كيفية إنشاء خطة اتصالات المشروع؟

كيفية إنشاء خطة تواصل للمشروع؟
في إدارة المشاريع، تتمثل إحدى أكثر الطرق إنتاجية للحفاظ على توافق المساهمين والفرق في خطة التواصل. على الرغم من أن هذه الاستراتيجية تبدو بسيطة، إلا أن مشاركة المعلومات مع الجميع بشكل متسق ودقيق يحتاج إلى خطة. فبدون واحدة، يمكن أن تخرج الأمور عن السيطرة، ويمكن أن يصبح المساهمون مرتبكين وغير سعداء.
مع ذلك، دعنا نبدأ مدونتنا ببعض المفاهيم الخاصة بخطط التواصل في المشروع قبل أن نصل إلى إنشاء نفس الخطة.
ما هي خطة اتصالات المشروع؟
إنها طريقة الاستثمار في كيفية حدوث التواصل بين المساهمين وفريق العمل، سواء كان ذلك في مشروع ما أو في مؤسسة ما. بكلمات أبسط، يمكننا القول أن خطة اتصالات المشروع هي عملية رسمية لتبادل المعلومات التي يقوم بها مديرو المشاريع.
تتضمن هذه التقنية إنشاء أنظمة اتصال وأوامر تشغيلية يجب اتباعها. قد يبدو هذا رتيبًا، لكنها طريقة مبتكرة بالنسبة للبعض.
لماذا خطة اتصالات المشروع؟
يعد التواصل الفعال ضروريًا لأن الأعطال غالبًا ما تحدث عندما لا يتم تنظيم الأهداف، وتضيع رسائل البريد الإلكتروني، ولا يتم إنشاء أدوات مناسبة. تعد خطة التواصل في المشروع ضرورية لأنها تساعد على جعل العملاء والموظفين المستقلين والمساهمين وأعضاء الفريق على نفس الصفحة.
وإذا كنت تتساءل كيف تفشل هذه الخطط، فإن الإجابة ترجع إلى المعلومات غير الصحيحة عن نطاق المشروع أو المناقشة المفرطة حول المشروع. فوفقًا لاستطلاع أجراه معهد إدارة المشاريع، أشار 30% من المشاركين في الاستطلاع إلى أن ضعف التواصل هو السبب الرئيسي لفشل المشروع وفجوة النطاق.
تخلق خطة التواصل أيضًا حدودًا مهنية. على سبيل المثال، قد يرغب المساهمون لديك في قصر التواصل على البريد الإلكتروني، في حين أن الموظفين المستقلين قد يكونون مرتاحين للرسائل النصية عندما يصبح الوقت عاملاً مهماً.
فيما يلي بعض النقاط التي ستعطيك فكرة عن سبب ضرورة وجود خطة تواصل للمشروع: زيادة الإنتاجية أثناء الاجتماعات أو القضاء عليها تمامًا تطوير الوثائق المكتوبة التي يمكن للفريق الرجوع إليها أو العثور عليها بسهولة زيادة رؤية المساهمين للمشروع وتقدمه يحدد توقعات موعد تلقي المساهمين لتحديثات المشروع يوفر الخيار للمساهمين لتقديم ملاحظات تساعدهم على تحديد المشكلات في مرحلة مبكرة وتقليل هدر العمل.
لذا، إذا كنت تريد إكمال المشروع بنجاح في الوقت المحدد والميزانية، فمن الضروري معرفة كيفية وضع خطة تواصل فعالة.
العناصر الأساسية لخطة التواصل في المشروع
تختلف خطط الاتصال الفردية باختلاف المشروع؛ ومع ذلك، فإن جميع الاستراتيجيات الفعالة لها نطاق وتفاصيل الاتصال وغير ذلك. تتضمن بعض العناصر الأساسية لخطة تواصل المشروع ما يلي:
نوع المشروع
لسهولة الرجوع إليها وإيجادها، أول ما يجب فعله هو تسمية المشروع. تخيل مدة المشروع وعدد الأشخاص المعنيين أثناء إنشاء اجتماع وتحديث الجدول الزمني. ستحتاج المشاريع الضخمة إلى اجتماعات مختلفة ومتكررة.
تحديد اللاعبين الرئيسيين
حدّد الشخص الذي يقوم بإبلاغ نوع المعلومات التي يشاركها، يليه الشخص المسؤول عن التحديث.
تفاصيل الاتصال
لجعل التواصل أكثر سهولة وفعالية في التواصل، من الضروري تنظيم معلومات الاتصال للمساهمين وزملاء العمل.
تواتر التواصل
قم بإنشاء جدول زمني لكيفية مشاركة أنواع معينة من التفاصيل. من الضروري دائمًا تحديث المشروع مرة واحدة في الأسبوع. فأنت لا ترغب في إنشاء فيض من رسائل البريد الإلكتروني التي قد يفقدها الأشخاص أو قد تبتلعهم. من الأفضل أن يكون التواصل قصيرًا ومثاليًا.
يقترح البعض استخدام استبيان في بداية المشروع لتحديد أنواع التواصل المفضلة لدى المساهمين وتكراراتها.
أنواع التواصل
هناك طرق مختلفة للتواصل فيما يتعلق بالمشروع. على سبيل المثال، من الضروري مشاركة بعض المعلومات في الوقت الحالي؛ وبالتالي من الأفضل التواصل من خلال الاجتماعات أو المكالمات الهاتفية أو مكالمات الفيديو. من ناحية أخرى، في بعض الأحيان، من الأفضل استخدام طرق غير متزامنة مثل لوحات رسائل الشركة والبريد الإلكتروني.
حجم المشروع ونطاقه
للمشاريع الفريدة احتياجات تواصل مختلفة. من الضروري استخدام قالب نطاق المشروع لتحديد مشروعك لتحديد المتطلبات. بمجرد تحديد النطاق، ضع في اعتبارك أنواع التواصل المناسبة، خاصةً للمساهمين على مستوى المديرين التنفيذيين.
أهداف التواصل
لمعرفة الإجراءات المحددة لتكرارها أو تعديلها، انظر إلى المشاريع السابقة. تأكد من النظر في النتائج التي توصلت إليها من الدروس المستفادة السابقة للتأكد من أنك تقوم بإنشاء وتنفيذ أفضل الممارسات.
ما هي أنواع التواصل؟
يعتبر التواصل الفعال ذو أهمية قصوى لإنجاز المشروع بنجاح. يتم تنفيذ العديد من المشاريع من قبل فرق عمل تتواصل بشكل أساسي عبر الشبكات الافتراضية، ومن ثم تسمى فرق العمل الافتراضية.
لتجنب المعلومات الخاطئة التي يمكن أن تضر بالثقة ولإدماج زملاء الفريق، يجب أن يحتاج فريق المشروع إلى خطة تواصل للتفاعل في الوقت المناسب. هنا تنقسم أنواع الاتصالات إلى فئتين عريضتين يمكن الاستفادة منها في فريق مشروعك.
الاتصالات المتزامنة
ما هي الاتصالات المتزامنة؟ هو تبادل المعلومات التي تحدث في نفس الوقت. مثال على الاتصالات المتزامنة هو: اجتماع مباشر مكالمة هاتفية عبر الهاتف مؤتمر سكايب مؤتمر عبر سكايب مؤتمر بمساعدة الحاسوب مؤتمر فيديو مؤتمر فيديو مؤتمر الرسائل الفورية (IM) الرسائل النصية
نظرًا لأننا على دراية بتحول كوكبنا إلى عالم رقمي، فإن تقنيات الاتصال الحديثة تجعل من السهل تجميع فرق المشروع من أي جزء من العالم.
الآن، يعمل معظم الأفراد خلال ساعات النهار
مما يجعل الاجتماعات المتزامنة صعبة إذا لم يكن المشاركون من نفس المناطق الزمنية. وبالتالي، من الضروري تذكر المناطق الزمنية وحسابها لتجنب تفويت المواعيد النهائية أو المؤتمرات المهمة.
الاتصالات غير المتزامنة
عندما يكون أفراد الفرق الافتراضية منتشرين في مناطق زمنية مختلفة، فإن جمع مجموعة معاً في وقت واحد مهمة شاقة وصعبة. لا تحتاج العديد من أنواع الاتصالات إلى أن يكون المشاركون حاضرين في وقت واحد، ويسمى هذا النوع بالاتصالات غير المتزامنة.
تتضمن الأنواع المختلفة من الاتصالات غير المتزامنة ما يلي:
المزامنة البسيطة جداً
تتأثر بعض المشاريع بشكل مباشر بمصادر خارجية مثل الاتجاهات الاقتصادية والابتكارات العلمية والانتخابات السياسية والطقس وما إلى ذلك. للبقاء على اطلاع على هذه العوامل، يمكنك الاشتراك في مصادر الأخبار الإلكترونية. وتسمى التقنية التي تسهّل ذلك بـ “التوزيع التجميعي البسيط حقاً” (RSS)، وتحتوي صفحات الويب التي تحتوي على هذه الخلاصات الإخبارية التقنية على روابط مصنفة.
إذا قام المستخدم بالنقر على الخلاصة، سيتم إرسال أخبار الموقع تلقائياً إلى قارئ الأخبار الخاص بالمستخدم، ويمكن ضبطها لتصفية المعلومات، مما يجعلها ذات صلة بالمشروع.
الفاكس
لوقت طويل جداً، كان جهاز الفاكس يُستخدم باستمرار لأنه يوفر ثقة عالية المستوى لنقل المستندات بدقة. على الرغم من أن استخدام هذا النوع من نقل المستندات قد يبدو تاريخياً؛ إلا أنه في العديد من الأماكن، يعتبر الفاكس الخاص بالعقد الموقّع قانونياً، بينما لا يعتبر الفاكس الخاص بالصورة الممسوحة إلكترونياً قانونياً.
تسليم الطرود والبريد
تفضّل معظم الدول أن يتم توقيع العقد النهائي شخصياً من قِبل جهة معتمدة من كل طرف في الاتفاقية. إذا كانت هناك حاجة إلى أكثر من توقيع، فقد يستغرق الأمر أسابيع لإنجاز ذلك إذا تم نقل العقود عبر الخدمة البريدية.
إذا كانت هذه العملية تستغرق وقتاً طويلاً في بداية المشروع، يمكنك استخدام خدمة التوصيل بين عشية وضحاها لتقليل الوقت المستغرق في نقل المستندات.
مدونة المشروع
كما نعلم جميعًا أن المدونة هي مدونة على الإنترنت يمكن أن تكون خاصة أو يمكن مشاركتها من خلال الدعوة أو إتاحتها للعالم أجمع. يحتفظ بعض المديرين بدفتر يوميات يحتوي على نسخة ملخصة للتحديات والقرارات اليومية التي تم تدوينها.
وبمجرد معرفة نتائج عملية اتخاذ القرارات، يعودون إلى هذه المذكرات في وقت لاحق لمراجعة تلك القرارات واتخاذ الإجراءات اللازمة. يتم اتخاذ العديد من قرارات إدارة المشاريع بمعرفة غير مكتملة والتفكير في القرارات السابقة لتأسيس مهاراتهم في اتخاذ القرارات إلى المستوى التالي.
كيف يتم إنشاء خطة اتصالات المشروع؟
يمكن أن تكون خطة اتصالات المشروع إما ملخصًا بسيطًا أو نسخة أكثر تفصيلاً. في معظم الحالات، يكون الملخص مهمًا للمشاريع البسيطة، بينما تحتاج المشاريع المعقدة إلى نسخة مفصلة من الخطة.
دعنا نرى الخطوات العامة التي يجب اتباعها عند إنشاء خطة تواصل المشروع.
الخطوة 1: تحديد احتياجات الفريق في مجال التواصل
يجب أن يكون للمشاريع المختلفة خطط تواصل أخرى. ضع في اعتبارك نطاق المشروع وحجمه، ثم متطلبات أو متطلبات المساهمين والعميل وفريقك. احتفظ بالمعلومات المتعلقة بمرحلة المشروع وجمهورك.
على سبيل المثال، قد يحتاج مشروع في سوق متوازن للغاية إلى شخص من الفريق للتواصل المنتظم مع هيئة تنظيمية. ومع ذلك، فإن تحديث المحتوى على موقع الشركة قد يحتاج إلى مدخلات العملاء ومواد المتعاقدين مثل مصممي الجرافيك والمصورين.
كيف يمكن تحديد احتياجات التواصل؟ حسناً، هناك نصيحتان لذلك وهما النظر في كامل المهام والموارد والأنشطة المطلوبة من بداية المشروع إلى نهايته. من هناك، يمكنك تحديد المساهمين الذين تحتاج إلى التفاعل معهم. تعرف على قنوات أو تقنيات التفاعل المفضلة للمساهمين، ومدى تواتر توقعهم لتلقي التحديثات، وما إلى ذلك.
الخطوة 2: تحديد الغرض من التواصل
يجب أن يكون هناك هدف أو غرض لكل حدث تواصل. إذا كنت تنظم اجتماعًا قصير الأمد، فمن المحتمل أنك تعطل قدرة الأشخاص على إنجاز المهام.
والآن، كيف تحدد الهدف من التواصل، دعنا نرى النقاط التالية يجب تحديث كل خطة تواصل أو تثقيف المساهمين، وفي بعض الحالات، الحصول على تعليقات. قبل البدء في أي مشروع، من الضروري البدء في عقد اجتماع افتراضي لمناقشة المهمة والإجابة على الاستفسارات وإنشاء علاقة بين العملاء والحصول على دعم المشروع. يمكن أن يضمن المخطط الأساسي للاجتماعات أو جداول أعمال التقارير أن تكون الجلسات عملية ولا تحيد عن نفس جدول الأعمال.
الخطوة 3: كيفية التواصل
ستحدد خطة التواصل في المشروع طرق التفاعل التي يجب الاستفادة منها في بعض عناصر التواصل. إذا كنت تتساءل عن كيفية اختيار طريقة التواصل بكفاءة، فدعنا نرى: مع التأثير على إنتاجية المشروع، أبقِ أعضاء الفريق على اطلاع. على سبيل المثال، لست بحاجة إلى جدولة اجتماع يومي للحصول على التحديثات التي يمكن التواصل معها من خلال البريد الإلكتروني أو لوحة المناقشة. قد يفضل بعض المساهمين، مثل رعاة المشروع، إما الهاتف أو مؤتمر الفيديو على البريد الإلكتروني أو غيره من الطرق الأخرى. عندما يتعلق الأمر بتقييم الأداء الوظيفي، فإن الاجتماع الشخصي هو الأفضل دائماً. ولكن عندما يتعلق الأمر باستهداف الاحتفال بالإنجاز أو إجراء تحليلات ما بعد الوفاة للمشروع، فمن الأفضل أن يكون اجتماعاً جماعياً. وأخيراً، إذا كان أعضاء فريقك في مناطق زمنية مختلفة، فإن التواصل القائم على السحابة هو الأفضل لأنه يعمل على أي جهاز.
الخطوة 4: تحديد تواتر التواصل
غالبًا ما تؤدي كثرة التواصل إلى فشل المشروع. على سبيل المثال، إذا قمت بإرسال العديد من رسائل البريد الإلكتروني، فقد يفوت الأشخاص تحديثات مهمة بسبب امتلاء البريد الوارد أو كثرة الاتصالات غير المرغوب فيها.
نصائح لتحديد عدد مرات التواصل: الهدف هو إطلاع الجميع على آخر المستجدات. سواء كان ذلك فيما يتعلق بتقدم المشروع أو تقرير الحالة الأسبوعي الذي يتم إجراؤه من خلال مؤتمر الفيديو، فإن النقطة المهمة هي أن هناك طرقًا مختلفة لإنشاء حلقة تغذية راجعة وجعل الجميع على نفس الصفحة. قد يحتاج راعي المشروع إلى تحديثات يومية، بينما يحتاج العميل إلى تقارير أسبوعية. ومن ثم اختر ما يفضله العميل.
الخطوة 5: تعيين أصحاب التواصل
يكون مدير المشروع مسؤولاً عن نقل المعلومات، أي من الأسفل إلى زملائه في الفريق، ومن الأعلى إلى الرؤساء، ومن الجميع إلى المساهمين الآخرين في المشروع. ومع ذلك، قد يتعين تفويض بعض أحداث التواصل.
نصائح لتعيين أصحاب التواصل والجماهير هي: يجب توضيح من هو المسؤول عن أي حدث تواصل. من خلال القيام بذلك، يمكنك إنشاء المساءلة وضمان حصول المالكين على الوقت الكافي للتحضير. معرفة الجمهور لكل نمط تواصل. هذا يعني أنك لا تقوم بإغراق الناس بمعلومات غير ذات صلة وغير ذات صلة.
عن الشركة
تفضل بزيارة تدريب الشركات لمعرفة المزيد عن العروض الأساسية للمؤسسات في تمكين القوى العاملة لديها.
تُجري SPOTO دورات تدريبية في إدارة المشاريع، وإدارة الجودة، وتحليل الأعمال، و Agile، و Scrum، و DevOps في مواقع مختلفة في الولايات المتحدة.
تفضل بزيارتنا على https://cciedump.spoto.net/ar/
التدريب على إدارة المشاريع من سبوتو:
التدريب على إدارة الجودة بواسطة SPOTO: الدورات التدريبية لشهادة الحزام الأصفر سداسية سيجما اللينة (LSSYB) دورات تدريبية لشهادة الحزام الأخضر سداسية سيجما اللينة (LSSGB) دورات تدريبية لشهادة الحزام الأسود سداسية سيجما اللينة (LSSBB)
تدريب سكرم من سبوتو: دورات تدريبية للحصول على شهادة CSM (ScrumMaster) معتمد (CSM)
تدريب أجايل من سبوتو: الدورات التدريبية لشهادة PMI-ACP (محترف معتمد من معهد إدارة المشاريع)
تدريب DevOps بواسطة SPOTO: دورات تدريبية للحصول على شهادة DevOps
تدريب تحليل الأعمال بواسطة SPOTO: الدورات التدريبية لشهادة ECBA (شهادة الدخول في تحليل الأعمال) الدورات التدريبية لشهادة تحليل الأعمال دورات تدريبية لشهادة تحليل الأعمال CCBA (شهادة الكفاءة في تحليل الأعمال) دورات تدريبية لشهادة CBAP (محترف معتمد في تحليل الأعمال) دورات تدريبية لشهادة تحليل الأعمال
تُجري الشركة كلاً من ورش العمل التدريبية في الفصول الدراسية التي يقودها مدرب ودورات تدريبية مباشرة عبر الإنترنت يقودها مدرب للمتعلمين من جميع أنحاء الولايات المتحدة وحول العالم.
يُرجى الاتصال بنا للحصول على مزيد من المعلومات حول دوراتنا التدريبية للحصول على شهادة احترافية لتسريع حياتك المهنية.