تنمية مجموعة أدوات إدارة المشاريع الخاصة بك: إصدار SITREP

“نحن نستمر في المضي قدماً، ونفتح أبواباً جديدة ونفعل أشياء جديدة، لأننا فضوليون والفضول يقودنا باستمرار إلى مسارات جديدة” – والت ديزني
بعد أن قمت بإدارة عدد كبير من المشاريع على مدار السنوات العديدة الماضية، طُلب مني في عدة مناسبات أن أقوم بتوجيه مديري المشاريع الجدد ومشاركة ما تعلمته على مر السنين. وبطريقة ما أفكر دائمًا في مقولة ديزني، وبالتالي أشارك دائمًا ما يلي مع أي شخص يدخل للتو مجال إدارة المشاريع:
لا يوجد مشروعان متشابهان على الإطلاق، ولذلك، من المهم للغاية أن تحاول دائمًا كمدير مشروع أن تبقي عقلك منفتحًا على الأدوات والأفكار والحلول الجديدة.
وبصفتنا مديري مشاريع، فإن الحفاظ على عقلية منفتحة يسمح لنا بالتحسين المستمر وتوسيع مجموعة أدوات إدارة المشاريع المتنامية باستمرار. كان هذا أحد الأسباب التي جعلتني متحمسًا جدًا للانضمام إلى “ذا سبوتو”.
قبل الانضمام إلى “ذا سبوتو”، أجريت بعض الأبحاث على صفحة “رؤى وأدوات” وكنت متحمسًا للغاية للعثور على بعض الأفكار والأساليب الجديدة في إدارة المشاريع. وعلاوة على ذلك، كنت مسرورًا ومتفاجئًا حقًا بالعثور على نموذج SITREP – وهي أداة وفكرة جديدة تمامًا بالنسبة لي. يُستخدم قالب تقرير الحالة (SITREP) كشكل من أشكال إعداد تقارير الحالة التي توفر لصناع القرار والقراء فهمًا سريعًا للوضع الحالي.
ويتميز نموذج SITREP بفعاليته لأنه يجمع بين أفضل جوانب تقرير ما بعد الوفاة وتقرير الحالة، ولكنه يفعل ذلك في وثيقة واحدة بسيطة وسهلة القراءة.
بعد أيام قليلة من انضمامي إلى الفريق كنت محظوظاً بما فيه الكفاية لحضور أحد الاجتماعات الأسبوعية لفريق SITREP ورؤية فعاليته أثناء العمل! وبالتالي، أردت أن أشارككم السبب الذي يجعلني أجد هذه الأداة فعالة جدًا في التواصل مع أصحاب المصلحة وتسهيل اجتماع سريع لفريق المشروع. يجب أن يكون مدير المشروع قادرًا على تيسير اجتماع SITREP في غضون دقائق. يساعد SITREP الاجتماع على البقاء على المسار الصحيح من خلال: تقديم ملخص للوضع والإجراءات المتخذة حتى الآن تقديم مراجعة موجزة للإجراءات التي سيتم استكمالها الخوض في أي مشاكل أو بنود إجراءات أو قرارات مطلوبة على غرار تقرير ما بعد الوفاة، يوفر تقرير الحالة والتقييم معلومات واقعية حول مسار المشروع. ومع ذلك، يتم توفير المعلومات على فترات متكررة طوال فترة المشروع بدلاً من الاضطرار إلى الانتظار حتى نهاية المشروع، مثل تشريح ما بعد الوفاة. يعتبر نهج SITREP قيماً بشكل خاص في بيئة رشيقة نظراً لأنه يسمح لفريق المشروع ليس فقط بالسؤال “ما الذي أنجزناه بالضبط منذ آخر تقرير SITREP؟ “، كيف يمكننا تحسين سباقنا القادم؟ مثل تقرير حالة المشروع العادي، فإن الغرض من تقرير SITREP هو توصيل المعلومات إلى أصحاب المصلحة وصناع القرار، ومع ذلك، فإنه ينجز هذه المهمة بشكل أكثر فعالية نظرًا لنهجه الموجز.
على الرغم من أن SITREP ليست بأي حال من الأحوال نهجاً شاملاً للتواصل في المشروع، إلا أنني وجدت أنها فعالة للغاية ومرنة للغاية بالنسبة لجميع منهجيات إدارة المشاريع الشائعة.
آمل أن تساعدك أداة SITREP أو أي أدوات أخرى على موقعنا في قيادتك إلى مسار جديد من التعلم وأن تستمتع بالرحلة كما استمتعت بها أنا!