أفضل 5 طرق لإدارة وقت المشروع

أهم 5 طرق لإدارة وقت المشروع هي: تحديد أولويات العمل تنظيم قائمة أنشطة المشروع تنظيم قائمة أنشطة المشروع قضاء الوقت بفعالية وضع أهداف والتزامات واقعية استخدام البرامج والأدوات
لقد سمعنا جميعاً مقولة “الوقت هو المال”. الوقت هو أحد أهم الجوانب في أي منظمة. تتماشى استراتيجيات العمل وأهداف المشروع بشكل كبير مع الوقت. المشروع الناجح هو المشروع الذي يكتمل في حدود الوقت.
ويتحمل مديرو المشاريع مسؤولية تحديد الموارد وإنجاز أنشطة المشروع ضمن القيود الزمنية.
يلعب مديرو المشاريع دورًا حيويًا في إنجاز المشروع فيما يتعلق بجميع عمليات إدارة المشروع التي تتماشى مع الجدول الزمني والتكلفة والنطاق والجودة والموارد والمخاطر والتغييرات وأصحاب المصلحة.
من أجل تتبع الإطار الزمني للمشروع، يتم إنشاء الجدول الزمني للمشروع في مرحلة البداية. يتم إنشاء إطار العمل الموثق بما في ذلك معالم المشروع وأنشطة المشروع والمخرجات والإطار الزمني.
الهدف الرئيسي من وضع الجدول الزمني للمشروع هو معرفة: ما الذي يجب القيام به؟ من سيقوم بالمهمة؟ متى الموعد النهائي للمشروع؟ متى يجب إنهاء المهمة؟
أهم 5 طرق للقيام بإدارة وقت المشروع هي: تحديد أولويات العمل تنظيم قائمة أنشطة المشروع تنظيم قائمة أنشطة المشروع قضاء الوقت بفعالية وضع أهداف والتزامات واقعية استخدام البرامج والأدوات
1. تحديد أولويات العمل
يعد تحديد أولويات المهام بدقة أحد أكبر التحديات التي يواجهها مديرو المشاريع. بغض النظر عن حجم المشاريع، فإن تحديد الأولويات يؤثر على تقدم المشروع ومشاركة الفريق.
فيما يلي خطوات تحديد أولويات العمل: ضع قائمة بجميع المهام
اجمع قائمة بجميع المهام واجمع كل ما هو ممكن. أثناء وضع القائمة، لا تقلق بشأن ترتيب المهام. تحديد المهم مقابل العاجل
بعد إدراج جميع المهام، الخطوة التالية هي تحديد المهام التي تحتاج إلى اهتمام فوري. تحقق من تبعية المهمة للمهام الأخرى. تقييم القيمة
بمجرد تحديد العمل المهم، تعرف على المهمة التي تحقق أعلى قيمة لمؤسستك وأهداف عملك.
حدد المهام بناءً على الجهد المقدر
ابدأ دائمًا بالمهمة التي تتطلب أقصى جهد لإنهائها. بمجرد الانتهاء من المهمة التي تتطلب أقصى جهد ووقت، يمكن إنجاز المهام الأخرى.
كن مرناً وقابلاً للتكيف
التغييرات وعدم اليقين أمر شائع جدًا في إدارة المشاريع. يجب أن يكون محترف إدارة المشروع قادرًا على التكيف مع التغييرات.
2. تنظيم قائمة أنشطة المشروع
يجب تنظيم قائمة بجميع أنشطة المشروع لتحديد مسؤوليات المشروع لفريق العمل. يمكن تنظيم المهام بعدة طرق. الطرق الشائعة لتنظيم المهمة هي: تنظيم المهمة حسب تاريخ الاستحقاق تنظيم المهام حسب التقدم المحرز
تنظيم المهام حسب تاريخ الاستحقاق:
تاريخ الاستحقاق مهم جدًا لمديري المشروع والفريق عند تنظيم المهام. يتم تحفيز الفريق على إنهاء المهمة عندما يتم تخصيص تاريخ استحقاق للمهمة. يقوم الفريق بالتخطيط والتنفيذ بناءً على الوقت المحدد للإكمال.
يمكن تحديد تاريخ الاستحقاق باستخدام الأدوات والبرامج للتحقق من تكرار المهام، والتحقق من التأخر في إنجازها، وأخيرًا تحديد تواريخ الاستحقاق وفقًا للتغييرات.
تنظيم المهام حسب التقدم المحرز
تتضمن جميع مهام المشروع مهام فرعية. يمكن أن تساعد المهام الفرعية في الحصول على إطار هدف المهمة النهائية من خلال التقدم المحرز. تتم إدارة هذه المهام في كانبان. يمكن أن تساعدك قائمة المهام على لوحة كانبان في تنظيم العمل حسب التقدم المحرز.
يساعد كانبان في تصور جميع الخطوات المضمنة في سير عمل المشروع.
3. قضاء الوقت بفعالية
الوقت هو أحد أكثر الأصول قيمة تتبع كيف تقضي وقتك. يمكن أن يؤدي الإفراط في تتبع الوقت إلى الإضرار بالإنتاجية.
ضع قائمة بالمهام الأكثر استهلاكا للوقت وحدد المهام التي يمكنك استثمار وقتك فيها بفعالية. كل شخص لديه 24 ساعة في اليوم. يعتمد الأمر على القدرات الفردية للحصول على النتيجة المرجوة في الوقت المخصص.
تتوفر في الوقت الحاضر أدوات برامج إدارة المشاريع لأتمتة عملية تتبع الوقت: Avaza Clockify Avaza Clockify Freedcamp Harvest Harvest Hubstaff MeisterTask TimeCamp Toggl Proofhub
4. تحديد هدف واقعي
يجب أن يكون الهدف المحدد قابلاً للتحقيق. يمكن أن يكون الهدف المحدد صعب التحقيق ولكن لا ينبغي أن يكون مستحيلاً. في إدارة المشاريع، يمكن أن يؤدي الالتزام المفرط إلى فشل المشروع. سيؤدي تحديد أهداف واقعية إلى تقليل تكرار المهام. أثناء تحديد الهدف، يجب مراعاة الشروط التالية: يجب أن يكون هدف المشروع محددًا بوضوح يجب أن يكون الهدف قابلاً للتتبع يجب أن تكون المهمة قابلة للتحقيق يجب أن يكون لمهمة المشروع موعد نهائي.
يجب أن يشعر أعضاء الفريق الذي يعمل على مهمة المشروع بالحافز والإيجابية تجاه تحقيق الهدف.
ولتحسين العمل، يُنصح باستخدام قاعدة 80/20
قاعدة 80/20، والمعروفة أيضًا باسم مبدأ باريتو.
وتنص هذه القاعدة على ما يلي
“80٪ من المخرجات أو النتائج ستأتي من 20٪ من المدخلات أو العمل.”
ملاحظة: لا تفترض أن مجموع الرقمين 20 و80 يساوي 100. فهما ليسا كذلك! الشيء الفعلي هو أن 20٪ يمكن أن ينتج 5٪ أو 30٪ أو حتى 100٪ من النتيجة.
5- استخدم البرامج والأدوات
توفر البرامج والأدوات الكثير من الوقت أثناء تنفيذ المهام اليومية. هناك مجموعة كبيرة من أدوات إدارة المشاريع المتاحة لتلبية جميع متطلبات مديري المشاريع. تُستخدم الأدوات البرمجية لتحقيق الفوائد التالية: الدقة في التقدير الاستفادة المثلى من الموارد تتبع التقدم المحرز في المشروع التخطيط تتبع الميزانية تقييم المخاطر تقييم المخاطر إعداد التقارير الآلية
بعض البرامج والأدوات المهمة لإدارة الوقت هي: Trello: يعتمد Trello على نظام الإدارة القائم على بطاقة كانبان. لديه نهج تعاوني مع بطاقات ولوحات وقوائم Trello التي تمكن المستخدم من تنظيم المشاريع والمهام وتحديد أولوياتها. Wrike: Wrike هو أيضًا أداة لإدارة المشاريع التعاونية. ويتضمن Wrike ميزات قياسية مدمجة لإدارة المشاريع مثل مخططات جانت، ولوحات المعلومات، وأداة تتبع الوقت ومجموعة التقارير. Basecamp: Basecamp هي إحدى أدوات إدارة المشاريع القديمة المتاحة منذ أكثر من عقد من الزمان. يتضمن Basecamp الجدولة والتقويمات مشاريع زوهو: Zoho Projects هي أداة برمجية لإدارة المشاريع قائمة على السحابة. يوفر الكثير من الوقت من خلال التخلص من المهام اليدوية
تشمل فوائد إدارة وقت المشروع ما يلي: التسليم في الوقت المحدد جودة أفضل للعمل إنتاجية وكفاءة أقل بكثير من المماطلة ضغط وقلق أقل المزيد من الفرص والنمو الوظيفي
تفضل بزيارة تدريب الشركات لمعرفة المزيد عن العروض الأساسية للمؤسسات في تمكين القوى العاملة لديها.
قم بتحميل الاختبار التدريبي المجاني لامتحان PMP® مع 200 سؤال PMP®.
قد تكون مهتماً أيضاً بالاطلاع على عينة من أسئلة التحضير لامتحان PMP® قبل تنزيل الاختبار التدريبي المجاني لامتحان PMP®.
قم بتنزيل كتيب PMP المجاني لمزيد من المعلومات.
تُجري SPOTO دورات تدريبية في إدارة المشاريع، وإدارة الجودة، وتحليل الأعمال، و Agile، و Scrum، و DevOps في مواقع مختلفة في الولايات المتحدة.
تفضل بزيارتنا على https://cciedump.spoto.net/ar/
التدريب على إدارة المشاريع من سبوتو:
التدريب على إدارة الجودة بواسطة SPOTO: الدورات التدريبية لشهادة الحزام الأصفر سداسية سيجما اللينة (LSSYB) دورات تدريبية لشهادة الحزام الأخضر سداسية سيجما اللينة (LSSGB) دورات تدريبية لشهادة الحزام الأسود سداسية سيجما اللينة (LSSBB)
تدريب سكرم من سبوتو: دورات تدريبية للحصول على شهادة CSM (ScrumMaster) معتمد (CSM)
تدريب أجايل من سبوتو: الدورات التدريبية لشهادة PMI-ACP (محترف معتمد من معهد إدارة المشاريع)
تدريب DevOps بواسطة SPOTO: دورات تدريبية للحصول على شهادة DevOps
تدريب تحليل الأعمال بواسطة SPOTO: الدورات التدريبية لشهادة ECBA (شهادة الدخول في تحليل الأعمال) الدورات التدريبية لشهادة تحليل الأعمال دورات تدريبية لشهادة تحليل الأعمال CCBA (شهادة الكفاءة في تحليل الأعمال) دورات تدريبية لشهادة CBAP (محترف معتمد في تحليل الأعمال) دورات تدريبية لشهادة تحليل الأعمال
تُجري الشركة كلاً من ورش العمل التدريبية في الفصول الدراسية التي يقودها مدرب ودورات تدريبية مباشرة عبر الإنترنت يقودها مدرب للمتعلمين من جميع أنحاء الولايات المتحدة وحول العالم.
يُرجى الاتصال بنا للحصول على مزيد من المعلومات حول دوراتنا التدريبية للحصول على الشهادات الاحترافية لتسريع حياتك المهنية في العام الجديد. نتمنى لكم كل التوفيق في مبادراتكم التعليمية في العام الجديد.