كيفية التعامل مع عمليات مراقبة المشروع والتحكم فيه بشكل مثالي

مدير المشروع في المؤسسة مسؤول عن تخطيط المشروع وتنظيمه وتوجيهه حتى اكتماله. قبل أن يبدأ المشروع، يجب على الإدارة تقييم النتيجة النهائية للمشروع وتقدير الموارد والتكاليف اللازمة، بالإضافة إلى وضع الميزانية وتعيين العمل وتحديد الموعد النهائي. ولا يمكن أن يبدأ المشروع إلا بعد أن يتم رسم مرحلة التخطيط المسبق للمشروع والانتهاء منها.
في الوقت الحاضر، تعتبر مراقبة المشروع والتحكم فيه بنجاح مسعىً صعبًا. أنا متأكد من أن كل واحد منا يستخدم مجموعة متنوعة من الأساليب للحفاظ على التحكم في المشروع. ومع ذلك، بدون هذا التحكم، يفشل حوالي 70% من المشروع بشكل كارثي. وإذا تم تنفيذ المشروع بفعالية، فإما أن تنفق المزيد من المال (أي أنك أنفقت أكثر من الميزانية) أو أنك أنفقت المزيد من الوقت (أي أنك أنفقت أقل من الميزانية) (أي أنك تأخرت عن الجدول الزمني). كلا هذين السيناريوهين سيئان بالنسبة لمدير المشروع. إذن، خلاصة القول، ما الذي يجب أن يفعله مدير المشروع لإنقاذ المشروع من هذا الوضع السيئ؟ يعد التحكم في تسعير المشروع وجدوله الزمني ونطاقه مهمة صعبة. هذه القيود الثلاثة للمشروع ستسبب حتماً مشاكل للمشروع. كن على حذر! أنت تقوم بعمل رائع إذا تمكنت من الحفاظ على خطوط الأساس الثلاثة هذه (خطوط الأساس للنطاق، وخطوط الأساس للجدول الزمني، وخطوط الأساس لأداء التكلفة) في حالة جيدة.
التعامل مع عمليات مراقبة المشروع والتحكم في العمليات:
بصفتك مديراً للمشروع، فإنك تتحمل قدراً كبيراً من المسؤولية التي قد تبدو شاقة أكثر من كونها مجزية في بعض الأحيان. ولكن عندما تكون المراقبة والتحكم الناجح في المشروع عنصراً حاسماً في مسؤولياتك الوظيفية، فمن الضروري تطوير وصقل أفضل ممارسات مراقبة المشروع والتحكم فيه. السيطرة على المخاطر – التحكم في المخاطر
يمكن أن تحدث المخاطر في أي وقت وفي أي جزء من مشروعك. لا يمكنك القول كمدير مشروع أنك ستتحقق من المخاطر فقط خلال مرحلة المراقبة والتحكم. بالطبع لا!!! يجب تقييم المخاطر بمجرد إطلاق المشروع. بالنسبة لمدير المشروع، فهي مهمة لا تنتهي أبدًا. التحكم في الجدول الزمني والتحكم في التكلفة –
يجب أن تكون قادرًا على تنظيم الجدول الزمني والمصروفات الخاصة بمشروعك باستخدام إدارة القيمة المكتسبة (EVM). أنت تعرف مؤشر أداء التكلفة (CPI) ومؤشر أداء الجدول الزمني (SPI)، ويمكنك مراقبة المشروع والتحكم فيه بناءً على نتائج مؤشر أداء التكلفة ومؤشر أداء الجدول الزمني. إذا كان مؤشر CPI الخاص بك موجبًا أو أكبر من 1، فأنت تبلي بلاءً حسنًا من حيث تكاليف المشروع، وإذا كان مؤشر أداء المشروع موجبًا أو أكبر من 1، فأنت تبلي بلاءً حسنًا من حيث الجدول الزمني. إجراء مراقبة الجودة – إجراء مراقبة الجودة
قبل إرسال المنتج إلى العميل، تحقق مرة أخرى من أنك تقوم بتسليم البضائع بالجودة التي يتوقعها المستهلك. يمكنك استخدام مجموعة متنوعة من أدوات أو عمليات الجودة لإنجاز ذلك، مثل تحليل السبب الجذري ومخطط باريتو ومخطط التحكم والمخططات البيانية والرسوم البيانية التكرارية وما إلى ذلك. إدارة المشتريات – إدارة المشتريات
يجب عليك إبقاء كل أصحاب المصلحة المعنيين على اطلاع دائم على حالة المشروع لأنك تدير مشروعًا كبيرًا يضم العديد من أصحاب المصلحة. وعلى وجه التحديد، يجب عليك تحديث التقرير المرحلي للمشروع بمعلومات مثل: أين وصلت في تطوير المشروع؟ ما هي التوقعات الخاصة بمشروعك؟ تقرير الأداء – تقرير الأداء –
يجب أن تبقي كل أصحاب المصلحة المعنيين على اطلاع دائم بحالة المشروع لأنك تدير مشروعًا كبيرًا يضم العديد من أصحاب المصلحة. على وجه التحديد، يجب عليك تحديث تقرير تقدم المشروع بمعلومات مثل: أين أنت في تطوير المشروع؟ ما هي التوقعات الخاصة بمشروعك؟ التحقق من النطاق والتحكم في النطاق –
في معظم الحالات، يحدث التحقق من النطاق بعد مراقبة الجودة. عندما توافق مراقبة الجودة على تسليم المشروع الخاص بك، سيتم نقله إلى خطوة التحقق من النطاق. سيقوم عميلك بالتحقق من النطاق لمعرفة ما إذا كان الناتج يفي بجميع المتطلبات، وإذا كان كذلك، سيتم نقل الناتج إلى موقع العميل. أما إذا لم يكن كذلك، فسيتعين إعادة النظر في الناتج خلال مرحلة الإنتاج. يجب أن تحافظ على التحكم في النطاق طوال دورة حياة المشروع كمدير للمشروع. ليس الأمر كما لو أنك تبدأ في التحكم في المنتج بمجرد اكتمال التسليم؛ إنها عملية مستمرة. يجب عليك اتخاذ احتياطات إضافية لضمان عدم إفلات متطلبات النطاق من قبضتك. إجراء التحكم المتكامل في التغيير ومراقبة أعمال المشروع والتحكم فيها –
oبعد تخطيط المشروع، يجب أن تبدأ العمل في المشروع وفقًا للخطة، ومن الضروري الآن أن تتحقق مرة أخرى من أنك تعمل بنفس الطريقة التي خططت لها. نظرًا لأنك خططت لمشروعك بناءً على المعلومات التي كانت لديك في ذلك الوقت (تخطيط الموجة المتدرجة)، فمن المحتم أن يتغير مع سير العمل (وهذا هو السبب في أن التخطيط يكون تكراريًا ومتدرجًا). عادةً ما يحاول مديرو المشاريع الجيدون تجنب التعديلات، وإذا حدثت، فإنهم يتحكمون فيها بكفاءة من خلال موازنة خطوط الأساس. ناقش خياراتك مع الاستشاريين، أو الشركات الصغيرة والمتوسطة الأخرى، أو الإدارة العليا، أو أي من أصحاب المصلحة الآخرين في المشروع، بما في ذلك العميل. التغيير ضروري، لكنه ليس ضرورياً دائماً. يجب تجاهل طلبات التغيير التي لا علاقة لها بمتطلبات المشروع. اكتشف الاستثناءات –
سيكون من السهل العثور على أي انحرافات عن العمليات المعمول بها باستخدام أدوات المراقبة الصحيحة. ومع ذلك، فإن الاعتماد بشكل كبير على هذه التقنيات قد يؤدي إلى وجود نقاط عمياء، مما يسمح بمرور الأخطار والمخاوف المحتملة دون أن يلاحظها أحد. لذا، كن متيقظًا لأي مشاكل وضع خطة طوارئ قوية، لأنه على الرغم من المراقبة والتحكم الشاملين، يمكن أن تحدث أحداث غير متوقعة. حاول أن تتحلى بالمرونة –
لا جدوى من مراقبة المشروع إذا كنت غير راغب في إجراء تغييرات على الأهداف الأصلية. قد تكون هذه التعديلات طفيفة أو، حسب الظروف، قد تتطلب منك إعادة تخطيط المشروع بأكمله. الهدف الأساسي في كلتا الحالتين هو إكمال المشروع والمهام بأكبر قدر ممكن من الكفاءة. استخدام الأدوات الصحيحة – استخدام الأدوات الصحيحة
استخدام برنامج إدارة المشروع هو الطريقة الأكثر فعالية لتطبيق تقنيات مراقبة المشروع والتحكم فيه. والطريقة المثالية هي استخدام تحليل القيمة المكتسبة (EVA) وتقنية تقييم المشروع ومراجعته (PERT) ومخططات جانت وغيرها من الأدوات في وقت مبكر من المشروع. كما يمكن أن تساعد أدوات التعاون في المشروع والاتصالات الآمنة في مراقبة المشروع والتحكم فيه. اجعل المشروع أكثر جاذبية –
من خلال القرائن المرئية والمشاركة الأفضل والتعاون، يمكن للأدوات أن تجعل عملية المراقبة والتنظيم المملة أكثر جاذبية. يمكن أن يساعد استخدام كانبان في كفاءة إدارة المشروع. يمكن أن يساعد التركيز على المشاركة البصرية كلاً من العمال ومدير المشروع على المشاركة بشكل أكثر فعالية. لأنه، دعنا نواجه الأمر، من لديه الوقت لقراءة التقارير الطويلة والمزدحمة؟ إعداد معلمات المشروع –
إن إدارة كل جانب من جوانب المشروع أمر صعب، إن لم يكن مستحيلاً. ما تحتاجه هو طريقة لتحديد متى يجب عليك التدخل. يمكن أن يساعدك إعداد معالم المراقبة باستخدام أدوات مثل CPM أو مخططات جانت في إعداد معالم المراقبة التي يمكنك من خلالها تتبع التطور العام للمشروع. وضع الميزانيات والتنبؤ – وضع الميزانيات والتوقعات
بالنسبة لإدارة المعالم الرئيسية ومراقبة المشروع، يعد التنبؤ بالمشروع ووضع الميزانية أدوات مفيدة. يمكنك استخدام التنبؤ للإجابة على مجموعة متنوعة من القضايا الرئيسية، مثل الوقت الأفضل لإكمال المشروع، ومقدار تكلفة نشاط معين، والمدة التي سيستغرقها. علاوة على ذلك، مع التنبؤ المناسب، ستعرف مسبقًا نوع التعديلات التي ستحتاج إلى إجرائها من حيث الموارد البشرية ومحطات العمل المثلى وما إلى ذلك خلال المشروع. قد يؤدي الدخول في مشروع ما بدون رؤية واضحة إلى جعل مشروعك غير آمن وبدون سياق لمراقبة وقياس تقدمه. سوف تكون قادرًا على تحديد أولويات الإجراءات الرئيسية إذا كان لديك مخرجات محددة بدقة وتعرف مقدار الوقت المتاح لك.
ما أهمية التحكم في المشاريع ومراقبتها؟
عندما يتعلق الأمر بإدارة المشاريع، سيخبرك أي مدير مشروع كفء أن الوفاء بالمواعيد النهائية ليس العامل الوحيد الذي يجب مراعاته. إن كيفية الوفاء بالمواعيد النهائية لا تقل أهمية عن كيفية تحقيقها. فالمراقبة والتحكم هما أكثر الأدوات فعالية لتقييم الأداء الحقيقي واتخاذ قرارات مستنيرة لضمان الوفاء بمعايير الجودة. يمكن للمديرين اتخاذ إجراءات حاسمة وتصحيحية بمعلومات محدثة لتجنب حدوث أزمة والاطلاع على أي فرصة محتملة قد تنشأ أثناء سير العمل. ويتم تحقيق ذلك من خلال تزويد مديري المشاريع بتحديثات الحالة والإشراف على عمليات المشروع، مما يسمح لهم بتحقيق التوازن بين الوقت والتكلفة والجودة والميزانية.
الخاتمة
في عالم مثالي، ستسير جميع مشاريعك بسلاسة. سيتم الانتهاء من كل شيء في الموعد المحدد وفي حدود الميزانية. لكن في الواقع، قد يتخلف الموظفون عن المواعيد النهائية بسبب حالات طارئة شخصية، وقد ينسحب أصحاب المصلحة الخارجيون دون تفسير، وهكذا. يمكنك اكتشاف وتقليل المخاوف التي يمكن أن تؤثر على نطاق المشروع أو جودته أو جدوله الزمني أو ميزانيته باستخدام مراقبة المشروع وتقييمه. بعد ذلك، يمكنك الاستفادة من المعلومات لتحسين العمليات للمشاريع المستقبلية. تستلزم مراقبة عمل المشروع والتحكم فيه مقارنة الأداء الفعلي للمشروع بأنشطة إدارة المشروع التي تم التخطيط لها. ويمكن النظر إليها في المقام الأول على أنها وظيفة رقابية تحدث في جميع مراحل المشروع، من البداية وحتى الانتهاء. تعتبر مراقبة ومراقبة أنشطة المشروع مهمة بسيطة نسبياً بالنسبة للمشاريع الصغيرة. من ناحية أخرى، تعتبر إدارة المشروع ضرورية بشكل أكثر صرامة بالنسبة للمشاريع الكبرى، حيث يجب على مدير المشروع بذل جهد منهجي لمراقبة وتنظيم كيفية سير العمليات. وفي المشاريع الضخمة، لن يشارك مدير المشروع شخصياً في أنشطة المشروع.
تُجري الشركة كلاً من ورش العمل التدريبية في الفصول الدراسية بقيادة مدرس وجلسات التدريب المباشر عبر الإنترنت بقيادة مدرس للمتعلمين من جميع أنحاء الولايات المتحدة وحول العالم.
كما نقدم أيضاً تدريباً للشركات لتطوير القوى العاملة في المؤسسات.
التدريب على الشهادات المهنية:
التدريب على إدارة الجودة: الدورات التدريبية لشهادة الحزام الأصفر سداسية سيجما اللينة (LSSYB) دورات تدريبية لشهادة الحزام الأخضر سداسية سيجما اللينة (LSSGB) دورات تدريبية لشهادة الحزام الأسود سداسية سيجما اللينة (LSSBB)
تدريب سكرم: الدورات التدريبية لشهادة CSM (ScrumMaster المعتمد) دورات تدريبية لشهادة CSM (Scrum Master)
التدريب الرشيق: الدورات التدريبية لشهادة محترف معتمد من معهد إدارة المشاريع (PMI-ACP) دورات تدريبية لشهادة محترف معتمد من معهد إدارة المشاريع
تدريب DevOps: دورات تدريبية لشهادة DevOps: دورات تدريبية لشهادة DevOps
تدريب تحليل الأعمال من قبل SPOTO: الدورات التدريبية لشهادة ECBA (شهادة الدخول في تحليل الأعمال) الدورات التدريبية لشهادة ECBA (شهادة الكفاءة في تحليل الأعمال) الدورات التدريبية لشهادة CBAP (محترف معتمد في تحليل الأعمال) الدورات التدريبية لشهادة تحليل الأعمال المعتمدة
تواصل معنا اشترك في قناتنا على يوتيوب
تفضل بزيارتنا على https://cciedump.spoto.net/ar/
يُرجى الاتصال بنا للحصول على مزيد من المعلومات حول دوراتنا التدريبية للشهادات الاحترافية لتسريع حياتك المهنية. أخبرنا بأفكارك في قسم “التعليقات” أدناه.