ما الذي أحتاج إلى معرفته لإعداد مكتب خدمات المشاريع؟

لقد طُلب مني إعداد مكتب خدمات المشاريع. ما الذي أحتاج إلى معرفته؟
أولاً، لنكن واضحين. إن إنشاء مكتب إدارة المشاريع (مكتب إدارة المشاريع أو البرامج) ليس أمرًا بسيطًا تمامًا. فهو ليس بالأمر السهل، وليس سريعًا، وأحيانًا لا يكون فكرة جيدة. من ناحية أخرى، بالنسبة للمؤسسات التي ترغب في أن تكون أفضل من منافسيها في تنفيذ الأعمال ذات الأهمية الحيوية، يمكن أن يكون مكتب إدارة المشاريع وسيلة قوية لتحقيق ذلك. لذلك سنستكشف في الأشهر القليلة القادمة ما تحتاج إلى معرفته للقيام بذلك بشكل صحيح. في هذا العدد، سنجيب على بعض الأسئلة الأساسية (ونفند بعض الخرافات السائدة) حول مكاتب إدارة المشاريع بناءً على ما رأيناه على مدى عقود من خبرتنا في بناء وتحسين هذه المكاتب لمؤسسات من مختلف الأحجام والصناعات والمناطق الجغرافية. لنبدأ من أفضل مكان ممكن… البداية… ما هو مكتب إدارة المشاريع؟ هل تصدق أن هذا سؤال محشو بالمعلومات؟ الكثير من الأشخاص الأذكياء يختلفون حول ماهية مكتب إدارة المشاريع (أو ينبغي أن يكون) وكيف يمكن أن يضيف قيمة للمؤسسات على أفضل وجه. لذلك دعونا نستخدم تعريفًا واسعًا يمكن أن يتفق عليه معظم الناس:
مكتب إدارة المشاريع (مكتب إدارة المشاريع) هو مجموعة أو قسم داخل المؤسسة يكون مسؤولاً عن بناء و/أو تعزيز التميز في إدارة المشاريع في جميع أنحاء المؤسسة.
هذا التعريف واسع بما يكفي ليشمل مجموعة متنوعة من أنواع وأحجام مكاتب إدارة المشاريع. كما أنه يركز على السبب الرئيسي لوجود مكاتب إدارة المشاريع. خلاصة القول، يتم وضع مكاتب إدارة المشاريع لتحسين نتائج إدارة المشاريع في المؤسسة. هذا لا يبدو مثل التعريفات التي سمعتها… ليس من المستغرب. إذا نظرت إلى التعاريف الشائعة في الكتب المدرسية أو تعريفات الصناعة لمكتب إدارة المشاريع، سترى كلمات إضافية مثل الحوكمة والتوحيد القياسي والمعايير والتوثيق والمنهجية وإعداد التقارير. هذه هي بعض الأساليب أو الوظائف التي غالبًا ما يؤديها مكتب إدارة المشاريع أثناء سعيه لتحسين نتائج المشروع الإجمالية للمؤسسة. لفهم سبب استبعاد هذه الكلمات من تعريفنا، دعنا نجري تجربة فكرية. دعونا نتظاهر بأننا سنستيقظ جميعًا غدًا على دليل دامغ على أن التوحيد القياسي والقوالب تؤدي في الواقع إلى نتائج مشاريع أكثر سوءًا. (أعلم أن الأمر بعيد الاحتمال، لكن ابق معي.) هل سيظل هناك سبب لوجود مكتب إدارة المشاريع؟ إذا كان تعريفك لمكتب إدارة المشاريع يتمحور حول توحيد العمليات، فستكون الإجابة بالنفي. من ناحية أخرى، إذا كان مكتب إدارة المشاريع الخاص بك يركز طوال الوقت على ما سيؤدي إلى تحقيق نتائج أفضل للمشروع، فإن هذه المعلومات الجديدة لن تهدد وجوده قيد أنملة. بل سيطارد مكتب إدارة المشاريع الخاص بك ببساطة الأدلة في اتجاهات جديدة، ساعياً إلى إضافة قيمة بطرق جديدة وأكثر تأثيراً. لماذا تبدو مكاتب إدارة المشاريع مختلفة جداً من شركة إلى أخرى؟ إذا كانت مكاتب إدارة المشاريع موجودة لتعزيز التميز في إدارة المشاريع في جميع أنحاء المؤسسة، فمن المنطقي أن تبدو مختلفة اعتماداً على حجم الشركة وصناعتها وثقافتها واستراتيجيتها. في الواقع، حتى داخل المؤسسة الواحدة، فإن متوسط العمر المتوقع لمكتب إدارة المشاريع قبل أن يغير شيئًا مهمًا في ميثاقه أو هيكله هو سنتان فقط. قد يكون من المفيد التفكير في مكاتب إدارة المشاريع على أنها تقع في مكان ما على طول الطيف بين “الداعم” و”الموجه”. توفر مكاتب إدارة المشاريع الداعمة التدريب والتطوير والاستشارات لوحدات الأعمال التي تنفذ المشاريع بنفسها. وتسيطر مكاتب إدارة المشاريع التوجيهية على بعض أو كل مشاريع المؤسسة من خلال إدارتها بنفسها.
بين هذين الطرفين من الطيف، قد ترى مستويات متفاوتة من التحكم أو الحوكمة والإشراف على كيفية إدارة المشاريع في المؤسسة.
كيف يمكننا تحديد نوع مكتب إدارة المشاريع المناسب لنا؟ سؤال رائع! يستغرق هذا السؤال بعض الوقت للإجابة عليه، ولهذا السبب سيكون محور تركيزنا الوحيد في نشرتنا الإخبارية الشهر القادم.