كيفية استخدام أسلوب “المعلوم” و”المجهول” لإدارة الافتراضات

كيفية استخدام أسلوب “المعلوم” و”المجهول” لإدارة الافتراضات
هذه هي الدفعة الأخيرة من سلسلة من ثلاثة أجزاء حول إدارة الافتراضات. في منشورنا الأول بعنوان “هذه ليست تكساس اللعينة”، ناقشنا الأنواع الثلاثة من الافتراضات التي يواجهها مديرو المشاريع في أغلب الأحيان. في منشورنا الثاني، درسنا الظروف التي تجعلنا نضع الافتراضات.
في هذا المنشور، سنعرض لك في هذا المنشور أسلوب “المعلوم” و”المجهول” الذي يجيب بسرعة على ثلاثة أسئلة أساسية لمساعدتك في تحديد الافتراضات وإدارتها: ما هي الافتراضات الموجودة التي نعرفها (التي تم التحقق من صحتها)؟ ما الافتراضات الموجودة التي نعرفها ولكن لم نتحقق من صحتها؟ ما الافتراضات الموجودة التي لا يمكننا معرفتها؟
المعلوم والمجهول
هناك أربع فئات من المعلومات وكل فئة تتألف من كلمتين هما إما “معلوم” أو “مجهول”.
تشير الكلمة الأولى إلى ما إذا كنا قد حددنا نقطة البيانات. تشير الكلمة الثانية إلى ما إذا كان بإمكاننا التحكم في نقطة البيانات. معلومة معلومة معلومة معلومة غير معلومة غير معلومة غير معلومة غير معلومة غير معلومة غير معلومة غير معلومة
معارف معروفة
المعروفات المعروفة هي افتراضات تم التحقق من صحتها وهي الآن حقائق. ومع ذلك، من المهم أن نلاحظ أن المعروفات المعروفة ليست بالضرورة ثابتة. يمكن للمعروفات المعروفة التي يمكن أن تتغير على مدار المشروع – السعر أو المهلة الزمنية لمكون معين – أن تغير بشكل كبير النطاق أو التكلفة أو الجدول الزمني، مما يجعلها مهمة لتحديدها ومراقبتها كمخاطر محتملة.
المجاهيل المعروفة
المجاهيل المعروفة هي افتراضات لم نتحقق من صحتها أو لا يمكننا التحقق من صحتها. تبدأ معظم الافتراضات التي تم تحديدها أثناء تخطيط المشروع في هذه الفئة. ويمكن تصنيفها إلى ثلاثة أنواع: الافتراضات التي يمكن أن تصبح معروفة الآن إذا تم التحقق من صحتها الافتراضات التي يمكن أن تصبح معروفة في مرحلة ما في المستقبل، ولكن ليس الآن الافتراضات التي لا يمكن أن تصبح معروفة لأننا لا نستطيع التحكم فيها.
النوع الأخير من المجهولات المعروفة، وهي تلك التي لا يمكن السيطرة عليها – مثل التقلبات في أسعار الوقود، والتأخيرات المقدرة في الطقس لمشروع إنشائي – يجب تصنيفها كمخاطر في تخطيط المشروع.
المجهول المعروف
في حين أن المعروفات المعروفة والمجاهيل المعروفة هي الافتراضات التي يمكن التعامل معها بشكل استباقي – بناء عدد معين من التأخيرات في الطقس في الجدول الزمني – فإن المعروفات المجهولة والمجاهيل المجهولة هي القضايا التي يجب التعامل معها بشكل تفاعلي.
المعروفات المجهولة هي الافتراضات التي كان من الممكن تحديدها كافتراضات معروفة في التخطيط، ولكن لم يتم تحديدها، وهي تؤثر الآن على المشروع. تحدث المعروفات المجهولة في معظم الأحيان نتيجة لسوء التواصل. يعرف مدير المشروع أن بلدة معينة تقوم بمراجعة طلبات التصاريح مرة واحدة فقط في الشهر، لكنه لا يتطوع بتقديم هذه المعلومات (أو لا يُسأل عنها). ويعاني مدير المشروع التالي الذي يعمل مع هذه البلدة من نفس المشكلة.
المجهول المجهول
قم بإرجاعها إلى قانون مورفي. المجهول المجهول هي مفاجآت حقيقية – مشروع يواجه تأخيرًا كبيرًا بسبب انقلاب سياسي في البلد الذي يتم فيه تصنيع المعدات. يجب مشاركة المجهول المجهول من خلال الدروس المستفادة للنظر في المخاطر المستقبلية للمشاريع كمجهول معروف.
شاهد فيديو “المجهول المعلوم” وقم بتنزيل PowerPlay™ من موقع BillFournet.com.
الافتراضات عنصر أساسي في إدارة المشاريع – في لغتنا وتخطيطنا. وغالبًا ما يشار إليها باسم “القتلة الصامتون” لأننا لا نتعرف عليها إلا بعد فوات الأوان. يوفر الأسلوب أعلاه طريقة سريعة وبسيطة لتحديد وتحديد الافتراضات التي تحتاج إلى التركيز عليها أولاً. في بعض الأحيان، كل ما يتطلبه الأمر هو مكالمة هاتفية أو رسالة بريد إلكتروني للحصول على إجابة. ومع ذلك، تفشل العديد من الفرق في اتخاذ هذه الخطوة.
لا تصبح ضحية للافتراضات – قم بتدريب فريقك على رؤيتها وتقييمها وحل الافتراضات التي يمكنهم حلها بينما يتعاملون مع البقية كمخاطر. سيؤدي ذلك إلى تحويل أعضاء الفريق من مكافحة الحرائق اليومية إلى فريق أكثر استباقية وانضباطًا مع تضاؤل تواتر الافتراضات.