ثلاثة أسباب تجعلنا نضع افتراضات (وماذا نفعل حيالها)

ناقشنا في منشورنا السابق “هذه ليست تكساس اللعينة”، الأنواع الثلاثة من الافتراضات التي سيواجهها مديرو المشاريع ومحللو الأعمال في أغلب الأحيان. في هذه الدفعة الثانية من سلسلتنا، سوف ندرس الشروط الثلاثة التي تجعل فرق المشروع تضع افتراضات، وما الذي يمكن لمديري المشاريع ومحللي الأعمال القيام به لمواجهتها.
1. نحن لا نعرف أننا نضع الافتراضات
أحد الأسباب التي تجعلنا نضع الافتراضات هو أننا لا ندرك أننا نضعها.
وكما ناقشنا في منشورنا السابق في هذه السلسلة، فإن الافتراضات المتأصلة هي أبسط الافتراضات الأساسية وأحد أكثر أنواع الافتراضات التي نقوم بها خبثًا. على سبيل المثال، عندما يرسل أحد أعضاء الفريق رسالة إلكترونية ليخبرك أنه سيتعامل مع أمر ما في أقرب وقت ممكن، قد تفترض أنه سيتوقف عما يفعله ويركز على المهمة التي افترضتها له. ولكن هل سيفعلون ذلك؟ ربما كانوا يقصدون أنهم سيكملون المهمة بمجرد انتهائهم مما كانوا يعملون عليه.
لا يمكن السيطرة على الافتراضات المتأصلة من خلال الوقت أو التخطيط. وتتطلب مكافحة الافتراضات المتأصلة من محللي الأعمال ومديري المشاريع التشديد على فرقك بالتواصل المفرط. اطرح الأسئلة بشكل متكرر. استمع إلى الثغرات المحتملة ودرب فريقك على فعل الشيء نفسه.
2. الافتراضات أسهل من التعامل مع الحقائق
السبب الثاني الذي يجعلنا نضع الافتراضات هو أن الافتراضات تتطلب جهدًا أقل من الحقائق.
فكر في فريق يجلس في اجتماع لاتخاذ القرار. يفتقد الفريق نقطة بيانات رئيسية من قسم آخر. فبدلاً من الاتصال بالقسم أو وضع افتراض ثم بذل الجهد للتحقق من صحته، يتحول الافتراض إلى حقيقة. يتم اتخاذ القرارات. ويمضي الفريق قدماً. ومع ذلك، عندما يتبين أن “الحقيقة” المفترضة كانت خاطئة، يعود الفريق إلى الغرفة في وضع رد الفعل، ويعمل على التأكد من مقدار ما كلفه الافتراض.
يمكن لمديري المشاريع التحكم في هذه الأنواع من الافتراضات من خلال زيادة التخطيط والوقت والتواصل. استمع إلى العبارات المحفزة مثل “أعتقد” أو “ينبغي” أو “يمكن”. درّب أعضاء فريقك على طرح سؤال “هل تم التحقق من صحة ذلك”؟
3. لإكمال التخطيط أو التنفيذ
السبب الرئيسي الثالث الذي يدفع الفرق إلى وضع الافتراضات هو الضغط للانتقال من التخطيط إلى التنفيذ. يجب على مديري المشاريع تدريب أنفسهم على التعرف على وقت حدوث هذه الأنواع من الافتراضات وتدريب فرقهم على الإبطاء من أجل الإسراع.
يعد تعلم التعرف على الافتراضات وإدارتها والظروف التي تجعلها أكثر احتمالاً مهارة أساسية لمحللي الأعمال ومديري المشاريع على حد سواء. في الجزء الثالث من هذه السلسلة، سنقدم لك في الجزء الثالث من هذه السلسلة تقنية تساعدك على تحديد الافتراضات وإدارتها بشكل أفضل، دون إبطاء مشروعك.