من مكتب إدارة المشاريع إلى المنظمة الافتراضية: قياس النجاح والأثر الاستراتيجي في إدارة المشاريع

لقد أدركت المؤسسات التي تسعى لتحقيق ميزة تنافسية أهمية إطلاق الإمكانات الكاملة لمكتب إدارة المشاريع (PMO) الخاص بها. ومع ذلك، غالبًا ما كانت مكاتب إدارة المشاريع التقليدية تقصر في قياس تأثيرها على الأهداف الاستراتيجية. ولمعالجة هذه المشكلة، ظهر نهج جديد يسمى مكتب تسليم القيمة (VDO). تبدأ هذه الرحلة التحويلية بالتخلي عن التسمية التقليدية لمكتب إدارة المشاريع وتبني منظور أوسع. من خلال تحويل التركيز من التركيز التكتيكي إلى الاستراتيجي، يطرح مكتب تسليم القيمة أسئلة مهمة تساعد في تحديد وقياس النجاح بطرق مهمة حقًا.
إذن، كيف نقيس القيمة الحقيقية ونجاح مكتب إدارة المشاريع لدينا؟
1. قد ترغب في التوقف عن تسميته بمكتب إدارة المشاريع.
هل تعلم أن عددًا متزايدًا من المؤسسات تتخلى عن مصطلح “مكتب إدارة المشاريع”؟ وبدلاً من ذلك، يطلقون على أنفسهم اسم “مكاتب تسليم القيمة” (VDOs). ماذا يوجد في الاسم؟ أولاً، عادةً ما تشمل مكاتب تسليم القيمة كلاً من المشاريع التقليدية ومسارات العمل الرشيقة. لكن أبعد من ذلك، يركز مكتب تسليم القيمة على بناء ميزة تنافسية. تهتم الأوامر الطموحة للتطوير الطوعي بما إذا كنت أفضل أو أسوأ من منافسيك في تنفيذ أفكارك الكبيرة.
يسأل الرؤساء التنفيذيون الطامحون
ما مدى سرعة وموثوقية تنفيذ أولوياتك الاستراتيجية بعيدة المدى؟
✓ ما مدى سرعة توصيل المنتجات القيمة إلى العملاء (أو أصحاب المصلحة الداخليين؟)
ما مدى مرونة مؤسستك عندما يجب أن تتغير الأولويات فجأة؟
✓ ما مدى قدرة فرقك على التكيف عند حدوث اضطراب؟
من ناحية أخرى، غالبًا ما تركز مكاتب إدارة المشاريع التقليدية بشكل مفرط على التدابير التكتيكية لأداء المشروع أو المحفظة. وغالباً ما تقوم مكاتب إدارة المشاريع بتتبع تدابير مثل النطاق والجدول الزمني وفروق الميزانية عبر المحفظة – ولكنها تبخل في الإجابة عن أسئلة مهمة مثل “هل نعمل على الأشياء الصحيحة؟
2. حدد كيف يبدو النجاح بشكل عام.
كيف يمكنك معرفة ما إذا كنت أفضل من منافسيك في تنفيذ أفكارك الكبيرة؟ كيف سيبدو ذلك؟ لا تحتاج إلى تحديد مقاييس أو أهداف قابلة للقياس الكمي في هذه المرحلة. فقط ارسم صورة. إذا كنت عالقًا، فابدأ بهذه المطالبات:
إذا كنت أفضل من منافسيك في تنفيذ أفكارك الكبيرة…
ما الذي سيتغير في وضعك الاستراتيجي؟
ما هو التأثير الذي ستراه على عملائك؟
كيف سيكون رد فعل أصحاب المصلحة لديك؟
ما هو شعور العمل هنا؟
3. حدد مؤشرات محددة وقابلة للقياس للنجاح.
بعد ذلك، ترجم رؤيتك إلى مؤشرات محددة قابلة للقياس. تشمل المقاييس النموذجية السرعة في الوصول إلى السوق، ورضا العملاء، والمواءمة الاستراتيجية، والقدرة على التكيف، والهدر:
سرعة الوصول إلى السوق: أحد المقاييس الرئيسية للقيمة هو مدى السرعة التي يمكنك من خلالها تقديم منتج أو خدمة إلى السوق أو إلى أحد أصحاب المصلحة الداخليين. هل تتفوق على منافسيك؟ هل تلبي احتياجات عملائك عند ظهورها؟
رضا العملاء: مقياس آخر قيّم هو رضا عملائك. يمكن أن يكون ذلك داخليًا (أصحاب المصلحة لديك) أو خارجيًا (المستخدمون النهائيون لديك). يمكن أن تُظهر مستويات الرضا العالية فعالية مشاريعك وقدرتها على التكيف لتلبية احتياجاتهم.
المواءمة الاستراتيجية: تعتبر مواءمة مشاريعك مع الأهداف الاستراتيجية لشركتك مؤشراً حاسماً للنجاح. هل تساهم مشاريعك بشكل مباشر في تحقيق الأهداف الاستراتيجية لشركتك؟
القدرة على التكيف: يشير هذا إلى مدى قدرة مكتب إدارة المشاريع الخاص بك على الاستجابة للتغيرات في بيئة العمل، سواء كان ذلك تحولاً في اتجاهات السوق أو الاستراتيجية التنظيمية أو احتياجات العملاء. عندما تحتاج الأولويات إلى التغيير، ما مدى قدرة فريقك على التكيف والمرونة في إغلاق (أو تعديل) مشروع وبدء مشروع آخر؟ هل يتم إلغاء العمل السابق، أو هل يجد الفريق طريقة لإنقاذ أو إعادة توظيف منتج العمل؟
الحد من النفايات: يقيّم هذا المقياس مدى قدرة مكتب إدارة المشاريع على التخلص من أوجه القصور وتبسيط العمليات. إن تقليل الهدر يعني توجيه المزيد من الموارد نحو الأنشطة التي تخلق القيمة، مما يعزز قيمة مكتب إدارة المشاريع ونجاحه. هذا هو المكان الذي تتناسب فيه مقاييس أداء المحفظة التقليدية مثل الجدول الزمني وتباين التكلفة.
4. مراجعة مقاييسك وتكييفها باستمرار.
أخيرًا، ضع في اعتبارك أن القياس ليس نشاطًا لمرة واحدة. إنها عملية مستمرة. فعالم الأعمال يتغير باستمرار، وكذلك يجب أن تتغير مقاييسك. تأكد من مراجعة مقاييس نجاحك وتحديثها بشكل دوري للتأكد من أنها لا تزال ذات صلة وقيمة.
تذكر… إن القيمة الحقيقية لمكتب إدارة المشاريع (أو مكتب إدارة المشاريع!) لا تتعلق فقط بمدى جودة إدارتك للمشاريع. بل تتعلق بمدى نجاحك في تمكين مؤسستك من تنفيذ استراتيجيتها وتقديم القيمة.