إدارة نطاق المشروع وأهميتها في عام 2022

إدارة نطاق المشروع وأهميتها في عام 2022
لطالما كانت إدارة نطاق المشروع واحدة من أكثر المهام صعوبة بالنسبة لمديري المشاريع، وهي تزداد صعوبة. اليوم، يطلب المزيد والمزيد من الشركات اليوم أدوات أفضل لإدارة نطاق المشروع بسبب النمو المستمر لمشاريع البرمجيات.
تعد إدارة نطاق المشروع إحدى المهام الأساسية في خطة المشروع بأكملها. يجب على الفريق إدارة جميع الجوانب الهامة للمشروع وضمان اكتماله بنجاح.
وقد حظي مصطلح إدارة نطاق المشروع باهتمام كبير في الآونة الأخيرة. وهو مصطلح جديد، لكنه أصبح شائعًا في مجال الهندسة المعمارية والبناء. ومع ذلك ، فقد أثيرت العديد من الأسئلة حوله من قبل أشخاص غير مدركين لأهميته أو كيفية عمله. قد يسأل الناس بعض الإجابات الصادقة حول هذه الطريقة لتخطيط المشاريع، ولكن في الوقت الحالي، دعونا نبدأ في النظر في معنى ذلك وكيفية استخدامه.
ما هي إدارة نطاق المشروع؟
إدارة نطاق المشروع هي العملية المنهجية لتحديد أهداف المشروع وتعيين المسؤوليات واتخاذ القرارات لضمان بقاء المشروع ضمن الحدود المحددة.
تعد إدارة نطاق المشروع جانبًا أساسيًا من جوانب إدارة المشروع لأنها تحدد حدود المشروع وتضمن بقاء أعضاء الفريق ضمن تلك الحدود طوال فترة عملهم. وبهذه الطريقة، فهي تساعد على ضمان استخدام الميزانية والوقت والموارد الأخرى بشكل مناسب وفعال.
ويوفر إطارًا لإدارة المشاريع من خلال تحديد ما يجب القيام به ووضع توقعات واقعية حول المدة التي سيستغرقها المشروع. كما أنه يحدد المخاطر المرتبطة بالمشروع. وأخيرًا، يتأكد من إدارة هذه المخاطر بشكل مناسب حتى لا تؤثر على الجوانب الأخرى من تنفيذ المشروع.
كيف تحدد نطاق المشروع؟
النطاق هو نطاق النشاط الذي يكون فريق المشروع مسؤولاً عن العمل ضمنه. جميع المشاريع لها محتوى، ولكن ليس لكل المشاريع نطاق محدد بوضوح لجميع أصحاب المصلحة.
يقوم مدير المشروع والراعي بتحديد النطاق استجابةً لمدخلات أصحاب المصلحة، مثل متطلبات المستخدم والأهداف التنظيمية وقيود المشروع وعوامل الخطر.
منذ بداية المشروع، يجب أن يكون واضحًا لجميع أصحاب المصلحة المعنيين العمل معًا من أجل تقديم حل ناجح باستخدام العمليات والأساليب المتفق عليها.
ما أهمية إدارة النطاق؟
تتمحور إدارة النطاق حول إدارة نطاق العمل، وهو مقدار العمل الذي يجب إنجازه ومتى يتم إنجازه.
إدارة النطاق ضرورية لأنها تتيح لك تقديم المنتج المناسب في الوقت المحدد وفي حدود الميزانية. بدون إدارة النطاق، قد ينتهي بك الأمر بمنتج لا يلبي متطلباتك أو لا يلبي توقعات عملائك.
عملية إدارة نطاق المشروع
تخطيط إدارة النطاق
تخطيط إدارة النطاق هي عملية تمكّن مدير المشروع من الحصول على رؤية واضحة للمشروع ككل، بما في ذلك أهدافه وحالاته النهائية. عملية إدارة نطاق التخطيط هي العملية التي يتم من خلالها تطوير نطاق المشروع وإدارته. وتتضمن إدارة نطاق التخطيط ما يلي: تحديد وتوثيق الأهداف والغايات والقيود الخاصة بالمشروع. تقدير مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) لكل مرحلة من مراحل المشروع. تحديد حدود كل مرحلة من مراحل المشروع. تحديد المخاطر المرتبطة بكل مرحلة من مراحل المشروع.
جمع المتطلبات
جمع المتطلبات هي الخطوة الثانية من عملية إدارة نطاق المشروع. يتم جمع المتطلبات من جميع أصحاب المصلحة، بما في ذلك العملاء والمستخدمين النهائيين وموظفيك. يجب توثيق المتطلبات بصيغة واضحة وموجزة لا لبس فيها. يجب أن تتضمن وثيقة المتطلبات ما يلي: أهداف المشروع بيان نطاق المشروع بيان النطاق معلومات الفواتير لكل إجراء مواصفات التصميم الفني (TDS)
تحديد النطاق
عندما يتعلق الأمر بإدارة نطاق مشروعك، هناك العديد من الطرق المختلفة للقيام بذلك.
تتمثل إحدى الطرق في تحديد ما تريده بالتفصيل ثم التأكد من أن الشخص الذي يقوم بالعمل يحدد نطاقه بناءً على ذلك. هذه ممارسة منتشرة على نطاق واسع وهي ممارسة تعمل بشكل جيد للغاية بالنسبة للمشاريع ذات المواعيد النهائية الضيقة والميزانيات المحدودة.
ومع ذلك، في المواقف الأكثر تعقيدًا، قد لا يكون هذا الأمر سهلاً لأنه قد يكون هناك أكثر من شخص واحد يعمل على المشروع، وقد لا يتفقون جميعًا على كيفية إنجاز الأمور. في هذه الحالات، عادةً ما يكون من الأفضل تركهم يعملون على تحديد نطاقاتهم ثم تقديم الملاحظات بعد ذلك.
يضمن ذلك أن يفهم الجميع ما يجب القيام به ومتى يجب القيام به، مما قد يساعد على تجنب الارتباك في وقت لاحق.
إنشاء هيكل تفصيلي للمشروع
هيكل تقسيم المشروع (PBS) هو نموذج يصف جميع مكونات المشروع، بما في ذلك التبعيات والعلاقات فيما بينها.
والغرض من الهيكل التفصيلي للمشروع هو أن يُظهر بوضوح كيف يتناسب كل جزء من المشروع معًا ويرتبط بالعوامل الأخرى. يمكن استخدام PBS كمرجع عند محاولة معرفة مكان شيء ما في مشروعك أو إذا كنت بحاجة إلى مراجعة خطتك. وينبغي أن تتسم الخطة الجيدة بالخصائص التالية: يجب أن تكون سهلة الفهم. يجب ألا تحتوي على الكثير من التفاصيل وأن تركز على القضايا الرئيسية. يجب أن يكون واضحًا كيف يتناسب كل مكون مع الميزات الأخرى ومع الهدف العام لمشروعك. يجب أن يكون من السهل على الأشخاص الذين يعملون في فريقك فهم ما يحدث في الأجزاء المختلفة من مشروعك – وذلك لأن الناس غالباً ما لا يعرفون الكثير عن التكنولوجيا أو مفاهيم العمل في البداية!
التحقق من صحة النطاق
الجزء الأكثر أهمية في إدارة نطاق المشروع هو التحقق من صحة النطاق. لا يكفي أن تعرف ما يفترض بك القيام به؛ بل عليك التأكد من قدرتك على القيام بذلك. يجب أن تتضمن العملية عدة خطوات:
تحديد النطاق. هذه هي الخطوة الأكثر أهمية لأنها تساعدك على تحديد ما يفترض أن ينجزه مشروعك. يجب عليك تحديد المحتوى بأكبر قدر ممكن من الوضوح حتى يفهم جميع المعنيين ما يجب القيام به بالضبط والمدة التي سيستغرقها.
تحديد التبعيات. هناك العديد من العوامل التي يمكن أن تؤثر على قدرتك على التسليم في الوقت المحدد أو في حدود الميزانية. ومع ذلك، فإن أحد أكبر هذه العوامل هو وجود الكثير من العمل أو القليل من الوقت. على سبيل المثال، افترض أن شركتك لديها هدف مبيعات قوي لهذا الربع. في هذه الحالة، سيكون من الصعب على أي شخص في فريقك إذا لم يتبق له سوى أسبوعين فقط من العمل قبل أن يصبح غير قادر على تحقيق أهدافه – ولكن إذا كان لديه تسعة أشهر من العمل المتبقي له، فيمكنه بسهولة أن يلائم كل شيء في تلك الأسابيع الثلاثة الإضافية ويحقق أهدافه.
تحديد المخاطر والقيود. تتمحور إدارة المخاطر حول تحديد المشاكل المحتملة قبل حدوثها حتى تتمكن من منع حدوثها من خلال اتخاذ إجراءات الآن وليس لاحقًا. يمكن أن يشمل ذلك تحديد
التحكم في النطاق
من خلال التحكم في النطاق، فإنك تضمن أن يكون المشروع على المسار الصحيح وفي حدود الميزانية. يمكنك القيام بذلك من خلال وضع خطة مفصلة مع تقديرات دقيقة لجميع التكاليف المرتبطة بالمشروع. يجب أن يوافق العميل وأصحاب المصلحة على هذه الخطة قبل بدء العمل.
على سبيل المثال، لنفترض أنك تعمل على موقع إلكتروني جديد لشركتك. في هذه الحالة، ستحتاج إلى تحديد الميزات التي سيتم تضمينها في المنتج النهائي (مثل الصفحات أو الوظائف الإضافية).
بمجرد تحديد الميزات المطلوبة، يمكنك إنشاء قائمة بالمهام التي سيتم إكمالها خلال مرحلة التطوير التالية. من خلال التحكم في النطاق في هذه المرحلة، فإنك تضمن إنجاز كل شيء بشكل صحيح وفي الوقت المحدد.
طريقة أخرى للتحكم في النطاق هي إنشاء إصدارات متعددة من المنتج قبل الإطلاق. يسمح لك ذلك باختبار الميزات المختلفة ومعرفة أي منها يعمل بشكل أفضل قبل إطلاقها بشكل عام.
ما أهمية إدارة نطاق المشروع في عام 2022 وما بعده؟
بالنسبة لعام 2022 وما بعده، فإن إدارة نطاق المشروع أمر بالغ الأهمية لأنها تساعد على ضمان تحقيق هدف المشروع. بمعنى آخر، فهي تضمن عدم تجاوز المشروع للميزانية أو استغراقه وقتاً أطول من المتوقع. كما أنها تضمن اكتمال المشروع في الوقت المحدد وبأقل قدر ممكن من الموارد.
سبب آخر هو أنه يساعد على تجنب إعادة العمل المكلفة في وقت لاحق من المشروع. على سبيل المثال، إذا كانت هناك تغييرات في نطاق المشروع، فغالباً ما يعني ذلك أن العمل يجب أن يبدأ من الصفر مرة أخرى. قد يكون هذا مكلفًا جدًا للشركات والمؤسسات لأن بناء المهارات اللازمة لمشروع جديد يستغرق وقتًا طويلاً. لا يمكن استخدام هذا الوقت الضائع في شيء آخر مثمر.
تعد إدارة النطاق أمرًا ضروريًا عندما يشارك العديد من أصحاب المصلحة في مشروع ما، كما هو الحال عند تقييم دراسة الأثر البيئي أو بناء مصنع لتكرير النفط. ويرغب أصحاب المصلحة في معرفة ما يجب القيام به للمشاركة في عمليات صنع القرار واتخاذ قرارات مستنيرة حول كيفية المضي قدمًا في مشاريعهم بأقل قدر من مخاطر العواقب السلبية.
الخلاصة
تتمتع إدارة نطاق المشروع، مثلها مثل شقيقها الأكبر، إدارة بيانات المشروع، بالعديد من الفوائد لكل من المؤسسات ومديري المشاريع. سيتم تخصيص نسبة 20% كاملة من ميزانيات إدارة المشاريع العالمية لإدارة النطاق، ولمَ لا؟ يمكن القول إن نطاق أي مشروع هو أهم شيء يتعين على أي مدير مشروع التعامل معه؛ وهذا أمر منطقي.