أهم 10 أدوار لمديري المشاريع

أهم 10 أدوار لمديري المشاريع
دعنا نعود بك إلى الأيام التي سمعنا فيها لأول مرة كلمة “مشاريع” خلال مرحلة التعليم العالي والتي أصبحت فيما بعد بصمة في حياتنا. قد تتذكر عندما كان الأساتذة يطلبون منا القيام بمشاريع الرياضيات أو العلوم أو عندما تم تكليفنا بمجموعات محددة للمشاريع. خلال الفترة الأولى، ربما فكر بعضنا في الوقت الذي كان البعض منا يفكر في سبب ضرورة ذلك لتعليمنا.
وهل تعلم أن مهمة ناسا “إنسايت” – دراسة باطن المريخ – تُعرف أيضًا باسم مشروع؟ أراهن أنك لم تعرف. الآن أصبح الأمر محيراً، أليس كذلك لأن مهمة ناسا تسمى أيضاً مشروعاً وكذلك واجباتنا المدرسية – الجامعية. إذن، أخبرني، كيف نعرّف مصطلح مشروع بالضبط؟
على الرغم من أن المصطلح يحتوي على العديد من الاختلافات، إلا أن المشروع هو في الأساس مهمة ذات موعد نهائي وهدف وميزانية ووقت يجب الوفاء به قبل التسليم. إذا كلفنا المعلم بعمل ما بهدف محدد وأراد أن يتم إنجازه في تاريخ محدد، فهذا هو المشروع. وينطبق الشيء نفسه على الشركات، ولكن الفرق الوحيد هو أن مشروعها له وزن أكبر.
ومع ذلك، فإن الإدارة الفعالة للمشروع ليست نزهة. في الواقع، هناك العديد من المهام غير السهلة في جميع مراحل بدء المشروع والتخطيط له وتنفيذه وإدارته وإنجازه. هذه المهام لا يقوم بها شخص واحد بل تحتاج إلى فريق عمل. وهنا يأتي دور مديري المشاريع وفريق العمل. عندما نرى مراحل إدارة المشروع فإن العديد من المجموعات والأشخاص يشاركون في تصميم وتطوير وتنفيذ الأهداف المحددة في المشروع.
وخلافاً لمدوناتنا السابقة التي تشرح مفاهيم مهمة، سنسلط الضوء على المواضيع الرئيسية – من هو مدير المشروع، وما هو فريق المشروع، و10 مسؤوليات مهمة لهم في المؤسسة؟
بالنسبة للأشخاص الجدد في هذا الموضوع – إدارة المشاريع يجب الرجوع إلى مقالاتنا السابقة المنشورة على موقعنا الإلكتروني: https://cciedump.spoto.net/ar/
فيما يلي بعض المقالات التي نعتقد أنها مهمة للوافدين الجدد لفهم الموضوع بشكل أفضل؛ يرجى الاطلاع عليها. أما الباقون المطلعون على الموضوع فعليهم تخطي هذا الجزء والانتقال إلى النقاط المركزية.
دليل المبتدئين في إدارة المشاريع خطوة بخطوة
لماذا نظرية القيود الثلاثية في إدارة المشاريع؟
متطلبات مكتب إدارة البرامج الفعال
دور محلل الأعمال (BA) في إدارة المشاريع
من هو مدير المشروع؟
مدير المشروع هو الفرد المسؤول عن قيادة المشروع، أي من مرحلة التنفيذ الأولي إلى مرحلة التسليم النهائي للمشروع. وباعتباره قائدًا للمشروع، فهو يحدد أهداف المشروع، ويقوم بمواءمة الفرق الداخلية والخارجية، ويضع الجداول الزمنية للمشروع، ويراقب مؤشرات الأداء الرئيسية. يضمن مديرو المشاريع اكتمال المشروع في الموعد النهائي المحدد من قبل العميل وجاهزيته للتسليم دون أخطاء.
ولكي تفهم بشكل أفضل، يقدم هؤلاء الأفراد رؤية المشروع لفريقهم ويحافظون على تركيزهم على نفس الشيء. وبعبارة أخرى، يمكننا القول إن هؤلاء الأفراد إما أن يتم الإشادة بهم في نهاية المطاف على النصر أو التشهير بهم على الفشل. وفي كلتا الحالتين، فإنهم يتحملون المسؤولية عن مصير المشروع.
دعنا نسرد بعض مهارات إدارة المشاريع التي قد تحصل عليها كمدير مشروع: مراقبة الجودة إدارة البائعين إدارة البائعين التنبؤ بالميزانية وإدارة الميزانية تطوير استراتيجية العمل تطوير استراتيجية العمل إعداد تقارير التقدم مخطط جانتس وتطوير الجدول الزمني تحديد هدف العمل وما إلى ذلك.
ما هو فريق المشروع؟
فريق المشروع هو مجموعة من الموظفين الذين يجتمعون معاً لتحقيق أهداف أو أهداف عمل محددة. اعتمادًا على المشاريع، يمكن إنشاء هذه المجموعات إما بشكل مؤقت أو لغرض طويل الأجل. تذكر أن الأشخاص في المجموعات الموجهة للمشروع لا يكونون بالضرورة من نفس المجالات الوظيفية.
لإدارة مشروع ما بكفاءة وفعالية، يمكن للمؤسسة تجميع الموظفين الحاليين أو توظيف أشخاص جدد. الشخص الذي يعمل كنواة لفريق إدارة المشروع هو مدير المشروع. يساهم هذا المدير إلى جانب الفريق في نجاح المشروع.
قد يعجبك 10 نصائح يجب أن تعرفها لاجتياز اختبار إدارة المشاريع CAPM من المحاولة الأولى
نكتفي بالتأخر في الموضوع… وننتقل إلى ما هو مطلوب: أدوار ومسؤوليات مديري المشاريع.
10 أدوار ومسؤوليات مدراء المشاريع
منذ بداية المقال، كنا نؤكد على كلمات المشروع ومديري المشاريع وفريق إدارة المشروع. وكما ذكرنا، فإن الدور الرئيسي لمدير المشروع هو تحقيق أهداف محددة ضمن جدول زمني محدد.
ولكننا لم نبدأ بكيفية تنفيذ هذه المهام أو ما هي المهام التي يقوم بها مدير المشروع للمؤسسة. لذا، ودون مزيد من التأخير، دعونا نبدأ.
أدوار ومسؤوليات مديري المشاريع هي التخطيط التنظيم التنظيم القيادة التواصل القيادة مراقبة إدارة المخاطر إدارة المخاطر التكامل التقني تنفيذ المشروع إدارة الوقت التوثيق إدارة الوقت
1. التخطيط
إنها الخطوة الأكثر أهمية في إدارة المشروع لمنع الفشل. يعرف مدير المشروع الجيد أن وضع خطة المشروع مسبقًا هو أفضل طريقة للتغلب على المخاطر والطوارئ في مرحلة تنفيذ المشروع.
في التخطيط، يحددون نطاق المشروع وبناءً على ذلك يضعون خطة وجدول زمني. يقوم المدير بتطوير أساليب وسياسات فعالة لتحسين تسليم المشروع ضمن الوقت والميزانية المحددين. وعلاوة على ذلك، تتضمن هذه المرحلة تحديد مدى توافر الموارد مثل الموارد المالية والبشرية وما إلى ذلك، مع الأخذ في الاعتبار عامل الوقت لإنجاز المشروع.
إذا كنت تعتقد أن التخطيط يحدث فقط في بداية المشروع ثم يتم نسيانه لاحقًا، فهذا خطأ كبير. فالتخطيط يحدث طوال مسار المشروع، أي من مرحلته الأولية إلى وقت تسليم المشروع فعليًا إلى العميل.
من أهم المهارات التي يجب أن يتمتع بها مدير المشروع أثناء التخطيط هي المرونة في تغيير الخطة وفقًا لمتطلبات العميل المتغيرة.
قد يعجبك أيضًا: أفضل 50 سؤالاً مع إجاباتها لعام 2022
2. التنظيم
ما الذي سيفعله مدير المشروع بعد ذلك بمجرد أن يكون لديه خطة مرتبة مع المتطلبات اللازمة لتنفيذ المشروع؟ تنظيم الخطة وتنفيذها. ولكن لماذا لا يتم تنفيذ الخطة مباشرة؟ حسنًا، هذا ليس ممكنًا لأي مشروع أو غير مشروع. لنفترض أنه يجب تنظيم الميزانية أو صياغة بريد رسمي أو خوارزمية تقنية قبل تنفيذها. قد تؤدي الطريقة غير السليمة المستخدمة دون تنظيم فعال لتحقيق هدف العمل إلى الكثير من العقبات التي تواجه شركتك.
يتمثل دور مديري المشاريع في التنظيم في إسناد المهام لأعضاء فريقهم وتحديد المواعيد النهائية لتحقيق الأهداف. وبعبارة أخرى، فإنهم يعطون هيكلاً لفريق المشروع من خلال النظر في النظام الحالي الذي تتبعه الشركة. ويشمل ذلك الإحاطة بالمنهجيات أو الأدوات التي يمكن للأعضاء الاستفادة منها.
3. القيادة
تعتبر القيادة أو القيادة أهم مسؤولية يجب أن يتحلى بها مدير المشروع. وهو دور واسع يمكن أن يشمل جميع أدوار المشروع الأخرى للمدير. يجب أن يأخذ زمام المبادرة منذ البداية من خلال التنسيق مع العديد من الأشخاص من أجل تحقيق تقدم سلس في المشروع، والتتبع المنتظم لتقدم المشروع والتأكد من أن الفريق يفي بالمواعيد النهائية ويتبع السياسات.
هناك العديد من الأمور التي تدور في رأس مدير المشروع، مثل المهمة التي يجب إسنادها لأعضاء فريق معين أو هل يجب إنهاء المشروع لأنه تجاوز حدود موارد معينة. يجب أن يكون لديهم القدرة على اتخاذ قرارات فعالة.
وعلاوة على ذلك، يجب أن يكون لديهم معرفة متعمقة فيما يتعلق بالمسائل التقنية التي قد تنشأ أو لا تنشأ داخل المشروع. وبصرف النظر عن المهارات التقنية، يجب أن يتمتعوا في مرحلة القيادة بمهارات التعامل مع الآخرين، حيث يجب أن يتمتع المديرون بمهارات التعامل مع الآخرين، حيث يطلبون التميز من فريقهم ويساعدونهم في تطويرهم الشخصي.
4. التواصل
يجب على أفضل مدير مشروع أن يكون متواصلًا ممتازًا لإبلاغ الفريق بالتغييرات التي تطرأ على المشروع والمشاكل التي تؤثر على التنفيذ وتوقعات إنجاز المهام. وبالتالي، فإن استراتيجية التواصل تمهد الطريق نحو مشروع ناجح.
ومع ذلك، لا يقتصر التواصل على أعضاء الفريق فقط، بل يجب على هؤلاء المديرين التفاعل مع العملاء والبائعين ورعاة المشروع والمساهمين المهمين الآخرين خلال المشروع.
كما أنه من الضروري عقد اجتماعات منتظمة مع قادة الفريق لفهم موقف المشروع بشكل أفضل من حيث المتطلبات والتقدم المحرز والمشاكل. فبدون صورة واضحة للمشروع، يمكن أن يسيء المساهمون وزملاء الفريق بسهولة تفسير أهمية المخرجات والمهام.
قد يعجبك أيضًا: 5 خطوات لإنشاء خطة تواصل للمشروع
5. المراقبة
يجب على مديري المشاريع أن يكونوا على أهبة الاستعداد باستمرار وأن يتأكدوا من أن المشروع يسير على الطريق الصحيح. وهذا يعني أنه يتعين عليهم مراقبة ما إذا كانت الاستفادة من الموارد تتم بكفاءة وتكتمل في الوقت المحدد.
وللحصول على عملية مراقبة سلسة، يتبع العديد من المديرين عملية مراقبة من 3 خطوات – القياس والتقييم والتصحيح. على عكس الطريقة التقليدية لمراقبة المشاريع، يمكن القيام بذلك بسلاسة كبيرة من خلال التعاون بين مدير المشروع وأعضاء الفريق في العالم الحديث.
لجعل عملية المراقبة أكثر سهولة بكثير، يمكن لبرنامج إدارة المشروع تتبع المهمة وتحديد المشكلات من خلال المقاييس المحددة، وتخفيف المخاطر من خلال الكشف المبكر عن المشكلات.
قد يعجبك أيضًا: كيفية التعامل مع عملية مراقبة المشروع بشكل مثالي
6. إدارة المخاطر
المخاطر جزء لا مفر منه في المشروع. وبالتالي، فإن إدارة المخاطر التي لها تأثير شديد على المشروع هو دور حاسم لمديري المشاريع. يقوم هؤلاء المديرون بوضع خطة لإدارة المخاطر لتحديد المخاطر والوصول إليها والتحكم فيها، مما يؤدي إلى نجاح المشروع.
وقد رأى المطلعون أو سمعوا عن دليل PMBOK الخاص بمعهد إدارة المشاريع (PMBOK) أن إدارة المخاطر هي أحد مجالات المعرفة الهامة. ويشير إلى أن المديرين يجب أن يظهروا الكفاءة ليصبحوا محترفين معتمدين.
قد يعجبك أيضًا: تقييم المخاطر في إدارة المشاريع
7. التكامل التقني
شهد قطاع إدارة المشاريع خلال السنوات الأخيرة تغيراً جذرياً في قطاع إدارة المشاريع، حيث قامت أكثر من ثلثي الشركات بالاستعانة بمديري المشاريع في عام 2019 وحده. بدأت العديد من المؤسسات في التحول إلى التكنولوجيا المبتكرة والذكاء الاصطناعي لتبسيط وتنظيم ومراقبة النتائج القائمة على المشاريع. ومع ذلك، يعتقد بعض النقاد أن التكنولوجيا لا يمكن أبداً أن تحل محل العقل البشري.
في هذا العالم الرقمي المتجدد، من الضروري كمدير مشروع استخدام التكنولوجيا الحالية لتحسين الشفافية ومشاركة البيانات وتجميعها وتنبيه المساهمين الداخليين والخارجيين بالتحديثات البرنامجية.
وبالحديث عن التكنولوجيا، نعلم أن تكامل البريد الإلكتروني ومشاركة الملفات وإدارة الميزانية ومراقبة الوقت هي أكثر ميزات برامج إدارة المشاريع طلباً واستفادةً من هذه الميزات.
8. تنفيذ المشروع
على الرغم من أن فريق إدارة المشروع مطالب بمعالجة الجزء الأكبر من دورة حياة المشروع، إلا أنه يجب على مديري المشاريع أن يشاركوا بأنفسهم في إنتاج المخرجات. من خلال تطبيق أنفسهم في تنفيذ المشروع، يمكنهم فهم احتياجات عملية الإدارة والمدة الزمنية لتحقيق النتائج بشكل أفضل.
من خلال هذه البيانات، يمكنك كمدير تخصيص الموارد للمجالات المطلوبة وحتى تعديلها عندما تكون في غير محلها. الأمر الذي يجب أخذه بعين الاعتبار هو التأكد من أن أعضاء الفريق في حدود الميزانية خلال عملية التنفيذ.
9. إدارة الوقت
نظرًا لأن كل مشروع يتطلب جدولًا زمنيًا، يجب على مديري المشاريع التأكد من أن أعضاء الفريق على نفس الصفحة. ويجب أن يكونوا مشاركين في عملية تنفيذ المشروع وتتبع التقدم المحرز في التسليم الذي له هامش فيما يتعلق بإدارة الوقت.
إن تجاوز وقت التسليم المقترح هو خطر يجب على جميع المشاريع القضاء عليه. عند وضع خطة المشروع، قم بتنفيذ مخازن مؤقتة للجدول الزمني للتخفيف من هذه المخاطر.
حتى المحترفون المتمرسون يرتكبون الأخطاء؛ وبالتالي لا توجد خطة مشروع مثالية. يمكن أن تكون هناك تحديات من شأنها أن تؤثر على الجدول الزمني. بصفتك مدير مشروع، عليك أن تكون مرنًا في الجدول الزمني وتنبيه المساهمين فيما يتعلق بالتغييرات.
قد يعجبك أيضًا: فوائد إدارة وقت المشروع
10. التوثيق
التوثيق هو دور حاسم لمديري المشاريع. فهو يساعد المديرين على تبرير المشاريع المستقبلية، والتخفيف من المخاطر المستقبلية، وتقديم المعلومات اللازمة لإبقاء المساهمين على اطلاع دائم على سير العمل.
تتضمن عملية التوثيق أكثر من مجرد التخطيط والجدولة. فأي مشروع موثق بشكل جيد سيحتوي على تقديرات العمل ورصد المشاكل وتقييمات المخاطر والمزيد من الميزات.
لا فائدة من هذه المرحلة إذا لم يتم تنظيم الوثائق بشكل صحيح وتخزينها في مكان مناسب، سواء كان ذلك ماديًا أو رقميًا. من الأفضل دائمًا إنشاء نظام رسمي لجمع وتخزين الوثائق لسهولة الرجوع إليها في المستقبل.
قد يعجبك أيضًا: أهمية التوثيق في إدارة المشاريع
أفكار ختامية
إن نجاح المشروع ليس فقط جهد مديري المشروع بل هو جهد فريق كامل. قد تكون الأدوار الموكلة للأعضاء رئيسية أو ثانوية. ولكن، في نهاية المطاف، فإن جميع المسؤوليات التي تقع على عاتقهم مهمة تؤدي إلى جهد جماعي للفريق. وهذا الجهد هو الذي يقود المشروع إلى نجاح باهر.
مديرو المشاريع وفرقهم مثل وجهين لعملة واحدة. وبالتالي من أجل مشروع ناجح، يجب أن يبذل كل من المدير وفريق العمل جهدًا للعمل بكفاءة.
عن المشروع
لمزيد من المعلومات حول كيف يمكن لسبوتو مساعدتك في تحقيق أهداف شهادة إدارة المشاريع الخاصة بك، يرجى زيارة موقعنا الإلكتروني.
نحن نوفر دورات تدريبية في الفصول الدراسية التي يقودها مدربون ودورات تدريبية عبر الإنترنت في جميع أنحاء العالم، يليها تدريب الشركات لتطوير القوى العاملة في المؤسسات.
دورات شهادة إدارة المشاريع التي نقدمها في جميع أنحاء العالم: