أفضل 12 مبدأ من مبادئ إدارة المشاريع

يمكن أن تكون إدارة المشاريع مخيفة، خاصةً إذا لم تقم بذلك من قبل ولم تتلق أي تدريب أو مشورة. وبصرف النظر عن العمل الفعلي في إدارة المشاريع، فإن معرفة اللغة والأدوات والإجراءات قد يكون مملاً. ولكن كيف يمكن للمرء الحصول على المعلومات والمهارات والأدوات والإجراءات اللازمة ليكون مدير مشروع فعّالاً؟ يشير تفرد المشروع إلى حقيقة أن جميع جوانب المشروع تهدف إلى المساهمة في تحقيق هدف محدد لا يمثل عنصرًا عاديًا في عمليات الشركة.
ماذا يجب أن يكون هيكل المشروع؟
الجودة والموارد والوقت هي العوامل الثلاثة الأكثر أهمية في إدارة المشروع. في معظم الحالات، يمكن إنشاء هيكل المشروع بنجاح من خلال مراعاة العوامل التالية: المعالم الرئيسية للمشروع – تحدد المعالم الرئيسية مراحل معينة من المشروع، بالإضافة إلى النفقات والنتائج المرتبطة بها. المعالم الرئيسية هي منعطفات مهمة في تطوير المشروع. يتم إنشاؤها بعد تحديد عدد محدد من حزم المهام ذات الصلة. ويتم تحقيق الهدف الفرعي كنتيجة لهذه المجموعة من حزم المهام. ترتيب ووقت المشروع – يعد المخطط الانسيابي أداة مفيدة لتصور بداية ونهاية وتسلسل حزم العمل في مخطط واحد. هدف المشروع – عندما يتعلق الأمر بإنشاء هدف المشروع، عادةً ما تكون الإجابة على سؤال “ما الذي يجب القيام به” مكانًا جيدًا للبدء. الإجابة على هذا الاستفسار هي خطة هيكل المشروع. وتشكل حزم العمل، وهي وحدات العمل المغلقة التي يمكن إسنادها إلى مورد من الموظفين، هذا التصميم. يتم تمثيل هيكل المشروع من خلال حزم العمل هذه وروابطها المحددة.
مبادئ إدارة المشاريع للمبتدئين لاتباعها
مبادئ إدارة المشروع التي سنناقشها ليست ثابتة. قد تحتاج إلى تعديل بعض اقتراحاتنا لتناسب وضعك، ولكن يجب أن تساعدك أساسيات إدارة المشروع هذه على البدء.
هناك الكثير لتتعلمه، أكثر بكثير مما يمكننا تضمينه في مقالة مدونة واحدة، ولكن إذا اتبعت هذه الإرشادات الاثني عشر هذه، فستكون في طريقك. كن صريحاً وصادقاً – كن صريحاً وصادقاً
تشير الشفافية في إدارة المشاريع إلى إنشاء نظام يسمح لجميع أعضاء الفريق بالوصول ببساطة وسرعة إلى جميع معلومات المشروع المهمة. من السهل جدًا تحقيق الشفافية في المشاريع، خاصة إذا كنت تستخدم برنامج إدارة المشروع الصحيح. اسمح للجميع برؤية الصورة العامة، واجعل بيانات المشروع متاحة لفريقك بأكمله، ووفر أدوات اتصال جيدة، وشارك التقويمات مع أعضاء الفريق وحتى أصحاب المصلحة الخارجيين لإنشاء أو تحسين شفافية المشروع. تؤدي الشفافية في المشروع إلى نتائج أفضل لكل من الفريق والمشروع. إجراء تحليل للمخاطر – إجراء تحليل للمخاطر
يقر تقييم المخاطر باحتمالية حدوث أخطاء في المشروع. من الأفضل تحديد مخاطر إدارة المشروع والتخفيف من حدتها في وقت مبكر من المشروع بدلاً من أن تفاجأ بها لاحقاً. استفسر من زملائك في العمل عن المخاطر التي يعتقدون أنه يجب أن تكون على دراية بها. لن تتمكن من إزالة جميع المخاطر من مشروعك، لكن الاستعداد لها سيساعدك على تجنب الفشل. ضع استراتيجية تواصل – ضع استراتيجية تواصل –
منذ بداية مشروعك، قم بشرح وتطبيق إرشادات تواصل واضحة. تأكد من أن جميع أعضاء الفريق يفهمون سبب أهمية التواصل في إدارة المشروع وكيفية استخدام التكنولوجيا التي اخترتها، سواء كانت البريد الإلكتروني أو الرسائل النصية أو خدمة الدردشة أو مزيجاً من هذه الوسائل. يجب عليك أيضًا وضع توقعات واضحة لأنواع المعلومات التي يجب تقديمها ومن يجب إخطاره في حالات معينة. تأكد من وضع نموذج لنوع التواصل الذي تتوقعه من جميع أصحاب المصلحة كمدير للمشروع. حدد الأولويات وحدد المواعيد النهائية في وقت مبكر –
تخبرك الأولويات بما يجب التركيز عليه، بينما تُظهر لك معالم المشروع أين أنت في العملية. عندما تعمل على مشروع ما، من السهل أن تنشغل عن الأمور الرئيسية بتفاصيل ثانوية تبدو مهمة في ذلك الوقت. إذا نشأ خلاف، ستعرف مسبقًا أين توجه انتباه فريقك إذا حددت أولويات مهامك منذ بداية المشروع. عندما تنغمس في تعقيدات المشروع، من السهل أيضًا أن تغفل عن الصورة الكبيرة. سيساعدك تحديد المعالم البارزة في وقت مبكر من عملية تخطيط المشروع على تحديد ما إذا كنت على المسار الصحيح. كما أنه من المفيد أيضًا لرفع الروح المعنوية الاعتراف بالإنجازات البارزة. إذا كان هناك شعور واضح بالتقدم المحرز في المشروع، فسيكون فريقك أكثر تحفيزًا. تعرّف على أرقامك وميزانيتك وجدولتك يجب أن تتم بعناية –
كل مشروع لديه عدد محدود من الموارد، وكل مدير مشروع لديه عدد محدود من الموارد. ويكاد يكون من البديهي أنه يجب عليك إدارة مواردك المالية بعناية، وتوفير بعض المساحة للتكاليف غير المتوقعة، وتنفيذ تدابير مقبولة لخفض التكاليف على مدار مدة المشروع. ترتبط ميزانية مشروعك ارتباطًا جوهريًا بالجدول الزمني لمشروعك؛ فإذا اختل جدولك الزمني، فمن المرجح أن تختل ميزانية مشروعك أيضًا. يعد إعداد نظام للمساءلة جزءًا مهمًا من تحديد المسؤولية الفردية لأعضاء الفريق. ستحتاج إلى نظام يسمح لك بإدارة تفويض المهام والمواعيد النهائية للمشروع، بالإضافة إلى السماح لكل عضو في الفريق برؤية مساهمته في سياق المشروع ككل. قم بإعداد قائمة بتسليماتك –
يمكنك تحديد مخرجات مشروعك بمجرد تحديد أهداف المشروع وغاياته. إذا كان هدف العميل هو أن يدير المستخدمون النهائيون المحتوى الخاص بهم، يمكن أن تتضمن المخرجات برنامج إدارة المحتوى بالإضافة إلى مواد تدريبية للموظفين والمستخدمين النهائيين حول كيفية استخدام البرنامج المطور حديثاً. أن يكون لديك فهم واضح لأدوار فريقك وواجباته –
يعد الافتقار إلى الوضوح فيما يتعلق بالأدوار والمسؤوليات أحد أكثر مصادر عدم اليقين والضغط على الفريق. يتم تجاوز الحدود وتظهر مواجهات لا داعي لها عندما يكون أعضاء فريق المشروع غير متأكدين من واجباتهم أو كيفية ارتباط تلك الأدوار بأدوار الآخرين في الفريق. من واجبك كمدير مشروع أن تحدد بوضوح موقع كل عضو في الفريق لكي يعمل الجميع معًا بنجاح. استراتيجية لبدء الأمور وإنجاز الأمور – استراتيجية لبدء الأمور وإنجازها –
من الأهمية بمكان أن يكون لديك استراتيجية لبدء المشروع وتنفيذه. يمكن تقسيم العمل التمهيدي للمشروع إلى أربع مراحل: إنشاء حالة عمل للمشروع، وإجراء تقارير الجدوى، وضمان مشاركة أصحاب المصلحة في المشروع، وإعداد اتفاقية إطلاق المشروع. يعد اجتماع إطلاق المشروع الخطوة الأولى في تنفيذ المشروع. يعقد هذا الاجتماع لمشاركة الهدف والخطة وكذلك لتوزيع الوظائف والمهام الأخرى. خلال مرحلة التنفيذ، يجب توثيق جميع الأخطاء والإصلاحات والتعديلات خلال مرحلة التنفيذ. تحديد الأهداف والغايات – تحديد الأهداف والغايات
تحديد الأهداف أمر بالغ الأهمية لنجاح أي مسعى. يجب أن تكون أهداف وغايات مشروعك محددة بشكل جيد حتى لا يكون هناك أي غموض وحتى يمكن المضي قدماً في تخطيط المشروع كما هو مخطط له. يجب أن تكون الأهداف محددة وقابلة للتحقيق وقابلة للقياس. لا يمكن تشييد المباني العظيمة على أسس هشة، كما يقول المثل. ونتيجة لذلك، فإن جوهر أي مشروع هو أهدافه وغاياته. يمكن أن تكون الأهداف من 3 أنواع: واقعية وواضحة وقابلة للقياس. واقعية- هل يمكننا تحقيق هذا الهدف في الوقت والموارد المتاحة لدينا؟ واضحة- هل نفهم بالضبط ما هو مطلوب منا؟ هل الجميع متفقون؟ قابل للقياس- هل هناك أي مؤشرات ملموسة يمكننا استخدامها لتقييم كل هدف؟ المساعدة في إنشاء المواءمة المؤسسية والحفاظ عليها – هل هناك أي مؤشرات ملموسة يمكن أن نستخدمها لتقييم كل هدف؟
ما هي الاستراتيجيات التي يمكننا استخدامها لتحقيق المواءمة التنظيمية والحفاظ عليها؟ هناك وجهتا نظر في هذا الشأن. وجهة النظر التي تركز على الموظف – تشجع المديرين على تقييم مدى فعالية توافق الموظف مع رؤية المؤسسة ورسالتها، بالإضافة إلى الدور الفردي للشخص وأهدافه المهنية وعضويته في الفريق والرؤية والرسالة التنظيمية. النظرة التي تركز على المؤسسة – تؤكد على أهمية العديد من المكونات الرئيسية للمؤسسة التي تعمل معًا. يجب أن يكون هدف المؤسسة واستراتيجيتها وقدراتها وهيكلها وأنظمتها متزامنة.
قد لا يكون لديك سيطرة على جميع هذه الجوانب كمدير مشروع، ولكن إلى الدرجة التي يمكنك التأثير على التغيير، يجب عليك استخدام مفاهيم المواءمة التنظيمية هذه من أجل مشروع أكثر فعالية. الحفاظ على هيكل رسمي – الحفاظ على هيكل رسمي –
إذا لم يكن للمشروع هيكلية محددة، فقد يسير المشروع في أي اتجاه بسبب عدم وجود رقابة فعالة. ونتيجة لذلك، يجب أن يكون للمشروع فريق عمل محدد وهيكل رسمي وتخطيط جيد. كل هذا يساعد على ضمان تحديد أولويات المشروع وإدارته بشكل صحيح. قياس ورصد التقدم المحرز – قياس ومراقبة التقدم –
سوف تقوم بإنشاء مؤشرات أداء رئيسية مهمة لإدارة المشروع في شكل، كجزء من تخطيط مشروعك. مؤشرات الأداء الرئيسية هي الجودة والجدول الزمني للمشروع والميزانية. طوال عمر مشروعك، يجب عليك متابعة التقدم المحرز في المشروع ومراقبة مؤشرات الأداء الرئيسية الخاصة بك على أساس متكرر لاكتشاف الصعوبات وإجراء التحسينات في الوقت المناسب. عندما تظهر مؤشرات الأداء الرئيسية الخاصة بك أن الفريق قد حقق الهدف، لا تنسى أن تفرح!
الخلاصة – المفاهيم الموضحة أعلاه ليست المفاهيم الوحيدة التي يمكن أن تساعد مشروعك على النجاح، فهناك الكثير من الأمور الأخرى في إدارة المشروع. من ناحية أخرى، ستوفر لك هذه الأفكار خريطة طريق للنجاح. إذا قمت بتحديد أولويات أعضاء فريقك وتأكدت من فهمهم للأهداف، فستكون في طريقك لتصبح مدير مشروع STAR. عندما يتعلق الأمر بإدارة المشاريع، هناك الكثير لتتعلمه، ولكن هذه المبادئ الاثني عشر لإدارة المشاريع هي نقطة انطلاق رائعة. إذا كنت تسعى جاهداً لتحقيق الوضوح في جميع جوانب إدارة المشروع وتضع عافية فريقك في المقام الأول.
تجري الشركة كلاً من ورش العمل التدريبية في الفصول الدراسية بقيادة مدرس وجلسات التدريب المباشر عبر الإنترنت بقيادة مدرس للمتعلمين من جميع أنحاء الولايات المتحدة وحول العالم.
كما نقدم أيضاً تدريباً للشركات لتطوير القوى العاملة في المؤسسات.
التدريب على الشهادات المهنية:
التدريب على إدارة الجودة: الدورات التدريبية لشهادة الحزام الأصفر سداسية سيجما اللينة (LSSYB) دورات تدريبية لشهادة الحزام الأخضر سداسية سيجما اللينة (LSSGB) دورات تدريبية لشهادة الحزام الأسود سداسية سيجما اللينة (LSSBB)
تدريب سكرم: الدورات التدريبية لشهادة CSM (ScrumMaster المعتمد) دورات تدريبية لشهادة CSM (Scrum Master)
التدريب الرشيق: الدورات التدريبية لشهادة محترف معتمد من معهد إدارة المشاريع (PMI-ACP) دورات تدريبية لشهادة محترف معتمد من معهد إدارة المشاريع
تدريب DevOps: دورات تدريبية لشهادة DevOps: دورات تدريبية لشهادة DevOps
تدريب تحليل الأعمال من قبل SPOTO: الدورات التدريبية لشهادة ECBA (شهادة الدخول في تحليل الأعمال) الدورات التدريبية لشهادة ECBA (شهادة الكفاءة في تحليل الأعمال) الدورات التدريبية لشهادة CBAP (محترف معتمد في تحليل الأعمال) الدورات التدريبية لشهادة تحليل الأعمال المعتمدة
تواصل معنا اشترك في قناتنا على يوتيوب
تفضل بزيارتنا على https://cciedump.spoto.net/ar/
يُرجى الاتصال بنا للحصول على مزيد من المعلومات حول دوراتنا التدريبية للشهادات الاحترافية لتسريع حياتك المهنية. أخبرنا بأفكارك في قسم “التعليقات” أدناه.