5 مراحل عملية إدارة المشروع

إدارة مشروع، بغض النظر عن نطاقه أو حجمه، مهمة صعبة. فهناك الكثير من الأمور التي يمكن أن تسوء، بدءاً من التخطيط لأدق التفاصيل إلى التعامل مع طلبات العملاء المتغيرة باستمرار إلى تسليم المخرجات في الوقت المحدد. من الأسهل التحكم في المشروع وجودة المخرجات عندما تقوم بتقسيمه إلى مراحل يمكن التحكم فيها، ولكل منها مجموعة من الأهداف والتسليمات الخاصة بها.
تتألف دورة حياة إدارة المشروع، وفقًا لدليل PMBOK لمعهد إدارة المشاريع (PMBOK) التابع لمعهد إدارة المشاريع (PMI)، من خمس مراحل متميزة تتحد لتحويل فكرة المشروع إلى منتج قابل للتطبيق: البدء والتخطيط والتنفيذ والمراقبة والإغلاق. تنقسم عملية إدارة المشروع إلى خمس مراحل أساسية: بدء المشروع تخطيط المشروع تخطيط المشروع تنفيذ المشروع مراقبة المشروع ومراقبة المشروع والتحكم في إنجاز المشروع
مصدر الصورة:- https://cciedump.spoto.net/ar/
المراحل الخمس لعملية إدارة المشروع
المرحلة 1: بدء المشروع
مرحلة بدء المشروع هي الخطوة الأولى في تحويل فكرة غامضة إلى هدف ملموس. يجب عليك بناء حالة عمل وتوصيف المشروع على المستوى العام في هذه المرحلة. ولتحقيق ذلك، يجب عليك أولاً تحديد حاجة المشروع ثم إنشاء ميثاق المشروع.
ميثاق المشروع هو وثيقة مهمة تحتوي على معلومات مثل حدود المشروع وأهدافه وتعيين مدير المشروع والميزانية والجدول الزمني المقدر. حدد أصحاب المصلحة المهمين في المشروع – الأشخاص الذين سيشاركون في المشروع – بمجرد أن يكون لديك هدف المشروع ونطاقه. قم بإنشاء قائمة بأصحاب المصلحة تتضمن المسؤوليات والأدوار ومتطلبات التواصل والسلطة. بينما تحدد هذه المرحلة الهدف الواضح للمشروع، إلا أنها لا تتضمن أي تفاصيل فنية تحدث خلال خطوة التخطيط.
فكر في هذه الحالة – شركة سيارات مكلفة بتطوير سيارة كهربائية. لن يتم تحديد سعة السيارة وتصميمها وطاقة البطارية في مرحلة البداية. هناك شيء واحد فقط مؤكد – سيتم إنشاء سيارة كهربائية ضمن الميزانية والفترة الزمنية المخصصة.
المرحلة 2: تخطيط المشروع
تتطلب خطوة تخطيط المشروع اهتماماً كبيراً لأنها تحدد خارطة طريق المشروع، لذا فإن خطوة تخطيط المشروع تتطلب اهتماماً كبيراً. ما لم تكن تستخدم منهجية حالية لإدارة المشروع مثل الإدارة الرشيقة للمشروع، فمن المرجح أن تستهلك المرحلة الثانية من إدارة المشروع حوالي نصف الوقت الإجمالي للمشروع.
إن تحديد المتطلبات الفنية، وبناء جدول زمني شامل للمشروع، وتصميم خطة اتصالات، وتحديد الأهداف/المسلمات هي المسؤوليات الحاسمة في هذه المرحلة. هناك مناهج مختلفة لتحديد أهداف المشروع، ولكن أبرزها هو S.M.A.R.T. و C.L.E.A.R.
S.M.A.A.R.T. الأهداف:
تضمن معايير S.M.A.A.R.T. تقييم الأهداف التي تحددها لمشروعك بشكل نقدي. إنها استراتيجية مجربة وصحيحة للحد من المخاطر والسماح للمدراء بوضع أهداف واضحة قابلة للتحقيق. يرمز الاختصار SMART إلى أهداف محددة وقابلة للقياس وقابلة للتحقيق وواقعية وفي الوقت المناسب
C.L.E.A.R. Goals:
تهدف تقنية C.L.E.A.A.R لتحديد الأهداف إلى مواءمة البيئة سريعة الوتيرة في عالم الأعمال اليوم. يمكن أن تساعدك تقنية C.L.E.A.A.R. في تلبية متطلبات المؤسسات سريعة الإيقاع في يومنا هذا، والتي تشمل المرونة والنتائج الفورية. C.L.E.A.A.R. هو اختصار يرمز إلى التعاون والمحدودية والعاطفية والقابلية للتقدير والتكرير
يتم تحديد نطاق المشروع خلال مرحلة التخطيط. يمكن تغيير نطاق المشروع إذا كان ذلك ضروريًا، ولكن يجب أن يوافق مدير المشروع على التغيير. ينشئ مديرو المشاريع أيضًا هيكل تقسيم العمل (WBS)، والذي يقسم المشروع بأكمله إلى أجزاء يمكن إدارتها للفريق. ومن الجوانب المهمة الأخرى لمرحلة التخطيط وضع جدول زمني دقيق للمشروع يتضمن كل عملية تسليم. يمكن لمديري المشاريع استخدام هذا الجدول الزمني لإنشاء خطة تواصل وجدول زمني مع أصحاب المصلحة المناسبين.
هناك هدف رئيسي آخر لإدارة المشروع يتم تضمينه في مرحلة التخطيط وهو تقليل المخاطر. تقع مسؤولية استخلاص البيانات التاريخية لتحديد المخاطر المحتملة ووضع استراتيجية للتخفيف من حدتها على عاتق مدير المشروع. تعد استراتيجية إدارة التغيير الجيدة عاملاً رئيسيًا يتجاهله العديد من المهنيين. لتجنب الاختناقات والتأخيرات في المشروع، يجب أن تكون كمدير مشروع على استعداد لإجراء بعض التغييرات على المشروع. يحدث “زحف النطاق” عندما لا تكون هناك خطة فعالة لإدارة التغيير، ويتسبب ذلك في تحديات أو مشاكل كبيرة لفريق المشروع في وقت لاحق. ونتيجة لذلك، من الأفضل تقليل مخاطر التغييرات غير المتوقعة قدر الإمكان.
المرحلة 3: تنفيذ المشروع
يتم العمل الفعلي من قبل الفريق خلال مرحلة تنفيذ المشروع. ويتمثل دورك كمدير للمشروع في وضع إجراءات فعالة ومراقبة تطور فريقك وتحسينه عن كثب.
كما أن الحفاظ على التعاون الممتاز بين أصحاب المصلحة في المشروع هو وظيفة أخرى لمدير المشروع خلال هذه المرحلة. هذا يبقي الجميع على نفس الوتيرة ويضمن سير المشروع دون عوائق.
يمكنك استخدام البرامج التعاونية المتوفرة الآن في السوق لمساعدتك. فهي لن تجعل حياتك أسهل فحسب، بل ستعمل أيضًا على تحسين كفاءة فريقك وإنتاجيته.
وفقًا لخطة المشروع، يعمل الفريق على إنجاز المشروع وإنجازه. يقوم مدير المشروع وأصحاب المصلحة الآخرون بجمع المقاييس خلال هذه المرحلة من خلال اجتماعات الحالة وتحديثات حالة المشروع وتقارير عبء العمل وتقارير الأداء. تمنح هذه المرحلة المهمة فريق المشروع وجميع المعنيين الآخرين فكرة أفضل عما إذا كان المشروع سينجح أو يفشل.
المرحلة الرابعة: مراقبة المشروع والتحكم فيه
المرحلتان الثالثة والرابعة من عملية إدارة المشروع ليستا متتاليتين. تحدث مرحلة مراقبة المشروع والتحكم فيه بالتزامن مع تنفيذ المشروع، مما يضمن تحقيق أهداف المشروع وإنجازاته. من خلال إنشاء عوامل النجاح الحرجة ومؤشرات الأداء الرئيسية كمدير للمشروع، يجب عليك التأكد من عدم انحراف أي منها عن الخطة الأصلية.
تحدث مرحلة المراقبة والتحكم في المشروع بالتزامن مع مرحلة التنفيذ. تركز هذه المرحلة على تتبع تقدم المشروع والأداء مقابل خطة المشروع. ويُستخدم تغيير الرقابة لتتبع وإدارة التغييرات التي تطرأ على متطلبات المشروع، في حين يُستخدم التحقق من النطاق والرقابة لتقييم ومراقبة زحف النطاق. يقوم مدير المشروع بحساب مؤشرات الأداء الرئيسية للتكلفة والوقت لتقييم درجة التباين إن وجدت، ويقرر الفريق التدابير التصحيحية والخطوات التالية لإبقاء المشروع على المسار الصحيح. النظر في سبب فشل المشاريع وكيفية تجنب الفشل من أجل تجنب فشل المشروع؟
خلال مرحلة مراقبة إدارة المشروع، يكون المدير مسؤولًا أيضًا عن تتبع كمي للجهد والنفقات. هذا التتبع مهم ليس فقط لضمان التزام المشروع بالميزانية، ولكن أيضًا للمبادرات المستقبلية.
المرحلة 5: إغلاق المشروع
وصلت عملية إدارة المشروع إلى نهايتها الآن. تحدث مرحلة إغلاق المشروع بعد التسليم النهائي وتمثل نهاية المشروع. يتم توظيف المواهب الخارجية بشكل خاص على أساس تعاقدي للمشروع فقط. ويكون مدير المشروع مسؤولاً أيضاً عن إنهاء هذه العقود وتقديم الأوراق ذات الصلة.
يقوم فريق المشروع وأصحاب المصلحة بإغلاق المشروع رسمياً خلال مرحلة الإغلاق. وتستلزم هذه المرحلة إكمال عدد من الأنشطة المهمة، بما في ذلك تسليم المنتج، وتحرير الموارد، ومكافأة أعضاء الفريق، وإنهاء توظيف المتعاقدين أو خدماتهم رسمياً. يقوم مدير المشروع بعقد اجتماع ما بعد الوفاة لتقييم ما تم إنجازه بشكل جيد وما لم يتم إنجازه من حيث الدروس المستفادة. كما يمكن لفريق المشروع أيضًا مراجعة قائمة المهام للتأكد من اكتمال جميع المنجزات، مهما كانت قليلة. يقوم مدير المشروع بإعداد تقرير الميزانية النهائي وتقرير المشروع في هذا الوقت. يتم الانتهاء من جميع وثائق المشروع وتنظيمها وتخزينها من قبل فريق المشروع بأكمله.
بعد اكتمال المشروع، تحضر معظم الفرق اجتماعًا للتفكير لمناقشة إنجازاتهم وأخطائهم. هذه طريقة أفضل لضمان التحسين المستمر من أجل تعزيز الإنتاجية الإجمالية للفريق في المستقبل.
إدارة مراحل المشروع باستخدام أدوات إدارة المشاريع
على الرغم من أهمية تقييم دورة حياة المشروع، فإن إدارة المشروع بشكل صحيح تستلزم وضع حل شامل. تساعد برامج إدارة المشاريع الفرق في بدء المشاريع وتخطيطها وتنفيذها بنجاح من خلال مجموعة من التوقعات والأهداف المحددة بوضوح. وهذا يسمح للفرق بالوصول إلى كل مرحلة من مراحل المشروع ويسمح لمدير المشروع بمراقبة وتقديم الضوابط أثناء التنفيذ. ويساعد هذا الحل الشامل في الحد من صوامع المعلومات وتعزيز كفاءة مكان العمل. يتم سرد أعظم برامج إدارة المشاريع أدناه لمساعدة المؤسسات على تنفيذ المشاريع وإنجازها على مراحل بشكل غير لائق: Wrike Mavenlink Jira Buildertrend Procore
الخلاصة
كما تمت مناقشته أعلاه، يشير معهد إدارة المشاريع (PMI)، الذي ينشر مجموعة معارف إدارة المشاريع (PMBOK)، إلى أن مراحل المشروع تشكل دورة حياة المشروع وأن المراحل يجب أن تكون مصممة وفقًا لمتطلبات المشروع. إن تحديد مكونات دورة حياة المشروع سيساعد في إنجاز المشروع. أنشأ معهد إدارة المشاريع 5 مراحل لإدارة المشروع يمكن أن توفر صورة عالية المستوى للمشروع وتعمل كخارطة طريق لإنجازه.
ويمر المشروع، وفقًا لمفاهيم إدارة المشاريع، بمراحل مختلفة، يتم تحديد كل منها من خلال مجموعة منفصلة من الأنشطة أو المهام التي تنقل المشروع من مرحلة التصور إلى مرحلة الإنجاز. هناك مشاريع ضخمة ومبادرات صغيرة، ولكن جميعها لها ميزانية ووقت وموارد محددة. من المؤكد أن المراحل الخمس لعملية إدارة المشاريع ستساعد الموظفين في المستقبل على تحسين المؤسسة.
تُجري الشركة كلاً من ورش العمل التدريبية في الفصول الدراسية بقيادة مدرس وجلسات التدريب المباشر عبر الإنترنت بقيادة مدرس للمتعلمين من جميع أنحاء الولايات المتحدة وحول العالم.
كما نقدم أيضًا تدريبًا مؤسسيًا لتطوير القوى العاملة في المؤسسات.
التدريب على الشهادات المهنية:
التدريب على إدارة الجودة: الدورات التدريبية لشهادة الحزام الأصفر سداسية سيجما اللينة (LSSYB) دورات تدريبية لشهادة الحزام الأخضر سداسية سيجما اللينة (LSSGB) دورات تدريبية لشهادة الحزام الأسود سداسية سيجما اللينة (LSSBB)
تدريب سكرم: الدورات التدريبية لشهادة CSM (ScrumMaster المعتمد) دورات تدريبية لشهادة CSM (Scrum Master)
التدريب الرشيق: الدورات التدريبية لشهادة محترف معتمد من معهد إدارة المشاريع (PMI-ACP) دورات تدريبية لشهادة محترف معتمد من معهد إدارة المشاريع
تدريب DevOps: دورات تدريبية لشهادة DevOps: دورات تدريبية لشهادة DevOps
تدريب تحليل الأعمال من قبل SPOTO: الدورات التدريبية لشهادة ECBA (شهادة الدخول في تحليل الأعمال) الدورات التدريبية لشهادة ECBA (شهادة الكفاءة في تحليل الأعمال) الدورات التدريبية لشهادة CBAP (محترف معتمد في تحليل الأعمال) الدورات التدريبية لشهادة تحليل الأعمال المعتمدة
تواصل معنا اشترك في قناتنا على يوتيوب
تفضل بزيارتنا على https://cciedump.spoto.net/ar/
يُرجى الاتصال بنا للحصول على مزيد من المعلومات حول دوراتنا التدريبية للشهادات الاحترافية لتسريع حياتك المهنية. أخبرنا بأفكارك في قسم “التعليقات” أدناه.