حل تحديات الأعمال: كيف يمكن أن تساعد كتابة قصص المستخدمين

أنت تواجه تحديًا تجاريًا معقدًا. أصحاب مصلحة متعددون، وأولويات متنافسة، ومتاهة من الحلول المحتملة. هل يبدو ذلك مألوفاً؟ قبل أن تغوص في جلسات استراتيجية مطولة أو استشارات مكلفة، جرب هذه التقنية البسيطة والفعالة في نفس الوقت والمستعارة من عالم تطوير البرمجيات الرشيقة: قصص المستخدمين.
ما هي قصص المستخدم؟
قصص المستخدم هي عبارة عن وصف قصير وبسيط لميزة ما يتم سردها من منظور الشخص الذي يرغب في الحصول على القدرة الجديدة. اتباع صيغة بسيطة تضمن الوضوح:
الصيغة: بصفتي [نوع من المستخدمين]، أريد [هدفًا ما] بحيث [سببًا ما].
على الرغم من أن هذا الإطار مصمم في الأصل لتطوير البرمجيات، إلا أنه يمكن أن يكون إطار العمل هذا مغيرًا لقواعد اللعبة لمعالجة أي مشكلة في العمل.
تطبيق قصص المستخدم على حل المشكلات تحديد أصحاب المصلحة: ضع قائمة بجميع الأشخاص أو المجموعات المتأثرة بالمشكلة أو الحل المحتمل. اكتب القصص: لكل صاحب مصلحة، اكتب قصة أو أكثر من قصص المستخدمين باستخدام النموذج أعلاه. تحديد الأولويات: رتب القصص بناءً على الأهمية أو الإلحاح أو التأثير المحتمل. التجميع والتحليل: ابحث عن المواضيع المشتركة أو الاحتياجات المتضاربة عبر القصص. تطوير الحلول: استخدم القصص كدليل لتطوير حلول تلبي الاحتياجات المتعددة.
“إن إنشاء قصص المستخدمين يشبه تطبيق “صوت العميل” – وهي ممارسة تمكّن مؤسستك من تحقيق نتائج أكثر صدى.”
مزايا قصص المستخدم لمشاكل الأعمال إنها تركز على القيمة: تجبرك قصص المستخدم على توضيح سبب أهمية شيء ما، وليس فقط ما يجب القيام به. إنها تعزز التعاطف: من خلال وضع نفسك مكان مختلف المستخدمين، تكتسب رؤية أكثر شمولية للمشكلة. إنها تبسّط التعقيد: تقسيم مشكلة كبيرة إلى أجزاء أصغر تتمحور حول المستخدم يجعلها أكثر قابلية للإدارة. تسهل عملية تحديد الأولويات: عندما يكون لديك قصص متعددة، يصبح من الأسهل معرفة الاحتياجات الأكثر أهمية.
“من الحكمة جمع وجهات نظر متعددة قبل اتخاذ قرارات مهمة. وقصص المستخدمين هي طريقة استثنائية لهذا الغرض، حيث تضمن سماع كل صوت.”
التطبيق العملي: تبسيط عمليات التأهيل
لنفترض أنك مكلف بتحسين عملية التأهيل في شركتك. بدلاً من القفز مباشرة إلى الحلول، ابدأ بكتابة قصص المستخدمين لمختلف أصحاب المصلحة. إليك كيف سأبدأ:
– كموظف جديد، أريد إرشادات واضحة حول مهامي في الأسبوع الأول حتى أشعر بالإنتاجية والمشاركة منذ اليوم الأول.
– كمدير توظيف، أريد أن أقضي أقل وقت ممكن في الأعمال الورقية، حتى أتمكن من التركيز على دمج عضو الفريق الجديد.
– بصفتي ممثلاً للموارد البشرية، أريد تذكيرات آلية لتسجيل الوصول مع الموظفين الجدد حتى أتمكن من تحديد المشكلات ومعالجتها مبكراً.
– وبصفتي رئيس قسم، أريد تحديثات منتظمة حول تقدم الموظفين الجدد حتى أتمكن من التأكد من أنهم على المسار الصحيح للنجاح.
الآن لديك صورة أوضح لما يحتاجه مختلف أصحاب المصلحة ولماذا. وهذا يجعل من السهل تحديد الحلول التي تلبي الاحتياجات المتعددة في وقت واحد. بوجود قصص المستخدمين هذه في متناول اليد، يمكنك إنشاء “قائمة تدقيق بسيطة من صفحة واحدة للأسبوع الأول” للموظفين الجدد. تنفيذ نظام توقيع رقمي لوثائق التأهيل لتقليل الأعمال الورقية. قم بإعداد رسائل تذكير تلقائية عبر البريد الإلكتروني لمراجعة الموارد البشرية بعد 30 و60 و90 يوماً. إنشاء اجتماع أسبوعي موجز “لمزامنة الموظفين الجدد” بين مديري التوظيف ورؤساء الأقسام.
تلبي هذه الحلول الاحتياجات التي تم التعبير عنها في قصص المستخدمين بأقل جهد ممكن ولكن بأقصى قدر من التأثير.
التغلب على المقاومة ومعالجة التشكيك
قد ينظر بعض القادة إلى قصص المستخدمين على أنها “متمحورة حول التكنولوجيا” أو غير رسمية بالنسبة لمشاكل العمل الجدية. واجه ذلك من خلال التأكيد على: التركيز على المستخدم: قصص المستخدم تتعلق بالأشخاص، وليس فقط بالتكنولوجيا. نهج منظم: توفر طريقة منظمة لضمان مراعاة جميع أصحاب المصلحة الحلول الشاملة: تؤدي إلى حلول أكثر شمولاً تتمحور حول المستخدم.
القوة التحويلية للمنظور
لا تقتصر قصص المستخدم على سرد المتطلبات فقط؛ بل تتعلق بتغيير وجهات النظر. من خلال إجبار نفسك على النظر إلى المشكلة من خلال عدسات مختلفة، غالبًا ما تكتشف رؤى وحلول قد لا تراها.
“توسع صياغة قصص المستخدمين من فهمك للترابط بين أعمالك، وتوضح كيف أن التغييرات في أحد المجالات تتدفق عبر المجالات الأخرى.”
في المرة القادمة التي تواجه فيها تحديًا تجاريًا معقدًا قبل أن تفعل أي شيء آخر، أمسك قلمًا وابدأ بالكتابة: “بصفتك [مستخدمًا]…” قد تندهش من سرعة ظهور الوضوح من الفوضى.
تذكر أنه في قلب كل مشكلة في العمل يوجد الأشخاص – احتياجاتهم وإحباطاتهم وتطلعاتهم. تضع قصص المستخدمين هؤلاء الأشخاص في المقدمة والوسط، مما يضمن أن أي حل تقوم بتطويره يعالج حقًا العنصر البشري في التحدي الذي تواجهه.