هيكل تقسيم العمل: 10 قواعد لجعلها مثالية

إنشاء هيكل تقسيم العمل هو العملية الرابعة لإدارة النطاق وفقًا لتدريب شهادة PMP. يتم اختصار هيكل تقسيم العمل باسم WBS. WBS للمشروع هو في الواقع لقطة من مخرجات المشروع التي سيتم إنجازها خلال المشروع. لذلك، فإن إنشاء هيكل تقسيم العمل أمر بالغ الأهمية.
احضر تدريبنا المجاني المجاني 100٪ عبر الإنترنت وبوتيرة ذاتية لمدة ساعة واحدة على PMP.
يهدف هيكل تقسيم العمل إلى تقسيم نواتج المشروع وعمل المشروع إلى أجزاء أصغر يمكن التحكم فيها. وهذا يساعد على إجراء تقديرات أفضل وإجراء إدارة أفضل، وتنسيق أفضل ومراقبة أفضل أيضًا. هناك قواعد لإنشاء هيكل تقسيم العمل على التوالي. إذا تم اتباع هذه القواعد بشكل صحيح أثناء الإنشاء، فإن هيكل تقسيم العمل للمشروع سيكون خاليًا من العيوب. في هذه المقالة، سنقوم بسرد هذه القواعد العشر التي يجب اتباعها لإتقان هيكل تقسيم العمل.
10 قواعد لإنشاء هيكل تقسيم العمل المثالي القاعدة رقم 1: يتم إنشاء هيكل تقسيم العمل بمساعدة الفريق. يتم إبلاغ فريق المشروع بنطاق المشروع ونطاق المنتج. نظرًا لأن فريق المشروع سيقوم بتنفيذ أنشطة المشروع، يجب أن يقدموا تفاصيل مخرجات المشروع على التوالي. القاعدة رقم 2: كل مستوى من مستويات WBS هو جزء أصغر من المستوى أعلاه. لنفكر في نظام الطائرات، وهو منتج. في المستوى الثاني من WBS، يجب سرد المخرجات الرئيسية للمنتج. في المستوى الثالث، يجب إدراج حزم العمل الخاصة بهذه المخرجات الرئيسية. القاعدة رقم 3: سيتم تقسيم بعض المستويات إلى مستويات أكثر من غيرها. هذا يعني أنه بينما يمكن أن ترتفع بعض الفروع إلى مستويات أبعد، يمكن أن تتوقف بعض الفروع عند مستويات أعلى. على سبيل المثال، قد يتم تقسيم حزمة عمل إلى المستوى الثالث بينما قد يتم تقسيم حزمة عمل أخرى إلى المستوى السابع. القاعدة رقم 4: لا يتضمن هيكل تقسيم العمل سوى النواتج المطلوبة بالفعل. يجب ألا تكون الأنشطة أو النواتج غير الضرورية في هيكل تقسيم العمل للمشروع. القاعدة رقم 5: يتم الوصول إلى حزم العمل عندما تفي مخرجاتها بالمعايير التالية: يمكن تقدير المنجزات بشكل واقعي وواثق. تتمثل إحدى الفوائد الرئيسية لوجود هيكل تفصيلي للعمل في تسهيل تقدير وإدارة وتنسيق ومراقبة مخرجات المشروع طوال فترة المشروع. ولذلك، بمجرد إنشاء هيكل تقسيم العمل، يجب أن تكون المنجزات أصغر بما يكفي لتقديرها. يجب إكمال النواتج بسرعة. إذا كان أحد النواتج يتطلب عملاً كبيرًا، فقد يكون من الأفضل التفكير في تقسيمها إلى أجزاء أكبر. لأنه سيكون من الصعب إدارة وتقدير وتنسيق حزم العمل أو النواتج الأكبر حجمًا. يجب إكمال التسليمات دون انقطاع. وهذا يعني أن النواتج يجب أن تكون صغيرة بما يكفي لعدم الاعتماد على العديد من العوامل لإنجازها أولاً. يمكن الاستعانة بمصادر خارجية أو التعاقد مع جهات خارجية لإنجاز النواتج. ليس من الحكمة إسناد تطوير نظام الطائرة بالكامل إلى مورد خارجي بالكامل. ولكن، يمكن إسناد نظام الملاحة أو نظام التحكم في إطلاق النار إلى أحد الموردين. القاعدة رقم 6: بعد الانتهاء من WBS للمشروع، يتم إدخال مخرجات المشروع في برنامج جدولة المشروع. تساعد أدوات برمجيات إدارة المشروع هذه في تحديد تبعيات أنشطة المشروع، وتواريخ بدء وانتهاء الأنشطة، وتساعد على إكمال خطة الجدول الزمني للمشروع من البداية إلى النهاية على التوالي. أكثر أدوات برامج جدولة المشاريع شيوعًا المستخدمة في السوق هي Microsoft Project و Primavera. هناك العديد من الدورات التدريبية في مايكروسوفت بروجكت على الإنترنت، إذا كنت ترغب في معرفة المزيد حول كيفية استخدام البرنامج. القاعدة رقم 7: يتم تقسيم حزم العمل في هيكل تقسيم العمل إلى أنشطة الجدول الزمني بمساعدة قاموس WBS. لأن حزم العمل توصف كأسماء فقط بكلمتين. وسوف تتطلب حزم العمل هذه عدة أنشطة يتم تنفيذها لإكمالها. لننظر إلى نظام الطائرة WBS. كان المحرك عبارة عن حزمة عمل ضمن حزمة عمل تحت التسليم الرئيسي للمركبة الجوية. لا يزال تصنيع محرك الطائرة معقدًا للغاية ويجب اشتقاق الأنشطة التي يجب تنفيذها لإكمالها من قاموس WBS. القاعدة رقم 8: بعد إنشاء WBS، يتم ترقيم المستويات لسهولة تحديد الموقع. كما ترى في الشكل أعلاه، يتم تقسيم المشروع إلى تسليمين رئيسيين ويتم ترقيمهما على أنهما 1 و 2 على التوالي. بعد ذلك، يتم ترقيم حزم العمل تحت كل ناتج رئيسي على أنها 1.1 و1.2 وما إلى ذلك للناتج الرئيسي 1 و2.1 و2.2 وما إلى ذلك للناتج الرئيسي 2. كما ترون في الشكل، يتم تقسيم بعض حزم العمل إلى مستويات أخرى مقارنةً بمستويات أخرى كما عبرنا من قبل. القاعدة رقم 9: إذا كانت مؤسستك تعمل على مشاريع متشابهة، فيمكن استخدام WBS من مشروع ما في مشروع آخر. ضع في اعتبارك مصنعي الهواتف الذكية. فهم يصدرون إصدارات جديدة من نفس المنتج بشكل متكرر. على سبيل المثال، تُصدر شركة Apple إصدارات جديدة من iPhone وتصدر Samsung إصدارات جديدة من سلسلة Galaxy. في كل إصدار، يجلبون وظائف وميزات جديدة بالتأكيد. ولكن، تظل غالبية الوظائف الأخرى موجودة أيضاً. مثل الكاميرا، وأنظمة بصمات الأصابع، والحالة الرئيسية وما إلى ذلك. لذلك، في كل مشروع تطوير إصدار جديد، يمكن استخدام هيكل تقسيم العمل الحالي لمشاريع تطوير الهواتف الذكية السابقة مع بعض التعديلات. القاعدة رقم 10: كلما كان هناك مشروع جديد، يجب على مكتب إدارة المشروع جمع أمثلة WBS وتخزينها في مكتبة أصول العمليات التنظيمية. وبهذه الطريقة، يمكن للمشاريع الجديدة في المستقبل استخدام أمثلة هيكل تقسيم العمل عند إنشاء هيكل تقسيم العمل للمشروع.
مراجعة من قبل: رولاند موريسون