ما هي المكونات الرئيسية لاستراتيجية التواصل في المشروع؟

يجب أن يكون لديك خطة تواصل معدة بدقة سواء كنت تعمل لدى وكالة أو منظمة غير ربحية أو شركة. فوضع التوقعات وقياس النتائج واكتساب الرؤى يصبح أسهل مع وجود خطة شاملة وإطار زمني.
إن استراتيجية التواصل في المشروع هي جهد منسق من قبل جميع المشاركين في المشروع، بدءاً من مدير المشروع إلى أصغر الموظفين. إن طريقة تقديمها والرسالة التي يتم تقديمها هي مسؤولية جميع الأعضاء.
تجيب خطة التواصل في المشروع على بعض الأسئلة الأساسية، مثل من سيحصل على معلومات المشروع، وما هي المعلومات التي يجب تقديمها، وكيف ومتى سيتم توزيع المعلومات ومن سيكون مسؤولاً عن تقديم جميع الاتصالات.
يمكن أن تكون استراتيجية التواصل لمشروع صغير، وفقًا لمبادئ إدارة المشروع، أساسية. ومع ذلك، عندما يزداد المشروع تعقيداً وحجماً، يصبح الأمر أكثر صعوبة. يمكن إعداد اتصالات المشروع في وقت مبكر لضمان توصيل معلومات المشروع المناسبة إلى الأفراد المناسبين في الوقت المناسب.
المكونات الرئيسية لخطة اتصالات المشروع عملية – هذا أمر مهم للغاية. لن تنجح العملية إذا قمت فقط بخربشة بعض الأهداف على السبورة البيضاء وتسميتها باليوم. سيتطلب منك تنفيذ إجراء خطوة بخطوة معالجة العقبات والتناقضات التي يمكن أن تعرقل تطورك. ضع خطة لكيفية ومتى ستحقق أهدافك. الهدف – يجب أن يكون هدف التواصل الخاص بك هو تحسين التحويلات إذا كنت ترغب في رؤية نتائج أعمال حقيقية. حدد عدد العملاء الجدد الذين تريد جذبهم.
اشرح أيضًا مقدار الإيرادات التي يمكن تحقيقها من المستهلكين الحاليين. ففي النهاية، الحفاظ على المستهلكين الحاليين أسهل بكثير من اكتساب مستهلكين جدد. يجب أن تستند توقعاتك إلى الواقع. إن وضع هدف بقيمة 1 تريليون دولار من المبيعات الجديدة لن يساعدك. الأهداف – يمثل وضع أهداف واضحة ومتسقة تحديًا للعديد من مسؤولي التواصل. ركز على بعض الأهداف الملموسة والقابلة للتنفيذ. كيف، على سبيل المثال، هل ستحقق هدفك المتمثل في زيادة التحويلات؟ ابدأ من النهاية وشق طريقك إلى الوراء: زيادة عدد زوار موقعك الإلكتروني من XX إلى XX. من XX إلى XX، قم بإنشاء قاعدة بيانات بريد إلكتروني. قم بزيادة عدد العملاء المحتملين المؤهلين للتسويق من XX إلى XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX زيادة عدد العملاء المحتملين المؤهلين للمبيعات من XX إلى XX. يجب تحويل XX% من العملاء المحتملين المؤهلين للمبيعات إلى عملاء.
ضع معايير مرجعية إذا لم تكن لديك الأرقام التي تحتاجها على الفور. لتعيين المعايير، ضع خطة مدتها 60 أو 75 يومًا، ثم عد وحدد الأهداف. الاستراتيجية – تساعدك خطتك في تحقيق هدفك. إذا كان هدفك هو تحسين سمعتك من أجل جذب المزيد من العملاء، فيجب أن تتضمن استراتيجيتك وصفًا موجزًا لكيفية تخطيطك لتحقيق ذلك.
هذه هي رؤية استراتيجية التواصل الخاصة بك. كيف سيبدو النجاح بعد عام؟ قم بتدوينها. الخطة – لإنهاء هذه المرحلة، ستحتاج إلى مدخلات من عميلك أو فريقك التنفيذي. ما الذي ينوي قادتك تحقيقه؟ لا يمكنك إحداث التغيير في شركتك حتى تعرف إلى أين تتجه وكيف يمكنك مساعدتها في الوصول إلى هناك. الملخص التنفيذي – قم بإعداد ملخص من صفحة واحدة لاستراتيجيتك بأكملها. يجب أن يتضمن ما يلي: القيم الأساسية الرسالة الرسالة الرؤية القيم الأساسية أهداف العمل للسنة المالية الحالية الملامح الرئيسية المفاضلة يجب تضمين أي مخاوف أو تحديات لم يتم حلها والتي ظهرت خلال اجتماعات التخطيط الأولية في قائمة تقنيات التواصل. إذا توفرت الموارد، قم بإعداد قائمة بالأنشطة التي ترغب في القيام بها. التحديات الرئيسية – ما هي أصعب التحديات التي تواجهها؟ قد يكون السبب في ذلك أي شيء بدءاً من تباطؤ مندوبي المبيعات إلى الأعمال التجارية السلعية. ربما تكون سمعة شركتك ليست جيدة، أو ربما يحتكر منافسك الرئيسي سوقًا تريده.
مهما كان الأمر، قدم وصفًا للعناصر أو الخدمات التي ترغب في الترويج لها، بالإضافة إلى أي عقبات قد تواجهها. قم بإعداد قائمة بكل العقبات المحتملة. تحليل الموقف – هذا يوضح أرقام الصناعة المهمة. هذا شيء يقوم به أحد عملائي على أساس ربع سنوي. فهو يناقش حالة الاقتصاد على نطاق عالمي، بالإضافة إلى مقاييس الصناعة.
يجب تضمين أهدافك العامة وتركيزك، وثقافتك، ونقاط قوتك وضعفك المتصورة وموقع حصتك السوقية في تحليل الوضع. تحليل العملاء – ما هي الفئات الثلاث أو الأربع من العملاء الذين ترغب في جذبهم؟ كم عدد العملاء الذين تأمل أن يكون لديك بحلول نهاية العام؟ ما هي قيم السوق المستهدفة؟ قم بتضمين وصف لكيفية قيام هؤلاء العملاء المحتملين بالتعاقد مع شركة مثل شركتك (أو شركة عميلك). تحليل المنافسين – قم بتوضيح موقفك التسويقي الخاص بك، بالإضافة إلى نقاط قوة منافسيك الأقرب إليك وحدودهم. افحص سلطة نطاق منافسيك لاكتشاف ترتيبهم في أهم كلماتك الرئيسية.
على سبيل المثال، إذا كان لديك 99 دولارًا تستثمرها شهريًا، سيتيح لك كل من Moz و SEMRush تحقيق ذلك تلقائيًا. ترقب أي عيوب قد تحد من قدرتك على المنافسة. ملخص التنفيذ – لضمان المساءلة، يجب أن يكون هذا الفحص لكيفية استخدامك للحقائق المذكورة أعلاه لتحقيق أهدافك مفصلاً قدر الإمكان. ما هي المهام التي يجب إكمالها من قبل من ومتى يجب إكمالها؟ هل تحتاج إلى مساعدة من الأقسام الأخرى؟ (الإجابة بنعم)
لخص الأحداث الرئيسية – إطلاق المنتجات، والفعاليات، والمناسبات، ومشاركات التحدث، واجتماعات مجلس الإدارة – وحدد من يجب أن يساعد وكيف يجب أن يساعدوا. بيانات تحديد الموقف – هذه هي الرسائل الأساسية التي ستستخدمها في موادك التسويقية لتمييز نفسك عن منافسيك؛ يجب أن تؤكد على مهمة خدمتك الرئيسية ومجموعات المهارات النوعية. استراتيجية التكلفة – قد يبدو غريباً أن تدرج استراتيجية التكلفة في استراتيجية التواصل الخاصة بك، ولكن من المهم أن تأخذ بعين الاعتبار الصورة الكاملة. أليس صحيحًا أن التكاليف لها تأثير على قدرتك على تحقيق النتائج؟
قم بتضمين ملخص لهيكل تسعير الشركة، بالإضافة إلى مقارنة أسعارك بأسعار المنافسين الرئيسيين. ضع في اعتبارك تضمين معلومات التسعير على موقعك الإلكتروني. تحليل السوق المتغيرة – من المهم للغاية التنبؤ بالتطورات المالية في القطاعات المستهدفة خلال السنوات القليلة القادمة. ما هو تأثير هذه التغييرات عليك؟
على سبيل المثال، لم يكن بإمكان أحد التنبؤ بـ “الدوامة القطبية” في عام 2014، والتي أدت إلى توقف الأعمال التجارية. الفوضى والأزمات موجودة دائمًا. حتى لو لم يكن بإمكانك التنبؤ بالسيناريوهات الدقيقة، كن مستعداً للتأثيرات الخارجية التي قد تؤثر على خطة التواصل الخاصة بك. المقاييس – قم بتضمين المقاييس ذات الصلة أخيراً، ولكن بالتأكيد ليس آخراً. ارجع إلى قسم “الأهداف” بالتمرير لأعلى. هل ترى تلك المقاييس؟ يجب أن تكون أرقاماً حقيقية ويجب أن تستند قياساتك إليها. عند تصميم خطة الاتصالات الخاصة بك، تأكد من أنها تتبع هيكلية SMART: هل هي محددة وقابلة للقياس وقابلة للتحقيق وواقعية ومحددة زمنياً؟
أهم جانب يجب مراعاته أثناء وضع خطة تواصل جيدة.
دمج التغذية الراجعة في التواصل: عندما يتعلق الأمر بإنجاز مشروع ناجح، فإن أصحاب المصلحة ووجهات نظرهم أمر بالغ الأهمية في تحديد النجاح. قد يكون لكل صاحب مصلحة مقياس مختلف لتحديد النجاح، وهو ما يجب أن تضعه في الاعتبار عند صياغة التواصل.
على سبيل المثال، قد يعتبر أحد أصحاب المصلحة أن المشروع ناجح إذا استوفى الميزانية المحددة مسبقًا، بينما قد يعتبر صاحب مصلحة آخر أن الإنجاز في الوقت المحدد عنصرًا مهمًا، وقد يرى صاحب مصلحة ثالث أن تحديد التعديلات وتنفيذها في الوقت المناسب مؤشر نجاح رئيسي.
أثناء وضع خطة التواصل، تأكد من تضمين وجهات نظر جميع أصحاب المصلحة. قد يقدم بعض أصحاب المصلحة علاجات للمشاكل في تقرير الملاحظات، بينما قد يرغب آخرون في التحدث عن ذلك، وتعتبر المدخلات من أصحاب المصلحة جزءًا مهمًا من خطة التواصل الخاصة بالمشروع في كلا الاتجاهين.
فيما يلي بعض الأفكار للحصول على التغذية الراجعة ذات الصلة من أصحاب المصلحة: يجب إشراك جميع أصحاب المصلحة: من الأهمية بمكان تضمين آراء جميع أصحاب المصلحة المشاركين في مشروعك. فعدم قيامك بذلك يعني أنك تقلل من خيارات المشورة، وبالتالي تقلل من احتمالات نجاح مشروعك. توفير المعلومات المطلوبة: يجب عليك تقديم جميع المعلومات الضرورية لأصحاب المصلحة. يجب تجنب الإفراط في المعلومات. وإلا فإن أصحاب المصلحة قد يتجاهلون تقاريرك في المستقبل بسبب انشغالهم مثلك. تأكد من تزويدهم بالمعلومات بطريقة يمكنهم تغييرها بسهولة. قد يفضل البعض الرسوم البيانية أو المخططات الدائرية، بينما قد يفضل البعض الآخر تقديم ملف إكسل للتلاعب بالأرقام. تقديم خطط العمل: من المهم تقديم تقارير الحالة. ومع ذلك، فإن قصر استراتيجية التواصل على التقارير ليست الاستراتيجية المثالية. فهو يعيق قدرة أصحاب المصلحة على تقديم الملاحظات. سيتمكن أصحاب المصلحة من تقديم مدخلات في مرحلة مبكرة إذا تم وضع خطط عمل، والتي يمكنك تنفيذها بسهولة في وقت لاحق.
الخاتمة
يجب أن تتضمن إدارة المشروع التواصل كعنصر أساسي. فهو يزودك بتعليقات مهمة ويسمح لك بإبقاء الجميع في المؤسسة على اطلاع على أنشطتك.
اختر الوسائط المثالية لجمهورك ونوع المحتوى الذي تريد مشاركته للتواصل مع الجميع. يجذب التواصل الجذاب والجيد الصياغة الانتباه ويقل احتمال تجاهله أو تجاهله.
تُجري الشركة كلاً من ورش العمل التدريبية في الفصول الدراسية بقيادة مدرس وجلسات التدريب المباشر عبر الإنترنت بقيادة مدرس للمتعلمين من جميع أنحاء الولايات المتحدة وحول العالم.
كما نقدم أيضاً تدريب الشركات لتطوير القوى العاملة في المؤسسات
التدريب على الشهادات المهنية:
التدريب على إدارة الجودة: دورات تدريبية للحصول على شهادة الحزام الأصفر للحزام الأصفر سداسية سيجما اللينة (LSSYB) دورات تدريبية للحصول على شهادة الحزام الأخضر للحزام الأخضر للحزام الأصفر للحزام الأصفر للحزام الأصفر للحزام الأسود للحزام الأصفر للحزام الأصفر للحزام الأسود للحزام الأصفر
تدريب سكرم: الدورات التدريبية لشهادة CSM (ScrumMaster المعتمد) دورات تدريبية لشهادة CSM (Scrum Master)
التدريب الرشيق: الدورات التدريبية لشهادة محترف معتمد من معهد إدارة المشاريع (PMI-ACP) دورات تدريبية لشهادة محترف معتمد من معهد إدارة المشاريع
تدريب DevOps: دورات تدريبية لشهادة DevOps: دورات تدريبية لشهادة DevOps
تدريب تحليل الأعمال من قبل SPOTO: شهادة ECBA (شهادة الدخول في تحليل الأعمال) دورات تدريبية للحصول على الشهادة دورات تدريبية للحصول على شهادة تحليل الأعمال دورات تدريبية للحصول على شهادة تحليل الأعمال المعتمدة دورات تدريبية للحصول على شهادة تحليل الأعمال المعتمدة دورات تدريبية للحصول على شهادة تحليل الأعمال المعتمدة
تواصل معنا اشترك في قناتنا على يوتيوب
تفضل بزيارتنا على https://cciedump.spoto.net/ar/
يُرجى الاتصال بنا للحصول على مزيد من المعلومات حول دوراتنا التدريبية للشهادات الاحترافية لتسريع حياتك المهنية. أخبرنا بأفكارك في قسم “التعليقات” أدناه.