فهم إدارة أصحاب المصلحة

24
جان
يُعزى نجاح أي مشروع إلى الإدارة الناجحة لأصحاب المصلحة. إذا كنت لا تعرف جميع أصحاب المصلحة، فهذا يعني ضمنيًا وجود مخاطر متأصلة بالفعل في مشروعك. لكل جانب من جوانب المشروع، حدد أصحاب المصلحة الرئيسيين.
إدارة أصحاب المصلحة
تعد إدارة أصحاب المصلحة جزءًا حيويًا من إدارة المشروع. قم بالتواصل مع الأشياء الصحيحة في الوقت المناسب مما يجعل أصحاب المصلحة متوافقين مع التقدم المحرز في المشروع. إن مفاجآت اللحظة الأخيرة هي أقل ما يمكن توقعه ويجب إبلاغهم بأي تأخير واضح في وقت مبكر. والأسوأ من ذلك هو العميل الغاضب الذي قد يصبح عدوانيًا. يمكن تأجيل الأخبار الجيدة ولكن لا ينبغي تأجيل الأخبار السيئة.
إن التواصل الواضح مع أصحاب المصلحة المعنيين حول دورهم في المشروع من حيث التوقع – المتوقع والمتوقع منهم – سيوفر وضوحًا بشأن حصتهم. من العدل تحديد التوقعات الصحيحة – لا تبالغ أو غير واقعية. فمن الأفضل بكثير أن تكسب الوقت بدلاً من التأخر عن الجدول الزمني”.
من خلال إدارة أصحاب المصلحة طوال دورة حياة المشروع، تأكد من إدارة المخاطر بشكل جيد. يمكن التخفيف من بعض المخاطر من خلال الإدارة الفعالة لأصحاب المصلحة
كيف تقوم بإدارة أصحاب المصلحة؟
عادةً 90% من إدارة أصحاب المصلحة يمكن أن تتم من خلال التواصل السليم. من خلال التواصل السليم، نفتح الباب ونصبح شفافين لكسب الثقة. وطالما لا يوجد ما نخفيه، فلا داعي للخوف من ردود الفعل العكسية. في كثير من الأحيان يقدم العملاء المراعيون المشورة بل ويقبلون بالمقايضة بحسن نية أن تسليم البضائع سيحدث مع بعض التأخير.
جانب آخر مهم من جوانب إدارة أصحاب المصلحة هو التعامل مع/معالجة توقعات أصحاب المصلحة الرئيسيين بشكل رسمي في المشاريع. ماذا نعني بأصحاب المصلحة الرئيسيين؟ يُعتبر الأشخاص الذين لديهم سلطة تغيير نطاق المشروع أو التكلفة أو الجدول الزمني أو الذين يمكنهم التأثير في أي من هذه الثلاثة أصحاب المصلحة الرئيسيين ويجب استشارتهم عند كل تغيير في النطاق أو الجدول الزمني أو التكلفة.
إشراك أصحاب المصلحة
من الجوانب المهمة الأخرى لإدارة أصحاب المصلحة إشراكهم طوال دورة حياة المشروع. إذا فشلنا في إشراكهم، فقد ينفصلون عن المشروع وسيتحول الأمر إلى خطر في وقت لاحق. التواصل مهم ولكن هذا لا يكفي لإدارة أصحاب المصلحة بنجاح. يعتبر إشراك أصحاب المصلحة بمثابة الإدارة الناجحة لأصحاب المصلحة.
كيف يمكنك إشراك أصحاب المصلحة؟
– إشراك أصحاب المصلحة في جميع عمليات اتخاذ القرار
– الحصول على ملاحظات دورية أو مراجعة دورية من أصحاب المصلحة الرئيسيين
– إدراج بنود الإجراءات في خطة المشروع مع تسجيل التغييرات المطلوبة والموافقات اللازمة من أصحاب المصلحة المعنيين
– احصل على قائمة رغباتهم/وتوقعاتهم المستقبلية وأضفها في الأعمال المتراكمة
– توقّع توقعاتهم واحصل على موافقتهم لإدراجها في خطة العمل
للمزيد من المعلومات حول إدارة أصحاب المصلحة، تفضل بزيارتنا على http://goo.gl/4s0KuY وتعرف على برامج شهادات إدارة المشاريع.