ما هو تصميم المشروع في إدارة المشاريع؟

مقدمة
الخطوة الأولى نحو مشروع ناجح هي تصميمه. تصميم المشروع هو طريقة لتنظيم الأفكار والمواد والعمليات من أجل تحقيق هدف محدد. ويعتمد مديرو المشاريع على التصميم الذكي لتجنب الأخطاء وتقديم معايير للحفاظ على المكونات الرئيسية للمشروع، مثل الجدول الزمني والميزانية، على المسار الصحيح.
يقع البعض في خطأ التسرع في المراحل الأساسية للمشروع، مثل تصميم المشروع. سيخبرك أي مدير مشروع متمرس أنه كلما بذلت المزيد من الجهد في الواجهة الأمامية للمشروع، كلما كانت النتائج الخلفية أفضل.
مشاريع التصميم ليست كغيرها من أنواع المشاريع الأخرى. لأن التصميم هو علم ذاتي، سيكون هناك بالتأكيد تعديلات ومراجعات أكثر من الأنواع الأخرى من المشاريع. كما أنه يتطلب تنسيق مجموعة متنوعة من القدرات ومصادر المدخلات. هناك خطر حقيقي يتمثل في وجود الكثير من الطهاة الذين يفسدون المرق – أو، من حيث التصميم، وجود الكثير من المبدعين الذين يفسدون النموذج.
فما هو تصميم المشروع في الواقع؟
أحد الأدوار الأولية لمدير المشروع هو تصميم المشروع. يتم اتخاذ القرارات حول كيفية إدارة المشروع وتنظيمه في هذه المرحلة. يتم تطوير خطة المشروع، مع التركيز على احتياجات أصحاب المصلحة والمنظمة، وبالطبع المشروع نفسه. سيتم استخدام هذه الوثيقة بعد ذلك للإشراف على المراحل المتبقية من المشروع.
من ناحية أخرى، يكون التفكير الذي يحدث أثناء تصميم المشروع أقل اهتمامًا بالتفاصيل وأكثر اهتمامًا بإدارة المشروع. يمكن أن يساعد برنامج إدارة المشروع في تنظيم كل من الاستراتيجية عالية المستوى والنقاط الدقيقة لتصميم المشروع. على سبيل المثال، يتضمن برنامج ProjectManager مخططات جانت لإنشاء جداول زمنية شاملة، بالإضافة إلى لوحات كانبان للتعاون البسيط في الجانب الاستراتيجي لتخطيط المشروع. في برنامج واحد سهل الاستخدام لإدارة المشاريع، يمكنك إدارة الاستراتيجية والخطة والجدول الزمني والتنفيذ وإعداد التقارير.
يتم تضمين كل شيء في تصميم المشروع بدءًا من المسؤول عن إنهاء المشروع إلى وصف المشروع وأهدافه ونتائجه وغاياته وأهدافه. ويحدد التواريخ التي سيتم فيها تحقيق هذه الأهداف والنتائج والغايات، بالإضافة إلى المخرجات أو المنتجات أو الميزات الأساسية التي سيتم إنجازها. يتضمن تصميم المشروع أيضًا تقديرًا للميزانية وخطة لتتبع التقدم المحرز وتقييمه. قد يتم عرض تصميمات متعددة على أصحاب المصلحة، حيث يمكنهم الاختيار من بينها التصميم الذي يلبي مطالبهم على أفضل وجه.
هيكل تصميم المشروع
كيف يمكنك إنشاء منتج يفي بوعده؟ إنه تحدٍ! من ناحية أخرى، تتبع إدارة المشروع مجموعة من الإجراءات. هناك عمليات لتحديد المشاريع وبناء خطة للتنفيذ. وهي الخطوات الأكثر أهمية في تطوير المشروع. ونتيجة لذلك، يجب عليك إشراك فريقك وأصحاب المصلحة في العملية للتأكد من أنك قمت بتغطية جميع القواعد الخاصة بك. فيما يلي الخطوات التسع لتصميم المشروع:
1. الرؤية
بيان الرؤية الذي يصور المشكلة التي يجب حلها. يستلزم ذلك تحديد الغرض من المشروع. بيان الرؤية هو وثيقة رسمية تحدد إمكانيات المشروع. ويتم تقديمه لأصحاب المصلحة لإثبات جدوى المشروع وفوائده.
وهي ليست ورقة طويلة ومتعمقة. يمكنك الحصول على رؤية طوباوية موجزة ومختصرة لنتائج المشروع؛ ففي نهاية المطاف، هذه هي الطريقة التي تروج بها للمشروع. ونتيجة لذلك، قم بتكوين صورة لنجاح المشروع ووضعها في سياقها.
2. استشراف المشكلة المحتملة
يجب عليك أولاً تحديد المشكلة التي يجب حلها من أجل دعم ورقة الرؤية تلك. ونتيجة لذلك، غالبًا ما يتطلب الأمر إجراء تقييم للاحتياجات حتى تتمكن من رؤية التحديات التي تواجهها الشركة. سيؤدي ذلك إلى جعل المشكلة التي تعمل على حلها تتماشى مع الخطة العامة للمؤسسة. كما أنه سيمنحك المعلومات التي تحتاجها للتوصل إلى أفضل حل للمشكلة.
في البداية، ما هي البيانات التي تجمعها؟ ما هي المصادر التي لديك لهذه المعلومات، وكيف ستعمل على جمعها؟ بعد ذلك، قم بفحص وتحديد المشاكل التي يهدف مشروعك إلى معالجتها. نظّم النتائج التي توصلت إليها في وثيقة.
3. من وما هي الموارد؟
تعرف على الموارد المطلوبة لإكمال المشروع. الأشخاص والمعدات والمرافق كلها أمثلة على الموارد اللازمة لتنفيذ المشروع بنجاح. وبنفس الطريقة التي يعالج بها الصحفيون القصص الإخبارية، باستخدام أسلوب “من وماذا وأين ومتى ومتى ولماذا” هو أسلوب ممتاز لمعرفة الموارد. ما هي الموارد اللازمة لإنجاز المشروع، وما هي أدوات إدارة الموارد المطلوبة، وأين سيتم إنجاز العمل، ومتى سيبدأ المشروع ومتى سينتهي ولماذا هذه الموارد مطلوبة؟
4. الهدف من المشروع
لن تتمكن من الوصول إلى أهدافك حتى تحددها أولاً. الهدف هو شيء يمكن رؤيته وقياسه في نهاية المشروع. الهدف هو نفسه حل المشكلة.
ضع بيان هدف يشرح كيفية تحقيق أهداف المشروع. استخدم طريقة SMART، التي ترمز إلى أهداف محددة وقابلة للقياس وقابلة للتحقيق وواقعية وذات صلة بالوقت، لتحقيق ذلك بشكل جيد. يجب استخدام هذه المصطلحات لتحديد كل هدف.
5. استراتيجية المشروع
يجب وضع استراتيجية لتحقيق أهداف المشروع. والاستراتيجية هي طريقة لتحقيق أهداف المشروع مع البقاء ضمن قيود المشروع، مثل الموارد والجدول الزمني والميزانية. كيف يمكن وضع خطة لتحقيق أهداف المشروع؟
ضع في اعتبارك السوابق وانظر إلى المشاريع المماثلة في الماضي لمعرفة ما قد تكون قد كشفت عنه حول فوائد وعيوب التكتيكات المختارة. دائمًا ما تكون أفضل ممارسات إدارة المشاريع أساسًا سليمًا، ومن ثم وضع خطة بشكل تدريجي، مما يخلق طريقًا للنجاح.
6. خطة احتياطية
قليل من الأمور تسير وفق الخطة، كما يعلم أي مدير مشروع. يجب أن تكون هناك خطة احتياطية للاستجابة السريعة والصحيحة للمخاوف التي تتطور خلال مسار المشروع. ونتيجة لذلك، يجب أخذ ذلك في الاعتبار عند التخطيط لمشروعك.
ترقب المخاطر غير المواتية للمشروع. فهم منغمسون في مجموعة متنوعة من البيئات، بما في ذلك الفرق التي قد تفتقر إلى المهارات، أو التي تعاني من غيابات لا يمكن تجنبها، أو من دوران الموظفين، وما إلى ذلك. قد تؤدي التأخيرات إلى إفساد الجداول الزمنية. من الممكن ألا يكون النطاق محددًا بوضوح. يتم التقليل من التكاليف، أو تصبح الأموال شحيحة. ضع خطة للتعامل مع هذه المخاطر.
7. الخطة التي تقيّم
يجب تقييم المشروع دائمًا، وفقًا لخطة التقييم. ستساعدك خطة التقييم في متابعة المشروع وقد تنبهك إذا بدأ المشروع بالانحراف عن الخطة الأصلية. قم بتحليل مكونات المشروع ونتائجه وآثاره باستخدام هذه الاستراتيجية.
الآثار هي مدى تحقيق أهداف المشروع، في حين أن النتائج هي التغييرات القابلة للقياس. ونتيجة لذلك، فإن خطة التقييم هي وثيقة مفصلة تضع معايير لتحديد فعالية المشروع وكفاءته من خلال تتبع جميع مجالات تقدم المشروع.
8. الميزانية
هذا هو المكان الذي يجب أن تطابق فيه توقعات العميل مع قدرات فريقك (وإعلام فريقك بالمبلغ الذي يجب أن ينفقه العميل). عندما يُمنح المصمم المبدع حرية التصرف في Procreate دون ميزانية، يمكن أن تخرج الأمور عن السيطرة بسرعة.
تحدد الميزانية الموارد المالية اللازمة لإكمال المشروع. سيتم تخصيص تكلفة لكل معيار من معايير المشروع في الميزانية. يستلزم إنشاء ميزانية المشروع تخصيص الموارد المالية للمشروع بشكل رسمي. ويبدأ ذلك باتخاذ قرار بشأن طريقة لتقدير التكاليف، وتحديد الآثار، وإعداد التقارير حول التقييم.
9. ما هو نطاق مقترح المشروع؟
يتوج كل ذلك بمقترح المشروع الذي يشرح لماذا ينبغي تنفيذ المشروع وما هي الفوائد التي سيقدمها. يتم تلخيص الخطوات السابقة من خلال وضع هدف المشروع ووصف موجز للمشكلة التي يعالجها. ثم تحديد أهداف المشروع والطريقة التي سيتم استخدامها لتحقيقها.
الخاتمة
إن نموذج إدارة المشروع عبارة عن شبكة متشابكة من التناقضات. كل مشروع ينبثق من عملية تطوير المشروع متميز، وله مجموعة من الخصائص والمشكلات الخاصة به، ولكن هناك شيء واحد مشترك بينها جميعًا: تصميم المشروع.
تصميم المشروع هو عنصر حاسم في المشروع بحيث يستحيل على عملية تطوير المشروع أن تستمر وتنجح في المستقبل بدونه. فغالبية مديري المشاريع في مجال الأعمال يستعجلون عملية التصميم، غير مدركين أن فشلهم في تنفيذ مرحلة تصميم المشروع بشكل صحيح، سيؤدي إلى كارثة محققة دون أي إمكانية للتعافي.
يعتمد نجاح أي مشروع على الإدارة الفعالة. قد تخرج الأمور عن السيطرة بسرعة إذا لم تكن لديك خطة. لا أحد يرغب في أن يكون كالغزال في المصابيح الأمامية عندما يطلب العميل “تلك الورقة التي وعدت بها” والتي ضاعت وسط جبل من المسؤوليات الأخرى. مشاريع التصميم مضطربة بشكل خاص لأنها تجمع مجموعة متنوعة من الأشخاص ذوي المهارات والمؤهلات المختلفة.
تجري الشركة كلاً من ورش العمل التدريبية في الفصول الدراسية التي يقودها مدربون وجلسات التدريب المباشر عبر الإنترنت بقيادة مدربين للمتعلمين من جميع أنحاء الولايات المتحدة وحول العالم.
كما نقدم أيضاً التدريب المؤسسي لتطوير القوى العاملة في المؤسسات.
التدريب على الشهادات المهنية:
التدريب على إدارة الجودة: الدورات التدريبية لشهادة الحزام الأصفر سداسية سيجما اللينة (LSSYB) دورات تدريبية لشهادة الحزام الأخضر سداسية سيجما اللينة (LSSGB) دورات تدريبية لشهادة الحزام الأسود سداسية سيجما اللينة (LSSBB)
تدريب سكرم: الدورات التدريبية لشهادة CSM (ScrumMaster المعتمد) دورات تدريبية لشهادة CSM (Scrum Master)
التدريب الرشيق: الدورات التدريبية لشهادة محترف معتمد من معهد إدارة المشاريع (PMI-ACP) دورات تدريبية لشهادة محترف معتمد من معهد إدارة المشاريع
تدريب DevOps: دورات تدريبية لشهادة DevOps: دورات تدريبية لشهادة DevOps
تدريب تحليل الأعمال من قبل SPOTO: شهادة ECBA (شهادة الدخول في تحليل الأعمال) دورات تدريبية للحصول على الشهادة دورات تدريبية للحصول على شهادة تحليل الأعمال دورات تدريبية للحصول على شهادة تحليل الأعمال المعتمدة دورات تدريبية للحصول على شهادة تحليل الأعمال المعتمدة دورات تدريبية للحصول على شهادة تحليل الأعمال المعتمدة
تواصل معنا اشترك في قناتنا على يوتيوب
تفضل بزيارتنا على https://cciedump.spoto.net/ar/
يُرجى الاتصال بنا للحصول على مزيد من المعلومات حول دوراتنا التدريبية للشهادات الاحترافية لتسريع حياتك المهنية. أخبرنا بأفكارك في قسم “التعليقات” أدناه. شكراً لكم