توثيق المشاريع وأهميته في عام 2022
توثيق المشروع هو شيء عادة ما نتجاهله. ولكن لماذا؟ تلعب وثائق المشروع دورًا حيويًا في نجاح وفشل إنجاز المشروع نفسه. فهو بمثابة دليل إرشادي لإدارة المشروع بكفاءة ويعطي تقديرات دقيقة لتكلفته. كما أنها مصدر قوة لأصحاب المشروع والبائعين وأعضاء الفريق.
يجب أن يكون تطبيق الويب أو مشروع تكنولوجيا المعلومات موثقًا بشكل كافٍ بوثائق جيدة التصميم لتقليل مخاطر الفشل وتحسين معرفة المستخدم.
بالإضافة إلى ذلك، يساعد وجود وثائق واضحة وشاملة في إجراء تقييمات سهلة ودقيقة للعمل المنجز. ولكن لسوء الحظ، تفشل العديد من مشاريع تكنولوجيا المعلومات بسبب سوء الإدارة.
أحد الأسباب الرئيسية لمثل هذه الإخفاقات هو التوثيق غير السليم من قبل مديري المشاريع. لذلك، يجب أن يفهم أي مدير مشروع مدى أهمية التوثيق الجيد للمشاريع الناجحة.
لماذا توثيق المشروع ضروري؟
وثائق المشروع هي العمود الفقري لأي مشروع. فهي تساعد أصحاب المصلحة على فهم الغرض من المشروع وأهدافه، وكيف سيتم تنفيذه، وما هي الموارد المطلوبة.
إنها جزء أساسي من كل عملية إدارة مشروع. يساعدك إنشاء مستند على إدارة مشروعك من خلال توفير تفاصيل محددة حول ما يجب القيام به ومتى. تعمل الورقة أيضًا كخارطة طريق لمساعدتك على تتبع ما تم إنجازه وما تبقى إنجازه.
غالبًا ما يتم تجاهل توثيق المشروع، ولكن لا ينبغي الاستهانة به لأنه يمكن أن يساعدك على توفير الوقت والمال.
بالإضافة إلى ذلك، يمكنك تجنب الأخطاء بالرجوع إلى مستنداتك إذا شعرت في أي وقت أن شيئًا ما لا يسير وفقًا للخطة أو إذا كان هناك تغيير في الاتجاه بسبب ظروف غير متوقعة أو تغييرات في المتطلبات.
ما هي بعض الأمثلة على وثائق المشروع؟
وثائق المشروع هي مجموعة من الوثائق التي تصف عملية المشروع ونتائجه. قد تكون الوثائق في تقارير أو مذكرات أو وثائق مكتوبة أخرى.
وجود وثائق مناسبة لجميع مشاريعك أمر ضروري لأنه يساعدك على تتبع وإدارة عملك بشكل أفضل. كما أنه يسمح لك بتحديد ما تم إنجازه وما تبقى إنجازه.
فيما يلي بعض الأمثلة على وثائق المشروع:
ميثاق المشروع: يصف هذا المستند نطاق المشروع والغرض منه وأهدافه، بالإضافة إلى المخرجات المطلوبة من أعضاء فريقك. ستساعدك هذه الوثيقة على تطوير رؤية شاملة لمشروعك وتحديد الأهداف لأعضاء فريقك بناءً على أدائهم.
خطة المشروع: تحتوي هذه الوثيقة على جميع الأنشطة المطلوبة لإكمال كل مرحلة من مراحل المشروع بنجاح ضمن إطارها الزمني. وتتضمن أيضًا تفاصيل محددة حول كيفية قيام أعضاء فريقك بتنفيذ كل نشاط والمدة التي سيستغرقها إكمال كل نشاط.
مقترح المشروع: وثيقة تقدم لمحة عامة واضحة عن أهداف المشروع ومتطلباته والقيمة المقترحة له. وهو يسلط الضوء على عدد الموارد التي ستعمل على المشروع، وتخصيص الميزانية، والجداول الزمنية، والمخرجات الرئيسية.
تقييم المشروع: من الضروري توثيق كيفية أداء المشروع – ما الذي سار على ما يرام وما الذي لم يلبي توقعاتك. يمكن لفريقك استخدام ذلك كمرجع لمشروعهم القادم لتجنب تكرار الأخطاء وتحسين النجاحات.
تقرير تقدم المشروع: لإبقاء الجميع على نفس الصفحة، ستقوم بتحديث التقدم المحرز في المشروع بانتظام. يوضح هذا التقرير مدى التقدم الذي أحرزته منذ بداية المشروع. بالإضافة إلى ذلك، فإنه يحدد أي عقبات قد تكون منعتك من المضي قدمًا بالسرعة التي كنت تأملها. كما سيحدد أيضًا خطواتك التالية للحفاظ على سير الأمور بأكبر قدر ممكن من السلاسة.
فوائد توثيق المشروع
توثيق المشروع هو عملية تسجيل وتخزين المعلومات حول المشروع. يمكن استخدام المعلومات التي تم جمعها للرجوع إليها في المستقبل والتواصل مع أصحاب المصلحة الآخرين في المشروع.
تشمل فوائد توثيق المشروع ما يلي: تساعد على ضمان قدرة الفريق على العمل معاً بفعالية وكفاءة. تسجل ما تم إنجازه وما تبقى لإنجازه. تعمل كدليل على اتخاذ القرارات الحاسمة والأسباب الكامنة وراء تلك القرارات. وتوفر نظرة عامة على ما تم إنجازه وما يتبقى إنجازه في أي وقت خلال دورة حياة المشروع. وثائق المشروع ضرورية أيضًا لضمان الامتثال للمتطلبات التنظيمية.
يساعد التوثيق الجميع على البقاء على نفس الصفحة.
وثائق المشروع ضرورية لأنها تساعد على إبقاء الجميع على نفس الصفحة. كما أنها وسيلة لضمان اطلاع جميع المشاركين في المشروع على أي تغييرات تحدث أثناء المشروع. إذن، ما هي بعض الطرق التي يمكنك من خلالها استخدام وثائق المشروع؟
وثائق إدارة المشروع: يتم استخدام هذا النوع من الوثائق من قبل مديري المشاريع لتتبع التقدم المحرز وتتبع جميع المهام والمشكلات ذات الصلة.
ثم يتم تحليل البيانات التي يتم جمعها من خلال هذه الوثائق لمعرفة ما إذا كانت قد اكتملت بنجاح أم لا.
لنفترض أن هناك أي مشاكل في إكمال هذه المهام. في هذه الحالة، يمكن مشاركة هذه المعلومات مع أعضاء الفريق الآخرين لاتخاذ الإجراءات المناسبة.
وثائق الاتصالات: تُستخدم وثائق التواصل لمشاركة المعلومات حول المشاريع مع أعضاء الفريق والعملاء وأصحاب المصلحة.
يجب أن تحتوي وثائق التواصل على جميع المعلومات ذات الصلة بالمشروع بطريقة منظمة بحيث يمكن للأشخاص فهمها بسهولة دون بذل الكثير من الجهد.
وتشمل وثائق التواصل هذه محاضر الاجتماعات ورسائل البريد الإلكتروني المتبادلة بين مختلف الأطراف المشاركة في المشروع.
الوثائق المالية: تُستخدم المستندات المالية لتسجيل المعلومات المالية المتعلقة بمشروع معين، مثل الميزانية المخصصة له ومقدار ما تم إنفاقه على مختلف جوانب المشروع.
الخاتمة
تعد كتابة وثائق المشروع الجيدة ضرورة في مجال إدارة المشروع وتنفيذه.
وفقًا للخبراء، يتضمن قالب أو نموذج توثيق المشروع القياسي جميع التفاصيل المهمة للمشروع إلى جانب أهدافه ومتطلباته وإنجازاته ومخاطره وافتراضاته وما إلى ذلك.
كما أنه يحتوي على منصة مثالية لمناقشة التغييرات في الشروط والميزانية وما إلى ذلك بين العميل ومدير المشروع.
يساعد التوثيق الشامل الجميع على معرفة هدف المشروع وكيفية إنجازه في الوقت المحدد. قم بتدوين جميع التفاصيل الصغيرة أثناء العمل على الوثائق لتجنب سوء التواصل بين أصحاب المصلحة في وقت لاحق.
توثيق المشاريع وأهميته في عام 2022
About the Author
