النجدة، أنا أعمل من المنزل! خلق التعقل للاتصالات الافتراضية.

العمل من المنزل حلم للبعض. وبالنسبة لآخرين، لم توفر الجائحة خياراً آخر. قد تلاحظ أنك وفريقك تعاني أنت وفريقك من الصراع والإحباط أكثر من المعتاد. وهذا ليس مفاجئاً – فنحن في النهاية لسنا مجرد “نعمل من المنزل”. وكما يقول المثل الشائع، نحن “في المنزل، أثناء الأزمة، نحاول العمل”. هناك احتمالات جيدة بأنك (ومن تعمل معهم) تخوضون ظروفاً صعبة ومشاعر جادة – وفي الوقت نفسه، تعملون بجد للتعاون بفعالية عبر فجوة افتراضية كبيرة جداً.
إن أحد أهم التحديات التي نسمع عملاءنا يتحدثون عنها هو “الحمل الزائد على التواصل الافتراضي”. وعلى عكس ما كنا نتوقعه عندما بدأنا هذا الأمر، فإن معظم عملائنا يقولون إن حجم التواصل في فرقهم قد ازداد – ولم ينخفض – منذ الانتقال إلى العمل عن بُعد. في الأسبوع الأول وحده منذ صدور أوامر “أكثر أماناً في المنزل”، شهدت Microsoft Teams زيادة بنسبة 37% في عدد المستخدمين النشطين يومياً (من 32 مليون إلى 44 مليون مستخدم). وهذا يعني أنه بالنسبة للكثيرين منا، قمنا بإدخال وسيلتين أو ثلاث وسائط إضافية للتواصل (مثل الرسائل الفورية ومؤتمرات الفيديو ومنشورات Teams، وما إلى ذلك) إلى إيقاعات عملنا اليومية.
عندما بدأ هذا، كان فريقنا في نفس القارب. فبينما كان معظمنا يقود أو يشارك في فرق عمل عن بُعد مع العملاء، كان فريقنا الداخلي يعمل دائماً في مقر واحد. عندما انتقلنا إلى العمل عن بُعد بنسبة 100%، أصبح من الواضح أن الزيادة في حجم الاتصالات وتعقيدها كان سيشكل تحديًا. ولمعالجة هذه المشكلة، عملنا معاً على إنشاء اتفاقية عمل للفريق حول كيفية تخطيطنا للعمل معاً في هذه البيئة الافتراضية. ويستمر تعديلها كلما تعلمنا المزيد، ولكن يمكنك العثور على نسخة العمل الحالية هنا.
عندما تبدأ في تشكيل إيقاعات العمل من المنزل لنفسك أو لفريقك، ضع في اعتبارك هذه الأمور لتحسين التواصل الافتراضي:
1. تأكد من أن وسيلة التواصل تتوافق مع نوع التواصل
هل الأمر عاجل أو حساس من حيث الوقت؟ هل الموضوع معقد أو مشحون عاطفياً؟ هل هناك فرصة لإساءة فهم الكلمة المكتوبة؟ هل أحتاج إلى تعليقات؟ هل هذه مجرد دفعة معلومات؟
بالنسبة للاتصالات المباشرة أو دفع المعلومات التي لا تتطلب أي ردود فعل أو استجابة فورية، قد يكون إرسال بريد إلكتروني أو منشور إلى قناة Teams المناسبة فعالاً. أما إذا كنت بحاجة إلى تعليقات أو لتوصيل شيء أكثر دقة، فقد يتيح لك الاجتماع الافتراضي مع الفيديو المساعدة في ضمان وضوح التواصل أو التوصل إلى توافق في الآراء. قد يشعرك استخدام كاميرا الويب في الاجتماعات في البداية ببعض الحرج، لكنه يساعد أيضاً في توفير الإشارات البصرية والسياق العاطفي الذي يقلل بشكل كبير من الارتباك أو النزاع غير الضروري.
2. وضع إرشادات لتوقعات الاستجابة
هل يتطلب هذا التواصل رداً أو إقراراً؟
عندما بدأنا العمل من المنزل لأول مرة، كان هناك بعض الارتباك الأولي حول كيفية التفاعل مع المنشورات على Teams، مقابل القواعد “غير المعلنة” التي اتبعناها مع البريد الإلكتروني. كان هناك الكثير من الإعجابات والردود والإشارات بينما كنا نعمل على تحديد ماهية تلك التوقعات. ضع في اعتبارك: تكوين إعدادات الإشعارات الخاصة بك لأي منصة تواصل، لا سيما أدوات المراسلة، لتقليل الضوضاء غير الضرورية تعيين قنوات محددة للإعلانات (لا يلزم الرد) استخدام خيار “الإعجاب” للإشارة إلى أن المنشور قد تمت قراءته تنسيق منشوراتك مما يسمح لك بإضافة موضوع للتوضيح (جرب تقنية BLUF!)
3. إيجاد #توازن للاجتماعات
هل يجب أن يكون هذا الاجتماع 30 دقيقة ثلاث مرات في الأسبوع/15 دقيقة يومياً/50 دقيقة مرة واحدة في الأسبوع/ إلخ؟
قاوم الرغبة في جعل كل شيء اجتماعًا وفكر في التخلي عن الزيادة التقليدية للاجتماعات التي تتراوح مدتها بين 30/60 دقيقة (والتي، عندما تكون متعاقبة، تجعل من الصعب على المشاركين العمل على فترات راحة في يومهم). تحقق مع فريقك بانتظام للتأكد من أن اجتماعاتك فعالة ومفيدة. على سبيل المثال، نحن كشركة نجري مكالمات يومية للمتابعة منذ دخولنا الحجر الصحي. وفي عدة نقاط، قامت قيادتنا بإعادة النظر في وتيرة وفعالية المكالمات وتعديلها حسب الحاجة. يعد الإرهاق خطراً بالغاً أثناء العمل من المنزل، ويعد تقليل الاجتماعات غير الضرورية إحدى الطرق العملية للحماية من ذلك.
4. افترض النية الإيجابية وأظهر النعمة
لم نتدرب على ذلك. الجميع في هذا الأمر معًا. قدّم النعمة لنفسك ولزملائك بينما نبحر معًا في هذه المناطق المجهولة. شجعوا بعضكم البعض. تواصلوا مع تلك الفتاة من قسم تكنولوجيا المعلومات التي دائمًا ما تكون هادئة – ربما لا تستجيب لأن أمرًا طارئًا قد طرأ. توقفوا أكثر – ولمدة أطول – بعد طرح الأسئلة لمنح الأشخاص فرصة لتجميع أفكارهم أو التعبير عن مشاعرهم في بيئة افتراضية. قدم تحديثات استباقية لفريقك بشكل استباقي. سلط الضوء على التقدم الذي تحرزه. احتفل “بالمكاسب السريعة”. سنكون جميعاً على ما يرام.