانب المشروع المذكورة أدناه. ميثاق المشروع: يتضمن ميثاق المشروع نطاق المشروع رفيع المستوى والمخاطر والمتطلبات والمعلومات حول المشروع. بيان نطاق المشروع: يصف بيان نطاق المشروع ما سيتم إنجازه خلال المشروع. القيود: تحدد قيود المشروع في الواقع حدود المشروع. على سبيل المثال، ميزانية المشروع أو عدد الموارد هي قيود المشروع. هذه ستحدد مقدار العمل الذي يمكنك إكماله والجدول الزمني للمشروع أيضًا. حاجة العمل: حاجة العمل هي سبب وجود المشروع. لذلك، عندما يكون هناك تعارض في متطلبات أصحاب المصلحة، سيكون من الجيد التحقق من حاجة العمل للمشروع. يجب تأهيل المتطلب الأكثر تطابقاً مع حاجة العمل عند حل التعارض.
إن الموازنة بين متطلبات أصحاب المصلحة وحل المتطلبات المتعارضة هما مهارتان مهمتان حقًا لمدير المشروع لأنه إذا كان تحديد أولوية أحد المتطلبات أو حل تعارض المتطلبات سيجعل أي من أصحاب المصلحة غير راضٍ، فقد يؤدي ذلك إلى خطر على المشروع.