6 فوائد استخدام إدارة مشروع WBS 6

كما رأينا في تدريب PMP، يُظهر هيكل تقسيم العمل في المشروع التحلل الهرمي لعمل المشروع والمخرجات في المشروع. لذلك، هناك الكثير من الفوائد لاستخدام إدارة مشروع WBS. عملية إنشائها هي العملية الرابعة لإدارة النطاق، وتأتي بعد عملية إنشاء خطة إدارة النطاق وعملية جمع المتطلبات وعملية تحديد النطاق. اطّلع على تدريبنا الافتراضي عبر الإنترنت لفئة PMP® عبر الإنترنت الذي سيساعدك على الاستعداد الكامل لامتحان شهادة PMP!
هل تريد أن تسمع ما يقوله طلابنا عن دورات PMP الخاصة بنا؟ يمكنك مشاهدة هذا الفيديو!
احضر تدريبنا المجاني المجاني 100٪ عبر الإنترنت وبوتيرة ذاتية لمدة ساعة واحدة على شهادة PMP.
في هذه المقالة سنقوم بتحليل عميق لفوائد استخدام WBS لإدارة المشاريع، والأنشطة التي تأتي بعد إنشائها وما هي أفضل الممارسات لاستخدام WBS. لنبدأ بفوائد WBS! نحن نقدم تدريبًا جديدًا على برنامج Excel لمحللي الأعمال. اطلع عليه هنا! هل تتطلع إلى تحسين مهاراتك في تحليل البيانات في Excel؟ اطلع على دورة تحليل بيانات Excel الخاصة بنا!
6 فوائد لإدارة مشروع WBS
وفقًا للتدريب على اختبار PMP، هناك 6 فوائد رئيسية لـ WBS. والآن، دعنا نستعرض كل فائدة من فوائد WBS واحدة تلو الأخرى: الفائدة الأولى من استخدام إدارة مشروع WBS هي أنها تساعد على منع العمل من الانزلاق من خلال الشقوق. نظرًا لأن إدارة مشروع WBS تُظهر مخرجات المشروع والعمل الذي يجب إكماله في المشروع، فإنها في الواقع توجه فريق المشروع حول ما يجب القيام به بطريقة منظمة. وبهذه الطريقة، يتم التخلص من الأعمال غير الضرورية أو أي شيء غير موجود مباشرة في نطاق المشروع. وبهذه الطريقة، يساعد الفريق على التركيز على نطاق المشروع فقط. ومن المزايا الأخرى لاستخدام إدارة مشروع WBS أنها توفر لأعضاء فريق المشروع فهمًا لأماكن تواجد أعمالهم في خطة إدارة المشروع ككل، كما أنها تعطيهم مؤشرًا على تأثير عملهم على المشروع ككل. دعونا ننظر في نموذج إدارة مشروع WBS لنظام الطائرات. سيتمكن أحد أعضاء فريق المشروع الذي يعمل على حزمة عمل المحرك من رؤية كيف ستساعد أنشطته في إكمال المشروع الكلي ونطاق المنتج. إذا كنت تعتقد أنه سيكون هناك العديد من أعضاء فريق المشروع، فإن WBS سيساعد فريق المشروع على رؤية كيف سيساعد كل نشاط أو ناتج في إكمال المنتج ونطاق المشروع. تسهل إدارة مشروع WBS التواصل والتعاون بين فريق المشروع وأصحاب المصلحة الآخرين وفيما بينهم. تُظهر إدارة مشروع WBS التسلسل الهرمي لأعمال المشروع ومخرجات نطاق المشروع، والعمل المنجز، والعمل المتبقي، وأعضاء فريق المشروع الذين يعملون على نفس حزمة العمل، وما إلى ذلك. لذلك يمكن توصيل كل ذلك بسهولة إلى أصحاب المصلحة في المشروع بمساعدة إدارة مشروع WBS. نظرًا لأنه سيكون هناك عدة أجزاء أصغر تحت حزم العمل، وسيتم تعيينها لأعضاء فريق المشروع، فإن إدارة مشروع WBS ستكون مفيدة للتعاون بين أعضاء فريق المشروع لإكمال أنشطة المشروع على التوالي. يساعد استخدام إدارة مشروع WBS على منع التغييرات. التغييرات أمر لا مفر منه في المشروع. ولكن، يجب اتخاذ إجراءات وقائية وتصحيحية لمنع السبب الجذري للتغييرات في المشروع. قد تحدث التغييرات بسبب عدم وضوح نطاق المشروع أو المتطلبات المفقودة في المشروع أيضًا. تُظهر إدارة مشروع WBS تقسيم نطاق المشروع، والعمل الذي يجب القيام به، وكذلك النواتج التي يجب تنفيذها بشكل تفصيلي بقدر ما هو دقيق في المشروع. لذلك، تساعد إدارة مشروع WBS على منع التغييرات لأنها تساعد على توضيح نطاق المشروع لجميع أصحاب المصلحة في المشروع. توفر إدارة مشروع WBS أساسًا لتقدير الموظفين والتكلفة والوقت. هذه فائدة مهمة جدًا لاستخدام إدارة مشروع WBS. من الصعب دائمًا إجراء تقديرات حول متطلبات الموظفين والتكلفة والوقت لكمية كبيرة من العمل. سيكون هناك احتمال أكبر للانحرافات في النتائج الفعلية إذا تم إجراء التقديرات على حزم عمل أكبر. ولكن إذا تم تقسيم كل العمل إلى أجزاء أصغر، فسيكون من الأسهل إجراء التقدير. سيتم تقليل مقدار الانحراف واحتمال حدوثه على التوالي. هل من السهل إجراء تقدير حول نظام طائرة كامل؟ أم تقسيم عمل المشروع إلى أجزاء أصغر وإجراء تقدير لكل جزء أصغر مثل تطوير المحرك، وتكامل نظام الترفيه؟ بالطبع، سيتم تقدير الأجزاء الأصغر بسهولة ودقة أكبر من قبل فريق المشروع.
لذا باختصار، فإن WBS يجعل المشروع أكثر قابلية للإدارة! إدارة مشروع WBS هي أساس المشروع. تقريبًا كل ما يحدث في عملية التخطيط بعد إنشاء WBS، يرتبط مباشرةً بإدارة مشروع WBS. هذه فائدة بالغة الأهمية لـ WBS. نظرًا لأن إدارة مشروع WBS تُظهر لقطة عمل المشروع والمخرجات لإكمال نطاق المشروع، فهي في الواقع أساس التخطيط. يتم تقدير التكلفة وتقدير الوقت وتقدير الموارد وتخطيط الجدول الزمني وما إلى ذلك بمساعدة إدارة مشروع WBS. لذلك، تلعب WBS دورًا حيويًا في تخطيط المشروع. يتم تقدير تكاليف المشروع على مستوى حزمة العمل. نظرًا لأن إدارة مشروع WBS تُظهر أجزاء أصغر من أعمال المشروع ونواتجه، يمكن إجراء تقدير تكلفة المشروع على مستوى حزمة العمل. بعد ذلك، يتم تلخيص تكلفة كل مستوى من مستويات حزمة العمل نحو المستوى الأول من إدارة مشروع WBS لتقدير الميزانية الإجمالية للمشروع. يتم تحديد المخاطر حسب حزمة العمل. لذلك، أثناء تخطيط المخاطر، يتم تحديد المخاطر المرتبطة بكل عنصر في إدارة مشروع WBS ويتم تحديد جميع مخاطر المشروع بمساعدة WBS. يتم تعيين حزم العمل للأفراد أو أجزاء من المنظمة. نظرًا لأن إدارة مشروع WBS تقسم كل عمل أو ناتج إلى أجزاء أصغر، فإنها تجعل الإدارة والتنفيذ والتنسيق والمراقبة أسهل. بشكل عام، تكون كل حزمة عمل صغيرة بما يكفي لتعيينها إلى أحد أعضاء فريق المشروع، أو جزء من المنظمة، على سبيل المثال، التعيين إلى قسم التدريب، أو فريق الاختبار، إلخ.
ماذا يحدث بعد إنشاء هيكل تقسيم العمل؟
يوضح هذا الشكل أعلاه، الأنشطة التي يمكن إكمالها بعد إنشاء هيكل تقسيم العمل. كما ترى، يقع هيكل تقسيم العمل في قلب العديد من الأنشطة الهامة في المشروع. توضح قائمة الأنشطة في المشروع الأنشطة التي يجب القيام بها خلال المشروع لإكمال نطاق المشروع. نظرًا لأن إدارة مشروع WBS تُظهر التسلسل الهرمي للعمل والنواتج القابلة للتسليم للمشروع، يمكن اشتقاق الأنشطة التي يجب تنفيذها من حزم العمل تحت WBS. يوضح المخطط الشبكي للمشروع العلاقات المتبادلة بين أنشطة المشروع. ويوضح العلاقات بين الأنشطة من النهاية إلى النهاية، ومن النهاية إلى البداية، ومن البداية إلى البداية، ومن البداية إلى النهاية. على سبيل المثال، إذا كنت تعمل على مشروع موقع إلكتروني للتسوق الإلكتروني، فلا يمكنك البدء في اختبار الأنشطة قبل انتهاء تطوير الأنشطة. أو في مشروع إنشائي، لا يمكنك البدء في إنشاء المبنى قبل الانتهاء من شراء المواد. يوضح مخطط الشبكة العلاقات المتبادلة بين جميع أنشطة المشروع ويساعد في تحديد الجدول الزمني للمشروع على التوالي. نظرًا لأن إدارة مشروع WBS تُظهر التسلسل الهرمي لعمل المشروع ونواتجه، فإنها ستساعد بشكل مباشر في تحديد علاقة نشاط المشروع وإنشاء مخطط الشبكة على التوالي. يحدد التوظيف في الواقع ضرورة الموارد البشرية للمشروع. نظرًا لأن إدارة مشروع WBS ستُظهر أعمال المشروع ونواتجه، فإنها ستساعد في تحديد موظفي المشروع الذين يمكنهم إكمال أنشطة المشروع. ويشمل ذلك متطلبات الكفاءة وعدد الموظفين ومجموعة المهارات وما إلى ذلك. يتم التقدير بمساعدة إدارة مشروع WBS كما ذكرنا سابقًا. نظرًا لأن WBS يُظهر مخططًا تفصيليًا وأجزاءً أصغر من العمل والنواتج التي يجب إكمالها، فإنه يُستخدم كمدخل أساسي في التكلفة والوقت والموارد والتقديرات الأخرى أيضًا. يتم الانتهاء من الجدولة أيضًا بمساعدة إدارة مشروع WBS. الجدولة هي في الواقع وضع اللمسات الأخيرة على تواريخ البدء والانتهاء لكل نشاط واستكمال تواريخ البدء والانتهاء للمشروع الكلي على التوالي. بعد إنشاء مخطط الشبكة واستخدام التقديرات الزمنية لكل نشاط، يتم الانتهاء من جدولة المشروع. يمكن إكمال وضع الميزانية بعد الانتهاء من تقديرات التكلفة لعناصر إدارة مشروع WBS. لأن ميزانية المشروع توضح المبلغ الإجمالي للمال المطلوب لإكمال المشروع. بعد تقدير متطلبات التكلفة لكل حزمة عمل في WBS، يتم جمع هذه التقديرات لإيجاد إجمالي ميزانية المشروع. يمكن تخطيط أنشطة إدارة الجودة بناءً على إدارة مشروع WBS أيضًا.
كيفية استخدام WBS؟ عندما يحدث تغيير في النطاق، يمكن أن تكون WBS مفيدة لمعرفة ما إذا كان النطاق الجديد ضمن النطاق المخطط للمشروع. ستكون هناك تغييرات في المشروع. نظرًا لأن إدارة مشروع WBS تُظهر النطاق العام للمشروع ومخرجات المشروع، يمكن تحديد كيفية ملاءمة التغيير في نطاق المشروع الحالي بمساعدة WBS. يمكن استخدام WBS لتقييم تأثيرات التغييرات على النطاق. قد يؤثر تغيير صغير على جزء صغير من المشروع على عدة جوانب أخرى من المشروع. نظرًا لأن إدارة مشروع WBS تُظهر التسلسل الهرمي لعمل المشروع ونواتجه، فقد يؤثر تغيير النطاق على حزمة العمل على الأجزاء الأخرى المتعلقة بحزمة العمل تلك أيضًا. يمكن رؤية ذلك بسهولة بمساعدة WBS. يمكن استخدام WBS للتحكم في زحف النطاق من خلال تذكير الجميع بالعمل الذي يجب القيام به. تُظهر WBS إدارة مشروع WBS عمل المشروع الكلي والمخرجات. لذلك، فإن أي شيء لا يظهر في عناصر WBS سيكون خارج نطاق المشروع. إذا تم تذكير أصحاب المصلحة بزيارة هيكل تقسيم العمل WBS بشكل متكرر، فسيساعد ذلك على إبقائهم على نفس الجدول ومنع زحف النطاق على التوالي. يمكن استخدام إدارة مشروع WBS لإدارة المشروع كأداة اتصالات أيضًا. نظرًا لأنه يُظهر العلاقة والتسلسل الهرمي لأعمال المشروع ونواتجه، يمكن التواصل والتعاون بين أصحاب المصلحة في المشروع بمساعدة هيكل تقسيم العمل. أخيرًا، يمكن أن يساعد هيكل تقسيم العمل أعضاء الفريق الجدد على رؤية أدوارهم. عندما ينضم عضو جديد إلى الفريق، يجب تعريف عضو الفريق الجديد بنطاق المشروع وأهداف المشروع وأهدافه وغاياته. ستكون WBS نقطة انطلاق جيدة لإظهار جميع أعمال المشروع ومخرجات المشروع. وبهذه الطريقة، بمجرد أن يتم تعيينهم لأنشطة جديدة، سيتمكنون من رؤية كيف تتناسب أنشطتهم مع النطاق العام للمشروع بمساعدة هيكل تقسيم العمل.