كيف يمكن لمصفوفة تفضيلات التواصل البسيطة أن تحسن من تواصل فريقك مع الآخرين

أعربت زميلة لي مؤخرًا عن انزعاجها من عدم تلقيها ردًا على طلب بالبريد الإلكتروني كانت قد أرسلته إلى زميل مشترك. وعلى الرغم من أن الطلب الأولي لم يكن ملحاً، إلا أنه بعد عدة أيام دون رد، أصبح الطلب الآن عاجلاً. بعد أن عملت مرارًا مع متلقي البريد الإلكتروني بنفسي، أخبرت زميلتي أنها إذا تلقت مكالمة هاتفية بشأن الطلب، فمن المحتمل أن ترد على الفور.
تكلفة ضعف التواصل
على الرغم من أنني تمكنت من مساعدة زميلتي في حل مشكلتها، إلا أن دراسة استقصائية شملت 400 شركة يعمل في كل منها أكثر من 100,000 موظف، أظهرت أن متوسط الخسارة لكل شركة يبلغ 62.4 مليون دولار سنوياً بسبب عدم كفاية التواصل بين الموظفين.
تفضيلات التواصل
ما هو السبب الجذري لانهيار التواصل هذا بالتحديد؟ هل كان ينبغي على الشخص الذي أرسل البريد الإلكتروني أن يكون أكثر وضوحاً بشأن ما يريده؟ هل لم يفهم المتلقي أن الطلب كان مهماً؟ ربما. ومع ذلك، أعتقد أن المصدر الرئيسي للنزاع في هذه الحالة كان عدم فهم تفضيلات التواصل الخاصة بكل شخص.
فالكثير منا مذنبون بافتراض أن الآخرين يفضلون نفس طرق التواصل التي نفضلها نحن. إلا أن الأمر ليس كذلك في كثير من الأحيان. ومع وفرة أدوات التواصل المتاحة اليوم، أصبح سوء التواصل أسهل من أي وقت مضى.
إنشاء مصفوفة تفضيلات التواصل
هناك خطوة بسيطة وسهلة التنفيذ نحو تحسين التواصل بين أعضاء الفريق وهي إنشاء مصفوفة تفضيلات التواصل. تسرد مصفوفة تفضيلات التواصل كيف يفضل الجميع أن يتم الاتصال بهم في حالات الطوارئ، وللطلبات الحساسة من حيث الوقت والطلبات اليومية. إذا أمكن، احتفظ بها في ورقة واحدة حتى يتمكن الأشخاص من الاحتفاظ بها على مكاتبهم لاستخدامها في لمحة سريعة. يمكن العثور على تنزيل نموذج أدناه/هنا.
إليك كيفية إنشاء مصفوفة تفضيلات التواصل: ضع قائمة بجميع الأفراد الذين سيتم إدراجهم. تواصل مع الأفراد الذين حددتهم واسألهم عن نوع التواصل الذي يفضلونه في هذه السيناريوهات الثلاثة المختلفة: الطلبات اليومية، والطلبات الحساسة من حيث الوقت، وحالات الطوارئ. تأكد من السؤال عما إذا كان لديهم أي اعتبارات أو ظروف خاصة يمكن أن تؤثر على تفضيلاتهم. (على سبيل المثال: (إذا كان بعد الساعة 3:30، يُرجى الاتصال بعد الساعة 3:30). وزع مصفوفة تفضيلات التواصل على الفريق.
من السهل حقاً إنشاء مصفوفة تفضيلات التواصل بهذه السهولة. ويمكن أن تكون فعالة للغاية في تحسين التواصل والحد من النزاعات في فريقك.