ميثاق المشروع: هل تعرف كيفية إنشاء بطاقة هوية المشروع؟

في واحدة من أكبر مجالات المعرفة في إدارة المشاريع أو بعبارة أخرى، في إدارة تكامل المشروع، هناك ست عمليات. الأولى هي “عملية تطوير ميثاق المشروع” وكما يوحي الاسم، فهي تهدف إلى إنتاج ميثاق المشروع. وتشمل معلومات المشروع عالية المستوى. عملية تطوير ميثاق المشروع هي الجزء الأول من عمليات إدارة تكامل المشروع، كما هو مذكور في دورات إدارة المشاريع عبر الإنترنت.
احضر تدريبنا المجاني عبر الإنترنت بنسبة 100٪ عبر الإنترنت وبوتيرة ذاتية لمدة ساعة واحدة مجانًا في PMP.
لأنه من أجل تفويض المشروع رسميًا يجب إعداد ميثاق للمشروع. ويمكن اعتباره بمثابة الهوية المؤسسية للمشروع في المنظمة.
شاهد فيديو “ما هو ميثاق المشروع – فوائد ميثاق المشروع”
يمكن العثور على مزيد من المعلومات حول هذه العملية في تدريب شهادة CAPM أيضًا.
متى يتم إنشاء ميثاق المشروع؟
نظرًا لأن ميثاق المشروع يخول المشروع في المنظمة، فإنه يوفر السلطة لمدير المشروع. بمجرد أن يتم تحديد بدء المشروع، يكون راعي المشروع مسؤولاً عن إنشائه. ويتم تعيين مدير المشروع للمشروع في أقرب وقت ممكن. وبمجرد أن يتم إنشاؤه، يتم تفويض المشروع في المنظمة ويمنح السلطة لمدير المشروع لإدارة وتنسيق أنشطة المشروع.
ومخرجات العملية هي ميثاق المشروع. الغرض الرئيسي من عملية تطوير ميثاق المشروع هو جمع المعلومات ذات الصلة بالمشروع وإنتاج الميثاق على التوالي.
مثال واقعي لميثاق المشروع
سيكون مشروعنا النموذجي هو مشروع بناء جسر البوابة الذهبية. الآن دعونا نرى ما يجب تضمينه:
ميثاق المشروع: عنوان المشروع ووصفه
أول شيء يجب أن يظهر هو عنوان المشروع ووصفه. يجب أن يقدم عنوان المشروع ووصفه معلومات موجزة للغاية عن المشروع. جسر البوابة الذهبية هو عنوان هذا المشروع.
بالنسبة للوصف، يمكن كتابة ما يلي: “يتزايد عدد سكان سان فرانسيسكو وتزداد احتياجات النقل بين جانبي المدينة بشكل متناسب. ولا يمكن للنقل البحري أن يفي بالحاجة خلال السنوات الأخيرة. سيسهل هذا المشروع عملية نقل المركبات بين جانبي المدينة.”
ميثاق المشروع: مدير المشروع وصلاحياته
بالنسبة لمشروع جسر البوابة الذهبية، تم تعيين جون وينر مديراً للمشروع. سيكون جون وينر هو مدير المشروع لهذا المشروع وله سلطة تحديد الميزانية، واختيار أعضاء الفريق، والموافقة على/رفض التغييرات التي تطرأ على المشروع. لاحظ أنه قد يكون هناك العديد من مسؤوليات مدير المشروع. في هذا الجزء، يجب فقط إدراج معلومات رفيعة المستوى حول ما يمكن لمدير المشروع القيام به بمبادرته.
ميثاق المشروع: حالة العمل
هذا هو سبب بدء المشروع مكتوب في ميثاق المشروع. تصف حالة العمل الخاصة بالمشروع سبب تنفيذ المشروع وما هي الحالة التي تسببت في بدء هذا المشروع.
على سبيل المثال، تم تنفيذ مشروع جسر البوابة الذهبية من أجل حل مشكلة النقل في سان فرانسيسكو بين الجانبين. بعد الانتهاء من المشروع، من المتوقع أن يتم نقل 80% من المركبات عبر الجسر الذي سيحل مشكلة النقل. في حين أن هذه حالة عمل، قد تكون هناك عدة حالات لبدء المشروع. ويجب تضمين الحالات التجارية للمشروع في ميثاق المشروع.
ميثاق المشروع: متطلبات الموارد
يتم التخطيط لمتطلبات الموارد للمشروع أثناء مرحلة التخطيط للمشروع ويتم الحصول على فريق المشروع النهائي أثناء تنفيذ المشروع. ومع ذلك، قد يتم تضمين تقدير الموارد على مستوى عالٍ في الميثاق، وإذا كانت هناك موارد مخصصة بالفعل للمشروع، يتم إدراجها في الميثاق أيضًا.
على سبيل المثال، المهندسون المعماريون للمشروع هم جيلبرت روبرتس وويليام براون. مهندس الإنشاءات الرئيسي هو هنري تشور. أما الموارد الأخرى فيتم تحديدها من قبل مدير المشروع.
أصحاب المصلحة
أصحاب المصلحة في المشروع هم الأشخاص أو المجموعة التي قد تتأثر إيجاباً أو سلباً بنتائج المشروع. تعتبر إدارة أصحاب المصلحة نشاطاً بالغ الأهمية في المشروع. يجب إدارة توقعات ومتطلبات أصحاب المصلحة بشكل صحيح طوال فترة المشروع. يجب إدارة أصحاب المصلحة الأقوياء والمؤثرين بشكل خاص عن كثب. يتم تحديد أصحاب المصلحة في المشروع أثناء بدء المشروع. ومع ذلك، طالما تم تحديد أصحاب المصلحة الجدد في المراحل التالية من المشروع، يجب تحديث قائمة أصحاب المصلحة واستراتيجية إدارة أصحاب المصلحة في المشروع.
يمكن أن تكون بعض عينات أصحاب المصلحة في مشروع جسر البوابة الذهبية: الحكومة. نظرًا لأن هذا مشروع كبير يؤثر على البلد بأكمله، فقد يؤثر تقدم المشروع ونتائجه على الحكومة. على سبيل المثال، إذا توفي عدد قليل من مهندسي البناء أثناء البناء، فقد تتعرض الحكومة لانتقادات بسبب الموانع الأمنية للمشروع وقد يؤثر ذلك على سلطتها السياسية على المواطنين. السكان الذين يقيمون بالقرب من منطقة الجسر. قد يتأثر السكان أثناء البناء بسبب الضوضاء والتلوث وما إلى ذلك. وبعد المشروع، قد تكتسب ممتلكاتهم قيمة إضافية لأنها ستكون قريبة من الجسر. أو قد يبدأ المستأجرون في دفع رسوم إيجار أعلى نظراً لزيادة قيمة العقارات. فريق المشروع هو صاحب المصلحة الافتراضي للمشروع. لأنهم هم المنفذون لأنشطة المشروع. لذلك، سيتأثرون بشكل مباشر بنتائج المشروع. يمكن أن يكون هناك العديد من أصحاب المصلحة الآخرين. لقد أدرجنا للتو بعض الأمثلة على أصحاب المصلحة في المشروع.
متطلبات أصحاب المصلحة
يجب إدراجها في ميثاق المشروع. لاحظ أنه قد تكون هناك متطلبات متنافسة لأصحاب المصلحة المختلفين. في هذه الحالة، يجب حل النزاعات ويجب أخذ المتطلبات المتفق عليها في الاعتبار. على سبيل المثال، قد يطلب أحد أصحاب المصلحة 8 ممرات في المشروع في المجموع بينما يطلب صاحب مصلحة آخر 6 ممرات وممرات إضافية للمشاة والدراجات الهوائية. وبما أنه لا يمكن تنفيذ هذين المطلبين في نفس الوقت، يجب مناقشة ذلك وكتابة المتطلبات النهائية.
نموذج لمتطلبات أصحاب المصلحة يمكن أن يكون: سيحتوي الجسر على 3+3 حارات وإجمالاً 6 حارات. يجب أن يكون الجسر مقاوماً لزلزال بقوة 8.5 ريختر يجب أن يحمل الجسر 2.500.000 كيلوغرام. سيكون هناك العديد من المتطلبات الأخرى لأصحاب المصلحة في المشروع.
يجب تضمين كل هذه المتطلبات في ميثاق المشروع.
وصف المنتج والمخرجات
يجب إدراج وصف المنتج ومخرجات المشروع أيضاً. على سبيل المثال، بالنسبة لمثال مشروعنا، جسر البوابة الذهبية هو النتيجة النهائية أو المنتج النهائي للمشروع.
وبعض مواصفات هذا المنتج هي الارتفاع: 227 مترًا العرض: 27 مترًا يجب الانتهاء من ساقين من الجسر في السنة الأولى. وبالطبع هناك العديد من المواصفات الأخرى لجسر البوابة الذهبية.
أهداف المشروع القابلة للقياس
يتم تحديدها في ميثاق المشروع أيضاً. تحدد أهداف المشروع ما يجب إنجازه خلال المشروع من أجل الوصول إلى أهداف المشروع.
يمكن أن تكون أمثلة على أهداف المشروع القابلة للقياس: فتح قناة نقل جديدة بين جانبي المدينة. إنهاء المشروع في 3 سنوات وإنجاز المشروع بميزانية 200 مليون دولار أمريكي.
متطلبات الموافقة على المشروع
يجب إدراجها في ميثاق المشروع. ما هي البنود التي يجب الموافقة عليها، ومن الذي سيوقع على المشروع المحدد في ميثاق المشروع؟ على سبيل المثال، سيوافق وزير النقل على هيكل تقسيم العمل للمشروع. سيتم تحديد الموافقة النهائية على المشروع من قبل اللجنة المشكلة لهذا المشروع في وزارة النقل، وسيتم اعتماد المشروع النهائي من قبل وزير النقل نيابة عن الحكومة. يمكن إدراج معايير قبول إضافية في ميثاق المشروع حول المدفوعات وشروط التسليم وما إلى ذلك.
المخاطر عالية المستوى للمشروع
لا تعني المخاطر التأثيرات السلبية فقط على المشروع. هناك مخاطر إيجابية وسلبية. المخاطر الإيجابية هي في الواقع فرص للمشروع بينما المخاطر السلبية هي تهديدات محتملة لنجاح المشروع.
على سبيل المثال، سيربط الجسر بين جانبي سان فرانسيسكو مما سيزيد من الأهمية الجيوسياسية لسان فرانسيسكو. وهذا مثال على الفرص أو المخاطر الإيجابية. قد تؤدي سهولة النقل بالمركبات إلى زيادة استخدام المركبات مما قد يزيد من تلوث الهواء. وهذا مثال على التهديد أو المخاطر السلبية.
تفويض راعي المشروع للمشروع
لاحظ أنه قد يكون هناك العديد من الجهات الراعية للمشروع. على سبيل المثال، بالنسبة لمثال جسر البوابة الذهبية، يمكن أن يكون فرانكلين روزفلت، رئيس الولايات المتحدة الأمريكية أنجيلو جوزيف روسي، عمدة سان فرانسيسكو وجوزيف شتراوس، رئيس لجنة مشروع البوابة الذهبية هم الرعاة الذين سيصرحون بالمشروع.
ما هي فوائد ميثاق المشروع؟
لقد رأينا ما يتضمنه ميثاق المشروع على مثال مشروع بناء جسر البوابة الذهبية. الآن دعنا الآن نستعرض فوائد ميثاق المشروع.
بدون ميثاق المشروع، لا يمكن لمدير المشروع أن يكون ناجحًا. لأن ميثاق المشروع يحدد أسوار المشروع. يتضمن حالة العمل، وأصحاب المصلحة الرئيسيين، وما هي معايير القبول، والمخاطر عالية المستوى، ومواصفات المنتج وما إلى ذلك. تلعب هذه المعلومات دورًا حيويًا في بداية عملية التخطيط.
يمكن إعداد ميثاق المشروع من قبل مدير المشروع ولكن يجب نشره من قبل الجهة الراعية. نظرًا لأن مدير المشروع يتم تعيينه في أقرب وقت ممكن في المشروع، فقد يقوم مدير المشروع بإعداد أصحاب المصلحة في المشروع. ولكن إنشاء ميثاق المشروع هو مسؤولية راعي المشروع. ومع ذلك، في العالم الواقعي، يكون راعي المشروع أشخاصًا رفيعي المستوى مثل المديرين التنفيذيين ونواب الرئيس والمديرين التنفيذيين وما إلى ذلك. لذلك، قد يتم إعداد وإدارة أصحاب المصلحة في المشروع من قبل مدير المشروع. ومع ذلك، يجب أن ينشر الراعي بمجرد الانتهاء من الميثاق.
ميثاق المشروع واسع بما فيه الكفاية، وبالتالي، ليست هناك حاجة للتغيير أثناء تنفيذ المشروع. كما مر بنا، يتضمن الميثاق معلومات عالية المستوى حول المشروع. يتم تفصيلها خلال تخطيط المشروع في مجموعة عملية تخطيط المشروع. ولكن عادة، ليست هناك حاجة للعودة لتحديث الميثاق بعد مرحلة البدء.
فهو يعترف بالمشروع ويصرح به. ويتضمن معلومات عالية المستوى حول المشروع ويعمل بمثابة الهوية المؤسسية للمشروع في المنظمة.
وهو يمنح مدير المشروع سلطة إنفاق الأموال وتخصيص الموارد. بعد الموافقة على ميثاق المشروع، يتم قبوله رسمياً من قبل المنظمة. يمكن استخدام الميزانية والموارد المخططة للمشروع بعد هذه الخطوة.
يتم تحديد المتطلبات عالية المستوى للمشروع في ميثاق المشروع. ويشكل ذلك أساسًا لتفصيل متطلبات المشروع بشكل أكبر خلال عملية التخطيط.
وأخيراً، يربط ميثاق المشروع بين المشروع والعمل الجاري في المنظمة. قد يكون هناك العديد من المشاريع في المنظمة. يحدد ميثاق المشروع كيف سيساعد المشروع في تحقيق الأهداف الاستراتيجية للمنظمة. لذلك، يصور الرابط بين المشروع والأعمال الأخرى للمنظمة على التوالي.