قالب سجل طلبات تغيير المشروع

بعد التعاون مع أصحاب المصلحة وجمع المتطلبات لتحديد نطاق المشروع، يتم تخطيط المشاريع وجدولتها وفقًا لما هو معروف. حتى المشاريع الأفضل تخطيطًا تواجه الحاجة إلى التغيير بسبب معلومات جديدة أو تحول في الأولويات أو تأخيرات أو تكاليف غير متوقعة. عند الخروج عن الميزانية أو الجدول الزمني أو النطاق الأصلي للمشروع، يجب تسجيل التغييرات وتقييمها وتتبعها في سجل طلبات التغيير.
يمكن أن يوفر تتبع التغييرات التي تنحرف عن التخطيط الأصلي للمشروع الكثير من الفوائد قصيرة وطويلة الأجل لفريق المشروع. عندما تكون هناك حاجة إلى إجراء تغييرات، يمكن لفريق المشروع المستنير أن يتفاعل بشكل أكثر فعالية من خلال التواصل بشأن التغيير والتأكد من فهم أصحاب المصلحة للحاجة إلى التغيير وتأثيره. في نهاية المشروع، يمكن أن تكون مراجعة التغييرات في نهاية المشروع ذات قيمة كبيرة لأنشطة الدروس المستفادة للمساعدة في تحسين التخطيط في المشاريع المستقبلية التي يمكن أن تتجنب الحاجة إلى التغيير.
عند جمع وتتبع التغييرات في مشروع ما، فإن بعض العناصر القيمة التي يجب تسجيلها هي
معرّف طلب التغيير: معرّف فريد، عادةً ما يكون رقمًا، يسمح بتتبع التغيير طوال فترة المشروع.
المشروع: المشروع الذي ينطبق عليه التغيير.
اسم طلب التغيير: وصف مختصر للتغيير المطلوب يمكن استخدامه للإشارة إلى طلب التغيير.
الوصف: الوصف التفصيلي للتغيير المطلوب إجراؤه والذي يتناول أي سياق داعم أو تاريخ أو معلومات أخرى تعطي أصحاب المصلحة المعلومات التي يحتاجونها لفهم التغيير.
الحالة: يعكس الحالة الحالية للتغيير كواحد مما يلي: مقدم: تم تقديم التغيير لمراجعته من قبل الأطراف المعتمدة. تمت الموافقة عليه: أكدت الجهات المعتمدة اكتمال التغيير. قيد التنفيذ: التغيير المطلوب قيد التنفيذ. في انتظار الإغلاق: تم الانتهاء من التغيير ويجري إبلاغه. مغلق: اكتمل طلب التغيير وتم إبلاغ جميع أصحاب المصلحة.
تاريخ المنشأ: التاريخ الذي تم فيه تحديد التغيير في البداية كمصدر قلق للمشروع.
تاريخ الإغلاق: تاريخ نقل التغيير إلى حالة الإغلاق.
تأثير القيد الثلاثي: إشارة إلى التأثير على النطاق الكلي للمشروع أو الوقت أو التكلفة.
إجراء المتابعة المطلوب: أي عناصر إضافية يجب إكمالها بعد إغلاق طلب التغيير.
الطرف المسؤول: الشخص المسؤول عن إجراءات المتابعة.
التحديثات: أي تحديثات يجب تتبعها طوال فترة طلب التغيير.
للمزيد من المعلومات حول الاحتفاظ بسجل المشروع، راجع سجل المشروع الرئيسي الذي يتضمن أيضاً سجلات لعناصر الإجراء والافتراضات والمشكلات والمخاطر والقرارات الرئيسية.