أطر عمل اتخاذ القرار الرئيسية لنجاح برنامج إدارة المشاريع (PMP)

تعتمد إدارة المشروع على اتخاذ القرارات الفعالة في كل مرحلة من مراحله. وسواء أكان تحديد الأهداف أو تخصيص الموارد أو معالجة المخاطر، فإن عمليات اتخاذ القرارات المنظمة تلعب دورًا حيويًا في ضمان نجاح المشروع. في هذه المقالة، نستكشف ستة أطر عملية لصنع القرار: RAPID، و DACI، و SWOT Analysis، و Cynefin، ومبدأ باريتو، ومصفوفات القرار. وسندرس كيف تنطبق هذه الأطر على سيناريوهات المشاريع في العالم الحقيقي، والبيئات الرشيقة، والتحضير لامتحان PMP.
لماذا تعتبر أطر اتخاذ القرار مهمة؟
غالبًا ما يكون اتخاذ القرار هو الفرق بين نجاح المشروع وفشله. توفر أطر العمل طريقة منظمة لتقييم الخيارات، وتعيين المسؤولية، وضمان توافق القرارات مع أهداف المشروع. وباستخدام الأساليب المعمول بها، يمكن لمديري المشاريع التخفيف من المخاطر وتحسين الموارد وتحسين تعاون الفريق.
إطار عمل RAPID: أدوار واضحة لتحسين المساءلة
يساعد إطار عمل RAPID على تحديد الأدوار في عملية اتخاذ القرار لتجنب الارتباك. ويعين مسؤوليات محددة على النحو التالي: التوصية: الشخص الذي يقترح حلاً. يوافق: أصحاب المصلحة الذين يحتاجون إلى الموافقة على القرار. التنفيذ: أولئك الذين ينفذون القرار. المدخلات: أعضاء الفريق الذين يقدمون الخبرة أو المعلومات. اتخاذ القرار: الفرد الذي يتمتع بسلطة اتخاذ القرار النهائي.
على سبيل المثال، إذا احتاج الفريق إلى اختيار بائع، فقد يوصي رئيس المشتريات بخيار ما. يقدم أعضاء الفريق الآخرون مدخلات حول التكلفة والموثوقية. يوافق أصحاب المصلحة على التوصية، ويتخذ راعي المشروع القرار النهائي. ثم يقوم فريق التنفيذ بتنفيذ العقد. يعد إطار عمل RAPID مفيدًا بشكل خاص في إدارة تكامل المشروع، حيث يمكن أن يؤدي وضوح الأدوار إلى تبسيط عمليات التحكم في التغيير.
إطار عمل DACI: التعاون في اتخاذ القرارات
إطار عمل DACI هو أداة أخرى لاتخاذ القرارات، وغالباً ما يستخدم في البيئات التعاونية مثل فرق العمل الرشيقة. وهو يركز على تعيين الأدوار: السائق: يدير العملية للمضي قدماً في اتخاذ القرارات. الموافق: يملك سلطة الموافقة على القرار النهائي. المساهمون: تقديم الرؤى والبيانات والتوصيات. المطلعون: الأفراد الذين يتم تحديثهم بشأن القرار بعد اتخاذه.
يعمل إطار العمل هذا بشكل جيد مع فرق أجايل أثناء التخطيط للسباق السريع. على سبيل المثال، قد يقوم مالك المنتج بدور المحرك، ويساهم المهندسون بالرؤى التقنية، ويوافق رئيس سكرم على أهداف العدو السريع. يتم إبلاغ أصحاب المصلحة بأهداف العدو السريع. في سيناريوهات PMP، تتماشى DACI مع الموضوعات المتعلقة بمشاركة أصحاب المصلحة وإدارة الموارد.
تحليل SWOT: تقييم نقاط القوة والضعف
يستخدم تحليل SWOT على نطاق واسع لتقييم عوامل المشروع الداخلية والخارجية. وهو يساعد على تحديد: نقاط القوة: القدرات الداخلية التي تمنح المشروع ميزة. نقاط الضعف: القيود أو المعوقات الداخلية. الفرص: العوامل الخارجية التي يمكن أن تفيد المشروع. التهديدات: المخاطر أو التحديات من مصادر خارجية.
على سبيل المثال، عند التخطيط لإطلاق منتج جديد، قد يستخدم فريق المشروع SWOT لتقييم موقفه. ويمكنهم سرد نقاط القوة مثل فريق البحث والتطوير القوي، ونقاط الضعف مثل محدودية أموال التسويق، والفرص المتاحة في الأسواق غير المستغلة، والتهديدات من المنافسين. تُعد SWOT أداة شائعة لتحديد المخاطر وإدارتها، وتتماشى مع أسئلة PMP في مجموعة عمليات التخطيط.
للتعمق أكثر في كيفية تطبيق SWOT بفعالية في إدارة المشاريع، راجع “نظرة عامة على تحليل SWOT” من MindTools.
إطار عمل ساينفين: الإبحار في التعقيد
يصنف إطار عمل ساينفين المشاكل إلى خمسة مجالات لتوجيه عملية صنع القرار: البساطة: المشاكل المباشرة ذات الحلول الواضحة. معقدة: المشاكل التي تتطلب خبرة ولكن لها حلول معروفة. معقدة: حلول تظهر مع مرور الوقت من خلال التجريب. فوضوية: تتطلب اتخاذ إجراءات فورية دون وجود حل واضح. فوضوية: حالة من عدم اليقين حيث يكون مجال المشكلة غير واضح.
خلال مشروع رشيق، قد يقوم العميل فجأة بتغيير المتطلبات في منتصف المشروع. يمكن للفريق أن يصنف هذه الحالة على أنها فوضوية تتطلب إجراءً فورياً، مثل إعادة تنظيم الأعمال المتراكمة في السباق السريع لتلبية الأولويات الجديدة. هذا الإطار ذو قيمة خاصة لإدارة عدم اليقين والتعقيد، وهي مواضيع رئيسية في إدارة المخاطر وإدارة تكامل المشروع.
مبدأ باريتو (قاعدة 80/20): التركيز على ما هو أكثر أهمية
يشير مبدأ باريتو إلى أن 80% من النتائج تنتج عن 20% من الأسباب. بالنسبة لمديري المشاريع، يساعد هذا المبدأ في تحديد أولويات المهام ذات التأثير الأكبر.
على سبيل المثال، قد يكتشف مدير المشروع أن 80% من التأخيرات في المشروع تأتي من 20% من المهام. من خلال معالجة هذه المهام الحرجة، يمكن أن يتحسن الجدول الزمني للمشروع بشكل كبير. غالبًا ما يُستخدم هذا المبدأ في إدارة الجودة، حيث تساعد مخططات باريتو في تحديد أولويات العيوب أو المشكلات لحلها.
لمزيد من الأفكار حول مبدأ باريتو وتطبيقاته العملية، راجع شرح مبدأ باريتو في موقع إنفستوبيديا.
مصفوفة القرار: التحديد الكمي للخيارات
مصفوفة القرار هي طريقة منهجية لمقارنة الخيارات المتعددة بناءً على معايير محددة. تتضمن العملية: إدراج جميع الخيارات ومعايير التقييم. تعيين أوزان لكل معيار بناءً على الأهمية. تسجيل كل خيار وحساب المجاميع لتحديد الخيار الأفضل.
هذه الأداة فعالة بشكل خاص أثناء اختيار البائعين في إدارة المشتريات. على سبيل المثال، قد يقوم فريق ما بتقييم البائعين بناءً على التكلفة والجودة وسرعة التسليم، مع تعيين أوزان لكل عامل. وبعد تسجيل النقاط، يتم اختيار البائع الذي يحصل على أعلى مجموع. غالبًا ما تتضمن أسئلة PMP المتعلقة بتقييم العروض مصفوفات القرار.
استخدام أطر العمل هذه في إدارة المشاريع الرشيقة
تستفيد البيئات الرشيقة بشكل كبير من أطر عمل اتخاذ القرار. تدعم DACI تعاون الفريق أثناء التخطيط لسباق السرعة، بينما تساعد Cynefin الفرق على معالجة عدم اليقين. يمكن أيضًا تطبيق أطر عمل مثل RAPID ومبدأ باريتو لضمان اتخاذ قرارات سريعة وفعالة أثناء التكرارات أو تحديد أولويات العمل المتراكم.
التحضير لامتحان PMP
صنع القرار هو موضوع متكرر في أسئلة اختبار PMP. للاستعداد بفعالية: تعرف على أطر العمل مثل RAPID و DACI و SWOT. فهم أدوات مثل مصفوفات القرارات الخاصة بالمشتريات ومخططات باريتو لمراقبة الجودة. تدرب على أسئلة وهمية تتضمن سيناريوهات معقدة لاتخاذ القرارات.
نموذج سؤال
أي إطار عمل لصنع القرار يركز على توزيع الأدوار لتحسين المساءلة والتعاون؟
A. تحليل SWOT
B. إطار عمل RAPID
C. إطار عمل DACI
D. إطار عمل ساينفين
الإجابة: ج – إطار عمل DACI
الخلاصة
تعد أطر صنع القرار مثل RAPID و DACI و SWOT Analysis و Cynefin ومبدأ باريتو ومصفوفات القرار أدوات لا تقدر بثمن لمديري المشاريع. فهي توفر الوضوح، وتعزز التعاون، وتساعد على تحديد أولويات الإجراءات، مما يضمن تحقيق أهداف المشروع بفعالية. هذه الأطر ليست مفيدة فقط في الإعدادات العملية ولكنها تلعب أيضًا دورًا حاسمًا في التحضير لامتحان PMP. ومن خلال إتقانها، فإنك تزود نفسك بالمهارات اللازمة لقيادة المشاريع الناجحة والتفوق في رحلة الحصول على الشهادة.